Dal progetto aQUa alla BSC (Balanced Scorecard) uno strumento per il monitoraggio, l’informazione ed il confronto tra le organizzazioni nell’ottica del miglioramento continuo. in collaborazione con: Dipartimento di Scienze della Educazione Università di Firenze Dipartimento di Meccanica Università di Firenze Nucleo Scuola dell'Associazione Italiana Cultura della Qualità Tosco – Ligure e City of Goteborg Sweden Nordic Folk Academy Istituto Regionale di Ricerca Educativa della Toscana Via Cesare Lombroso 6/15 50145 Firenze tel 055 4371711 fax 055 416811 email posta@irre.toscana.it www. irre.toscana.it/aqua Commissario straordinario Franco Cambi Direttore Giuseppe Italiano Responsabile del progetto Fabio De Michele

La BSC come strumento di misura, di pianificazione e di management di una organizzazione La Balanced scorecard (scheda di valutazione bilanciata) rappresenta uno strumento per l’analisi, il monitoraggio la gestione strategica Proposta negli anni Novanta da Norton e Kaplan analizza i risultati non solo da un punto di vista economico ma da quattro prospettive: clienti, finanziarie, processi interni, sviluppo e crescita dell’apprendimento organizzativo.

La BSC come strumento di misura, di pianificazione e di management di una organizzazione La BSC si basa su di una serie di indicatori di risultati economici e non economici misurati e tenuti sotto controllo per la gestione della organizzazione. La scelta degli indicatori è determinata dalla visione e dalla strategia dell’organizzazione e si muove nella logica del TQM (Total Qualità Management).

Economico - Finanziari Per avere successo economico come dovremmo presentarci ai nostri azionisti Economico - Finanziari Obiettivi Misure Target Azioni Per realizzare la nostra visione come dovremo presentarci ai nostri clienti Clienti Obiettivi Misure Target Azioni Come soddisfare i nostri azionisti e i nostri clienti? In quali processi dovremmo eccellere Processi interni Obiettivi Misure Target Azioni Visione e strategia Per realizzare la nostra visione come incrementare la nostra capacità di migliorare e cambiare Economico - Finanziari Obiettivi Misure Target Azioni da Kaplan, Norton, Balanced Scorecrad, ISEDI,)

La Bsc strumento di pianificazione La visione dell’organizzazione descrive i risultati di lungo periodo che l’organizzazione si aspetta e la strategia descrive come l’organizzazione li vuole raggiungere. La BSC, mettendo in relazione le quattro prospettive permette alle organizzazioni di pianificare a lungo termine il loro sviluppo e si adatta in modo particolare alla gestione dei servizi e delle amministrazioni pubbliche.

La Bsc strumento di pianificazione La BSC definisce per ogni prospettiva gli obiettivi specifici, gli indicatori da misurare, i metodi di misurazione, i risultati attesi (target) e le azioni che devono essere intraprese per realizzarli.

La Bsc strumento di pianificazione Le misure di ciascuna di queste quattro prospettive sono collegate tra di loro con azioni di causa / effetto con lo scopo di raggiungere gli obiettivi strategici dell’organizzazione definiti dalla vision; ognuna delle quattro prospettive ha lo stesso peso e quindi devono essere bilanciate l’una con l’altra. La BSC è un potente strumento di pianificazione strategica per la Direzione traduce la visione e la strategia in risultati da raggiungere permette la loro comunicazione alla organizzazione, assieme alle strategie messe in opera per realizzarle.

La Bsc strumento di gestione La BSC rappresenta uno strumento per la pianificazione strategica per la comunicazione di gestione dell’organizzazione Tiene sotto controllo gli obiettivi identificati sia a livello complessivo che a livello di singole unità organizzative. Le misure degli indicatori della BSC permettono alla Direzione di correggere le azioni, modificare le strategie, distribuire in maniera diversa risorse, rivedere i tempi di sviluppo delle azioni. La BSC si trasforma da un sistema di misura ad un sistema di gestione.

