Assemblea CODAU Roma, 2 dicembre 2005 Programma di Razionalizzazione della Spesa per la Pubblica Amministrazione

2/ Il Programma di Razionalizzazione della Spesa per la PA - Gli ambiti di intervento garantire l'efficienza dei processi d'acquisto attraverso la semplificazione delle procedure e la riduzione dei tempi di approvvigionamento Il Programma supportare la P.A. nella gestione del processo di cambiamento determinato dall'evoluzione normativa e dall' innovazione tecnologica promuovere modalità innovative di gestione degli acquisti anche attraverso l'uso di strumenti di e-Procurement facilitare il contatto delle Imprese con la Pubblica Amministrazione, mettendo a disposizione strumenti trasparenti e accessibili per la vendita di beni e servizi contribuire allo sviluppo e alla diffusione degli "acquisti verdi" nel mondo della Pubblica Amministrazione supportare la P.A. nella realizzazione di iniziative specifiche mettendo a disposizione servizi e competenze specialistici in tema di acquisti Supporto alla P.A. Efficienza dei processi Green procurement e-Procurement Collaborazione con Imprese Gestione del cambiamento

3/ Potenziale contesto evolutivo per le unità acquisti della P.A. EVOLUZIONI TECNOLOGICHE Impiego di strumenti innovativi di e-Procurement quali cataloghi elettronici, aste elettroniche, marketplace Informatizzazione complessiva delle P.A. Mercato esterno di fornitura profondamente rinnovato Disponibilità di dati di controllo Impiego di strumenti innovativi di e-Procurement quali cataloghi elettronici, aste elettroniche, marketplace Informatizzazione complessiva delle P.A. Mercato esterno di fornitura profondamente rinnovato Disponibilità di dati di controllo EVOLUZIONE ORGANIZZATIVA Semplificazione delle procedure di acquisto Revisione del modello organizzativo degli uffici Focus sulle funzioni di programmazione e monitoraggio della spesa Semplificazione delle procedure di acquisto Revisione del modello organizzativo degli uffici Focus sulle funzioni di programmazione e monitoraggio della spesa Scenario innovativo per il personale delle P.A. coinvolto nel processo di acquisto EVOLUZIONI CULTURALI Maggiore attenzione al fabbisogno reale Maggiore attenzione ai livelli di servizio richiesto Elevato scambio di informazioni tra le diverse Amministrazioni per condividere le migliori modalità operative Maggiore attenzione al fabbisogno reale Maggiore attenzione ai livelli di servizio richiesto Elevato scambio di informazioni tra le diverse Amministrazioni per condividere le migliori modalità operative

4/ DPR 11 nov 2004 n. 325 …. predisposizione di appositi formulari per acquisire informazioni di dettaglio sugli aspetti qualitativi e quantitativi dei beni/servizi, in modo da garantire una maggiore aderenza ai fabbisogni delle PP.AA. “… la violazione della norma comporta nullità dei contratti, e la stipula degli stessi è causa di responsabilità amministrativa per il dipendente che li ha sottoscritti…” L’evoluzione dello scenario normativo di riferimento Legge Finanziaria 2003 L. 289/02 “…obbligo di utilizzare le procedure previste dalla normativa comunitaria quando il valore del contratto è superiore a €, tranne nel caso in cui si utilizzi il sistema delle convenzioni …” Legge Finanziaria 2003 L. 289/02 “…obbligo di utilizzare le procedure previste dalla normativa comunitaria quando il valore del contratto è superiore a €, tranne nel caso in cui si utilizzi il sistema delle convenzioni …” da obbligo ….. a opportunità …. … utilizzazione dei parametri di prezzo e qualità delle convenzioni come limiti massimi per l’acquisto di beni e servizi comparabili Legge L. 191 del 30 luglio 2004 “facoltatività del ricorso alle convenzioni stipulate dalla Consip…” Legge L. 191 del 30 luglio 2004 “facoltatività del ricorso alle convenzioni stipulate dalla Consip…”

