Cos’è un’Organizzazione ? …un insieme ordinato di componenti Concetto che implica efficienza, coordinamento di più componenti, che si configurano in qualcosa di differente e di migliore rispetto ad un loro aggregato casuale Una parte di una totalità, collegata ad altre componenti, di cui contribuisce al funzionamento o alla sopravvivenza Fonte: A. Grandori

L’Organizzare si articola in due attività Identificare parti/componenti Suddividere attività e risorse tra le parti/componenti individuate Il collegare/ coordinare Definire e gestire le modalità di coordinamento tra le parti/componenti Il dividere Fonte: A. Grandori

È quindi una modalità di divisione del lavoro tra componenti (attori), e di individuazione e gestione delle loro forme di coordinamento L’Organizzazione è una modalità di fare qualcosa, piuttosto che un oggetto Fonte: A. Grandori

Parametri di valutazione Configurazione dell’organizzazione Variabili chiave Configurazioni Parametri di valutazione Efficacia Efficienza Capitale netto Economie di specializzazione, di scala e di scopo, di complementarietà Incertezza ed interdipendenze Insostituibilità e valore delle risorse Forme di interesse Legami tra le unità Legami attraverso meccanismi di coordinamento Fonte: A. Grandori

Tipologie di configurazione di un’Organizzazione Per funzione Per prodotto Per area geografica Per progetto Per matrice Per processi

Configurazione per funzione Il processo produttivo è concepito come un flusso che procede da monte a valle secondo fasi naturali. In ciascuna fase o funzione vige il principio di stretta relazione fra aree di responsabilità e livello di autorità. L’obiettivo che porta alla scelta di una simile configurazione è la ricerca dell’efficienza tramite la competenza specialistica rispetto alle risorse da trattare ed alle attività specifiche da svolgere. Si raggruppano tutte le attività aventi medesima natura.

Configurazione Funzionale DIREZIONE GENERALE CENTRO ELABORAZIONE DATI DIREZIONE COMMERCIALE DIREZIONE TECNICA (PROD.) DIREZIONE AMMINISTRATIVA ACQUISTI Amministr. Clienti Marketing Distribuzione Vendite Italia Vendite Export Progettazione Tecnologie e impianti Produzione Contabilità generale industriale Finanza STAB. 1 Rep. 1 Rep. 2 Rep. 3 STAB. 2 Rep. 1 Rep. 2 Rep. 3

Configurazione funzionale Caratteristiche della configurazione funzionale: Obiettivi di efficienza tramite la competenza specialistica, la riduzione dei costi, la possibilità di realizzare economie di scala. Formazione specialistica dei dipendenti Centralizza il controllo Accentra le responsabilità di profitto Consente un facile controllo dei costi delle funzioni Consente una gestione rapida delle eccezioni operative tramite la gerarchia Consente una buona flessibilità operativa con gamma di prodotti/mercati limitata Si può sviluppare dimensionalmente in limiti abbastanza ampi

Configurazione funzionale Principali limiti e svantaggi della configurazione funzionale: Lo sviluppo dimensionale porta ad una verticalizzazione della configurazione e quindi ad un appesantimento del coordinamento con tendenza alla burocratizzazione I responsabili aziendali tendono a resistere alla diversificazione prodotti/mercati e non viene favorita in genere l’innovazione. Non si sviluppano in genere competenze manageriali integrate Situazioni di instabilità e grossi cambiamenti nelle variabili ambientali sono difficilmente gestibili.

Configurazione per prodotto Quando all’aumentare del grado di diversificazione dei prodotti e della difficoltà nel gestirli cresce l’esigenza di spostare l’attenzione dalle funzioni ai prodotti si parla di configurazione per prodotto. Funzioni Prodotti Influenza relativa nel processo decisionale Tipi di Configurazione Per funzioni Per matrice Per prodotti integrazioni Gruppi di lavoro per prodotto Gruppi di lavoro per funzione Ruoli di coordinamento Per funzioni Per prodotti Rapporti funzionali Sistema duplice di informazione Rapporti per prodotto Sistema informativo

Configurazione per prodotto L’obiettivo primario per cui si passa ad una configurazione prodotto è quello di concentrare energie e risorse specifiche sui singoli prodotti. Resteranno centralizzate solo le funzioni che gestiscono risorse comuni. Le unità responsabili di prodotti sono dette divisioni. È corretto parlare di configurazione divisionale quando alle strutture in questione si assegna responsabilità di profitto.

