Giorgetta Bonfiglio-Dosio Strumenti di gestione dell’archivio corrente inteso come sistema (Venezia, 24 marzo 2014)

Articolazione del mio intervento Parte 1. Obiettivi e requisiti di un sistema di gestione documentale Definizione di sistema Realizzare un sistema di gestione documentale Parte 2. Attività e strumenti di gestione dell’archivio corrente - Registrazione dei documenti Classificazione dei documenti Formazione dei fascicoli

L’archivio corrente Fa parte di un sistema di gestione documentale, di cui si devono stabilire: obiettivi perseguibili requisiti irrinunciabili

Alcune precisazioni preliminari Che cos’è l’archivio? Che funzioni svolge? Quali sono le peculiarità dell’archivio corrente? Che cosa si intende per sistema? Come si progetta, si realizza e si fa funzionare un sistema di gestione documentale? Come si usano correttamente gli strumenti di gestione?

Attività amministrativa e documenti archivistici ARCHIVIO strumento e residuo dell’attività istituzionale di un soggetto giuridico

STRUMENTO RESIDUO Conoscenza Ricostruzione dei precedenti Attività amministrativa Certezza del diritto Autodocumentazione “allargata” RESIDUO Conoscenza Ricostruzione dei precedenti Ricostruzione storica

A che cosa serve l’archivio? Conoscere in modo autentico le situazioni e i precedenti amministrativi Programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse Verificare i risultati raggiunti Provare diritti nel contesto della certezza del diritto Conservare la memoria dei singoli e della collettività

Documento singolo e archivio Rilevanza della registrazione del singolo documento: ricadute per l’archivio Rilevanza dell’organizzazione dell’archivio inteso come sistema di lavoro e di “deposito” di prove Rilevanza del contesto/dei contesti, anche ai fini amministrativi Tema del riuso (non solo sw) in ambiente tradizionale in ambiente digitale e ibrido (SPC etc.) copie e citazioni: uno sguardo al passato

Che cos’è la gestione documentale? Lo strumento metodologico che governa la pratica - sia di gestori di documenti - sia di qualsiasi persona che crei o usi documenti nel corso della sua attività

Sistema: GALILEO GALILEI (1623) ? «Pluralità di elementi materiali coordinati tra loro in modo da formare un complesso organico soggetto a date regole»

Per progettare un sistema di gestione documentale efficace, efficiente, economico e trasparente Bisogna individuare le entità coinvolte nel sistema le finalità del sistema le regole di funzionamento del sistema i compiti e le responsabilità attribuiti a ciascuna entità gli strumenti più consoni al funzionamento

International Standard Organization ISO 15489 International Standard Organization organismo federale di più Stati membri Information and documentation Records management norma non imposta dall’alto, ma definita attraverso accordi e politiche condivise su base tecnica. Si basa sul consenso dei rappresentanti degli Stati membri.

Scopo dichiarato Fornire una guida per la gestione dei documenti e degli archivi in organizzazioni pubbliche o private e per l’erogazione di servizi a clienti interni ed esterni per la gestione documentale NB Prende in considerazione qualsiasi tipo di documento, su qualsiasi supporto formato, purché prodotto o ricevuto da un’organiz-zazione pubblica o privata durante lo svol-gimento della sua attività istituzionale

Costituisce una guida: nella determinazione delle responsabilità all’interno delle organizzazioni per definire politiche, procedure, sistemi e processi. per la gestione dei documenti a supporto di un lavoro amministrativo di qualità nel contesto della filosofia delle ISO. per progettare e implementare il sistema di gestione documentale. Non include la gestione dei documenti dentro istituzioni archivistiche [archivi storici].