5/ -Verificare il rispetto dei livelli di servizio e gli adempimenti contrattuali previsti in Convenzione attraverso una verifica costante delle prestazioni erogate dai Fornitori -Promuovere azioni correttive del livello di servizio fornito -Promuovere azioni migliorative nella progettazione delle Convenzioni successive, apportando modifiche, ove necessario, alla struttura dei capitolati Monitoraggio delle forniture Da Captive a Market Driven - comunicazioni dirette di richiamo nei confronti dei fornitori - comunicazioni alle PP.AA. volte a sensibilizzarle sull’applicazione delle penali - attivazioni di ulteriori cicli di verifiche ispettive Rilevazione dei fabbisogni Al fine di migliorare i servizi offerti e soddisfare le esigenze specifiche delle Amministrazioni si effettuano periodicamente indagini di approfondimento volte alla rilevazione dei fabbisogni delle Amministrazioni Al fine di migliorare i servizi offerti e soddisfare le esigenze specifiche delle Amministrazioni si effettuano periodicamente indagini di approfondimento volte alla rilevazione dei fabbisogni delle Amministrazioni Differenziazione degli strumenti e delle attività Negozi Elettronici Mercato Elettronico Gare Telematiche DA “CAPTIVE” A “MARKET DRIVEN” Orientamento al mercato …sviluppo di iniziative definite in base a volumi di spesa e risparmi in un mercato in parte “obbligato” … sviluppo di iniziative definite in base alle specifiche esigenze delle amministrazioni in un mercato “liberalizzato” 2005 Progetti specifici

6/ I Vantaggi Semplificazione del processo di acquisto in Convenzione, riducendo sensibilmente i tempi di approvvigionamento I Vantaggi Semplificazione del processo di acquisto in Convenzione, riducendo sensibilmente i tempi di approvvigionamento Come funzionano? Gli utenti hanno la possibilità di ricercare i prodotti/servizi in Convenzione e di procedere all’acquisto on-line, attraverso un percorso guidato Come funzionano? Gli utenti hanno la possibilità di ricercare i prodotti/servizi in Convenzione e di procedere all’acquisto on-line, attraverso un percorso guidato Cosa Sono? I Negozi Elettronici sono “vetrine” disponibili sul Portale per effettuare gli acquisti in Convenzione direttamente on-line Cosa Sono? I Negozi Elettronici sono “vetrine” disponibili sul Portale per effettuare gli acquisti in Convenzione direttamente on-line ESEMPIO Negozio Elettronico che espone sul Portale i videoproiettori in Convenzione Negozi Elettronici Gli strumenti di e-Procurement – Negozi elettronici

7/ I Vantaggi Accelerazione dei tempi di esecuzione delle gare Accelerazione dei tempi di ricezione e valutazione delle offerte Riduzione degli oneri di gestione della gara Garanzia di maggiore trasparenza Snellimento della documentazione di gara Possibilità di accrescere i risparmi rispetto alla base d’asta I Vantaggi Accelerazione dei tempi di esecuzione delle gare Accelerazione dei tempi di ricezione e valutazione delle offerte Riduzione degli oneri di gestione della gara Garanzia di maggiore trasparenza Snellimento della documentazione di gara Possibilità di accrescere i risparmi rispetto alla base d’asta Come funzionano? Le Gare Telematiche sono precedute dalla pubblicazione del bando per l’abilitazione dei potenziali fornitori I criteri di aggiudicazione possono essere di due tipi: Al prezzo più basso: si fa riferimento alla sola componente economica All’offerta economicamente più vantaggiosa: sistema di ponderazione delle offerte economiche attraverso parametri tecnico- qualitativi standardizzati. Come funzionano? Le Gare Telematiche sono precedute dalla pubblicazione del bando per l’abilitazione dei potenziali fornitori I criteri di aggiudicazione possono essere di due tipi: Al prezzo più basso: si fa riferimento alla sola componente economica All’offerta economicamente più vantaggiosa: sistema di ponderazione delle offerte economiche attraverso parametri tecnico- qualitativi standardizzati. Cosa Sono? Le Gare Telematiche sono procedure di selezione del fornitore, basate su sistemi di negoziazione telematica, valide per importi sia superiori sia inferiori alla soglia comunitaria. Cosa Sono? Le Gare Telematiche sono procedure di selezione del fornitore, basate su sistemi di negoziazione telematica, valide per importi sia superiori sia inferiori alla soglia comunitaria. Gare Telematiche Gli strumenti di e-Procurement – Gare Telematiche