Pianificazione aziendale e definizione degli obiettivi Chiarire e tradurre la visione in strategia Chiarire la visione Formare il consenso Balanced Scorecard Comunicare e correlare Comunicare ed educare Definire gli obiettivi Collegare le ricompense alle misure di performance Feedback e apprendimento strategico Articolare la visione condivisa Fornire il feedback strategico Facilitare la revisione e l’apprendimento della strategia Pianificazione aziendale e definizione degli obiettivi Definire gli obiettivi Allineare le iniziative strategiche Ripartire le risorse Stabilire delle pietre miliari

Le Quattro prospettive della BSC: la prospettiva finanziaria Misura il raggiungimento degli obiettivi strategici fissati in coerenza con la missione e la visione dell’organizzazione. Per gli enti statali e senza fini di lucro si configura più come un limite anziché un obiettivo, in quanto questi enti devono limitare le loro spese nell’ambito del budget prefissato Il successo delle organizzazioni statali e senza fini di lucro deve essere dimostrato in base all’efficacia ed alla efficienza che dimostrano nell’utilizzare le risorse finanziarie disponibili nei confronti dei loro clienti – utenti

Le Quattro prospettive della BSC: la prospettiva del cliente Permette all’organizzazione di individuare le misure fondamentali per adeguare l’erogazione del servizio alle necessità del cliente e misurare la loro soddisfazione rispetto al servizio erogato: successo nell’erogazione del servizio, puntualità, soddisfazione del cliente, fidelizzazione.

Le Quattro prospettive della BSC: la prospettiva di apprendimento e crescita (Risorse umane) Questa prospettiva misura le capacità dell’organizzazione di fornire le strutture organizzative essenziali per la realizzazione degli obiettivi delle altre tre. In particolare analizza Competenze del personale Capacità dei sistemi informativi Motivazione e adeguamento

Le Quattro prospettive della BSC: la prospettiva dei processi interni Misura la capacità della organizzazione di sviluppare processi coerenti con la propria missione, finalizzati alle richieste dei clienti, fondati sul pieno utilizzo delle risorse umane; successo nello sviluppo dei processi interni come la qualità, il tempo di risposta, il costo e l’innovazione del prodotto

Obiettivi,indicatori, misure attese e risultati Le misure rappresentano la parte essenziale di un sistema di management Misure che riguardano indicatori esterni, rispetto ai clienti ai fornitori, alla società indicatori interni rispetto allo sviluppo dei processi, all’apprendimento organizzativo, al personale. Le misure degli indicatori delle quattro prospettive della BSC si collegano tra di loro in una serie di relazioni causa- effetto tra la soddisfazione dei clienti la soddisfazione del personale la fidelizzazione del personale i risultati di mercato le performance finanziarie.

Visione bilanciata di una organizzazione basata su misure di Indicatori interni Processi interni Apprendimento e crescita Indicatori esterni Clienti Mission e finanziari Le misure sono “bilanciate” in quanto scaturiscono da misure di risultato che derivano dagli sforzi passati misure soggettive degli indicatori di performance tese allo sviluppo futuro dell’organizzazione

La BSC…. rappresenta un sistema di misura, un sistema di comunicazione, informazione e apprendimento. descrive la visione del futuro a tutta la realtà organizzativa, creando una visione condivisa. crea un modello olistico della strategia che consente a tutte le persone di capire in che modo contribuisce al suo successo. focalizza lo sforzo necessario per raggiungere un certo cambiamento. Le quattro prospettive della BSC permettono un bilanciamento fra obiettivi a medio e lungo termine e tra misure oggettive e soggettive.

Un valore aggiunto: la BSC come strumento di e governance Set di macro indicatori i cui risultati vengono raccolti e messi in rete e monitorati nel tempo, anche per un loro confronto. La BSC metodologia di autoanalisi strumento di informazione verso gli utenti e i decisori politici, con un grosso valore aggiunto per la democrazia, la trasparenza l’e-governance.

