Tecniche di gestione gruppi e conduzione riunioni Regione Toscana

2 LA COOPERAZIONE NEI GRUPPI: LAVORARE INSIEME

3 Gruppi di lavoro Gruppi reali e permanenti: squadre di produzione, gruppi di manutenzione, gruppi tecnici, ecc. Gruppi temporanei: team di miglioramento, gruppi di progetto, task force, ecc.

4 Gruppi di lavoro permanenti LE PERSONE SI CONOSCONO MEGLIOLE PERSONE SI CONOSCONO MEGLIO SI COMUNICA CON MAGGIORE FACILITÀSI COMUNICA CON MAGGIORE FACILITÀ SI POSSONO DETERMINARE GRANDESI POSSONO DETERMINARE GRANDE COESIONE E SPIRITO DI GRUPPO ma anche LE PERSONE SI CONOSCONO MEGLIOLE PERSONE SI CONOSCONO MEGLIO SI COMUNICA CON MAGGIORE FACILITÀSI COMUNICA CON MAGGIORE FACILITÀ SI POSSONO DETERMINARE GRANDESI POSSONO DETERMINARE GRANDE COESIONE E SPIRITO DI GRUPPO ma anche TENSIONI E CONFLITTI INTERPERSONALI

5 Gruppi temporanei È PIÙ DIFFICILE COOPERARE È PIÙ DIFFICILE COOPERARE I PROCESSI COMUNICATIVI SONO PIÙ DIFFICILII PROCESSI COMUNICATIVI SONO PIÙ DIFFICILI È PIÙ RARO, MA NON IMPOSSIBILE, CHE SI CREI UN FORTE SPIRITO DI GRUPPOÈ PIÙ RARO, MA NON IMPOSSIBILE, CHE SI CREI UN FORTE SPIRITO DI GRUPPO È PIÙ DIFFICILE COOPERARE È PIÙ DIFFICILE COOPERARE I PROCESSI COMUNICATIVI SONO PIÙ DIFFICILII PROCESSI COMUNICATIVI SONO PIÙ DIFFICILI È PIÙ RARO, MA NON IMPOSSIBILE, CHE SI CREI UN FORTE SPIRITO DI GRUPPOÈ PIÙ RARO, MA NON IMPOSSIBILE, CHE SI CREI UN FORTE SPIRITO DI GRUPPO

6 I principali fenomeni che caratterizzano la vita di un gruppo di lavoro: Tali fenomeni sono più forti nei gruppi permanenti, ma si verificano anche nei gruppi temporanei sviluppo di un linguaggio comune e miglioramento della comunicazione definizione di norme di comportamento creazione di una o più figure di leader sviluppo di un livello più o meno elevato di coesione e spirito di gruppo

7 APPARTENENZAAPPARTENENZA RAGGIUNGERE RISULTATI NEI GRUPPI DI LAVORO C’E’ NECESSITA’ DI EQUILIBRIO TRA BISOGNI INDIVIDUALI (MEMBERSHIP), BISOGNI DEL GRUPPO (GROUPSHIP) E FINALITA’ DETTATE DALL’ORGANIZZAZIONE IL COMPITO IL FUNZIONAMENTO DEL GRUPPO IL FUNZIONAMENTO DEL GRUPPO LE PERSONE NEI GRUPPI LE PERSONE NEI GRUPPI Bisogni individuali e bisogni di gruppo STIMA, SICUREZZA, CONTRIBUZIONE

8 DEFINITO IN TERMINI DI RISULTATODEFINITO IN TERMINI DI RISULTATO RAPPORTATO ALLE RISORSE DISPONIBILIRAPPORTATO ALLE RISORSE DISPONIBILI CHIARITO E ARTICOLATO IN COMPITICHIARITO E ARTICOLATO IN COMPITI PERSEGUIBILEPERSEGUIBILE VALUTATOVALUTATO L’OBIETTIVO E’ IL PRIMO RIFERIMENTO PER LA FONDAZIONE DEL GRUPPO DI LAVORO (“CONTRATTO”). IL GRUPPO DEVE CHIARIRLO, COMPRENDERLO E FARLO DIVENTARE PROPRIO Il compito

