TRA GUIDA E CONTROLLO: LA CHECK LIST RETE MUSA – Polo Qualità di Napoli

Non importa quanto tu sia esperto di una materia: l’errore è sempre possibile. Ma non per questo ci si deve rassegnare a commetterlo ATUL Gawande

Nella gestione di un processo, può essere utile dotarsi di una strategia per evitare errori, uno strumento che si basi sull'esperienza maturata e che sia capace di consentire una verifica delle azioni da compiere.

Tale strumento può essere costituito dalle  CHECK LIST.

CHECK LIST LISTA DI RISCONTRO È COSTITUITA DA UN ELENCO ESAUSTIVO DI COSE DA FARE O DA VERIFICARE PER ESEGUIRE UNA DETERMINATA ATTIVITÀ.

Ricorrere alle checklist non è facile Ricorrere alle checklist non è facile. Pur ammettendo che sia possibile sbagliare, il nostro lavoro ci sembra troppo complesso per essere ridotto ad una semplice checklist.

Dietro le checklist c’è una scienza Preparare una lista di controllo è un’operazione complessa La loro applicazione risulta particolarmente utile nei processi complessi. i chimici sono sicuramente tra le categorie che fanno uso massiccio delle checklist negli ambiti più svariati: quando si dedicano alla ricerca, quando si occupano di sicurezza, anche quando devono scrivere una relazione su un lavoro sperimentale poiché esse rendono più «agevole» il lavoro consentendo di tenere sempre memoria viva dell’agito e dell’agire fututo.

se sono scritte male possono portare a gravi conseguenze un conto è usare una lista, un altro è prepararla perché sia fruibile da altri se sono scritte male possono portare a gravi conseguenze QUESTA CAPACITÀ SEGNA LO SPARTIACQUE TRA IL MERO ESECUTORE E IL PROFESSIONISTA Pensiamo a un piano di evacuazione: chi lo scrive deve essere consapevole che nonostante le prove in seguito ai finti allarmi, esse dovranno reggere al fuggifuggi generale nella malaugurata occasione di una reale calamità. Ancora: pensiamo a chi prepara e compila le checklist per la valutazione della sicurezza chimica di un laboratorio; le variabili sono talmente tante che ormai i professionisti sono supportati da particolari software …a loro volta basati su un uso intelligente delle checklist.

UNA CHECK LIST DEVE ESSERE APPROPRIATA AL PROCESSO A CUI FUNGE DA RISCONTRO. QUINDI DEVE ESSERE: leggibile, completa ma senza inutili divagazioni, sintetica ma chiaro E più il settore di applicazione è complesso più è difficile scrivere le checklist in modo appropriato.

Le check list sono dunque elenchi di domande, anche banali, che aiutano a non dimenticare i passaggi fondamentali nel lavoro standard. Gli elenchi sono costruiti in modo tale che la persona che effettua il lavoro spunta i passaggi e si assicura di non averne saltato nessuno. L'elenco delle attività "da mettere in atto" costituisce, più correttamente, una "linea guida". La linea guida è un insieme di raccomandazioni sviluppate sistematicamente, sulla base di conoscenze continuamente aggiornate e valide, redatto allo scopo di rendere appropriato, e con un elevato standard di qualità, un comportamento desiderato. Tali norme sono una base di partenza per l'impostazione di comportamenti e modus operandi condivisi in organizzazioni di ogni genere (sia private, sia pubbliche) nel campo sociale, politico, economico, aziendale, medico e così via. Prevalentemente non si tratta di procedure obbligatorie (in questo caso si parla di protocollo, di codice o procedura).

LA CHECK LIST: COS’È È UN DOCUMENTO CHE FA PARTE DI UN PROCESSO È LO STRUMENTO PER LA "VERIFICA PROCEDURALE" DEL PROCESSO STESSO VIENE UTILIZZATA "A POSTERIORI" QUANDO E SE IL PROCESSO NON HA RAGGIUNTO L'OBIETTIVO PREVISTO