Costruire la BSC Nella costruzione della BSC si devono considerare le relazioni di causa – effetto i driver (le determinanti) delle performance il legame con i risultati economici e finanziari

Costruire la BSC La costruzione di una BSC può essere vista come lo sviluppo di quattro fasi Fase di analisi e di preparazione Fase di realizzazione Fase di ricaduta Fase di riflessione Suddivise in 13 step

Fase di analisi e di prepa-razione Fase di riflessio-ne 1 Finalità della organizzazione 13 Riesame ed apprendimento Fase di riflessio-ne 2 Valori essenziali 3 Stakeholders 4 Analisi 5 Visione Fase di realizza-zione 6 Obiettivi strategici 12 Azioni Fase di ricaduta 7 Fattori di successo 8 Indicatori chiave di performances 9 Risultati attesi 11 Esame dei risultati 10

I 13 passi della BSC Fase di analisi e di preparazione Finalità dell’organizzazione (contesto normativo, realtà sociale, risorse economiche) Valori fondamentali, cooperazione, democrazia, diritto all’apprendimento Stakeholders, gruppi sociali, “mercato”, burocrati, funzionari, politici Analisi: cosa fare in base ai punti precedenti Visione: cosa vogliamo raggiungere, come e quando raggiungerlo

I 13 passi della BSC Fase di realizzazione Definizione degli obiettivi strategici, da raggiungere e sviluppare Fattori di successo: staff, competenze, apprendimento organizzativo, mercato, informazioni Indicatori chiave di performance Risultati attesi Azioni da intraprendere

I 13 passi della BSC Fase di ricaduta Esame dei risultati Azioni Fase di riflessione Riesame ed apprendimento

Ipotesi di indicatori per la BSC nella scuola italiana Quello che segue è un primo tentativo di individuare, anche sulla base delle esperienze di altri paesi, un set di indicatori per le quattro prospettive che si adattino alla realtà della scuola italiana. Si tratta di una bozza di lavoro, allo stato ancora iniziale, che deve esser perfezionata nel confronto con le scuole che parteciperanno al Progetto, per una sua condivisione, che permetta anche lo sviluppo di pratiche di confronto e di benchmarking. La proposta si riferisce alla scuola secondaria di II grado

Prospettiva finanziaria: missione ed economia Indicatore Oggetti da misurare Costi per la gestione finanziaria Incremento di bilancio Tecnologie della informazione e della comunicazione Outsourcing Costi per studenti Valutare i costi rispetto a a. Attività integrative didattiche b. Acquisto nuove attrezzature Costi per servizi aggiuntivi agli studenti ed ai genitori Spese per attività di promozione Spese per progetti integrati Servizi alla persona Attività extracurriculari

Prospettiva del Cliente: studenti e genitori Indicatore Oggetti da misurare Fidelizzazione Rapporto allievi in ingresso / allievi in uscita per ciclo scolare Immagine globale della scuola Disciplina Funzionamento della scuola Differenziazione offerta formativa Numero allievi promossi Soddisfazione degli studenti Rapporti interpersonali e clima Preparazione dei docenti Criteri di valutazione Soddisfazione per la scelta della scuola Soddisfazione dei genitori i. c. s.

Prospettiva: risorse umane Indicatore Oggetti da misurare Formazione del personale Formazione in servizio per anno Attività di ricerca e progetti per anno Formazione esterna per anno Continuità didattica Continuità rispetto al ciclo formativo Turnover del personale Assenze Soddisfazione del personale Coinvolgimento nelle scelte Accesso alle informazioni Incentivi economici e riconoscimenti Clima e ambiente di lavoro Soddisfazione professionale Leadership Incarichi del personale Docenti con incarichi formalizzati ATA con incarichi formalizzati

Prospettiva: processi e attività (1) Indicatore Oggetti da misurare Apprendimenti Media dei voti del primo quadrimestre Confronto con prove standard nazionali Promozione con debiti - Recupero Potenziamento - Andamento del corso di studi Utilizzazione laboratori Utilizzo nuove tecnologie nella didattica Gestione organizzazione Tempo impiegato per unità di lavoro prodotto Divulgazione delle informazioni sia all’interno che all’esterno Modalità di comunicazione ai genitori, agli studenti, Esterna, al personale Incremento numero di nuovi studenti per annualità

Prospettiva: processi e attività (2) Indicatore Oggetti da misurare Output Outcome Coinvolgimento nelle scelte Accesso alle informazioni Incentivi economici e riconoscimenti Clima e ambiente di lavoro Soddisfazione professionale Leadership Incarichi del personale Docenti con incarichi formalizzati ATA con incarichi formalizzati

La BSC serve a: Pianificare Implementare Comunicare Coinvolgere