Rompere un tabù: indicizzazione semantica dellarchivio L'esperienza del Cesvot sugli archivi correnti Silvia Bruni, Cesvot 20 maggio 2013

Cosa è il Cesvot Il Cesvot - Centro Servizi Volontariato Toscana - è un'associazione di volontariato che opera dal E attualmente gestito da 29 associazioni di volontariato a valenza regionale. Offre servizi di formazione, consulenza, assistenza alla progettazione e svolge attività di ricerca, documentazione, promozione e informazione a favore delle oltre associazioni di volontariato presenti nel territorio toscano. I principi fondamentali su cui si basa lazione dellente sono quelli stabiliti nel DM 8/10/97 che determina la nascita dei Centri di servizio in Italia: sostenere e qualificare l'attività di volontariato. A tal fine eroga le proprie prestazioni sotto forma di servizi a favore delle organizzazioni di volontariato iscritte e non iscritte nei registri regionali (art. 4 D.M 8 ottobre 1997).

Non ti scordar di te Servizio per la gestione della documentazione nelle associazioni di volontariato Unorganizzazione è un sistema documentale naturale, in cui tutti i documenti, indipendentemente dalla tipologia, nascono o sono acquisiti nel corso dellattività, in un flusso in cui prevale la spontaneità. Date queste caratteristiche, tutte le tipologie documentali concorrono alla rappresentazione dellente stesso. Lobiettivo dei servizi del Cesvot è favorire levoluzione dei sistemi documentali naturali in sistemi documentali naturali e organizzati, in cui, pur mantenendosi la spontaneità della raccolta di documenti, questi siano ben conservati e descritti.

I servizi Sulla base di questi assunti vengono offerti servizi di: – catalogazione dei fondi documentali; –riordino degli archivi storici; –consulenza per la gestione degli archivi correnti.

Linterfaccia di ricerca Non ti scordar di te E attiva uninterfaccia di ricerca per la consultazione dei cataloghi bibliografici e degli archivi storici Questi, nel rispetto degli standard vigenti per le diverse tipologie di documenti (ISBD e Nuovo soggettario per i documenti finalizzati alla circolazione; ISAD G per i documenti di archivio) condividono gli indici degli autori e dei soggetti produttori e dei soggetti (anche se la descrizione semantica dei documenti di archivio è appena avviata). Linterfaccia di ricerca consente: –di interrogare la banca dati degli archivi collettivamente o per singolo archivio (anche con la navigazione gerarchica); –di interrogare la banca dati delle collezioni dei documenti finalizzati alla circolazione collettivamente o per singola biblioteca; –di interrogare collettivamente i cataloghi degli archivi e delle biblioteche.

Il mantenimento di sistemi documentali naturali e organizzati Intervento di professionisti per la catalogazione dei documenti e il riordino degli archivi. Formazione di alcuni membri dellassociazione nella gestione dei flussi documentari e nella promozione della collezione dei documenti. Supervisione nel tempo. Integrazione continua dei nuovi documenti nel sistema.

Il tabù I documenti di archivio non si soggettano! Nasce da: ragioni di storia della disciplina archivistica: interpretazione rigida ed utopica del cosiddetto metodo storico (recupero filologico della struttura originaria dellarchivio) visto come operazione oggettiva VS operazione soggettiva di individuazione del soggetto; separazione tra archivi storici e correnti; pratiche di lavoro: ritardo nellinformatizzazione e nella riflessione sulle sue conseguenze; assenza di interscambio professionale tra bibliotecari e archivisti; differenti connotazioni professionali; resistenze culturali: difesa dellidentità, enfatizzando e rafforzando le differenze; caratteristiche dei documenti trattati.

Caratteristiche dei documenti di archivio Nascono spontaneamente. Lunità di base è un insieme (il fascicolo). Sono allinterno di una gerarchia a priori fisicamente e logicamente. Sono classificati secondo le funzioni dellente. Nella loro fase corrente sono gestiti da personale con molteplici funzioni e competenze.

Conseguenze sulla semantica In uno stesso documento possono essere presenti più focus tematici (es. corrispondenza). I documenti nel fascicolo sono classificati uniformemente, ma la descrizione di insieme può comportare una notevole perdita di informazioni. La classificazione non è standardizzabile. Può essere condivisa tra tipologie di enti affini. Il personale che gestisce i documenti nellarchivio corrente non ha le competenze specifiche, né il tempo necessario per lanalisi e la soggettazione dei singoli documenti.

Gruppo di lavoro Aurora Progetto Aurora: amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico (Padova : CLEUP, 2009) : gruppo interistituzionale con sede a Padova. Mette al centro della riflessione loggetto, come descrizione sintetica del contenuto semantico dei documenti

Le premesse Loggetto è la sintesi dei contenuti di carattere giuridico, amministrativo e narrativo di un documento. Garantisce la coerenza e lefficienza, il supporto di processi decisionali. Ha la funzione di contribuire ad identificare il documento e a definirne la relazione con il fascicolo e con gli altri elementi del contesto documentario a cui appartiene. La sua redazione scaturisce da unanalisi dellintero documento.