IL METODO PIÙ SEMPLICE E SICURO PER PORTARE A TERMINE ATTIVITÀ CHE PREVEDONO MOLTI PASSI E CHE RICHIEDONO PARTICOLARE ATTENZIONE È LA SPUNTA DEGLI ELEMENTI DI UNA LISTA DI CONTROLLO. PARTICOLARE ATTENZIONE VA QUINDI POSTA ALLA FUNZIONE DEGLI ITEM, CHE DIVENTANO STRUMENTI GUIDA PER L’ESECUZIONE DEI CONTROLLI

LE CHECKLIST SERVONO PER EVITARE ERRORI BANALI Nella progettazione di un prodotto, servono per ricordarsi di aver controllato tutti i passaggi fondamentali per costruire un determinato assieme e di aver completato tutti i passaggi che garantiscono che il prodotto non si romperà al primo utilizzo Nella produzione ad esempio servono come fondamento per fare l’audit del posto di lavoro e della procedura standard in atto. Nella sanità servono come controllo che durante le operazioni, siano stati raccolti tutti gli attrezzi necessari per fare l’operazione e non dimenticati nel corpo . Nei servizi possono servire a ricordarsi di aver fatto tutti i passaggi di pulizia di una camera alberghiera e non dimenticare quell’asciugamano sporco sotto il letto… LE CHECKLIST SERVONO PER EVITARE ERRORI BANALI

In un ambiente complesso gli esperti rilevano due grandi difficoltà: la fallacità della memoria e dell'attenzione umana, soprattutto quando si parla di compiti di routine la sensazione che saltare qualche step della procedura non provochi alcun danno Le checklist mettono al riparo proprio da queste due grandi cause di errori, ricordando quali sono i passi assolutamente indispensabili da seguire in una procedura. Offrono, inoltre, la possibilità di verificare il lavoro mentre lo si fa e sottopongono l’attore ad una sorta di disciplina che conduce a una performance migliore.

Le checklist devono essere aggiornate continuamente Il loro aggiornamento fa parte della hansei (riflessione), la fase successiva al un ciclo completo PDCA: hansei serve per riflettere e definire le nuove procedure, il nuovo lavoro standard da usare da quel momento in poi. Nella definizione del nuovo lavoro standard vengono definite anche le nuove checklist, domande che ci aiutano per poter seguire il nuovo standard senza fare errori.

Una checklist non può esistere se non esiste lo standard. Ma una volta definito lo standard, può essere costruita la checklist. Basterà scorrere le domande e verificare che è stata seguita la procedura. Le checklist, come del resto anche gli standard, sono entità dinamiche e non statiche: quando si fa un miglioramento deve essere ridefinito lo standard e anche la sua checklist.

CHECK LIST E CAMBIAMENTO Le checklist sono fondamentalmente una assicurazione contro l’eccesso di fiducia. Una checklist da sola non provocherà mai un’innovazione. Ciò che le checklist possono fare è di allenare la mente innovativa e creativa sulle cose giuste. Facciamo un esempio. Esiste uno studio classico in psicologia che chiedeva gli studenti di trovare una soluzione per il cronico problema di parcheggi presso la loro università. Le idee spaziavano dall’aumento delle tariffe fino alla creazione di spazi di parcheggio “più compatti”. Dopo che le idee sono state raccolte, un gruppo di esperti le ha valutate eliminando opzioni sceme o poco pratiche ed ha individuato un gruppo delle “soluzioni migliori”. Un risultato medio per persona di questa sessione di brainstorming ha evidenziato che un individuo da solo riusciva ad individuare solo il 30% delle soluzioni migliori. Si tratta di un risultato eccellente per una persona singola. Ma ciò che meraviglia è il seguente fatto: le persone che hanno partecipato a questo brainstorming hanno previsto fiduciosamente che avrebbero identificato il 75% delle idee migliori. Immaginatevi pertanto se a questi studenti venivano date le checklist con le categorie delle soluzioni per guidare il loro modo di pensare riguardo la soluzione del problema di parcheggio. Gli avremmo ricordato di pensare ad argomenti come “soluzioni che innalzano il costo di parcheggio” e ” soluzioni che rendono possibile il parcheggio del maggior numero di macchine nello stesso spazio” ecc. Ciò avrebbe scatenato il loro modo di pensare nelle varie direzioni e gli avrebbe permesso di non dimenticarsi di alcuni punti chiave della considerazione.