8/ I Vantaggi Cos’è? Il Mercato Elettronico della P.A. è un mercato digitale dove le Amministrazioni registrate e le Imprese abilitate possono effettuare negoziazioni dirette, veloci e trasparenti per acquisti sotto la soglia comunitaria Cos’è? Il Mercato Elettronico della P.A. è un mercato digitale dove le Amministrazioni registrate e le Imprese abilitate possono effettuare negoziazioni dirette, veloci e trasparenti per acquisti sotto la soglia comunitaria Mercato Elettronico Gli strumenti di e-Procurement – Mercato Elettronico Come funziona? Il Mercato Elettronico della P.A. consente di gestire on-line: Il confronto tra i prodotti a catalogo L’emissione dell’ordine e/o la richiesta d’offerta per i prodotti a catalogo Come funziona? Il Mercato Elettronico della P.A. consente di gestire on-line: Il confronto tra i prodotti a catalogo L’emissione dell’ordine e/o la richiesta d’offerta per i prodotti a catalogo Riduzione di costi e tempi di acquisto Accessibilità a una base potenzialmente maggiore di fornitori abilitati Facilità di confronto dei prodotti e trasparenza informativa Possibilità di tracciare gli acquisti e quindi di controllare la spesa, eliminando ogni supporto cartaceo Negoziazione diretta con i fornitori di tempi, prezzi e condizioni Ottimizzazione dei costi di intermediazione commerciale Possibilità di utilizzo di un nuovo canale di vendita, complementare a quelli già attivati Recupero di competitività, in particolar modo nei mercati locali Maggiore visibilità dei propri prodotti per la P.A.per le Imprese

9/ Complementarietà Convenzioni Mercato Elettronico Trattano in maniera centralizzata beni e servizi con caratteristiche standard Le modalità di fornitura - consegna dei beni ed erogazione dei servizi – sono predefinite A fronte di ogni Convenzione, vi è un unico aggiudicatario per l’intero territorio nazionale, per una determinata area geografica o merceologica (lotto) Spesso i fornitori sono aziende di dimensioni medio-grandi, in grado di soddisfare una domanda per volumi rilevanti Consentono risparmi derivanti dall’aggregazione della domanda Consente di richiedere modalità di fornitura personalizzate (es. consegna in giorni od orari diversi da quelli previsti) Le P.A. possono acquistare lo stesso bene da fornitori diversi, scegliendo quello che preferiscono sulla base delle loro puntuali esigenze Consente l’accesso anche ai piccoli fornitori, che possono sfruttare il vantaggio competitivo della vicinanza geografica alle P.A. Locali Consente risparmi derivanti dalla possibilità di confrontare l’offerta di più fornitori in maniera agevole e veloce Consente di richiedere offerte a più fornitori per beni e servizi con caratteristiche particolari Il Programma di Razionalizzazione della Spesa per la PA – La complementarietà tra gli strumenti

10/ MEPA – I risultati Transazioni Fonte: Consip Valore degli acquisti gestiti sul MEPA da parte delle Università al 31 ott 2005 : €

11/ Conoscenza della pianificazione delle iniziative Differenziazione dell’offerta Differenziazione degli strumenti Definizione di livelli minimo di servizio Attenzione all’esecuzione del contratto I punti di attenzione per sviluppare il rapporto con il mondo Universitario : Il Programma di razionalizzazione della spesa pubblica e il mondo delle Università – Punti di attenzione

12/ Supporto consulenziale in materia di razionalizzazione della spesa Supporto ad iniziative di aggregazione della domanda Sviluppo di nuove competenze e profili professionali nella funzione acquisti Gestione di gare telematiche Rilevazione puntuale dei fabbisogni Condivisione delle strategie di gara per le Convenzioni di futura attivazione, di particolare interesse degli Atenei Raccolta dei fabbisogni e dei dati di spesa degli Atenei, al fine di ampliare la copertura merceologica esistente, sulla base di esigenze specifiche Avvio di progetti di collaborazione sull’e-procurement Verifica degli impatti organizzativi del MEPA sui processi di acquisto degli Atenei, a livello di Amministrazione Centrale  Confronto su soluzioni innovative, in ambito acquisti, adottate dagli Atenei e gli ambiti di collaborazione …… Il Programma di razionalizzazione della spesa pubblica e il mondo delle Università - Ambiti di collaborazione

13/ Principali collaborazioni realizzate nel 2005 Università di Sassari: Rdo per Servizi di Igiene Ambientale per 7 dipartimenti valore totale € (con creazione di un modello di “condizioni particolari” di riferimento) Università Federico II- Napoli: RDO per noleggio quadriennale di fotocopiatori € Università di Catanzaro: RDO per Segnaletica Ambientale € Università di Bologna RDO per fornitura pc: € Università Piemonte Orientale RDO per Segnaletica Ambientale € Università di Lecce,Udine,Genova: Collaborazioni per modifica regolamenti di Amministrazione, Finanza e contabilità degli Atenei e/o stesura circolari al fine di diffondere l’utilizzo sistematico del MEPA per gli acquisti sottosoglia Università Milanesi Realizzazione gara telematica per la fornitura di materiale igienico sanitario e avvio nuova gara per biglietteria aerea

14/ La struttura Consip dedicata alle Università Alessandra Di Maria Laura Spagnolo Anna Vidoni Benedetta Rizzuti