Configurazione divisionale per prodotto DIREZIONE GENERALE DIREZIONE PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DIREZIONE FINANZA SERVIZIO LEGALE SERVIZIO RELAZ. SINDACALI DIVISIONE ABBIGLIAMENTO DIVISIONE TESSILE DIVISIONE ARREDAMENTO …………… …………… Direzione vendite Direzione marketing Direzione produzione Direzione amministr. Direzione programm. Direzione personale Italia Export Stabilim. Servizi di produzione

Configurazione divisionale per prodotto Caratteristiche della configurazione per prodotto: Consente lo sviluppo dimensionale mediante aggregazione di unità e tramite la crescita e la diversificazione dei prodotti. Consente autonomia decisionale e di comportamento delle singole unità adeguate ai rispettivi mercati di riferimento. Garantisce l’attenzione e l’impiego del management sui singoli prodotti Consente il decentramento delle responsabilità di profitto Favorisce, col decentramento, lo sviluppo di quadri direttivi con capacità di gestione totale. Favorisce elasticità operativa e flessibilità gestionale e di miglioramento di prodotto, anche in situazioni multi-prodotto Richiede un potenziamento e sviluppo di sistemi di pianificazione e controllo di gestione.

Configurazione divisionale per prodotto Svantaggi della configurazione per prodotto Se le dimensioni complessive sono rilevanti: Se lo sviluppo dimensionale avviene tramite la crescita delle singole divisioni ogni singola divisione finisce per subire i problemi tipici di una configurazione per funzione Se lo sviluppo dimensionale si ottiene aumentando il numero di divisioni si produce un sovraccarico di decisioni per la direzione ed il coordinamento. Si possono avere fra le divisioni conflitti fra esigenze di innovazione e stabilità Crescono i problemi di controllo e coordinamento al centro. Si possono verificare conflitti circa la distribuzione delle risorse comuni o circa l’ingerenza delle unità centrali Compaiono sicuramente duplicazioni di risorse specialistiche Possono venire a mancare dirigenti con sufficienti capacità manageriali.

Configurazione divisionale per prodotto Strutture a holding: si parla di configurazione ad holding quando la delega da parte della divisione centrale è completa, su tutte le responsabilità di decisione, e le divisioni vengono rese anche giuridicamente autonome, ovvero societariamente separate. Alla direzione centrale resta il controllo finanziario e certe funzioni comuni. Strutture conglomerate: con questo termine vengono indicate quelle strutture ad holding in cui la direzione centrale, nell’assolvere le funzioni tipiche della holding, gestisce le aziende in un’ottica puramente finanziaria cioè in termini di acquisizioni o mantenimento o cessione puramente sulla base dei risultati di gestione conseguiti.

Configurazione per area geografica Quando la variabile critica non è la diversificazione dei prodotti ma la diversificazione geografica di unità complesse ed autosufficienti, si ricorre appunto alla suddivisione per aree geografiche. La configurazione ha come criterio di specializzazione il mercato, la nazione o una qualunque variabile di tipo territoriale.

Configurazione per area geografica DIREZIONE GENERALE STAFF CENTRALI AREA 1 AREA 2 AREA 3 FUNZIONI FUNZIONI FUNZIONI

Configurazione per area geografica Le principali caratteristiche di questa configurazione sono: Consente lo sviluppo dimensionale mediante aggregazione di unità e tramite la crescita e la diversificazione dei mercati. Consente autonomia decisionale e di comportamento delle singole unità adeguate ai rispettivi mercati di riferimento. Garantisce l’attenzione e l’impiego del management sui singoli mercati Consente il decentramento delle responsabilità di profitto Favorisce, col decentramento, lo sviluppo di quadri direttivi con capacità di gestione totale. Richiede un potenziamento e sviluppo di sistemi di pianificazione e controllo di gestione. Favorisce economie nei costi di trasporto e di fornitura Privilegia l’interfunzionalità nell’area ma può provocare difficoltà di coordinamento delle stesse funzioni fra le diverse aree Consente una eventuale differenziazione rispetto ai mercati.

Configurazione per area geografica Svantaggi della configurazione per area geografica Se le dimensioni complessive sono rilevanti: Se lo sviluppo dimensionale avviene tramite la crescita delle singole aree geografiche ogni singola area finisce per subire i problemi tipici di una configurazione per funzione Se lo sviluppo dimensionale si ottiene aumentando il numero di aree geografiche si produce un sovraccarico di decisioni per la direzione ed il coordinamento. Si possono avere fra le aree conflitti fra esigenze di innovazione e stabilità Crescono i problemi di controllo e coordinamento al centro. Si possono verificare conflitti circa la distribuzione delle risorse comuni o circa l’ingerenza delle unità centrali Compaiono sicuramente duplicazioni di risorse specialistiche Possono venire a mancare dirigenti con sufficienti capacità manageriali.

