Elena Borsa - Biblioteca di Rozzano Dalla pratica alla grammatica: il comitato collezioni di Fondazione per Leggere Elena Borsa - Biblioteca di Rozzano

La realtà di Fondazione per Leggere Nata da 5 sistemi bibliotecari autonomi e con profili territoriali e di servizio diversi 58 biblioteche in 55 comuni 1/3 del territorio della provincia di Milano Circa 517.000 abitanti 132.000 iscritti 1.084.605 documenti 58.583 nuove accessioni annue (dati 2013)

I servizi Biblioteca Centrale di deposito Centro di catalogazione Da sempre Fondazione si è posta l'obiettivo di diventare il polo di riferimento non solo per la lettura e l'informazione (core business) ma anche per tutto quello che attiene alle attività culturali del territorio, con una particolare attenzione alla specificità territoriale ambientale e al patrimonio delle realtà associative: Formambiente Vivicultura Enti sostenitori (convenzioni) Un altro punto di forza è la partecipazione e il coinvolgimento attivo dei cittadini e utenti: 5x1000 Campagna sostenitori Leggo e sostengo Donatore di libri Symposium Giornate di Fondazione Biblioteca Centrale di deposito Centro di catalogazione Rete informatica centrale Acquisto centralizzato Prestito interbibliotecario

Il comitato gestione raccolte Obiettivi: Armonizzare le pratiche gestionali nell'ambito documentale Raggiungere il più alto grado di automazione possibile dei processi (interprestito, gestione delle novità, rispetto dei termini di legge sulla prestabilità dei documenti...) Uniformare e pulire il catalogo Definire pratiche condivise per l'implementazione del patrimonio e la sua revisione (acquisti, donazioni, scarto...) Metodo di lavoro: Si va definendo col tempo una metodologia “bottom-up”: partire dalla situazione attuale per elaborare una strategia di sviluppo Risultati: Linee-guida, protocolli, servizi, processi automatizzati

Strumenti implementati per favorire il coordinamento e la cooperazione nello sviluppo raccolte Acquisto e gestione centralizzata copie multiple best-sellers (abbandonato) Gestione automatizzata prestito novità (sono escluse dal pib per una settimana) Acquisto centralizzato: http://fondazione.hystrix.eu/ Protocollo scarto Centralizzazione donazioni: Leggo e sostengo e Donatore di libri Liste volumi più prenotati Cedole novità e promozioni Bibliografie

Perché partire dal basso È stato indispensabile data la “giovane età” del sistema e la necessità che la condivisione degli obiettivi, standard e pratiche di servizio si consolidasse (in alcuni casi vere e proprie urgenze) Lavorando in questo modo si è verificata la possibilità concreta di produrre risultati a breve termine e di avere un impatto immediato sulla realtà di servizio I membri del comitato (provenienti da tutte le tipologie di biblioteche del territorio), lavorando su problematiche concrete, hanno la possibilità di esporre la loro visione del servizio e le peculiarità delle loro realtà operative, traendo dalla complessità una visione di sintesi condivisa

Primo obiettivo: svecchiamento del patrimonio e aggiornamento del catalogo Motivazioni Essendo il risultato della fusione di cinque sistemi diversi, il patrimonio documentario era particolarmente ridondante (patrimoni-fotocopia) Gli interventi tecnici di fusione, svolti in modo semi-automatico, avevano generato errori → grosso lavoro di intervento manuale, che prosegue tuttora Età media del patrimonio piuttosto alta Obiettivi Produrre un protocollo di revisione condiviso che includesse le procedure e i criteri per il conferimento al magazzino centrale: Criteri per lo scarto basati su: stato fisico, contenuto, uso Aggiornamento automatico dello status sul catalogo (con motivazione dello scarto) e produzione centralizzata di liste di scarto per gli atti amministrativi Criteri per l'eventuale conferimento alla biblioteca centrale dei deposito: non deve essere già presente in bcd (o essere in stato fisico migliore di quella già presente), deve essere copia unica o al massimo terz'ultima copia disponibile, deve rispettare precisi criteri contenutistici Vanno in bcd: opere minori di autori classici (in ogni disciplina), volume anche obsoleto ma di grande importanza editoriale o grafica, titoli unici di opere letterarie,edizioni di classici con apparati di valore scientifico, storia locale

Lavorare alla revisione “per sezioni” Posti i criteri e le procedure, si è cominciato ad elaborare linee-guida per la revisione sezione per sezione, a cominciare dalle guide turistiche Motivi della scelta: Le guide turistiche hanno un mercato editoriale ben definibile e “generi” facilmente identificabili → è possibile individuare editori di riferimento e creare momenti di confronto sulle linee editoriali, le collane, i target ecc. È possibile applicare il criterio dell'obsolescenza in maniera automatizzata (produzione di liste basate sull'età del documento) È un settore strategico nelle nostre biblioteche, che necessita strutturalmente di aggiornamento puntuale e della più ampia copertura

Risultati prodotti nella prima fase Criteri per la valutazione delle guide turistiche (età, veste grafica, contenuti, target...) Lista di volumi da valutare inviata ad ogni singola biblioteca, stilata in base alla data di copyright Scarto automatico a fine 2014 per tutti i documenti in lista salvo dove diversamente indicato (v. criteri stabiliti) Calendario incontri con editori per formare i bibliotecari ad un riacquisto consapevole Criteri per il riacquisto (dotazione minima per famiglia)

Alcuni spunti di riflessione emersi dal lavoro del comitato Che tipo di servizio vogliamo essere? Biblioteca come piazza del sapere, come luogo di cultura, come social 2.0...: sono a volte facili ideologie in cui si resta intrappolati perdendo identità Qual è lo specifico bibliotecario? Organizzare e rendere disponibile l'informazione: ma tutto è informazione! Possiamo progettare un servizio tenendo conto della contrazione di risorse (economiche e di personale)? La carta delle collezioni è un patto o un dialogo? E chi sono i nostri stakeholders? Come leggere i bisogni informativi? Che correlazione c'è tra conoscenza del territorio, analisi dell'utenza reale e potenziale e individuazione dei bisogni? Se facciamo un'indagine sui bisogni saremo poi in grado di soddisfarli? Siamo in grado di leggere, aggregare correttamente e interpretare i dati che raccogliamo? Come è possibile applicare cooperativamente i modelli della valutazione sistematica dei documenti e Conspectus? Servono/si possono mantenere nel tempo le collezioni speciali e i bibliotecari specializzati?

Grazie