9 CONOSCONO E CONDIVIDONO GLI OBIETTIVI DEL GRUPPOCONOSCONO E CONDIVIDONO GLI OBIETTIVI DEL GRUPPO SENTONO DI CONTRIBUIRE AI RISULTATI E LI POSSONO VERIFICARESENTONO DI CONTRIBUIRE AI RISULTATI E LI POSSONO VERIFICARE SI SENTONO ACCETTATI E RISPETTATI DAGLI ALTRISI SENTONO ACCETTATI E RISPETTATI DAGLI ALTRI IL LAVORO DI GRUPPO E’ ANCHE OCCASIONE DI APPRENDIMENTO E SOCIALITA’IL LAVORO DI GRUPPO E’ ANCHE OCCASIONE DI APPRENDIMENTO E SOCIALITA’ LE PERSONE LAVORANO MEGLIO IN GRUPPO SE: Le persone nei gruppi

10 Le persone nei gruppi IN UN GRUPPO LEGITTIMATO, CREATIVO E DI SUCCESSO, OCCORRE VALORIZZARE ED INCORAGGIARE LE DIFFERENZE TRA I MEMBRI.

11 FORMING FASE COSTITUTIVA IL GRUPPO NON E’ ANCORA TALE MA UN INSIEME DI INDIVIDUI CHE RICERCA RISPOSTE SU QUESTIONI BASE: OBIETTIVI, RUOLI, COMPORTAMENTI STORMING FASE CONFLITTUALE DEFINIZIONE DEL MODELLO DI PREDOMINIO E LEADERSHIP Fasi dell’evoluzione del gruppo

12 NORMING FASE DI STABILIZZAZIONE ACCORDO SU NORME, MODALITA’ DI LAVORO, MODELLI DECISIONALI PERFORMING FASE REALIZZATIVA IL GRUPPO COOPERA EFFICACEMENTE SE SUPERA LE FASI PRECEDENTI Fasi dell’evoluzione del gruppo

13 I RUOLI ALL’INTERNO DI UN GRUPPO DI LAVORO RAPPRESENTANO IL RICONOSCIMENTO DELLE SPECIFICITA’ E L’OTTIMIZZAZIONE DELLE DIFFERENZE ESPRIMONO LA RESPONSABILITA’ INDIVIDUALE AL RISULTATO E DEL GOVERNO DELLE RELAZIONI Ruoli

14 Basato sulla ricerca di R.Meredith Belbin CoordinatoreIntegratore Guida Innovatore AnalizzatoreRealizzatore Rifinitore Sostenitore I ruoli nel gruppo

15 RUOLOCONTRIBUTO FONDAMENTALEPUNTO DEBOLE COORDINATORE  Si concentra su finalità e obiettivi comuni  Incoraggia la partecipazione Può mancare di creatività INTEGRATORE  Risponde alle sfide, esplora nuove idee  Sviluppa contatti con l’estero Può perdere l’interesse GUIDA  Spinge all’azione  Tende a dare il meglio sotto pressione Può essere impaziente INNOVATORE  Genera nuove idee  Risolve problemi complessi Può mancare di praticità ANALIZZATORE  Analizza problemi e idee  Considera tutti i fattori Può essere critico REALIZZATORE  Organizza, pensa sistematicamente  Intuisce cosa é rilevante e fattibile Può essere inflessibile RIFINITORE  Segue i piani fatti  Cura ogni dettaglio Può essere riluttante ad avanzare SOSTENITORE  Sensibile e diplomatico  Aiuta le persone a lavorare assieme Può essere indeciso

16 ASCOLTO INTEGRAZIONE APPRENDIMENTO CAMBIAMENTO PER IL FUNZIONAMENTO DEI GRUPPI E’ NECESSARIO ATTIVARE UN SISTEMA DI RELAZIONI ORIENTATO ALL’ALLEANZA Il funzionamento del gruppo APPARTENENZA COESIONE COMUNICAZIONE SCAMBIO

