Gestione dei Documenti Elettronici Soluzioni organizzative ed innovazione tecnologica Alessio Meloni Business Consulting Services IBM Convegno - La dematerializzazione dei documenti: gestione documentale, archiviazione e protocollo elettronico Roma 13 Maggio 2005

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 2/25 Agenda  Inquadramento della Gestione Documentale  La Visione e l’Offerta di IBM  Approccio progettuale e soluzioni tecnologiche  Un caso: la gestione dei documenti fiscali

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 3/25 Considerazioni iniziali  Il contesto normativo e giuridico è maturo, la sfida: adeguare e diffondere il nuovo “modello di azione amministrativa” della PA digitale  L’impatto del contesto normativo supera i confini della PA e riguarda anche le interazioni tra cittadini, imprese in mercati e contesti sociali eterogenei  Il processo di smaterializzazione attiene le “evidenze documentali” ma sempre di più riguarda i flussi informativi, le relazioni tra persone ed organizzazioni, i processi  La smaterializzazione riduce le barriere “fisiche” di circolazione delle informazioni, creando opportunità di efficienza e trasparenza ma anche più ampie esigenze di sicurezza  Le dinamiche tecnologiche IT muovono verso una visione della gestione delle informazioni (contenuti, documenti, dati) e delle funzioni di business (applicazioni) sempre più basata su standard aperti

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 4/25 Agenda  Inquadramento della Gestione Documentale  La Visione e l’Offerta di IBM  Approccio progettuale e soluzioni tecnologiche  Un caso: la gestione dei documenti fiscali

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 5/25 La Vision di IBM per la Gestione dei Documenti e dei Contenuti IBM inquadra la gestione documentale e la conservazione dei documenti elettronici nel quadro del Enterprise Content Management (ECM) ovvero la gestione integrata delle informazioni di natura differente all’interno di una Impresa o di una Amministrazione IBM adotta un approccio alla gestione dei contenuti e dei documenti in grado di coprire tutti i momenti del ciclo di vita della informazione (Information Lyfecycle Management - ILM), e tutti i livelli di azione da quello strategico a quello operativo e tecnologico in modo coerente Controllo, Analisi e Sicurezza Canali di accesso, Aggregazione e Collaborazione, Ricerca Business Integration Business Logic Enterprise Content Management Tecnologia e strumenti Strategia e Pianificazione Monitoraggio e Controllo Esecuzione Create / Capture ReviseRouteApprovePublish Archive / Destroy

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 6/25 Agenda  Inquadramento della Gestione Documentale  La Visione e l’Offerta di IBM  Approccio progettuale e soluzioni tecnologiche  Un caso: la gestione dei documenti fiscali

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 7/25 Approccio alla Smaterializzazione  Obiettivi - Nuovi canali di relazione con il cittadino - Riduzione costi gestione supporti cartacei - Aumento efficienza del processo  Facilità di circolazione dell’informazione  Semplificazione e strutturazione del processo  Riduzione degli errori  Automazione passi procedurali  Approccio - Gestire il dato strutturato prima che divenga “non strutturato” - Classificare i flussi informativi in base a:  Esigenza di Tracciatura del flusso  Esigenza di Conservazione ed Integrità del dato  Esigenza di Autenticazione della fonte correnti da Archiviare Documenti correnti Documenti da Firmare e Protocollare E-forms Business / Process Enablement Valore e ROI Content-Centric Process-Centric Enterprise Content Management Riempi, (Firma) &Inoltra ProcessaeConserva Stampa&Leggi Stampa&Riempi &Stampa the Speed of Thought, **Gartner Group ($14.00risparmioper Form*) ($16.25risparmioper Form*) ($97.00risparmioper Form**) ($154.00risparmioper Form**) ($14.00risparmioper Form*) ($16.25risparmioper Form*) ($97.00risparmioper Form**) ($154.00risparmioper Form**) CentralitàDocumento CentralitàFlusso

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 8/25 Percorso progettuale Analisi Processo/servizio Analisi Flussi Info Classificazione Ridisegno Processi Sicurezza Disegno WF documentale Disegno WF Legacy Disegno e-form Modello Dati Policy Archi.ne classificazione Definizione Metriche Definizione Scorecard Gestione e Controllo Operatività e Strumenti Classificare e ri-progettare i flussi informativi per semplificare i processi Adeguare i regolamenti interni Definire le metriche per misurare il successo Definizione Obiettivi Definizione Modello di Governo Definizione Politiche e Standard Definizione Modello Processi e Informazioni Definizione Piano di Programma IT Focus Business Focus Strategia Progettare il percorso di trasformazione per allineare tecnologia, processi e cultura e-form Doc Mgnt Legacy Coinvolgere il personale dei settori della amministrazione nelle fasi di progettazione e diffusione dei nuovi processi /servizi Coinvolgere gli utenti finali non solo nella fase di comunicazione ma anche nelle fasi di progettazione

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 9/25 La Offerta tecnologica ECM IBM offre una serie di prodotti modulari articolata su “layer” di presentazione, integrazione e gestione dei contenuti e basati su standard di interfaccia aperti (Web Services, J2EE),  Workflow documentale  Gestione Documentale  Archiviazione  Acquisizione documenti  Integrazione Legacy  Workflow Applicativo  Cooperazione Applicativa  Posta Eletronica  Posta Elettronica Certificata  Firma Digitale  ID management (Tivoli)  Intranet Aziendale  Multicanalità  Collaboration