Riferimento allo standard ISO 59 63: Metodi per lanalisi dei documenti e per la determinazione del loro soggetto Progetto Aurora Deve consistere in una stringa di testo coerente, essenziale e significativa in modo da permettere a chi accede al registro di protocollo di apprendere agevolmente il contenuto del documento Il protocollista deve chiedersi: Quali parole possono essere significative per la ricerca del documento che si sta protocollando? Deve memorizzare alcune parole chiave e di riordinarle nella trasposizione scritta con la maggiore coerenza possibile AIB. GRIS - Gruppo di ricerca sull'indicizzazione per soggetto. Guida all'indicizzazione per soggetto, 1996 identificazione, mediante l'analisi del documento, dei concetti che definiscono esattamente il soggetto rappresentazione di questi concetti in un'unica formulazione lineare (stringa di soggetto) disposizione dei concetti nella stringa secondo un ordine di citazione basato sulla loro diversa funzione logica (ruolo) nella definizione del soggetto possibilità di accedere alla stringa di soggetto mediante ciascun termine

Le raccomandazioni Progetto Aurora Loggetto si redige: ricercando un equilibrio tra analisi e sintesi; scegliendo forme verbali e lessici condivisi; secondo i principi di univocità e uniformità; individuando le parole chiave che esprimono lazione o le azioni, facendo riferimento ad una lista di termini utilizzabili; facendo attenzione alla forma grafica dei nomi composti, riportando date, scadenze, luoghi orari AIB. GRIS - Gruppo di ricerca sull'indicizzazione per soggetto. Guida all'indicizzazione per soggetto, 1996 Principi applicazione dei principi di uniformità e di univocità anche alle stringhe di soggetto, oltre che ai singoli termini ridefinizione del principio di "specific entry" in termini di specificità dei concetti coestensione delle stringhe esaustività dell'analisi definizione dei requisiti di coerenza predittività

I limiti del modello proposto Eccesso di ottimismo nella possibilità di conciliare regola ed espressività, normalizzazione e specificità nel solo oggetto di un documento e nella gestione quotidiana del registro di protocollo. Eccesso di fiducia nella natura umana.

Non ti scordar di te: Il lavoro sugli archivi correnti Il modello di intervento che il Cesvot propone alle associazioni e che ha applicato nella propria struttura prevede le seguenti attività: –attività di presentazione e di condivisione degli obiettivi con tutta la struttura; –analisi dellorganizzazione; –analisi delle tipologie e dei flussi documentali dellassociazione; –creazione delle stringhe e degli oggetti rappresentativi del contenuto dei documenti; –produzione degli strumenti di gestione dellarchiviazione: titolario di classificazione, manuale di gestione, massimario di scarto; –informatizzazione dei processi di gestione dellarchivio; formazione alla struttura operativa dellassociazione e supervisione nel tempo.

Analisi dellorganizzazione Individuazione delle funzioni dellente Creazione di un titolario di classificazione: 1. Bandi 2. Progetti presentati dalle associazioni 3. Progetti di formazione promossi dal CESVOT 4. Formazione a distanza VIII - Formazione Formazione ClassiTitoloFunzione

Analisi del flussi documentali Mappatura della documentazione prodotta o acquisita dallente Scheda di sintesi del colloqui e delle prove Lettera di assunzione Contratto AssunzioneGestione del personale Convocazio ne riunione Verbale Consiglio direttivo Organi dirigenti DocumentiAttivitàFunzione

Descrizione Classif. II/2 – Cosiglio direttivo regionale Conservazione: Illimitato Responsabilità: Ufficio Segreteria generale Persona Monica Casotti Cesvot – Consiglio direttivo regionale – Convocazione Convocazione riunione del Consiglio direttivo n. X per il GG/MM/AAAA Spostamento riunione del Consiglio direttivo n. X al GG/MM/AAAA Annullamento riunione del Consiglio direttivo n. X del GG/MM/AAAA Convocazione del consiglio direttivo regionale Class. Infor. gestionaliStringa e oggettiDocumento Separazione tra contenuti normalizzabili e contenuti specifici di un documento: Stringhe (voci di indice) costruite applicando il Nuovo soggettario BNCF, classificate e corredate da elementi riguardanti la conservazione e la gestione del documento Oggetto predefinito: campo a testo libero con elementi ricorrenti e possibilità di inserimento di informazioni integrative

Il sistema Ha al centro il soggetto di un documento

Vantaggi Velocità nella protocollazione. Massimo contenimento degli errori. Tutti i documenti sono soggettati.

Questioni aperte (1) Storicizzazione delle carte: –il passaggio dallarchivio corrente a quello storico è da testare in termini di interoperabilità (separazione tra produttori di software); –nel passaggio tra corrente e storico si perde il campo oggetto. Dovrà essere integrato nel soggetto? –Nei casi in cui il contenuto del documento non è prevedibile, potrà essere necessario creare un nuovo soggetto: es. Cesvot- Rapporti con enti.

Questioni aperte (2) Trasferibilità del modello organizzativo: –Il Cesvot ha la missione di supportare le associazioni. Chi può svolgere la stessa funzione rispetto agli archivi di altre tipologie di enti?

Questioni aperte (3) Difficoltà di coinvolgimento degli archivisti nel lavoro sugli archivi correnti. Formazione degli archivisti sulla soggettazione.

Motivi di ottimismo Si inizia a discuterne: –Gruppo di lavoro per l'implementazione dell'interoperabilità fra il Nuovo soggettario e banche dati prodotte dagli archivi; –nascita del MAB; –oggi; –...

Grazie!