17 Il clima del gruppo IL CLIMA DI UN GRUPPO E’ L’INSIEME DELLE PERCEZIONI, DEI VISSUTI, DELLE SENSAZIONI, DEGLI STATI D’ANIMO DEI MEMBRI DEL GRUPPO CALORE SOSTEGNO RICONOSCIMENTO RUOLI CONFRONTO E VALUTAZIONE INDICATORI Fiducia di ricevere aiuto concreto se c’è bisogno Atmosfera amichevole Accettazione delle differenze individuali Dialogo confronto Accettazione disaccordo

18 1. INIZIO Gli stadi di sviluppo INTERDIPENDENZA INTEGRAZIONE CHI SIAMO 2. AVVIO COSA FACCIAMO 3. SVILUPPO TUTTI INSIEME 4. A PIENO REGIME REGIME UN VERO GRUPPO INTERAZIONE

19 Costituzione del gruppo di lavoro IL PASSAGGIO DALL’INTERAZIONE (GRUPPO) ALL’INTEGRAZIONE (GRUPPO DI LAVORO) SI REALIZZA ATTRAVERSO LA DEFINIZIONE E LA CONDIVISIONE DI ALCUNI ASPETTI DEL LAVORO COINVOLGIMENTO DEI MEMBRI DEL GRUPPO CLIMA E COMUNICAZIONE CONDIVISIONE OBIETTIVI CHIARIMENTO RUOLI E INTERAZIONE SVILUPPO NORME E METODI DI LAVORO STRUTTURAZIONE DEL SISTEMA DI COORDINAMENTO E CONTROLLO

20 Questi aspetti influenzano diversamente le fasi COINVOLGIMENTO DEI MEMBRI DEL GRUPPO CLIMA E COMUNICAZIONE CONDIVISIONE OBIETTIVI CHIARIMENTO RUOLI E INTERAZIONE SVILUPPO NORME E METODI DI LAVORO STRUTTURAZIONE DEL SISTEMA DI COORDINAMENTO E CONTROLLO L’INIZIO LO SVILUPPO

21 Fattori chiave da presidiare in ogni fase 1) CONDIVISIONE OBIETTIVI 2) FIDUCIA RECIPROCA 3) INTERIORIZZAZIONE DEGLI OBIETTIVI DEL GRUPPO 4) RUOLI E INTERAZIONE INTERNA ED ESTERNA 5) COINVOLGIMENTO NELLE DECISIONI DEL GRUPPO 6) PROCESSI E STRUMENTI OPERATIVI

22 Caratteristiche della squadra vincente SENSO DELLO SCOPO PROCEDURE EFFICACI DI LAVORO APPRENDIMENTO CONTINUO COMUNICAZIONE APERTA FIDUCIA E RISPETTO RECIPROCO FLESSIBILITA’ ED ADATTABILITA’ COSTRUIRE SULLE DIFFERENZE LEADERSHIP DISTRIBUITA Blanchard

23 CONDIVISIONE OBIETTIVI CLIMA E COMUNICAZIONE COINVOLGIMENTO L’inizio Commitment Accettazionefiducia Membership CHIARIMENTO RUOLI E INTEGRAZIONE SVILUPPO NORME E METODI DI LAVORO

24 STRUTTURAZIONE DEL SISTEMA DI COORDINAMENTO E CONTROLLO Lo sviluppo Riconoscimento

25 La funzione del capo Non più preoccupato solo del lavoro ma delle relazioni Non più focalizzato sugli individui ma su tutto il gruppo Non più focalizzato sull’interno, ma sull’equilibrio con l’esterno ASSICURARE CHE IL LAVORO SIA SVOLTO SUPPORTARE NELLA RISOLUZIONE DEI PROBLEMI FOCALIZZARSI SULLO SVILUPPO DEL GRUPPO

