Standard di descrizione archivistica

Approccio alla standardizzazione L’esperienza italiana ed internazionale, l’evoluzione del concetto, le sue applicazioni

Definizione di standard Insieme di norme e convenzioni elaborate per permettere ad una comunità di uniformare il proprio comportamento attraverso pratiche comuni che permettano di raggiungere fini identici o almeno confrontabili

La realtà degli standard: un punto di partenza International Organization for Standardization (ISO)

Un panorama di standard archivistici e di gestione documentale ICAhttp://www.wien2004.ica.org/en/standards ICAR

Definizione preliminare di standardizzazione Processo di elaborazione di regole omogenee e condivise per la individuazione degli oggetti da descrivere e per la loro descrizione Standard per la descrizione archivistica come risultato del processo di elaborazione

La descrizione: fase imprescindibile della valorizzazione e della utilizzazione del materiale archivistico

Definizione di descrizione archivistica Descrizione archivistica (archival description). L'elaborazione di un'esatta rappresentazione di una unità di descrizione e delle parti che eventualmente la compongono attraverso la raccolta, il confronto, l'analisi e l'organizzazione di ogni informazione che permetta di identificare il materiale documentario e di illustrare il suo contesto di produzione ed i sistemi di archiviazione in base ai quali è stato organizzato.

Descrizione di contesti La descrizione archivistica è descrizione di contesti Necessità di mettere in relazione gli oggetti della descrizione

Esigenza di sistematizzare Il processo di standardizzazione non comporta, almeno nelle sue linee generali e di impostazione, rinnovamenti o ribaltamenti della disciplina. Rappresenta piuttosto un tentativo di rendere sistematiche ed omogenee nella loro applicazione norme non scritte o scritte solo parzialmente.

Gli standard sono concepiti per identificare contesto e contenuto del materiale archivistico al fine di promuoverne l’accessibilità. Nella loro elaborazione a tal fine si fa riferimento ai principi e alle tradizioni archivistiche condivise.

Obiettivi della standardizzazione Elaborazione di regole e accorgimenti che consentano di esplicitare la ricchezza informativa accumulata dal materiale archivistico lungo il percorso di produzione uso e conservazione Individuazione di modelli che consentano la circolazione delle informazioni Semplificazione del recupero delle informazioni

L’evoluzione del processo di standardizzazione La realtà italiana prima della elaborazione delle ISAD(G) Le esperienze internazionali Dai casi nazionali al tentativo di definizione di uno standard internazionale Le ISAD(G) ISAAR (CPF)

Il caso italiano: tradizione archivistica e standardizzazione Complessità e ricchezza della realtà storica Complessità e dinamicità del quadro storico-istituzionale Complessità effettiva della interpretazione della produzione documentaria Articolazione dei progetti conservativi Forti tradizioni archivistiche regionali

Il metodo come modello Unicità dell’archivio La teoria del rispecchiamento: il metodo di ordinamento diviene lo strumento per estrinsecare il rapporto ente - archivio Il metodo storico come elemento di normalizzazione Scarsa attenzione al problema della descrizione

Il metodo come modello: esiti insoddisfacenti Dispersione di informazioni Eterogeneità di risultati: informazioni simili riprodotte in maniera non omogenea Sforzi di normalizzazione redazionale “isolati”

Un approccio alla normalizzazione: i criteri di redazione degli strumenti Sovrapposizione tra ordinamento e descrizione Accorgimenti grafici che investono solo parzialmente e comunque non risolvono i problemi di fondo

Nuove prospettive metodologiche La crisi della teoria dell’ordine originario Valenti, Stella, Pavone, Zanni Rosiello: verso una lettura dell’archivio come risultato di un processo storico complesso che riflette oltre alla storia dell’ente produttore anche il processo di trasmissione e riconosce in esso un patrimonio informativo di prima grandezza.

Nuove prospettive e nuove esigenze Diminuzione della fiducia nei metodi di ordinamento Consapevolezza che la descrizione assume peculiarità specifiche e diviene chiave di accesso alle informazioni Domanda diversificata da parte dell’utenza Esigenza di dar conto di un processo complesso non più fatto da rapporti uno a uno ma ricco di articolazioni informative.

