Reveal Gestione delle risorse umane e dei volontari Livello avanzato This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Livello: Avanzato Argomento: Gestione Risorse Umane e Volontari Modulo 1: La chiave è la preparazione! Background essenziale per la gestione delle attività di volontariato DU 1.1 – Analisi dei bisogni della comunità REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato

Analisi dei bisogni della comunità Strumenti che puoi utilizzare: Interviste – Raccogli informazioni dai membri della comunità che ne conoscono le necessità. Queste persone possono essere leader, professionisti o altri singoli affiliati con organizzazioni particolari, pubbliche istituzioni e società. Forum pubblico – Invita ai meeting pubblici un’ampio target di membri della comunità, così da raccogliere informazioni attraverso dibattiti di gruppo. Focus group – Ottieni opinioni e idee da un piccolo gruppo scelto di membri della comunità. Sondaggi – Usa un sondaggio o questionario formale per raccogliere informazioni da un’ampia fetta di membri della comunità. Analisi dei dati secondari– Revisiona ed analizza i dati precedentemente raccolti inerenti le necessità ed i problemi della comunità. Modulo 1: Analisi dei bisogni della comunità REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato

Step da seguire nel condurre una valutazione dei bisogni della comunità Formare un gruppo di valutazione dei bisogni comunitari Promuovere ed informare la comunità della valutazione, i suoi metodi ed obiettivi Selezionare uno o più strumenti di valutazione Sviluppare un piano di valutazione (chi, cosa, quando, dove, come) Avviare la valutazione utilizzando gli strumenti scelti Analizzare i risultati Preparare un report dettagliato dei risultati Utilizzare il report per individuare i volontari e gli interessati a partecipare Modulo 1: Analisi dei bisogni della comunità REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato

Informazioni generali che devono essere incluse nella valutazione dei bisogni comunitari: Descrizione della comunità e statistiche dimostrabili Bisogni identificati da leaders e membri della comunità Azioni in corso per provvedere ai bisogni comunitari (comprese le attività di volontariato, se ce ne sono) Risorse locali disponibili per aiutare a soddisfare le esigenze della comunità Oppurtunità di realizzare progetti Sfide per realizzare progetti Coinvolgimento della comunità nel progetto Sostenibilità a lungo termine del progetto da parte della comunità Modulo 1: Analisi dei bisogni della comunità REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato

Modulo 1: Preparazione della propria organizzazion e REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato Modulo 1: DU 1.2 Prepara la tua organizzazione per il coinvolgimento dei volontari Un documento che illustri la política di gestione chiarirà tutti gli aspetti del coinvolgimento dei volontari ed è guidato da seguenti principi di ‘buona pratica’: i compiti che devono essere svolti dai volontari saranno definiti chiaramente, così che ognuno è sicuro del proprio ruolo e delle proprie responsabilità L’organizzazione rispetterà l’accordo di protezione dati nell’utilizzo dei dati contenuti che riguardino tutti i volontari Le opportunità di volontariato saranno un complemento, e non una sostituzione, del lavoro del personale stipendiato I volontari avranno le giuste opportunità di condividere idee ed interessi Sarà controllato, per tutte le politiche esistenti e future, come esse influenzano i volontari

Modulo 2: Gestione dei volontari REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato Modulo 2: Gestione dei volontari Fasi: 1.Preparazione dell’organizzazione per coinvolgere i volontari 2.Selezione del personale 3.Selezione 4.Orientamento 5.Formazione 6.Monitoraggio e supervisione 7.Motivazione 8.Riconoscimento 9.Valutazione

Prepara la tua organizzazione Scegli i documenti necessari per lavorare con i volontari: - descrizione del lavoro – SÌ… una descrizione del lavoro è utile non solo al personale stipendiato - crea all’interno della tua organizzazione un codice d’azione per le attività di volontariato - aggiungi le attività di volontariato al tuo organigramma - descrivi tutti i ruoli nell’ambito del volontariato di cui hai bisogno - informa tutto il tuo staff del coinvolgimento dei volontari REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato Modulo 2: Gestione dei volontari

Processo di selezione Scegli metodi appropriati per selezionare I volontari e canali adeguati a trasmettere le informazioni, rivolgiti ad un target group disponibile Fai attenzione a come svolgi le selezioni, soprattutto per posizioni di fiducia con partecipanti vulnerabili Il processo di selezione deve basarsi sulla valutazione del rischio a cui i partecipanti sono esposti. Considera le seguenti fasi: Osserva ciascuna posizione singolarmente. Esamina la descrizione della posizione e determina la natura ed il grado del rischio a cui i partecipanti sono esposti attraverso la fornitura di servizi da parte dei volontari che ricoprono quella posizione. Modulo 2: Gestione dei volontari REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato

Selezione I colloqui sono una fase fondamentale nel processo di selezione. Trucchi e suggerimenti per un colloquio di successo Fate il colloquio almeno in due persone; Spiegate al candidato la modalità con cui si svolgerà il colloquio; Create un ambiente rassicurante per il candidato; Descrivete la posizione in maniera specifica, usando la descrizione preparata; Descrivete il processo di selezione utilizzato dalla vostra organizzazione; Prendete nota delle risposte del candidato e registratele in un file; Osservate le attitudini del vostro target group; Ponete a tutti i candidati le stesse domande di base per coerenza. Modulo 2: Gestione dei volontari REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato

Orientamento e Formazione Durante il periodo di orientamento e formazione, l’organizzazione deve: acquisire conoscenza dell’approccio, dei valori e del metodo lavorativo del volontario – il gioco di ruolo può essere usato per esplorare alcuni di questi aspetti; assicurarsi che il volontario comprenda le politiche organizzative collegate al proprio ruolo nell’organizzazione (es. regole per i viaggi stradali con persone vulnerabili); lavorare sullo sviluppo delle competenze personali, come richiesto, nelle aree in cui il volontario lavorerà; decidere, infine, se offrire al volontario la posizione in via definitiva. Modulo 2: Gestione dei volontari REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato

Supervisione e monitoraggio I volontari devono completare mensilmente delle schede di registrazione delle varie attività e fare brevi relazioni su di esse. Questo vi manterrà informati sul loro lavoro e sarà inoltre uno strumento utile per la relazione annuale della vostra organizzazione o le relazioni sui progetti. A volte è richiesto, a seconda del campo delle attività di volontariato, che le informazioni contenute all’interno dei report siano verificate e che il coordinatore vincontri regolarmente i volontari per fornire un feedback sul loro lavoro. Questa è una specifica fase della gestione dei volontari: la supervisione.. Modulo 2: Gestione dei volontari REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato

Motivazione e riconoscimento Linee guida della motivazione: Affermare il volontariato come un valore Usare documenti durante il lavoro con i volontari Dare feedback e supporto Offrire opportunità di crescita Cambiare strategie, se necessario, e coinvolgere i volontari nei cambiamenti Linee guida del riconoscimento: Enfatizzare i successi piuttosto che i fallimenti. Consegnare riconoscimenti e premi in pubblico. Consegnare i riconoscimenti in modo onesto e personale. Personalizzare premi e riconoscimenti in base alle specifiche necessità delle persone coinvolte. Il tempismo è fondamentale. I premi vanno assegnati durante un progetto. I ritardi indeboliscono l’impatto dei riconoscimenti attribuiti. Assicurarsi che la gente comprenda il motivo per cui riceve premi ed i criteri di assegnazione degli stessi. Modulo 2: Gestione dei volontari REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato

Valutazione Durante la valutazione: ▪ analizzare con il volontario la descrizione della posizione, punto per punto; ▪ chiedere al volontario di commentare su ciò che ritiene di stare facendo e su cosa apprezza del suo lavoro con l’organizzazione; ▪ dare ai volontari un feedback sul proprio lavoro; ▪ dare commenti positivi ma parlare chiaramente anche di eventuali problematiche; ▪ documentare la valutazione; ▪ far firmare il documento sia al valutatore, sia al volontario – che può essere il coordinatore del volontario o del progetto ▪ archiviare il documento negli archivi dell’organizzazione. REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato Modulo 2 Gestione dei volontari

Modulo 3: Da una prospettiva più ampia DU 3.1: Aspetti gestionali del programma di volontariato REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato Modulo 3 Da una prospettiva più ampia

Aspetti gestionali del programma di volontariato Valutazione del rischio Analizzare sempre i fattori di rischio: in termini di salute, cattivo comportamento, perdita di motivazione ecc. Come far crescere il tuo reparto di gestione dei volontari sostenendo il volontariato all’interno ed all’esterno della tua organizzazione Lavorando a stretto contatto con i volontari e comprendendo i benefici ai singoli, alle organizzazioni e alla comunità, i professionisti della gestione del volontariato dovrebbero sostenere spontaneamente la promozione dello stesso. REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato Modulo 3 L’immagine più grande

DU 3.2 Lavorare con i diversi interessati Informare riguardo al volontariato – chiarendo i concetti e sfatando i miti Parlare del volontariato. Trova i punti forti e le storie rilevanti per i media, adatta il tuo discorso al pubblico. Non dare per scontato che la gente lo capisca da sola. REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato Modulo 3 L’immagine più grande

Come lavorare con i volontari aziendali o corporate volunteers (e cioè persone che fanno volontariato nel quadro di attività promosse dalle aziende per cui lavorano ) Molte aziende preferiscono impegnare il proprio staff in progetti di gruppo. Alcune organizzano uno o due giorni all’anno per coinvolgere la maggior parte dei membri del proprio staff. Estrarre gli impiegati dal contesto lavorativo quotidiano e mantenere allo stesso tempo gli stessi risultati lavorativi è ancora un grande sforzo. Inoltre, gli impiegati devono essere preparati a questo tipo di attività e coinvolti per loro libera scelta. Alcuni esempi di volontariato aziendale includono: pittura e manutenzione delle pareti, piantare alberi o pulire aree quali spiagge o montagne; preparare giardini per scuole o centri diurni, organizzare grandi eventi, raccolte fonti, costruire case o piccoli costruzioni per animali senza cuccia, ecc. Modulo 3 L’immagine più grande REVEAL Corso HR&MV Livello Avanzato

Ti auguriamo un grande successo nel coinvolgere i volontari! This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.