è destinato a: dirigenti delle organizzazioni professionisti della gestione di documenti, informazione e tecnologie tutto il personale delle organizzazioni tutte le persone che hanno obblighi di produzione e conservazione di documenti

La gestione documentale in un’organizzazione include alcune attività: Stabilire politiche e standard Assegnare responsabilità e autorità Stabilire e promulgare procedure e linee-guida Prevedere una serie di servizi relativi alla gestione e all’uso dei documenti Disegnare, implementare e amministrare sistemi specializzati per gestire i documenti Integrare la gestione documentale nei sistemi amministrativi e i processi

Benefici della gestione documentale condurre l’attività in modo ordinato, efficiente e responsabile erogare servizi in misura consistente ed egualitaria/equa assicurare consistenza, continuità e produttività nella gestione e nell’amministrazione facilitare il rendimento effettivo delle attività in ogni parte dell’organizzazione consentire continuità in caso di disastro coordinare norme e regolamenti fornire protezione e supporto durante le cause, inclusa la gestione dei rischi, fornendo le prove delle attività dell’organizzazione

proteggere gli interessi dell’organizzazione e i diritti dei dipendenti, clienti e proprietari presenti e futuri supportare e documentare le attività di ricerca e sviluppo, presenti e future, nel settore delle ricerche storiche procurare prove delle attività imprenditoriali, personali e culturali stabilire l’identità imprenditoriale, personale e culturale mantenere memoria degli enti, delle persone e della collettività

Entità coinvolte Tutti coloro che lavorano all’interno dell’organizzazione produttrice: l’archivio è di tutti e serve a tutti Tutte le altre organizzazioni che potenzialmente sono in relazione con l’organizzazione produttrice Tutti i cittadini

L’archivio è di tutti e serve a tutti Né imboscati né ghettizzati GBD L’archivio come risorsa Né imboscati né ghettizzati

Eugenio Casanova (1928) “Al protocollo nulla sfugge” Che cosa vuol dire in un sistema di gestione archivistica in linea con la normativa vigente? Significa che il sistema deve essere pervasivo (= trasversale); deve essere il cuore pulsante dell’ente nel suo complesso

Concetto di rete Dal mondo digitale allo scenario organizzativo: lavoro in team > ambiente nel quale ciascuno mette a disposizione dell’organizzazione le proprie conoscenze: learning organization Circolarità delle conoscenze Coinvolgimento di ogni componente dell’organizzazione Forte motivazione delle persone coinvolte Rete esterna alla singola organizzazione

DPR 445/2000, art. 50 comma 1 (NB < DPR 428/1998) «Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico»: Questo implica: analisi dell’esistente e progettazione del futuro attraverso reingegnerizzazione dei processi tenendo ben presenti

Finalità del sistema Produrre documenti necessari per l’espletamento dell’attività propria del soggetto produttore [civiltà giuridica del documento scritto] Organizzare i documenti in modo che l’archivio sia effettivamente strumento di governo dell’ente, di gestione amministrativa e di controllo Conservare i documenti prodotti in modo che essi mantengano la loro capacità probatoria e servano alla storia

Ripensare le fasi di vita dell’archivio Proposta di nuovo di nuovo ciclo vitale: Concezione (Progettazione del sistema e definizione dei requisiti essenziali per la gestione, selezione e conservazioni dei documenti) Fase attiva (archivio corrente) Fase semi-attiva (archivio di deposito) Fase di conservazione permanente (archivio storico) Concetto di records continuum = costante convivenza delle diverse attività tipiche di ciascuna fase in ogni momento della vita del documento

Diritto della società alla storia Gli archivi delle amministrazioni pubbliche sono beni culturali (Codice dei beni culturali e del paesaggio): ribadito anche nel dic. 2013 Anche i privati hanno l’obbligo morale di consentire alla società di indagare la propria storia attraverso i documenti d’archivio Gli archivi devono essere conservati La conservazione inizia dal momento della formazione (scelta supporti e formati), ma questa è un’altra storia

in un sistema di gestione documentale I documenti sono creati, ricevuti e usati durante lo svolgimento di un’attività istituzionale Costituiscono il supporto all’attività istituzionale Devono essere gestiti per assicurare la conservazione dell’autenticità, la loro affidabilità e la loro “usabilità”

DPCM 31 ottobre 2000, art. 3 + DPCM 3 dic. 2013, art. 3 Le pubbliche amministrazioni perseguono i seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo: Individuazione delle aree organizzative omogenee (= insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato) Istituzione del servizio archivistico Nomina del responsabile del servizio (+ coordinatore) Adozione, su proposta del responsabile del servizio, del manuale di gestione La definizione, su indicazione del responsabile del servizio, dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e tecniche per l’eliminazione dei protocolli particolari

Area Organizzativa Omogenea (DPR 445/2000, art. 50, comma 4) Insieme di uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna fra le aree stesse. Ad esempio, un Comune è un’unica AOO, anche se articolata in uffici diversi, ubicati in sedi diverse

del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi «Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi»

