Organizzare e condurre riunioni efficaci Ettore d’Amico Microsoft Italia

Agenda Alcune considerazioni Organizzare riunioni nella PMI: gli strumenti Gli appunti e le note: come gestirli Il contributo di Real Time Collaboration Demo

Forse non siamo lontani… Telefonate per verificare disponibilità Fissare Riunione in Agenda (carta) I colleghi che ci cercano? Le variazioni? Recupero documenti necessari (dove??) Appunti volanti

Proviamo a presentare uno scenario Realtà con 20 dipendenti Rete basata su SBS 2003 Windows Server 2003 con SharePoint Services Exchange Server 2003 Outlook 2003 Vi ritrovate? Allora ciò che stiamo per mostrare vi coinvolge direttamente

Gli strumenti Windows SharePoint Services Intranet che permette di condividere documenti e informazioni tra utenti Un singolo punto di accesso, per informazioni, documenti, comunicazioni, ... Raccolte documenti e liste (personalizzabili) File Upload Multiplo (con Office 2003) Pubblicazione documenti Gestione Versioni Approvazione contenuti Discussioni Avete SBS 2003? È già pronta http://companyweb !!!

Windows SharePoint Services Caratteristiche Versioni, Check-in/Out Calendari condivisi, discussioni… Notifiche Indicatore di presenza Integrazione Office 2003 Integrazione con RTC Calendario Documenti Membri Team Discussioni … Sondaggi Benefici Facilità d’uso Incremento produttività Creazione Team virtuali Gestione semplice Attività Contatti

…ad esempio il calendario

Area di lavoro riunioni Area su Web server dove è possibile condividere documenti e informazioni Raccolte documenti, attività, collegamenti, liste, e notifiche e-mail Ogni operazione gestita da: Outlook, PowerPoint, Word, Excel, Visio, Project Accesso controllato

Preparare una riunione Convocazione Partecipanti Obiettivi Agenda Documenti Assegnazione attività IW: 12 Interviste IW: 12 Interviste

Preparazione e convocazione Controllo disponibilità (Exchange) Convocazione riunione e creazione Area di lavoro riunioni Controllo risposte partecipazione e aggiornamento area di lavoro Aggiornamento automatico in caso di modifica orario Collegamento diretto all’area di lavoro riunioni

Pianificazione e invito

Creazione area

…e nel calendario

La riunione comincia

OneNote in riunione per… Ottimizzare la raccolta delle informazioni Interagire con altri partecipanti Riorganizzare efficacemente gli appunti Condividere

Raccogliere appunti OneNote 2003 è una nuova applicazione della piattaforma Microsoft Office System che consente di prendere appunti, organizzarli e utilizzarli in modo semplice ed intuitivo L’applicazione consente di fissare direttamente su Desktop, Notebook o Tablet PC le proprie annotazioni Come raccogliere note: - Tastiera - Note Taker - Tablet PC - Microfono - Webcam

Un “bloc notes” elettronico Il Bloc Notes in un PC Un unico posto dove raccogliere le annotazioni da usare poi per la propria attività Organizzazione e ricerca degli appunti in base alle preferenze personali Appunti, note, immagini in ogni punto della pagina Un clic per trasformare le note in Attività Appuntamenti Contatti Strumento ideale per molti Impiegati Giornalisti Manager Avvocati Medici Studenti e Docenti

Anche da dispositivi “Mobile” Le note scritte o vocali registrate su dispositivi come possono essere recuperate automaticamente da OneNote (SP1) senza che debbano essere ridigitate

su ogni PC Su Notebook e Desktop Note digitate e note audio/Video Copia grafici e informazioni da altre applicazioni Anche scrittura a mano grazie a dispositivi come “PC Notes Taker” …e sul Tablet PC Scrittura a mano libera Ricerca anche sul testo scritto Riconoscimento della scrittura in Italiano e conversione in testo (Tablet Edition 2005) Creazione disegni a mano semplificata

Condividere gli appunti In tempo reale grazie a Sessione Condivisa Inviando la pagina di note via mail Salvare le note come Pagina Web Pubblicazione file di note nelle Aree di Lavoro (su SharePoint)

E per gli utenti “fuori sede” I servizi Real Time Collaboration (RTC) Tra questi Live Meeting 2005 permette di realizzare riunioni virtuali a distanza Interattività tra i partecipanti Collaborazione sui documenti …e molto altro ancora

Una possibile soluzione Noleggio una “Sala riunioni virtuale” Uso Spot  Pago per uso Uso regolare  Affitto lo spazio Invito le persone via mail Riunione interattiva

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