L’approccio italiano ai problemi della standardizzazione Atteggiamento ambivalente rispetto delle peculiarità e diffidenza verso i tentativi di standardizzazione nuova visione del rapporto ente archivio e maggior sensibilità nei confronti del problema del recupero dell’informazione = apertura ai processi di standardizzazione

Un punto di arrivo Allineamento pieno e costruttivo degli archivisti italiani ad un progetto volto ad elaborare regole ed accorgimenti che permettano di esplicitare la ricchezza di informazioni delle carte lungo il percorso di trasmissione e di descrivere tale patrimonio informativo secondo criteri univoci e condivisi

I tentativi di normalizzazione a livello nazionale Prevalere dei criteri che abbiamo definito “redazionali” e forte aderenza al metodo storico. Scarsa incisività rispetto a problemi che sono venuti manifestandosi nel corso dell’ultimo decennio ma che erano già chiari (ed irrisolti) da tempo

La circolare 39/1966 Direzione generale degli archivi di Stato Strumento di grande utilità forse sottovalutato Riassunto della prassi del lavoro archivistico e tentativo di indirizzare la redazione degli strumenti Scarsa strutturazione dell’informazione

La struttura della circolare “Norme per la pubblicazione degli inventari” Criteri di massima per l’ordinamento Periodizzazione Ordine di distribuzione della materia Introduzione agli inventari Inquadramento storico Descrizione dell’archivio Avvertenze particolari Bibliografia

Inventari Grado di analiticità Uniformità della scala adottata Descrizione delle singole voci Osservazioni Segnatura archivistica Consistenza delle unità inventariate Datazione Allegati Collocazione degli elementi nel dattiloscritto Indice dei nomi

La guida generale degli archivi di Stato la guida deve essere unitaria per impostazione e realizzazione e facile nella lettura per linguaggio e veste tipografica; - la guida non deve essere nè un manuale di archivistica nè una storia delle istituzioni ma deve offrire un quadro reale del contenuto negli archivi senza giudizi di merito sui fondi e senza generiche lamentele sulla conservazione o sulla trascuratezza;

- ogni voce della guida deve rispondere ad una tripartizione: I - ogni voce della guida deve rispondere ad una tripartizione: I. Archivi di istituzioni e uffici fino all'unificazione d'Italia, con ripartizioni interne secondo le grandi periodizzazioni valide per i singoli Stati (antichi regimi, periodo napoleonico, restaurazione);II. Archivi degli organi periferici dello Stato unitario;III. Altri archivi che non rientrano nelle precedenti due categorie (archivi non statali, archivi notarili, archivi privati, ecc.);

Un tentativo di normalizzazione informatica: il progetto “Anagrafe” I presupposti di Anagrafe: Le leggi per la catalogazione dei beni culturali ed il ritardo del settore archivistico le nuove esigenze ed il mutato atteggiamento nei confronti dell’informatica

Gli obiettivi di Anagrafe Costituzione di una banca dati centrale presso il MBCA Descrizione di enti, complessi archivistici ed unità archivistiche

Anagrafe: una valutazione sommaria Tentativo di razionalizzazione, ambiguità tra finalità gestionali e storico archivistiche sovrapposizione dei due aspetti verso una logica di accumulo dei dati quantità piuttosto che qualità scarsa gestibilità complessiva del sw (tabelle, codici)

“Riprogettare Anagrafe” Iniziativa in corso (RAS, 2000) Recupero dei dati Aggiornamento modello tecnologico EAD codificazione degli strumenti di ricerca Z39.50 open standard, strumento di cumulazione virtuale di informazioni “traduttore” Anagrafe come punto di scambio tra diversi sistemi informativi periferici e non come collettore centralizzato

Il dibattito internazionale sulla standardizzazione della descrizione Gli elementi che accelerano il processo di studio ed individuazione dei meccanismi di standardizzazione della descrizione archivistica: Attenzione alla comunicazione Standard bibliografici Diffusione dell’informatica Nuove esigenze dell’utenza

L’elemento di novità in questo approccio risiede, almeno inizialmente, nella volontà di conferire sistematicità al processo di definizione degli standard piuttosto che nei contenuti

Working group on standards for archival description Nasce nel 1988 e pubblica i risultati del proprio lavoro su “The American Archivist” Produce un Report conclusivo, una serie di raccomendations e una checklist of standards for archival description

I risultati più significativi conseguiti dal Working group In generale la sistematicità dell’approccio e la volontà di esaustività in particolare: la definizione di archival description la matrix of standard for archival description la distinzione dei livelli di applicazione

Archival description Processo di raccolta, organizzazione ed analisi delle informazioni necessarie per la identificazione, la gestione e l’interpretazione del materiale conservato in un istituto archivistico e come l’illustrazione del contesto e del sistema archivistico in genere

Conseguenze della definizione La descrizione archivistica è un processo, un fatto in divenire non qualcosa di compiuto. Si applica ad ogni momento della vita del documento In questo caso non è finalizzata alla creazione di strumenti di ricerca ma a rendere visibile il processo di produzione e gestione della documentazione a monte Non ci si limita alla descrizione del materiale ma si prende in considerazione il contesto in cui è stato creato.

