Gli archivi delle istituzioniscolastiche Avv. Prof. Mario Leotta Specializzazione in scienze amministrative Consulente di Enti pubblici

Obblighi delle scuole Ogni istituzione scolastica è destinataria dei medesimi obblighi validi per tutti gli enti pubblici, ai sensi del D.lgs. 22 genn n.42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, di:  produrre ordinatamente il proprio archivio corrente  ordinare e conservare correttamente gli archivi comunque posseduti

Obblighi delle scuole Le istituzioni scolastiche in possesso di archivi storici (ossia di documenti di date anteriori agli ultimi quarant’anni oppure più recenti, se pertinenti ad archivi di scuole non più esistenti) sono tenuti a redigerne una descrizione ("inventario" in senso tecnico- archivistico) atta a garantire l’integrale conservazione e quindi a favorire l’utilizzo di tali fonti sia a fini giuridico-amministrativi sia a fini storici.

Scopi della conservazione  tutelare i diritti dell'istituzione e del personale stabilmente o temporaneamente in servizio, quelli degli allievi, dei cittadini titolari di  Interessi legittimi.

Scarto di atti d’archivio  Nessun documento d’archivio di ente pubblico può essere scartato (distrutto) senza autorizzazione della Soprintendenza Archivistica (art. 21 D.lgs 42/2004).  Gazzette e bollettini ufficiali, moduli in bianco, materiali pubblicitari, periodici e altre pubblicazioni non sono documenti d’archivio, non è dunque necessario chiedere l’autorizzazione al loro eventuale scarto, che rientra pertanto nella responsabilità dell'istituto.

Scarto di atti d’archivio  Per contro sono da comprendere tra i documenti d’archivio i materiali documentari prodotti dai docenti della scuola a scopo didattico;  di tali documenti va conservata almeno una copia per memoria dell’attività didattica.  Lo scarto dei documenti d’archivio può essere proposto quando si verifichino contemporaneamente due circostanze:  esaurimento di utilità giuridico-amministrativa  mancanza di apprezzabile interesse storico.

La procedura di scarto Si svolge in quattro fasi:  1) Il dirigente dell'Istituzione scolastica trasmette alla Soprintendenza Archivistica, con lettera protocollata, l'elenco in due copie, entrambe da lui firmate, delle tipologie archivistiche che si ritiene non abbiano più utilità amministrativa, chiedendo l’autorizzazione prevista dal D.lgs. 42/2004 art. 21.

La procedura di scarto L’elenco comprende: L’elenco comprende:  la descrizione delle tipologie dei documenti (es. elaborati delle prove in classe, richieste di certificati, ecc.);  gli anni di riferimento;  la quantità del materiale (in numero di faldoni, scatole, pacchi e in peso approssimativo);  i motivi della proposta di eliminazione.

La procedura di scarto 2) La Soprintendenza Archivistica restituisce una copia dell'elenco, vistato con approvazione totale o parziale. 3) L'Istituzione scolastica provvede a distruggere i documenti da scartare. Qualora ci si avvalga di soggetti esterni (come ditte o organizzazioni di volontariato che operano nella raccolta della carta) occorre che questi diano attestazione scritta dell’effettiva distruzione della documentazione loro conferita.

La procedura di scarto 4) L'Istituzione scolastica trasmette alla Soprintendenza Archivistica copia del verbale attestante le modalità dell'avvenuta distruzione (triturazione, incenerimento, macerazione al fine di riciclare il materiale). Soprintendenza Archivistica per la Sicilia via Mariano Stabile n. 160 Palermo tel

Atti a conservazione illimitata  Registri di protocollo (generali e riservati)  Corrispondenza in arrivo e in partenza (compresa la riservata)  Documentazione relativa a istituzione della scuola, intitolazione, eventuali accorpamenti e trasformazioni  Norme e regolamenti interni (regolamento dell’istituto, carta dei servizi, regolamenti della biblioteca, dei laboratori e direttive varie ecc.)

Atti a conservazione illimitata  Registro verbali riunioni per contrattazione d’istituto  Contrattazione d’istituto  Documento valutazione dei rischi (L.626/94) e relativi allegati (es. piani di evacuazione, controlli periodici, nomine, ecc.). Le relative prove di evacuazione possono essere scartate dopo 6 anni  Documento programmatico di sicurezza dati

Atti a conservazione illimitata  Certificazioni di qualità e accreditamenti  Circolari e ordinanze interne esplicative e direttive (1 esemplare)  Convenzioni e accordi di rete (con scuole, con enti ecc.)  Verbali di consegna ed elenchi di consistenza di archivi o altri beni inventariati in occasione di accorpamenti di scuole.  Scarto di atti d’archivio (procedure, elenchi, autorizzazioni e verbali di distruzione…)

Atti a conservazione illimitata  Atti di nomina degli Organi collegiali Gli atti delle elezioni degli Organi collegiali (verbali, liste, tabelle di scrutinio, ecc.) sono scartabili dopo 6 anni dalle elezioni.  Registri dei verbali degli Organi collegiali (Consiglio di circolo o di istituto, Giunta esecutiva, Collegio docenti, Consigli di classe o di interclasse) e degli eventuali gruppi di lavoro derivati (es. dipartimenti, commissioni, ambiti disciplinari ecc). Le convocazioni degli organi collegiali sono scartabili dopo 6 anni.