L’archivio non è un magazzino è un servizio

Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito di pro-cessi di formazione definiti secondo le procedure pre-scritte dalla disciplina vigente. ATTENZIONE: i percorsi accreditati si trovano sul sito del MIUR

Produzione dei documenti È strettamente connessa con l’attività amministrativa Per evitare ridondanze o lacune: analisi dei procedimenti amministrativi e delle attività extra-procedimentali = predisposizione della tabella > Semplificazione amministrativa Agevolazione del lavoro amministrativo Controllo di gestione Soddisfazione del cliente esterno Percorsi formativi del personale neo-assunto

L’analisi dei procedimenti amministrativi deve chiarire: quali attività amministrative svolge l’ente, attraverso quali documenti tali attività si esplicano, che caratteristiche formali devono possedere i documenti quali flussi documentali siano necessari al compimento di tali attività, chi è responsabile di ciascuna di tali attività, quali metadati descrittivi devono essere creati in ciascuna fase procedimentale,

come inserire e memorizzare in modo permanente i metadati nel sistema di gestione documentale, quali esigenze di trasmissione esistono per il corretto svolgimento dei procedimenti, che esigenze di recupero dei documenti ha l’ente produttore, quali documenti effettivamente servono per lo svolgimento dell’attività dell’ente e quali possono essere eliminati. Sono attività previste anche dalle Regole tecniche del 3 dic. 2013 (GU 12.03.2014)

Come realizzare il censimento dei procedimenti Una scheda per ogni UOR in cui identificare in modo univoco i differenti censimenti: - con la denominazione di ciascuno eventualmente con un codice Una scheda per ciascun procedimento nella quale indicare

Scheda del singolo procedimento Nome e codice identificativo del procedimento UOR responsabile Elenco delle fasi Elenco dei documenti connessi a ciascuna fase Indicazione della forma e struttura di ciascun documento Tipologia delle aggregazioni Indicazione delle necessità di conservazione e tempi di conservazione con riferimenti normativi Livello di accessibilità e tempistica della ostensibilità

Ulteriore elemento di riflessione Esistono regole per la redazione del documento sia cartaceo sia digitale Esistono regole, diverse dalle precedenti, per la comunicazione e la trasmissione dei documenti, sia cartacei sia digitali La comunicazione può riguardare anche le informazioni sia per i supporti cartacei sia per quelli digitali e documenti “derivati” (ad esempio, certificati)

Organizzazione dei documenti Deve essere funzionale allo svolgimento “ordinato” delle attività istituzionali Deve essere stabilita a priori: piano di classificazione (NB è solo uno degli elementi del sistema) Deve essere costantemente monitorata > ruolo della formazione continua Deve applicata praticamente > fascicolazione (costituzione delle aggregazioni documentali)

Il fascicolo: questo sconosciuto La letteratura archivistica ne esalta la funzione strategica e performante, ma non chiarisce metodi e linee-guida applicative La normativa vigente li presuppone, ma non indica le caratteristiche di ciascuna tipologia di fascicolo Esistono ancora, anche tra addetti ai lavori, alcuni punti oscuri, non sufficientemente discussi e chiariti

Come si deve fascicolare? I fascicoli devono essere costituiti in modo preciso e preordinato coordinato con l’intero sistema di gestione documentale ancorati al titolario di classificazione (per certe tipologie di fascicoli) - raccordati alle altre forme di aggregazione in riferimento al censimento dei procedimenti con un’autentica coscienza della funzione della costituzione delle aggregazione documentali per il miglioramento della qualità della attività amministrativa al servizio del cittadino

In un sistema coesistono Aggregazioni di documenti riuniti sulla base dell’oggetto (principio di pertinenza): con riferimento al piano di classificazione Aggregazioni di documenti riuniti sulla base della forma e della provenienza (repertori) in sequenza cronologica Aggregazioni di informazioni ricavate dai documenti a cura di pubblici funzionari Le differenti forme di aggregazione vanno regolamentate e coordinate

È organizzazione anche la selezione dei documenti: Scarto = eliminazione fisica dei documenti Conservazione Isabella Zanni Rosiello: «Che la distruzione faccia parte della conservazione è, al di là della paradossale e sconcertante contrad-dizione tra i due termini, elemento costante della tradizione archivistica e dell’esercizio del mestiere dell’archivista»