La lista controllata degli standard Griglia di classificazione costituita valutando e classificando: forza prescrittiva origine livello operativo

Forza prescrittiva Technical standards conventions guidelines risultati identici in ogni occasione in cui vengano correttamente applicati conventions Più flessibili e variabili, garantiscono risultati simili ma non identici guidelines criteri di riferimento

Origine Standard interni al mondo archivistico Standard esterni al mondo archivistico L’apertura a standard esterni è garanzia di interdisciplinarità e spinge l’archivista ad interrogarsi sul proprio ruolo nella definizione e modifica degli standard

Livello operativo Information system standards relativi al sistema informativo nel suo complesso e alla sua organizzazione data structure standards individuano gli elementi informativi presenti in ogni componente del s.i. data content standards definiscono le regole per l’inserimento dei dati negli elementi definiti nei data structure data value standards liste di termini o valori accettati nella compilazione dei data structure

Il lavoro del working group si orienta ad un sistema che trascende il singolo istituto in direzione della creazione di un sistema informativo integrato con quello bibliografico

Archives, personal paper and manuscripts (APPM) 1983 e 1989 Si inserisce nell’approccio statunitense fortemente orientato all’integrazione tra descrizione bibliotecaria e archivistica Primo manuale a dettare regole uniformi relative alla natura, struttura e forma dei dati Si modella sulle AACR (anglo american cataloguing rules)

L’organizzazione dell’informazione in APPM Title and statement of responsability area Edition area Physical Description area Notes area

L’aderenza alle regole di catalogazione bibliografica, per quanto mediata, limita il modello descrittivo proposto da APPM e prevede un ampliamento dell’area delle note per comprendere le informazioni di natura tipicamente archivistica.

IL Manual of Archival Description (MAD) e l’esperienza inglese Approccio orientato al mondo archivistico Individuazione di standard per la produzione di strumenti di ricerca (finding aid) di tipo tradizionale Specificità dell’inventariazione archivistica rispetto alla catalogazione bibliografica

MAD si pone l’obiettivo di fornire standard per la produzione di strumenti di ricerca e di sistemi di strumenti di ricerca a livello degli istituti conservatori

La teoria dei livelli nodo concettuale dell’elaborazione di Cook La descrizione dei fondi archivistici è costituita da un insieme di descrizioni distinte e collegate gerarchicamente secondo una scala che va dal generale al particolare. I fondi sono costituiti da un intreccio di relazioni (archival relationships) che legano tra loro le varie parti e le singole unità

I livelli Repository management groups groups (collections/fonds) classes (series) items pieces

L’articolazione della descrizione Macro description entità collettive Micro description entità individuali

I description formats A ciascun livello corrisponde uno specifico formato descrittivo che è il risultato della combinazione di determinate tipologie descrittive (data elements)

L’esperienza canadese: le rules of archival description (RAD) Progetto di ampio respiro e forte complessità La normalizzazione è posta al centro della riflessione teorica degli archivisti Gli standard orientano la politica di gestione delle informazioni e fanno riferimento ad ogni tipologia documentaria, non solo a quella di carattere storico.

I principi generali della descrizione in RAD Modello di riferimento APPM Introduzioni di distinzioni significative rispetto al modello distinzione in livelli aggiunta di un’area descrittiva (archival description area) che raccoglie gli elementi descrittivi peculiari degli archivi

Le RAD propongono un modello descrittivo particolarmente accurato nel grado di elaborazione delle norme e, pur ispirandosi al modello catalografico e bibliografico, recepiscono in maniera significative le peculiarità della descrizione archivistica

Statement of principles regarding archival description Dichiarazione di principi a) obiettivi della standardizzazione b) definizione delle unità di descrizione c) impostazione della descrizione: dal generale al particolare d) definizione del concetto di elemento della descrizione e della pertinenza di livello dell’informazione e) Il recupero delle informazioni come parte integrante del processo di standardizzazione

Obiettivi della standardizzazione Gli standard hanno l’obiettivo di identificare contesto e contenuto del materiale archivistico al fine di promuoverne l’accessibilità

Definizione dell’unità di descrizione Qualsiasi unità archivistica a prescindere dalla forma e dal supporto è unità di descrizione. Al livello più alto sta il fondo.