Atti a conservazione illimitata  Verbali delle Commissioni Elettorali.  Bilanci o programmi annuali e conti consuntivi  Convenzione di cassa con Istituto Cassiere  Registro cronologico dei contratti  Registro dei verbali del Collegio dei Revisori  progetti tecnici, planimetrie, verbali e perizie di collaudo, autorizzazioni e certificazioni relative alla sicurezza e alla messa a norma dei locali e degli impianti (L. 626/94)

Atti a conservazione illimitata  Registri inventariali dei beni mobili; registri di entrata della biblioteca; registri di entrata dei sussidi multimediali  Verbali dei passaggi di consegna  Fascicoli individuali del personale docente e non docente in servizio, in quiescenza, di ruolo e non di ruolo  Verbali di Ispettori scolastici  Registri dei certificati di servizio rilasciati dalla scuola (copie certificati scartabili dopo 6 anni)

Atti a conservazione illimitata  Rapporti con organizzazioni sindacali e rappresentanze interne - Scioperi  Registri di immatricolazione e/o di iscrizione degli alunni (elenchi alunni scartabili dopo 10 anni)  Schede individuali degli alunni  Registri generali dei voti  Fascicoli personali alunni  Registri dei certificati di studio rilasciati dalla scuola

Atti a conservazione illimitata  Orari delle lezioni (un esemplare dell’orario di ciascuna classe di tutte le sezioni, scartando dopo un anno eventuali copie d’uso e dopo 6 anni gli atti relativi alla definizione dell’orario)  Registri di classe  Verbali e relazioni riguardanti l’adozione dei libri di testo  Registri personali dei docenti fino all’anno scolastico 1969/1970, Successivamente scartabili dopo 10 anni, conservando illimitatamente un anno ogni 5

Atti a conservazione illimitata  Piano Offerta Formativa  Progetti operativi nazionali (PON)  Progetti operativi regionali (POR)  Piano Educativo Individualizzato (PEI)  Elaborati delle prove scritte, grafiche per gli esami di Stato (prove pratiche scartabili dopo un anno conservando nel plico dell’esame le fotografie dei manufatti  Pagelle scolastiche (sino alla consegna  all’interessato)

Atti a conservazione illimitata  Valutazioni, rilevazioni dati, e relazioni sull’attività della scuola, redatte sia da personale interno sia da esterni (INVALSI, OCSEPISA, ecc)  Documenti prodotti da docenti e studenti in preparazione e nel corso di attività didattiche (dispense, percorsi, sussidi, sperimentazioni multidisciplinari, testi teatrali, sceneggiature cinematografiche ecc.) compresi i documenti audiovisivi, fotografici, informatici, ecc.

Atti scartabili dopo 10 anni  Registro della posta in partenza e documenti attestanti spedizione e ricezione  Mandati di pagamento e reversali con la relativa documentazione giustificativa (ordinativi di acquisto, buoni d’ordine, fatture, corrispondenza varia)  Rapporti con Istituto Cassiere (corrispondenza) distinte di trasmissione di reversali e mandati estratti conto bancari e postali, registro delle operazioni di conto corrente postale, bollettini di conto corrente postale, ricevute di versamento

Atti scartabili dopo 10 anni  Acquisto di attrezzature, materiale, interventi di manutenzione e corrispondenza relativa  Registri dei materiali di facile consumo  Registro delle tasse scolastiche (iscrizione, diploma…)  Documentazione riguardante le utenze (telefono, elettricità…) e tassa raccolta rifiuti  Licenze software  Fogli di presenza  Recupero orario: dichiarazioni-autocertificazioni

Atti scartabili dopo 10 anni  Elenchi alunni per iscrizioni  Registri e verbali del debito formativo (conservando illimitatamente un anno a campione ogni 10)  Graduatorie interne del personale in servizio  Graduatorie d’Istituto per supplenze personale docente e non docente e domande di inserimento in graduatoria d’Istituto (10 anni dalla decadenza della validità e conservando a disposizione degli interessati eventuali titoli di studio allegati in originale

Atti scartabili dopo 6 anni  Atti delle elezioni degli Organi collegiali (conservando 1 campione di scheda non utilizzata per ciascuna elezione e per ciascuna categoria di elettori  Convocazioni riunioni Organi Collegiali  Richieste di certificati e loro trasmissione  Autorizzazioni all’uso di locali scolastici e impianti sportivi  Elenchi dei buoni libro concessi e documentazione di supporto - Cedole librarie

Atti scartabili dopo 6 anni  Abbonamenti e/o acquisti a giornali, riviste e pubblicazioni, corrispondenza relativa  Acquisto di materiale di consumo e corrispondenza relativa  “Libretto di macchina” degli autoveicoli in dotazione presso l’istituto  richieste di iscrizione al servizio mensa ed elenchi presenze  Documentazione sul trasporto alunni

Atti scartabili dopo 6 anni  Registro di magazzino  Domande di ferie (congedo ordinario), permessi brevi  Registri delle autorizzazioni ad impartire lezioni private  Copie certificati di servizio conservando una copia nel fascicolo personale  Domande e documenti prodotti da alunni e candidati per l’iscrizione ai vari tipi di scuola e per l’ammissione agli esami

Atti scartabili dopo 6 anni  Campagne di vaccinazione e disinfestazione, atti e documenti relativi alla loro effettuazione  Registri delle assenze degli alunni  Documentazione per programmazione ed attuazione di attività scolastiche anche esterne (manifestazioni teatrali, gite, visite di studio ecc.)  Richieste di consultazione dell’archivio della scuola per finalità storico-culturali

Atti scartabili dopo 1 anno  Richiesta di accesso ai documenti (salvo contenziosi in corso)  Certificazioni per richieste di abbonamenti ferroviari e diversi  Elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche degli alunni (esclusi quelli prodotti per l’esame di Stato)  Questionari e monitoraggio (conservando illimitatamente una copia in bianco del questionario e i suoi risultati sintetici)