La selezione deve essere finalizzata alla conservazione permanente dei documenti ritenuti non di carattere strumentale e transeunte basata sul piano di conservazione realizzata con gli strumenti tradizionali o digitali Lo scarto deve essere autorizzato dalla Soprintendenza archivistica competente per territorio

Scegliere l’architettura di sistema >

Regole regole certe e comunicate, formalmente adottate dal soggetto produttore statuto dell’ente regolamenti generali e particolari manuale di gestione manuale di conservazione

Manuale di gestione Descrive attività, processi e strumenti «Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzio-namento del servizio» (DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1 + DPCM 3 dic. 2013, art. 5, comma 1) Descrive attività, processi e strumenti

Che cosa deve specificare il MdG? Dpcm 3 dic. 2013, art. 5: Pianificazione degli interventi organizzativi (ex art. 3) Piano di sicurezza dei documenti informatici Modalità di utilizzo degli strumenti informatici Formati dei documenti informatici Insieme minimo dei metadati Flussi documentali Regole di smistamento Modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli e altre aggregazioni

e… UOR responsabile della gestione documentale: chi fa che cosa Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione a protocollo Elenco documenti soggetti a registrazione particolare Elenco registri particolari e banche dati Sistema di classificazione e piano di conservazione (criteri di selezione) Sistema di conservazione del protocollo Descrizione funzionale e operativa del “sistema di protocollo informatico” (modalità di utilizzo) Criteri e modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno Modalità utilizzo del registro di emergenza

Il servizio di gestione documentale Va progettato, organizzato, regolamentato, gestito, monitorato, aggiornato attraverso: politiche, direttive e linee-guida coordinamento sul piano amministrativo-organizzativo sul piano tecnico-informatico strumenti archivistici specifici e specializzati tecnologie adeguate e infrastrutture evolute linguaggi e metodologie condivise: regole tecniche comuni e aggiornate interventi formativi intensi per il personale

Elementi necessari infrastrutture evolute, che consentono di fare operazioni prima quasi impossibili efficace azione di coordinamento (politiche e regole) sul piano amministrativo-organizzativo e su quello tecnico-informatico linee-guida e regole tecniche comuni e aggiornate consapevolezza del problema a tutti i livelli messa in gioco di differenti professionalità qualificate, soprattutto in campo archivistico, che devono convergere tutte, nel rispetto reciproco delle competenze, verso il medesimo obiettivo capacità di valutare il rapporto costi-benefici

Vantaggi degli strumenti informatici A patto che siano correttamente adottati in un’ottica di sistema Protocollo unico Records management + work flow management Gestione archivi ibridi tramite strumenti appropriati: ad esempio, il repertorio dei fascicoli Facilità di accesso multiplo, purché regolamentato Possibilità di rielaborazione dei dati Elaborazione automatica di statistiche etc.

Controllo di gestione da parte degli amministratori e dei responsabili Gestione integrata dell’archivio nelle varie fasi di vita Disponibilità immediata di strumenti descrittivi Disponibilità di conoscenza allargata e disponibile per qualsiasi uso

Governo degli strumenti informatici: DPR 445/2000, art. 52 Il sistema di gestione informatica dei documenti deve: garantire la sicurezza e l’integrità del sistema garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata e in uscita fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali

d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati e) consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato

L’importanza della formazione Presidenza del Consiglio dei ministri – Dipartimento della funzione pubblica Direttiva 13 dic. 2001 Formazione e valorizzazione del personale delle pubbliche amministrazioni «La formazione è una dimensione costante e fondamentale del lavoro e uno strumento essenziale nella gestione delle risorse umane»

Programmare la formazione Individuare i destinatari della formazione Individuare il fabbisogno formativo Progettare gli interventi formativi Calcolare i costi (diretti, indiretti, etc.) Formulare il progetto formativo e relative metodologie (insegnamenti frontali, stage, studio di casi, interdisciplinarietà) Valutare gli utenti, i formatori e l’intervento

Obiettivi della formazione Supportare i cambiamenti Riqualificare i dipendenti «la formazione, dunque, dovrà diventare una dimensione perma-nente della vita professionale dei dirigenti»