Generalità della struttura La descrizione deve procedere dal generale al particolare, secondo il modello esplicitato nelle teoria dei livelli

Elementi della descrizione Ogni descrizione a prescindere dal livello è composta da un gruppo di elementi ordinati e pertinenti al livello.

Recupero delle informazioni Struttura e contenuti devono facilitare il recupero delle informazioni

ISAD(G) Presupposti MAD Elaborazione sistematica di concetti noti all’archivistica General: prima versione elemento di valutazione 1994 Strumento di confronto tra diverse tradizioni archivistiche nazionali Necessità di elaborazioni successive

ISAD(G) la seconda versione Dalla commissione ad hoc al comitato permanente (pechino 1996) Proposta di revisione che si sostanzia in 101 pagine Presentazione definitiva seconda versione Siviglia 2000

La struttura di ISAD (G) Introduzione Glossario 1) Descrizione in più livelli 2) Regole della descrizione in più livelli 3) Elementi descrittivi

Introduzione Illustrazione degli obiettivi Definizione della “generalità” Struttura della regola Individuazione delle aree Elementi per il formato di scambio internazionale

Introduzione 1: natura generale Standard generali da utilizzare INSIEME a standard nazionali o PER sviluppare standard nazionali

Intro 2:descrizione dalla formazione e controllo intellettuale Scopo della descrizione è identificare contesto e contenuto per promuovere l’accessibilità Tali attività possono iniziare fin dal momento della formazione dei documenti (nel caso di sistemi informativi anche dalla CONCEZIONE) Ciò garantisce il controllo intellettuale e consente di tramandare documenti affidabili, autentici e significativi

Intro 3: informazione dinamica lungo tutto il ciclo vitale In ogni fase del ciclo vitale si acquisiscono elementi di informazione relativi al materiale archivistico che possono rivelarsi essenziali alla sua utilizzazione (produzione, procedure di valutazione ecc.) Sistemi informativi evoluti possono poi selezionare o integrare tali informazioni

Intro 4: Generalità delle regole Regole indipendenti dal supporto e dalla tipologia. Sono esclusi sigilli, registrazioni sonore e mappe che già hanno manuali ad hoc ISAD può essere usato insieme ai manuali speciali

Intro5: obiettivi del processo di standardizzazione Elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate ed autoesplicative Facilitare il recupero e lo scambio di informazioni Permettere la condivisione di informazioni di autorità Rendere possibile l’integrazione di differenti descrizioni archivistiche in un sistema informativo unificato

Intro6: elasticità delle norme Gli elementi della descrizione previsti sono 26 Le norme sono generali e NON FORNISCONO FORMATI DI PRESENTAZIONE DEI DATI IN INVENTARI CATALOGHI ECC.

Intro7: base principi teorici riconosciuti Le norme si basano su principi teorici riconosciuti P.e. la descrizione dal generale al particolare è conseguenza del respect des fonds

Intro8: i livelli della descrizione Esistono livelli di descrizione appropriati ad ogni livello di ordinamento Il fondo può essere descritto come tutto in una sola descrizione oppure scomposto nelle sue parti dando le relative informazioni ai vari livelli. Sono possibili livelli intermedi Accanto ai livelli di descrizione occorre inserire la descrizione delle relazioni tra soggetto produttore e unità di descrizione

Intro9 struttura della regola Nome dell’elemento cui si applica Enunciato della funzione (scopo) Regola Esempi

Intro 10: organizzazione degli elementi descrittivi in 7 aree Area dell’identificazione (informazioni essenziali per l’identificazione) Area delle informazioni sul contesto (informazioni relative ala provenienza e alla storia della conservazione) Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura (contenuto e ordinamento)

aree2 Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione(disponibilità) Area delle informazioni relative a documentazione collegata e complementare (relazioni con documenti conservati altrove ma significativi ai fini della comprensione Area delle note Area di controllo della descrizione (informazioni su chi come e quando ha descritto)

Elementi descrittivi essenziali per lo scambio di informazioni a livello internazionale Tutti i 26 elementi possono essere utilizzati ma solo questi sono essenziali Segnatura o codice identificativo Denominazione o titolo Soggetto produttore Data Consistenza Livello di descrizione