IL RUOLO DELLA CHECK LIST NEGLI AUDIT ISO 9001 Nel documento preparato dall'ISO 9001 Auditing Practices Group Guidance, dal titolo: "The role and value of the audit checklist", viene specificato che l'uso della checklist e di eventuali altri moduli non deve limitare le normali attività legate all'audit ISO 9001 che possono variare in base ai risultati e ai dati raccolti durante la verifica. Nella ISO 19011, si specifica che documenti come la checklist e un piano del l'audit "possono" essere inclusi nelle fasi di preparazione della verifica ispettiva interna.

IL RUOLO DELLA CHECK LIST NEGLI AUDIT ISO 9001 La check list è utile per risparmiare del tempo e per riscontrare che la verifica ispettiva interna che state preparando copra tutti i requisiti indicati nella norma Una checklist, dunque, può essere un valido supporto per non dimenticare di verificare nemmeno uno dei requisiti riportati nella norma di riferimento ma non è assolutamente necessaria. Gli auditor, dunque, dovrebbero percepire la checklist come valore aggiunto e utilizzarla solo se la ritengono tale. Ci sono, però, sicuramente dei motivi validissimi per utilizzare una checklist durante l'audit. Vediamo quali sono i principali:

IL RUOLO DELLA CHECK LIST NEGLI AUDIT ISO 9001 aiuta a pianificare meglio la verifica assicura un buon approccio aiuta a seguire una strada tracciata in precedenza, portando ad un notevole risparmio di tempo serve come promemoria supporta le tecniche per fare buone domande e per ottenere maggiori informazioni aiuta l'auditor a svolgere una verifica migliore aiuta ad affrontare l'audit in maniera sistematica e a raccogliere le evidenze necessarie

IL RUOLO DELLA CHECK LIST NEGLI AUDIT ISO 9001 fornisce la struttura della verifica e assicura che lo scopo dell'audit venga rispettato offre un valido supporto per registrare le note e le osservazioni raccolte durante lo svolgimento del colloquio diviene a tutti gli effetti una registrazione della Qualità e, quindi, la prova che l'audit si è svolto in un certo modo può diventare una base utilissima per sviluppare la pianificazione di verifiche future sulla medesima area aziendale può essere anticipata alla persona che verrà auditata perché possa prepararsi alla verifica

LA RETICENZA NELL’UTILIZZO DELLE CHECK LIST Detto questo, ci sono, però, anche molte ragioni che spingono a non utilizzare questo strumento. Di seguito proveremo ad elencare le più importanti: può intimidire la persona che viene auditata il suo focus potrebbe essere troppo limitato per identificare i problemi specifici di alcune aree può contribuire ad ingessare troppo l'audit se condotto da un verificatore poco esperto che si appoggi solo alla checklist non è un sostituto della fase di pianificazione della verifica che potrebbe venire trascurata può creare problemi di comunicazione durante il colloquio

LA FINALITÀ DELL’APPLICAZIONE DELLE CHECK LIST CONSISTE NEL FAVORIRE IN MODO SISTEMATICO L’ADERENZA ALL’IMPLEMENTAZIONE DEGLI STANDARD DI PROCESSO INDIVIDUATI TALE STRUMENTO SOSTIENE SIA I CAMBIAMENTI DI SISTEMA, SIA I CAMBIAMENTI DEI COMPORTAMENTI INDIVIDUALI, CONTRASTANDONE I POSSIBILI FATTORI DI FALLIMENTO.

PER QUESTO RISULLTA UTILE E FUNZIONALE NEL SISTEMA GESTIONE QUALITÀ SECONDO LA NORMA UNI ENISO 9004 - 2009

COERENZA FRA CHECK LIST E PROCEDURA NELLA NORMA ISO 9004 - 2009 COERENZA FRA CHECK LIST E PROCEDURA

Oggetto Sì No Osservazioni Check list di controllo relativa alla procedura di sistema: SVILUPPO E GESTIONE DEL POF Intervistatore:_________________________________________ Oggetto Sì No Osservazioni Tutti i docenti sono a conoscenza di questa procedura?   Il personale ATA è a conoscenza di questa procedura? Gli operatori sono consapevoli dello scopo della procedura? Esiste un responsabile per ogni attività prevista? Gli incarichi dei responsabili sono stati formalizzati? Gli incarichi conferiti sono stati descritti in modo preciso ed articolato? E’ stato definito l’obiettivo generale del POF?