26 FASE 2° FASE 3° FASE 4° FASE 1° RELAZIONI INDIVIDUALI DEI MEMBRI DEL GRUPPO: IL CAPO E’ ELEMENTO DI UNITA’ IL GRUPPO E’ CENTRATO SUL CAPO E QUESTI E’ CENTRATO SUL GRUPPO IN MODO DA RIDURNE LA DIPENDENZA E FAVORIRE LA TRASFORMAZIONE DA RELAZIONI INTERPERSONALI IN RELAZIONE SOCIALI SI INSTAURA UNA RETE DI RELAZIONI SOCIALI ED IL CAPO E’ AL CONFINE DEL GRUPPO; IL GRUPPO TENDE A TRASFORMARE LA PROPRIA APPARTENENZA AL GRUPPO IDENTIFICANDOSI CON IL LEADER CHE DEVE SCORAGGIARE TALE TENDENZA IL GRUPPO E’ CENTRATO SULLO SCOPO, IL CAPO E’ SULLO SFONDO E VIGILA SUL MANTENIMENTO DELLO SPIRITO DI GRUPPO E SUL PERSEGUIMENTO DEGLI OBIETTIVI DEL GRUPPO GRUPPO SCOPO La funzione del capo e sviluppo del gruppo

27 DIVENTA INDISPENSABILE RIPROGETTARE I RUOLI ORGANIZZATIVI IN TERMINI DI RESPONSABILITA’ CHIAVE E RISULTATI ATTESI, NON PIU’ DI PRESCRIZIONE DI COMPITI E ATTIVITA’ Il contributo richiesto alle persone NON RIPETITIVO ORIENTATO ALLA SOLUZIONE DI PROBLEMI ED AL RAGGIUNGIMENTO DI OBIETTIVI MISURABILI PIU’ CHE A METODI E NORME MA PIU’ PROFESSIONALE

28 VALUTAZIONE E CELEBRAZIONE DEI RISULTATI Orientamento ai risultati La conclusione del lavoro

29 Incoraggiare Rinforzare comportamenti positivi “Festeggiare” risultati/successi Rendere “pubblico” il successo Sottolineare i contributi vincenti RICONOSCIMENTO E’: Un “buon gruppo” sa riconoscere i risultati

30 Tenere a fuoco gli obiettivi nel tempo Programmare le attività e fissare step progressivi di verifica Pensiero critico e confronto aperto Individuare indicatori e modalità di valutazione Accertare tempestivamente scostamenti significativi VERIFICA E’: Un “buon gruppo” sa individuare/correggere gli errori ASSESSMENTESELF-ASSESSMENT

31 SINTETIZZARE E FORMALIZZARE principali risultati raggiuntiprincipali risultati raggiunti decisioni presedecisioni prese questioni apertequestioni aperte INDIVIDUARE azioni successiveazioni successive tempi di attuazione delle decisioni presetempi di attuazione delle decisioni prese responsabilitàresponsabilità La conclusione del lavoro di gruppo PREVEDERE incontri futuriincontri futuri momenti di verifica sulle decisioni prese (chi, come, quando)momenti di verifica sulle decisioni prese (chi, come, quando) CONFRONTARSI qualità del lavoro svoltoqualità del lavoro svolto aree di disaccordo, possibilità di miglioramentoaree di disaccordo, possibilità di miglioramento

32 FIDUCIA RECIPROCAFIDUCIA RECIPROCA NETWORKING ORGANIZZATIVONETWORKING ORGANIZZATIVO DISPONIBILITA’ A NUOVI OBIETTIVIDISPONIBILITA’ A NUOVI OBIETTIVI ORIENTAMENTO ALL’AZIONEORIENTAMENTO ALL’AZIONE ERRORI COME “MOMENTI DELLA VERITA’”ERRORI COME “MOMENTI DELLA VERITA’” SENSO DELLE PRIORITA’ E DELLA RESPONSABILITA’SENSO DELLE PRIORITA’ E DELLA RESPONSABILITA’ CELEBRARERISULTATI DIVULGARE ESPERIENZADIVULGARE ESPERIENZA VALORIZZARE RISULTATIVALORIZZARE RISULTATI RINGRAZIARE PUBBLICAMENTERINGRAZIARE PUBBLICAMENTE SVILUPPAREIMPEGNO RILANCIARE AL FUTURO E inoltre...