Configurazione per progetto Se l’azienda o l’unità organizzativa oltre a svolgere un’attività primaria, deve realizzare attività specifiche, non ripetitive, di durata e importanza significativa, nasce l’esigenza di garantire il coordinamento la programmazione ed il controllo. Le soluzioni in questo caso si basano sulla creazione di ruoli di coordinamento dei singoli progetti e si differenziano appunto sul tipo di autorità assegnata al capo progetto. Nella configurazione per progetto debole o per influenza il capo progetto coordina ma non ha responsabilità gerarchica sulle risorse Nella configurazione per progetto pura o forte il capo progetto ha la completa responsabilità gerarchica sulle risorse a lui assegnate Nella configurazione per progetto per matrice il capo progetto condivide le sue risorse con i diversi responsabili funzionali ai cui settori le risorse fanno riferimento.

Configurazione per progetto La scelta del tipo di configurazione dipende da una delle seguenti variabili: Durata dei progetti Numero dei progetti contemporanei in atto Grado di ripetitività Dimensioni Proporzione fra numero di risorse impegnate sui progetti e in attività normali Interdipendenza dei progetti fra loro e con l’attività di base

Configurazione per progetto debole o per influenza Al capo progetto è affidato il compito di coordinamento pianificazione e controllo dello specifico progetto, trasversalmente alle diverse funzioni ma senza assegnazione gerarchica di risorse a tempo pieno. Guiderà queste risorse esercitando la sua influenza e non il comando. Di solito è responsabile di avanzamento, costi e qualità del progetto. I limiti e le difficoltà tipiche di questa soluzione sono Ambiguità e difficoltà del ruolo che il capo progetto è chiamato a svolgere. Necessità che questo ruolo venga ricoperto da persona con notevole competenza, esperienza ed immagine aziendale. Necessità di svolgere un ruolo basato solo sull’influenza e non sul comando gerarchico

Configurazione per progetto debole o per influenza DIREZIONE GENERALE AMMINISTRAZ. PROGETTAZIONE PRODUZIONE PERSONALE ACQUISTI CAPO PROG. A CAPO PROG. B

Configurazione per progetto pura o forte Si ha quando le risorse necessarie sono assegnate in maniera stabile, almeno per la durata del progetto, ai diversi progetti e quindi sono sotto la responsabilità diretta del capo progetto. A livello centrale rimane la gestione delle risorse comuni e la responsabilità di creare e dimensionare i gruppi secondo le esigenze di progetto. In questo caso le difficoltà dei capi progetto sono molto ridotte essendo ridotta l’ambiguità del ruolo di coordinamento. D’altro canto una configurazione di questo tipo comporta problemi di duplicazione di risorse o di attività funzionale.

Configurazione per progetto pura o forte PIANIFIC. A LUNGO TERMINE DIREZIONE GENERALE RICERCA E SVILUPPO VENDITE PIANIFIC. A LUNGO TERMINE AMMINISTRAZIONE CAPO PROGETTO A CAPO PROGETTO B Progettaz. Produzione Collaudi Contabilità progetto Progettaz. Produzione Collaudi Contabilità progetto Gestione contratti Controllo qualità Personale Gestione contratti Personale Controllo qualità

Configurazione per matrice Quando le esigenze di specializzazione e gestione delle funzioni e dei progetti si ritengono equivalenti e bilanciate si può ricorrere ad una configurazione per matrice basata sull’incrocio delle due responsabilità. Tale configurazione consente di variare nel tempo la distribuzione delle risorse fra i diversi progetti adeguando il personale alle caratteristiche del progetto, secondo le necessità e garantendo flessibilità e adattamento. I responsabili funzionali hanno la responsabilità di reperire mantenere e sviluppare le risorse nonché di garantire la disponibilità di tali risorse. I responsabili di progetto hanno la responsabilità dell’uso di tali risorse e di garantire la programmazione ed il controllo del progetto.

Configurazione per matrice Gestione amministrativa DIREZIONE GENERALE Progettazione Produzione Collaudo Vendite Gestione amministrativa Responsabile progetto A Responsabile progettazione Responsabile produzione Collaudatori Responsabile vendite Responsabile amministraz. Responsabile progetto B Responsabile progettazione Responsabile produzione Collaudatori Responsabile vendite Responsabile amministraz. Responsabile progetto C Responsabile progettazione Responsabile produzione Collaudatori Responsabile vendite Responsabile amministraz.

Configurazione per matrice Una configurazione per matrice può nascere come incrocio prodotto/funzione, mercato/funzione o mercato/prodotti e così via. In generale quando si ritiene di incrociare due criteri che si ritengono importanti e critici per la realizzazione del task. In realtà poche aziende seguono strategie di questo tipo, data la difficoltà di gestione del tipo di configurazione.

