Il progetto di Controllo di Gestione del Ministero dell’Interno Servizio di Controllo Interno Roma, 29 ottobre 2004

Agenda  I requisiti di progetto  Il piano di lavoro  I risultati ad oggi  Le attività future

I requisiti di progetto  Integrazione tra processo di formulazione della Direttiva e sistema di Controllo di Gestione (CG)  Integrazione tra programmazione economico-finanziaria e programmazione strategico-operativa  Tenere conto di specificità del Ministero dell’Interno (MI): –Significativa articolazione dal punto di vista territoriale –Contemporanea presenza di realtà molto diverse tra loro (Prefetture, Dipartimenti, Questure, ecc.)  Individuazione delle migliori pratiche in materia di processi strumentali e conseguente estensione a tutto il MI Affermando:  carattere strumentale del controllo di gestione per l’esercizio dell’attività gestionale  principio della condivisione in ogni scelta progettuale

Il piano di lavoro  Realizzazione di un modello teorico di controllo di gestione per le Prefetture – UTG  Predisposizione di un modello teorico di controllo di gestione per i Dipartimenti del MI  Revisione del processo di Pianificazione e Controllo (P&C) Sperimentazione pilota presso la Prefettura de L’Aquila Sperimentazione pilota presso il Dipartimento Vigili del Fuoco

Le caratteristiche del modello teorico di CG  Modello in grado di fornire informazioni fruibili in maniera differenziata, ma integrata e coerente a seconda dei differenti destinatari (Ministro, Capi Dipartimento, Dirigenti, etc.) circa: –il grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati; –l’efficienza e l’efficacia delle attività realizzate (output); –gli effetti ed i benefici generati (outcome).  Le dimensioni di analisi considerate sono: –Processi/Attività –Servizi/Prodotti –Fattori Produttivi/Risorse –Centri di Costo/UO

I passi operativi  Analisi organizzativa basata su una visione per processi del MI  Progettazione del modello di allocazione delle risorse ai centri di costo ed ai processi  Individuazione degli indicatori di prestazione

L’analisi organizzativa (Dip. VV. FF.)  Attraverso interviste condotte con i direttori centrali del Dipartimento, si sono individuati: –Macro-processi: sono aree omogenee di attività, che si contraddistinguono per prodotti riconducibili ad una medesima natura –Sub-processi: fanno riferimento a flussi di attività che hanno uno ed un solo prodotto –Attività

P1 Pn... P2 P1 PROCESSI P1 P2 P1 Pn... F2 Fn F1 Fm F1 F2 S1 S2 Sr P2 Pn P1 P2 Pm P2 Pr P1 PROCESSI DI SUPPORTO PROCESSI FINALI La classificazione dei processi

Uffici di diretta collaborazione del Capo Dipartimento e dell’Ispettore Generale Direzione centrale per l’emergenza e il soccorso tecnico Direzione centrale per la prevenzione e la sicurezza tecnica Direzione centrale per la difesa civile e le politiche di protezione civile Direzione centrale per la formazione Direzione centrale per le risorse umane Direzione centrale per le risorse finanziarie Direzione centrale per gli affari generali Direzione centrale per le risorse logistiche e strumentali Ufficio centrale ispettivo

I macro-processi del Dipartimento VV. FF.

Il processo di allocazione delle risorse

Monitoraggio situazione ordine e sicurezza pubblica nella provincia e nella Regione Interventi a tutela dell'Ordine e della Sicurezza Pubblica Interventi a tutela dell'ordine e della sicurezza pubblica in sede di CPOSP e Conferenza Regionale delle Autorità di Pubblica Sicurezza (FTEap) x (CMPp) = Costo personale attività xxx (0,12) x (33.660,00) = 4.39,20 Comparto: Ministeri carriera amministrativa Costo Medio ….. Posizione economica B ,00 Posizione economica B ,00 ……. (FTEap = FTE di attività – posizione economica) (CMPp = Costo medio del personale per posizione economica) Il calcolo dei costi di un’attività (caso Prefettura)

Il sistema degli indicatori

Le tipologie di indicatori di processo  Prestazioni legate al servizio reso all’utente –Qualità del servizio reso –Volume di attività –Tempestività  Prestazioni legate al costo delle risorse impiegate –Prezzo di acquisizione delle risorse –Produttività delle risorse (totale o parziale)

Produttività Risultato Efficienza Totale prodotti erogati /Totale risorse impiegate TipologiaIndiceModalità di calcolo Impiego risorse per prodotto Avanzamento programma Costo medio unitario Totale attività consuntivata/Totale attività programmata Totale costi processo/Totale prodotti erogati TempestivitàTempo medio di evasione  tempi di evasione /Q evasa nel periodo GiacenzaCapacità di evasione Q giacente fine periodo - Q giacente inizio periodo/ Q giacente inizio periodo Q giacente fine periodo - Q giacente inizio periodo/ Q giacente inizio periodo Esempi di indicatori di processo

Gli indicatori funzionali  Gli indicatori funzionali sono focalizzati sugli elementi organizzativi/strutturali della Prefettura  Tali Indicatori consentono di evidenziare i fenomeni economici presenti in ogni Centro di Costo (CdC), fornendo elementi utili a supporto di scelte decisionali che si riflettono, nel medio periodo, sul funzionamento delle Unità Organizzative stesse.  Gli indicatori funzionali sono stati raggruppati nelle seguenti categorie: –Incidenza delle singole Macronature di costo (es. Personale, Beni di consumo, Prestazioni di servizi da terzi, ecc.) –Assorbimento infrastrutturale

I risultati ad oggi (sul fronte CG)  Condivisione del modello teorico di CG con tutte le Prefetture-UTG (analisi condotta attraverso Forum Web)  Avvio del processo di implementazione del sistema di CG in venti Prefetture-UTG  Individuazione macro-processi per tutti i Dipartimenti del MI e avvio della fase di condivisione: –Pubblica Sicurezza –Affari Interni e Territoriali –Libertà Civili e Immigrazione –Gabinetto –(Vigili del Fuoco)  Avvio del progetto di digitalizzazione delle attività di CG (censimento dotazioni informatiche e sistemi informativi attualmente in uso)

I risultati ad oggi (processo di P&C)  Condivisione del nuovo impianto di processo  Formulazione obiettivi strategici e avvio dei lavori per la definizione degli obiettivi operativi  Revisione del sistema di monitoraggio

Le attività future Entro la fine del 2004 –Individuazione sistema di indicatori e di reporting a livello di Prefetture –Definizione architettura logica del sistema informativo a supporto del CG –Completamento analisi organizzativa presso Dipartimento Affari Interni e Territoriali e Libertà Civili e Immigrazione –Realizzazione di progetti di re-ingegnerizzazione dei processi presso il Dipartimento di Pubblica Sicurezza e Libertà Civili e Immigrazione Entro il primo semestre del 2005 –Completamento del progetto di realizzazione del sistema di CG presso venti Prefetture – UTG –Avvio della fase di estensione del sistema a tutte le Prefetture italiane –Definizione sistema di indicatori in tre dei quattro Dipartimenti del MI –Completamento analisi organizzativa nell’ambito del Dipartimento PS