Oggetto Sì No Osservazioni E’ stata effettuata e aggiornata la pianificazione della attività finalizzate alla stesura del testo?   Si è proceduto all’analisi e alla valutazione delle attività svolte nel precedente anno scolastico? I docenti responsabili di un progetto lo hanno definito pianificando tutte le fasi di sviluppo previste? Il Gruppo di lavoro ha esaminato i singoli progetti prima di inserirli nel POF presentato al Collegio dei docenti? Nel curare la stesura del POF il gruppo di lavoro ha verificato che esso sia completo in tutte le sue parti? La bozza del testo è stata messa a disposizione di tutti i docenti per eventuali suggerimenti e/o modifiche?

Oggetto Sì No Osservazioni E’ stato convocato entro il termine stabilito il Collegio dei docenti per l’approvazione del POF?   Sono state effettuate valutazione e monitoraggio delle attività e dei progetti inseriti nel POF? Gli operatori conoscono gli indicatori di processo ed i parametri in cui si deve mantenere l’attività? Gli indicatori di processo sono tutti rispettati? La documentazione è completa? Le modalità di accesso alla documentazione sono rispettate? I responsabili conoscono le modalità di accesso e l’allocazione della documentazione?

PROCEDURA DI SISTEMA SVILUPPO E GESTIONE DEL PIANO DELL’OFFERTA FORMATIVA

1.SCOPO   Lo scopo della presente procedura è definire le modalità per lo sviluppo, la documentazione, la gestione, la valutazione e la validazione del P.O.F. (Piano di Offerta Formativa) al fine di garantire efficacia, coerenza e trasparenza a tutte le iniziative didattiche curriculari ed extracurriculari intraprese nel corso dell’anno scolastico per tutte le parti interessate, sia esterne che interne.  2.CAMPO APPLICAZIONE Questa procedura è applicabile al P.O.F. inteso come quella parte della documentazione della scuola volta a definire: il progetto globale contenente linee guida strategiche in cui inserire le varie proposte educative e formative riguardanti studenti e docenti in linea con la mission della scuola le linee guida per l'insieme delle modalità di svolgimento e di valutazione del servizio didattico fornito dalla scuola durante l’anno scolastico.

CHI FA CHE COSA Il Dirigente Scolastico individuare un responsabile coordinatore dell’attività di sviluppo del Progetto P.O.F.; individuare gli insegnanti costituenti il gruppo di lavoro per il Progetto P.O.F. nell’ambito del Collegio dei Docenti; sviluppare le parti del Progetto P.O.F. di sua competenza; promuovere e garantire la presenza di tutte le parti interessate all’elaborazione del P.O.F. promuovere e attivare i rapporti con il territorio funzionali all’elaborazione e alla gestione del P.O.F.; relazionare al Collegio dei Docenti e al Consiglio d’Istituto relativamente ai contenuti del Progetto P.O.F.; individuare gli insegnanti a cui affidare il compito di sviluppare e portare a termine le iniziative indicate nel POF; relazionare al Collegio dei Docenti ed al Consiglio d’Istituto sugli esiti del POF. Il Collegio dei Docenti definire, in linea con l’autonomia didattica ed entro gli indirizzi generali tracciati dal Consiglio d’Istituto, il P.O.F; approvare il P.O.F. valutarne e validarne gli esiti

CHI FA CHE COSA Il Consiglio d’Istituto definire, in linea con l’autonomia didattica, gli indirizzi generali del P.O.F.; adottare il P.O.F.; valutarne e validarne gli esiti Il responsabile coordinatore, designato dal Dirigente Scolastico, sulla base delle indicazioni del Collegio dei Docenti: raccogliere le proposte attraverso apposita modulistica (da definire a cura di ogni scuola) pianificare le attività di sviluppo per il Progetto P.O.F.; coordinare il gruppo di lavoro; raccogliere e far archiviare il materiale relativo all’attività del Gruppo di lavoro in Segreteria.

CHI FA CHE COSA Il gruppo di lavoro: definire i contenuti del P.O.F., avvalendosi della collaborazione dei docenti e di tutte le parti interessate; approntare le schede di documentazione dei progetti/attività (da definire a cura di ogni scuola) riportare quanto definito nella Carta dei Servizi e nel documento descrittivo del P.O.F. La Funzione Strumentale designata per il compito: gestire lo svolgimento del POF; approntare, somministrare, raccogliere ed elaborare gli strumenti di monitoraggio previsti; relazionare al DS ed al Collegio dei Docenti sull’andamento della gestione e dei suoi esiti. Tutti gli insegnanti sono tenuti a: conoscere le linee guida educative e formative che stanno alla base del P.O.F. e a collaborare attivamente alla sua efficace implementazione

CHI FA CHE COSA Web master inserire il POF sul sito web dell’Istituto L’ufficio di Segreteria distribuire i moduli per la compilazione delle proposte di attività da inserire nel P.O.F. permettere l’accessibilità del P.O.F. a tutte le parti interessate del territorio attraverso una copia cartacea depositata presso l’Ufficio per la consultazione archiviare il documento in versione integrale, completo di tutti i materiali connessi

4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’: Progettazione Alla fine dell’anno scolastico, il Dirigente Scolastico designa all’interno del Gruppo di Pianificazione i componenti del gruppo di lavoro Progetto P.O.F. nonché il coordinatore responsabile del progetto.  La scelta dei docenti avviene sulla base delle loro competenze documentate nonché della loro disponibilità. Sulla base delle direttive del Dirigente Scolastico e di quanto stabilito nel Collegio dei docenti immediatamente precedente, il coordinatore convoca, nella terza decade del mese di giugno, il primo incontro del gruppo di lavoro allo scopo di: definire l'obiettivo generale del P.O.F. per l'anno scolastico seguente; effettuare ed aggiornare la pianificazione delle attività finalizzata alla stesura del testo da sottoporre all’esame e all’approvazione del Collegio dei Docenti e del Consiglio di Istituto entro la fine di settembre.

4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’: Progettazione Tali attività partono dalle analisi e dalle valutazioni seguenti di: gli indirizzi generali del Consiglio d’Istituto per il P.O.F.; le linee guida generali dei progetti curriculari ed extracurriculari degli anni precedenti; le schede di conclusione progetto e di valutazione relative alle varie attività svolte durante l’anno scolastico in via di conclusione; le nuove proposte giunte da docenti, genitori, alunni, personale ausiliario, enti locali ed associazioni operanti sul territorio. Per queste ultime le modalità di progettazione, gestione, valutazione e validazione delle attività proposte sono quelle stabilite dal Sistema di Gestione Qualità dell’Istituto; questa clausola viene riportata nel/i protocollo/i d’intesa eventualmente stipulati con soggetti esterni alla scuola.

4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’: Stesura, approvazione e diffusione Individuati gli obiettivi del P.O.F., le linee guida, i progetti da sviluppare e come tali da inserire nel documento finale, le relative scadenze, sulla base di quanto definito all’inizio del nuovo a.s., il D.S., nel corso del primo Collegio dei Docenti di settembre, procede con l'assegnazione degli incarichi ai docenti da coinvolgere sui singoli progetti. Ciascun docente, designato quale Responsabile di sviluppare un progetto/attività, partendo dagli obiettivi generali e dalle linee guida definite dal gruppo di lavoro, procede allo sviluppo dello specifico progetto definendo: obiettivi e finalità del progetto; contenuti; destinatari; metodologie; durata; risorse umane e strumentali, rispetto alle quali deve essere prodotta anche l'analisi dei costi; modalità di verifica dei risultati;

4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’: Stesura, approvazione e diffusione e pianificandone le fasi di sviluppo e le relative responsabilità tramite apposito modulo distribuito dalla Segreteria tale modulo va consegnato entro la seconda decade di settembre al gruppo di lavoro per la valutazione e l'approvazione prima dell'inserimento nel documento finale e quindi nella programmazione per l'anno scolastico in corso. Ogni Responsabile si impegna inoltre a segnalare, nel corso del lavoro, le opportunità di miglioramento e di correzione/prevenzione di possibili non conformità, nella logica del miglioramento continuo. Il gruppo di lavoro cura la stesura del testo del P.O.F. tenendo conto che esso deve contenere: le linee guida generali del progetto didattico della scuola; le schede dei progetti attuati da più tempo e di interesse più generale che si intendono riproporre per l’anno scolastico in corso le schede di sintesi relative ai nuovi progetti le linee generali dell’organizzazione della scuola le modalità di monitoraggio, valutazione e validazione.

4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’: Stesura, approvazione e diffusione Il testo, così redatto sotto forma di bozza, viene messo, entro la seconda decade di settembre, a disposizione di tutti i docenti e di tutte le parti interessate interne ed esterne, per eventuali suggerimenti e/o modifiche da apportare.  Valutate le eventuali modifiche proposte, il gruppo di lavoro provvede alla stesura definitiva del testo entro fine settembre.  Successivamente il Dirigente Scolastico convoca, sempre entro la fine di settembre, il Collegio dei Docenti, indicando nell’Ordine del Giorno la presentazione e discussione del P.O.F.. Durante le riunione del Collegio dei Docenti e del Consiglio d’Istituto, viene presentato e discusso il P.O.F. fino ad arrivare alla sua approvazione ed alla sua adozione, così da approvare, di conseguenza, tutti i progetti in esso contenuti e tutte le proposte coerenti con esso che potrebbero essere presentate durante lo stesso anno scolastico al Dirigente Scolastico e ai suoi collaboratori dagli stessi docenti. L’approvazione del P.O.F. risulta dai relativi verbali archiviati in Segreteria. Una sintesi del testo del P.O.F. così approvato viene allegato alla Carta dei Servizi e come tale viene consegnato, durante il mese di ottobre a tutti quanti fra i docenti, il personale interno e le famiglie degli alunni ne facciano richiesta.

4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’: Gestione del P.O.F. Dopo l’approvazione e l’adozione la gestione operativa del P.O.F. viene affidata alla relativa Funzione Strumentale, che monitorizza e documenta la realizzazione delle attività e ne riferisce, mettendo in opera, se necessario, azioni correttive e/o di miglioramento. Nel corso dell’anno scolastico, è possibile presentare da parte di docenti, genitori e istituzioni proposte di progetti e di attività; esse vengono vagliate dal Dirigente Scolastico e dalla Funzione Strumentale P.O.F. relativamente alla loro validità, fattibilità e pertinenza col P.O.F. approvato e possono essere immediatamente attuate seguendo le modalità sopra precisate e previa approvazione del Collegio dei Docenti   Tutti i docenti designati per i singoli progetti e tutti i gruppi di lavoro sui grandi temi, procedono nello svolgimento delle attività secondo quanto definito nel P.O.F. e pianificato per ogni specifico progetto.

4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’: Valutazione e validazione dei risultati Alla fine delle attività e comunque entro la fine dell’ anno scolastico, i docenti ed i responsabili di attività compilano le schede di conclusione progetto relative alle attività scolastiche, provvedendo anche alla raccolta delle schede di valutazione elaborate dai partecipanti al progetto sia per le attività curriculari che extracurriculari. (da definire a cura di ogni scuola)   Queste relazioni, insieme con le valutazioni delle indagini sulla soddisfazione delle parti interessate, con le azioni di monitoraggio previste dal P.O.F. stesso e con i risultati dell’autovalutazione d’istituto tramite COMETA, permettono alla Funzione Strumentale al POF, partendo da fine maggio, di compilare un elenco di tutte le attività trattate suddiviso in base ai progetti generali e ai grandi temi. Nel caso di coprogettazione e cogestione di una iniziativa con un soggetto/i esterno/i, le attività di valutazione e validazione sono effettuate sempre dalla scuola, in linea con quanto stabilito dalle procedure del Sistema Gestione Qualità..

4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’: Valutazione e validazione dei risultati Sulla base di questa documentazione la Funzione Strumentale stende una relazione finale sui seguenti punti: descrizione delle attività svolte; risultati del monitoraggio e degli strumenti di verifica; eventuali modifiche da introdurre nel P.O.F. per il successivo a.s. . Le relazioni forniscono al Dirigente Scolastico elementi per formulare la relazione globale sul P.O.F. in relazione agli obiettivi di miglioramento e agli indicatori di processo fissati, che viene sottoposta sia al Collegio dei Docenti che al Consiglio d’istituto durante le ultime riunioni dell’anno.  Il Collegio dei Docenti discute i dati e le valutazioni sopraccitate e le approva, validando così i risultati del P.O.F.  Il Consiglio d’Istituto approva la parte di sua competenza e, sulla base di quanto emerso dai monitoraggi, dai risultati della indagine sulla soddisfazione delle parti interessate, dai risultati del Piano di miglioramento e dall’autovalutazione d’istituto tramite COMETA imposta le linee di indirizzo per il P.O.F. dell’anno scolastico successivo.

5.INDICATORI DI PROCESSO (si elencano di seguito alcuni possibili indicatori di processo: percentuale dei progetti e delle attività in linea con le previsioni di tempo e di spesa percentuale della frequenza delle attività curricolari percentuale della frequenza delle attività extracurricolari numero dei reclami pervenuti per quanto riguarda l’ambito didattico numero dei reclami pervenuti per quanto riguarda l’ambito organizzativo numero dei soggetti esterni coinvolti nella progettazione e nell’implementazione del P.O.F. numero delle azioni di miglioramento proposte numero delle azioni di miglioramento implementate ……………………………………………. (il trend positivo/negativo su base almeno triennale di questi indicatori può rappresentare una batteria di possibili indicatori di risultato desunti da COMETAplus)

6.RIFERIMENTI Politica della Qualità Capitolo 5 – Strategia e politica, del Manuale della Qualità d’Istituto UNI EN ISO 9004:2009 7.ARCHIVIAZIONI Il documento P.O.F. viene reso accessibile alla consultazione, sia in forma cartacea (presso la Segreteria della scuola) che digitale (pubblicazione sul sito web della scuola) a tutte le parti interessate e a tutto il territorio. Le relazioni, le schede e i monitoraggi vengono archiviati a cura della Segreteria, dove restano disponibili per la consultazione e dove vengono conservati per cinque anni, come parte dell’Archivio materiali didattici dell’Istituto. 8.TERMINOLOGIA ED ABBREVIAZIONI Cfr. Capitolo 3 – Termini e definizioni del Manuale della Qualità d’Istituto UNI EN ISO 9004:2009 9.DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Organigramma d’Istituto Funzionigramma d’istituto

LE CHECK LIST POSSONO ESSERE USATE ANCHE AL DI FUORI DELLE NORME. L’IMPORTANTE è CHE IL PROCESSO SOTTOPOSTO A RISCONTRO SIA PROCEDURALIZZATO

Check list per valutare l'efficacia di una riunione La riunione è cominciata all'orario previsto (massimo cinque minuti di flessibilità)? Tutti i presenti sono stati coinvolti ed hanno avuto modo di esprimere le proprie considerazioni? Abbiamo mantenuto il controllo della discussione sugli obiettivi prefissati della riunione? Gli strumenti di supporto alla riunione sono stati adeguati? È stata rispettata la scaletta della riunione (temi, modalità e tempi)? Siamo riusciti a mantenere alta l'attenzione e l'interesse dei partecipanti? Abbiamo fatto un riassunto finale di quanto detto? Tratto dal libro "Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli, 2007 «Se perdi un’ora al mattino la cercherai per tutto il giorno». Lord Chesterfield

Check list per valutare l'efficacia di una riunione Abbiamo ultimato la riunione con la definizione di un concreto piano d'azione (chi fa che cosa entro quando e i relativi momenti di controllo previsti)? La riunione ha raggiunto gli obiettivi prefissati? La riunione è finita all'orario prestabilito? Abbiamo inviato ai partecipanti un resoconto di quanto definito durante la riunione? Abbiamo effettuato lo stato avanzamento lavori rispettando le tempistiche definite? Abbiamo portato a termine il piano d'azione? Questo è naturalmente il parametro di valutazione più importante circa l'efficacia e quindi l'utilità delle nostre riunioni. Abbiamo comunicato e condiviso con i partecipanti i risultati concreti ottenuti anche se negativi? Tratto dal libro «Più risultati in meno tempo» come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli, 2007 «Se perdi un’ora al mattino la cercherai per tutto il giorno». Lord Chesterfield

LE CHECKLIST: UNO STRUMENTO UTILE … ANCHE PER I BAMBINI!