DIRETTORE RICERCA E PROGETTAZIONE Configurazione per matrice di un ente di ricerca e progettazione nuovi prodotti DIRETTORE RICERCA E PROGETTAZIONE SERVIZIO MECCANICA SERVIZIO ELETTRONICA SERVIZIO COMPONENTI SERVIZIO METALLURGICO SERVIZIO PRE-PROGETTI Prodotti domestici Strumentazione industriale Applicazioni industriali

Configurazione per matrice Nella configurazione a matrice il responsabile della colonna ha la responsabilità del coordinamento delle risorse, ovvero: Distribuisce le risorse sulle righe Garantisce l’adeguatezza delle stesse Gestisci i problemi operativi Coordina l’uso delle risorse comuni Il capo della riga ha come ruolo quello di: Coordinare e controllare l’avanzamento del lavoro È responsabile degli interventi professionali del progetto È responsabile dell’uso delle risorse

Configurazione per matrice Le caratteristiche principali di una configurazione per matrice sono: Permette di vedere le interazioni fra le diverse componenti di un organizzazione Richiede una nuova mentalità con cui affrontare i ruoli e le posizioni organizzative Diverso orientamento al concetto di autorità (sui risultati) Diverso orientamento al conflitto naturale e positivo Orientamento al lavoro a matrice; corresponsabilità È caratterizzato da due linee di autorità Una sulle risorse e sulle funzioni Una centrata sull’obiettivo Le due linee di autorità devono essere in equilibrio È necessario un forte coordinamento di vertice È necessario un supporto di sistemi formali di programmazione e controllo Uso e risorse Avanzamento e progetti

Configurazione per matrice I vantaggi principali della configurazione a matrice sono: Flessibilità Interfunzionalità Orientamento alla cooperazione e al coordinamento più che al controllo La tensione verso gli obiettivi La spinta innovativa Gli svantaggi principali sono: Potenziali conflittualità a causa del doppio comando e doppia dipendenza Potenziali sovraccarichi decisionali e di coordinamento

Configurazione per processi Cos’è un processo ? E’ un’aggregazione di attività finalizzate al raggiungimento di uno stesso obiettivo L’obiettivo comune delle attività del processo viene definito output del processo

Configurazione per processi Lo svolgimento delle attività di un processo richiede l’uso di determinati input Il processo è una catena di attività attraverso le quali, partendo da determinati input, si ottengono gli output desiderati

Configurazione per processi Le singole attività di un processo sono caratterizzate da tre elementi fondamentali: Il costo dell’attività Il tempo di esecuzione dell’attività La qualità dell’output dell’attività

Configurazione per processi Processi principali facenti parte direttamente del ciclo di acquisto - trasformazione - vendita Processi di supporto

Configurazione per processi Programmazione della produzione Progettazione/sviluppo nuovi prodotti Gestione risorse umane Pianificazione e strategia Approvvigionamento e logistica in entrata Produzione Logistica in uscita Vendite e marketing Controllo di gestione, EDP Gestione finanziaria Gestione amministrativa Manutenzione = Processi principali = Processi di supporto Fonte: D. Pierantozzi

Configurazione per processi Esempio: processo di gestione degli ordini Blocco ordine Inserimento ordine nel sistema informativo Valutazione ordine Ricevimento ordine Ufficio amministrativo Generazione di distinta di prelievo Prelievo da magazzino Controllo qualità Pesatura/imballo Generazione bolla/fattura Spedizione Ufficio amm. Reparto spedizioni Magazzino

Configurazione per processi Perché La soddisfazione del cliente è determinata in via immediata dal funzionamento dei processi e solo indirettamente dalle funzioni Si identificano più efficacemente le responsabilità nei confronti del cliente esterno e della direzione aziendale Interventi di ordine incrementale Interventi di ordine radicale (business process reengineering)

Configurazione per processi caratteristiche configurazione organizzativa basata sui processi Organizzazione del lavoro imperniata sui processi All’interno di ogni processo il lavoro è articolato in team guidati da un team leader Per ogni processo viene individuato un responsabile (process owner) Strutture piatte o orizzontali Empowerment del personale

Configurazione per processi Cambiamento frenetico e difficilmente gestibile dei processi Preoccupazione di perdere le competenze funzionali Preoccupazione di una base instabile su cui fondare l’organizzazione ….molte imprese hanno semplicemente imposto la gestione del processo come una dimensione aggiuntiva della Configurazione, assegnando le responsabilità di processo a manager con incarichi funzionali o di prodotto