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 10/25 E-form: gestire contemporaneamente il documento ed il dato  Consente lo gestione dei dati del documento (es. PDF) attraverso la tecnologia XML.  Consente il controllo dei dati e di sicurezza  La soluzione usa XML per descrivere il layout del modulo e dei dati ivi contenuti  facilitando la comunicazione con altri sistemi.  Permette la pre-compilazione dei moduli  Consente il completamento off-line dei moduli da parte dell’utente  Consente la gestione di versioning, commenti  Utilizza dispositivi di firma digitale presenti sul sistema (Smartcard, chiave USB, ecc.) ed è compatibile con tutte le Certification Authority riconosciute in ambito nazionale (es: Infocamere, Intesa Global Value, Poste, ecc.); La soluzione consente la gestione integrata dei documenti e dati strutturati in esso contenuti permettendo l’integrazione con il mondo applicativo

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 11/25 Agenda  Inquadramento della Gestione Documentale  La Visione e l’Offerta di IBM  Approccio progettuale e soluzioni tecnologiche  Un caso: la gestione dei documenti fiscali

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 12/25 Fatturazione elettronica 1.Ogni anno in Europa 18 Milioni di aziende scambiano circa 16 Miliardi di Fatture di cui circa 2 Miliardi in Italia (studio Eurostat) - Molte aziende operano già da tempo attraverso scambi informatici (EDI) che accompagnano il flusso cartaceo 2.Si stima che il costo totale di trattamento di una fattura sia compreso tra 10/50 euro con una media di 27 euro a fattura (studio BVA-EDIFrance) - I costi sono per 1/3 a carico del fornitore e per 2/3 a carico dell’acquirente L’informatizzazione del ciclo passivo ed attivo comporta una serie di benefici diretti ed indiretti che possono portare a un abbattimento del 50% dei costi di gestione delle fatture  riduzione dei costi relativi alla sicurezza della conservazione dei documenti  eliminazione dei ritardi e dei disguidi dall’inoltro cartaceo delle fatture  riduzione del contenzioso e dei mancati pagamenti : migliore qualità nella relazione fra cliente e fornitore  eliminazione costi di stampa e spedizione  riduzione degli spazi destinati ad archivi  riduzione delle attività di manipolazione dei documenti : minori costi, tempi, qualità dei dati  eliminazione del tempo destinato ad archiviazione e ricerche

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 13/25 Gestione dei documenti a valenza fiscale Normativa di riferimento - Decreto Ministero Economia e Finanze del 23/1/2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto - Decreto Legislativo n°52/2004 del 20/2/2004 – Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA - Deliberazione CNIPA n°11/2004 – Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Decreto PCM del 13 gennaio 2004 – Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione, e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici 1.Eliminare la stampa, la spedizione e l’archiviazione delle fatture cartacee - La fattura viene generata in formato stampabile e trasmessa mediante collegamento elettronico; il cedente provvede alla conservazione a norma del documento in formato digitale; il cessionario provvede alla stampa e all’archiviazione della sua copia (oppure, se in grado, alla conservazione a norma). 2.Emettere fatture elettroniche - Oltre a dover essere apposti la firma elettronica qualificata e il riferimento temporale, la fattura elettronica deve essere conservata a norma sia dal cedente che dal cessionario

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 14/25 Acquisizione flussi fatture e conversione Apposi zione firma digital e e rif. tempor ale Emissi one fattura e notific a (web, PEC, postel) Conse rvazio ne ademp imenti, esibizi one Ciclo attivo Acquis izione e verific a fattura Ciclo passivo Integra zione contab ile Conse rvazio ne ademp imenti, esibizi one Soluzione Enterprise Hub per la gestione delle fatture elettroniche Le soluzioni Intesa Easy-pay e Trusted doc offrono servizi di gestione del ciclo di fatturazione in modalità ASP Fornitori Intesa Enterprise Hub Acquirenti Mediatore Tecnologico (Network Broker) Garante e certificatore (Terza Parte fidata) Fornitore di funzionalità applicative (Application Provider)

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 15/25 Un esempio nel settore Automotive  Ambito ed Obiettivi - Ridurre i costi di gestione delle fatturazione verso la rete dei concessionari - Ridurre i tempi di inoltro delle fatture - Ridurre i contenziosi ed i ritardi  Soluzione - Generazione fatture in formato elettronico (.pdf) - Firma e marcatura temporale delle fatture - Publicazione su extranet concessionari - Conservazione a norma dei documenti  Risultati (2004) - Più di 900 Dealers collegati - Oltre fatture/anno prodotte, conservate e consegnate Sistema ERP Accesso Stampa e Conservazione  Trascodifica  Firma e Marcatura  Pubblicazione e/o inoltro via Posta Elettronica Certificata  Conservazione FORNITORE CONCESSIONARI

IBM Business Consulting Services Gestione dei Documenti Elettronici Slide 16/25 Grazie Contatti: Alessio Meloni IBM Business Consulting Services E-.mail: Tel.: Mobile: