Il Benchmarking: QUALI PROSPETTIVE PER LA TRASFERIBILITÀ A SCUOLA Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca Ufficio Scolastico Regionale per la Campania Direzione Generale Il Benchmarking: QUALI PROSPETTIVE PER LA TRASFERIBILITÀ A SCUOLA A cura del PROGETTO QUALITA’ a.s. 2004/2005

Il Benchmarking è uno strumento di apprendimento per Definire obiettivi Realizzare nuovi livelli di performances Individuare nuovi strumenti Cambiare il clima culturale È apprendimento per imitazione degli altri con il conseguente superamento dell’autoreferenzialità. a.s. 2004/2005

Il benchmarking orienta a: focalizzarsi sulle esperienze degli altri… analizzare e misurare le proprie prestazioni scoprire ed applicare le buone pratiche

Attraverso il dialogo con altre scuole, il benchmarking :   Attraverso il dialogo con altre scuole, il benchmarking : facilita la collaborazione tra realtà omologhe consente il superamento dei particolarismi favorisce la nascita di nuove idee ed iniziative.

Non moda, ma necessità per: Garantire velocità di cambiamento; Perseguire efficienza/efficacia Soddisfare le aspettative del cliente/utente Facilitare la diffusione delle informazioni Attivare modelli strutturati di confronto come parte integrante di modelli di gestione per la Qualità

TIPI DI BENCHMARKING INTERNO: BENCHMARKING ATTIVITA’ INTERNE ESTERNO: DI PROCESSO (O FUNZIONALE); BENCHMARKING COMPETITIVO

Per benchmarking delle attività interne s’intende: all’interno dello stesso istituto tra unità/sezioni che svolgono attività simili nella stessa sede o in località diverse Per benchmarking di processo s’intende: il confronto con altre scuole (istituti), non “concorrenti”, in determinati processi/servizi E’ considerato da molti l’essenza del benchmarking Per benchmarking competitivo s’intende: il confronto con scuole private presenti sul territorio

METODOLOGIA Il processo di benchmarking può essere suddiviso in “ cinque fasi chiave”:   Pianificazione Analisi Integrazione Azione Maturità

Prerequisiti conoscere bene cosa e come si opera all’interno dell’Istituzione Scolastica avere come traguardo il miglioramento dell’efficacia/efficienza far percepire il confronto come tecnica per individuare le opportunità di miglioramento dei processi/servizi e per ripensarli in maniera innovativa

Risultati attesi dalle attività di benchmarking La metodologia per l’autovalutazione dei singoli processi Il modello “migliore” tra i processi scelti La mappatura delle “good practices” Un metodo strutturato per lo scambio di esperienze

DALLA “PRASSI MIGLIORE” ALLA “PRASSI BUONA” Perché “prassi buone “ non “ prassi migliore” ? Ciò che è meglio per un’organizzazione lo è sempre anche per un’altra? Una prassi migliore va interpretata in contesto? Una prassi è buona solo se funziona bene per la propria organizzazione in termini di efficacia, efficienza e sostenibilità

Resistenze al confronto Non è facile partecipare ad un benchmarking a causa di: Dubbi sulla validità(pensiamo di essere diversi dagli altri!) Problemi di riservatezza delle informazioni Una diffusione limitata in Italia di questa prassi e quindi una difficoltà a trovare persone disposte a confrontarsi soprattutto sui processi chiave e non solo su quelli di supporto

ALTRI PROBLEMI Completa trasparenza su come si fanno le cose all’interno dell’Istituto Impegno di risorse fisiche e non Incertezza sui benefici Equilibri di potere all’interno dell’organizzazione Tendenza a concentrarsi sui risultati(efficacia) piuttosto che su “come” si fanno le cose (efficienza)

Le attività del Benchmarking Definizione delle attività da confrontare Descrizione ed autovalutazione del processo Individuazione dei punti di forza e di debolezza del processo attraverso un’analisi strutturata Confronto dei processi di lavoro Individuazione delle best practices Modellizzazione Attuazione del processo così definito Valutazione dei risultati Il benchmarking non è una lista di azioni, ma una metodologia strutturata di apprendimento continuo

Esempio: organizzazione stage benchmarking-documentazione processo tipo: documentazione delle fasi progettazione-riprogettazione comunicazione partecipazione organizzazione attività in azienda misurazione analisi risultati azioni di miglioramento

Esempio di prassi-documentata collegata al sottoprocesso: predisposizioni operative Compilazione curriculum da parte dello studente Elaborazione profilo dello studente Effettuazione abbinamento studente aziende Stesura progetto formativo completo di dati, obiettivi personali e preparazione documentazione Analisi e confronto su obiettivi personali Preparazione incontri di formazione Partecipazione agli incontri di formazione Incontro per analisi e condivisione progetto formativo

La raccolta delle prassi all’interno di una scuola consente di stendere un flusso di attività che rappresenta un modello di riferimento I partecipanti all’attività imparano una metodologia del confronto di processi e di prassi e anche un approccio sistemico alla gestione della scuola La documentazione dei processi tipo e delle prassi di gestione di una scuola o di più scuole se messe a disposizione on line mette a disposizione di tutte le scuole una sorgente di utili informazioni per iniziare il processo di benchmarking