Descrizione in più livelli Introduzione: Se si intende descrivere un fondo nel suo complesso si usa una sola descrizione utilizzando gli elementi appropriati. Se è necessari descrivere anche le parti che lo compongono si descrivono separatamente utilizzando gli elementi appropriati alle parti. L’insieme di queste descrizioni collegate gerarchicamente ci dà la rappresentazione del fondo

Regole della descrizione in più livelli Se si stabiliscono rapporti gerarchici tra le descrizioni si devono osservare queste regole: Descrizione dal generale al particolare Informazioni pertinenti al livello di descrizione Collegamento tra le descrizioni Non ripetizione delle informazioni

Descrizione dal generale al particolare Scopo: rappresentare il contesto e la struttura gerarchica del fondo A livello di fondo le informazioni relative al fondo nel suo complesso Ai livelli successivi le informazioni relative ad ogni singola unità di descrizione

Informazioni pertinenti al livello di descrizione Scopo: descrivere accuratamente l’unità di descrizione Fornire soltanto le informazioni pertinenti al livello ad esempio non fornire descrizioni dettagliate delle unità archivistiche se l’unità di descrizione è un fondo; non fornire la storia di un intero ministero se a produrre il fondo è una sua direzione generale;

Collegamento tra le descrizioni Scopo: rendere esplicita la posizione dell’unità di descrizione all’interno della struttura gerarchica Collegare ciascuna unità di descrizione a quella immediatamente superiore

Non ripetizione delle informazioni Scopo: evitare la ripetizione delle descrizioni archivistiche collegate gerarchicamente Dare l’informazione comune a tutte le parti al livello appropriato più elevato

Gli elementi descrittivi: l’area dell’identificazione Segnatura e/o codice identificativo Scopo identificare univocamente l’unità di descrizione Codice paese secondo la orma UNI EN Codice dell’istituzione archivistica Specifica segnatura locale IT AS FI

Denominazione o titolo Denominare l’unità di descrizione Riportare il titolo originale o attribuire un titolo conciso

ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record (Corporate Bodies, Persons, Families) due obiettivi: dare regole generali per stabilire liste di autorità controllate dei soggetti produttori (authority files) descrizioni separate, autonome e autoesplicative dei soggetti produttori stessi in maniera da mettere in relazione archivi e produttori.

Record di autorità Nei sistemi informativi bibliotecari, l’entità identificata da un nome che costituisce chiave d’accesso è l’oggetto di una descrizione normalizzata definita record d’autorità. Il record d’autorità consiste di una intestazione d’autorità (cioè la forma normalizzata del nome o del termine utilizzato come chiave d’accesso) associata ad altri elementi informativi che descrivono l’entità identificata o rinviano ad altre intestazioni d’ autorità.

File di autorità In un record d’autorità tradizionale questi altri elementi informativi sono limitati ai dati essenziali ad ottenere una inequivoca identificazione dell’entità tale che i diversi record d’autorità raccolti ed aggiornati all’interno di un ampio file d’autorità possano essere distinti con chiarezza.

Record di autorità archivistici IUna descrizione normalizzata del soggetto produttore di documentazione archivistica può essere vista come un tipo di record d’autorità, consistente di una intestazione d’autorità (la denominazione) associata ad altri elementi informativi che descrivono l’entità così identificata o che rinviano ad altre intestazioni d’autorità. USO + AMPIO DEGLI ALTRI ELEMENTI INFORMATIVI = RECORD DI AUTORITA’ ARCHIVISTICI

FINALITA’ DELLO STANDARD I.12 Questo standard consiste in un insieme di elementi informativi numerati che possono essere usati: ·         a) per controllare l’elaborazione e l’uso delle chiavi d’accesso in record descrittivi; e/o ·         b) descrivere un ente, una persona, o una famiglia come entità autonome all’interno di un sistema di descrizioni archivistiche.

TIPLOGIE DI INFORMAZIONI E MODALITA’ D’USO I.13 Questo standard determina le tipologie di informazioni che dovrebbero essere comprese in un record d’autorità archivistico. Il contenuto concreto degli elementi informativi compresi in tale record sarà determinato dalle convenzioni e/o regole che ciascuna istituzione segue per stabilire le intestazioni d’autorità (vedi 1.3) e la/le intestazione/i associata/e parallela/e (vedi 1.4), la/le forma/e esclusa/e (vedi 1.5), la/le intestazione/i d’autorità correlata/e (vedi 1.6).  

Elementi All’interno di questa struttura gli elementi sono raggruppati in tre aree: 1. Area del controllo d’autorità stabilisce la intestazione d’autorità e provvede ai collegamenti con le altre intestazioni 2. Area delle informazioni fornisce le informazioni appropriate relative agli enti, persone, famiglie identificate nella intestazione d’autorità 3. Area delle note dà conto della redazione e dell’aggiornamento del record d’autorità.

Guidelines for the preparation and presentation of finding aids indicazioni generali per l'elaborazione di strumenti di ricerca accurati, coerenti e autoesplicativi, secondo principi non dipendenti dalla tecnica - tradizionale o automatizzata e/o dagli strumenti software e/o di codificazione elettronica utilizzati (come da esempio EAD, HTML, il formato MARC ecc.).

Un sistema integrato di strumenti per la ricerca Ogni strumento di ricerca deve essere pensato, come parte di un più ampio e comprensivo integrated finding aid system, all'interno del quale ciascun strumento sia disegnato in congiunzione con gli altri, e allo scopo di offrire reciproco complemento informativo. Oltre alle descrizioni sono necessarie altre componenti file di autorità, indici, thesaurus, ecc.,

Regole Nella creazione di strumenti attenersi a regole chiaramente stabilite attraverso la predisposizione di appositi manuali di procedure. Regole volte a definire definire a beneficio degli utenti, gli scopi dei vari strumenti di ricerca.

ISDIAH International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings, First edition Standard internazionale per la descrizione degli istituti conservatori di archivi Prima edizione 2008

Obiettivi Questo standard fornisce norme generali per la standardizzazione delle descrizioni degli istituti conservatori di archivi

Obiettivi 2 fornire una guida pratica per identificare e contattare gli istituti conservatori di archivi, e per accedere alla documentazione archivistica e ai servizi disponibili;

Obiettivi 3 produrre directory e/o di liste d’autorità degli istituti conservatori; stabilire collegamenti con liste d’autorità di biblioteche e musei e/o sviluppare directory condivise di istituzioni culturali a livello regionale, nazionale e internazionale, e produrre statistiche relative agli istituti conservatori di archivi, a livello regionale, nazionale o internazionale.

EAC e EAC(CPF) Per le sintesi su EAD e EAC si è fatto in parte riferimento al sito ICAR Standard per la creazione della struttura semantica (DTD) all'interno della quale è possibile codificare in formato XML le notizie sui soggetti produttori d'archivio, ovvero i record d'autorità archivistici conformi ad ISAAR(CPF).

EAC(CPF) Nel 2010 è stata publicata la nuova versione dello schema e della relativa tag library di EAC-CPF (frutto del lavoro dell'EAC-CPF Working Group) il cui obiettivo è quello di favorire l'interoperabilità tra sistemi informativi archivistici diversi, indipendentemente dai supporti hardware e software utilizzati.

EAD EAD (Encoded Archival Description) Elaborato nel 1998 dalla Society of American Archivists in collaborazione con la Library of Congress, EAD è uno standard per la creazione di una strutura semantica (DTD) all'interno della quale è possibile codificare in formato XML strumenti di corredo archivistici di qualsiasi tipologia.

Obiettivi gestione e condivisione del patrimonio documentario, supporto per la conservazione, accessibilità, fruizione e trattamento del materiale

Accesso integrato “A goal of EAD is to make archival resources from many institutions accessible to users. To achieve this goal, EAD must accommodate a wide range of internationally divergent descriptive practices. The standard must be responsive to clearly articulated needs across the range of institutional or media-specific archival contexts”.

Struttura e non contenuto EAD is a data structure and not a data content standard. It does not prescribe how one formulates the data that appears in any given data element - that is the role of external national or international data content standards.

Struttura e non rappresentazione EAD focuses on the structural content of archival description, not on its presentation. However, the standard must provide sufficient mechanisms to support output in a variety of formats. These may include traditional forms of finding aids such as registers, inventories, and lists of various sorts, as well as new output forms for both web display and print.

XML utilizza la tecnologia XML per la conservazione e la comunicazione dei dati, circostanza che rende il modello dati indipendente da specifiche piattaforme hardware e software e la continuità della struttura e del contenuto garantisce l'accettabilità e la validità nel tempo di ogni applicazione che lo utilizzi;

Un’applicazione consente la conversione di strumenti di ricerca archivistici su supporto cartaceo e la loro pubblicazione in formato elettronico

Modello aperto è aperto a proposte di modifica, preferendo l'aggiunta piuttosto che la modifica di elementi, in modo che le versioni successive della DTD EAD siano compatibili con quelle precedenti.

Esempi di applicazione .doc Rinasco