1 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale La soluzione Italiana per soddisfare ogni esigenza di Archiviazione Ottica e Gestione Elettronica Documenti

L'Archiviazione Ottica 2 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale L'Archiviazione Ottica Strumento moderno ed economico per la gestione degli archivi; Alternativa della microfilmatura; Soluzione per gestire i documenti con la massima velocità, precisione e sicurezza. La Gestione Elettronica dei Documenti Gestisce ed archivia i documenti elettronici (documenti digitalizzati con lo scanner, file di spool, documenti Word, Excel (oggetti OLE), fax, filmati, suoni, ecc.); Crea la relazione tra i documenti elettronici ed i dati gestionali (host); Li rende disponibili a tutti gli utenti abilitati.

I documenti sono così composti: 3 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale I documenti sono così composti: 50%: documenti cartacei; 30%: documenti elettronici (realizzati con videoscrittura, fogli elettronici, immagini, suoni, filmati); 20%: dati e spool di stampa, provenienti dai programmi gestionali su host.

4 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale I documenti per fare parte della Gestione Elettronica dei Documenti (G.E.D.) sono: digitalizzati mediante scanner o altri dipositivi; catalogati per reperirli facilmente e velocemente; smistati e condivisi in rete agli utenti abilitati, che così dispongono del patrimonio delle informazioni aziendali, in modo sicuro e ordinato; integrati con quelli prodotti dalle applicazioni Office; collegati ai dati generati dai programmi gestionali; ricercati dalla rete lan o da WEB; archiviati su supporto ottico (a norme AIPA); pubblicati in un portale.

Benefici ottenuti Gestione Documentale e Archiviazione Digitale 5 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale Benefici ottenuti Estrema velocità nelle ricerche dei documenti; Massima sicurezza nell’accesso ai documenti archiviati; Velocità ed economia di smistamento dei documenti ai vari uffici; Recupero degli spazi occupati dagli archivi; Integrazione fra le immagini dei documenti ed i dati gestionali; collegamento del documento ai processi aziendali mediante il workflow Facile gestione della modulistica prevista dalla certificazione UNI ISO 9000; Utilizzo di criteri standard di archiviazione.

Obiettivi Gestione Documentale e Archiviazione Digitale 6 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale Obiettivi Gestire in modo integrato documenti, dati del sistema gestionale host, testi, immagini, processi aziendali; Gestire i documenti in rete locale e da WEB; Essere semplice nell’utilizzo; Garantire la totale sicurezza dell’accesso ai dati; Essere personalizzabile facilmente da parte dell’utente; Essere conforme alle leggi Italiane ed Internazionali.

Applicazioni Gestione Documentale e Archiviazione Digitale 7 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale Applicazioni ENTI PUBBLICI : Protocollo Flussi Documentali e Archivio, Delibere, Ragioneria, Pratiche varie, Cartelle Cliniche PERSONALE : Cedolini, Straordinari, DM 10 etc, Malattie, Curriculum, Pemessi; CONTABILITA’ GENERALE : Partitari, Cespiti, Registri contabili e IVA, Inventari di magazzino, DOCUMENTI RICEVUTI : Fatture di acquisto, Ordini da fornitore, Bolle, Ordini da Clienti, Pagamenti, Corrispondenza, Estratti Conto; DOCUMENTI EMESSI : Ordini a Fornitore, Conferme d’ordine, Bolle, Fatture a clienti, Pagamenti, Solleciti, Preventivi, Tabelle di confronto, Ordini , Contratti, Estratti Conto; GESTIONE PRATICHE DI FIDO o di LEASING : Proposte, contratti, allegati ASSICURAZIONI: Polizze, Foto, Denunce di sinistro ACQUISTI / VENDITE : Offerte, Ordini Contratti, Corrispondenza, Cataloghi, listini. SEGRETERIA : Corrispondenza, Protocollo, Fax TECNICO : Schede prodotti/lavorazione, Disegni Tecnici in formato raster o vettoriali, CAD, Qualità, Distinte Base.

Sicurezza Gestione Documentale e Archiviazione Digitale 8 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale Sicurezza Gli utenti del Sistema di Gestione Documentale sono registrati da un amministratore di Sistema il quale assegna a ciascuno di essi una login costituita da ID e PASSWORD ed un Profilo Utente; Un Profilo Utente è caratterizzato da uno o più contenitori e tipologie documento, cui ha diritto ad accedere e le grant di accesso su ciascuno di essi e sul database (in scrittura, lettura, modifica e cancellazione); Crittografia; Visibilità e Annotazioni dello smistamento documentale tra utenti Gestione del “Giornale delle operazioni effettuate” (LOG);

Integrazione ai programmi gestionali 9 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale Integrazione ai programmi gestionali Integra i documenti in modo trasparente ai programmi gestionali utilizzati, senza doverli modificare. Cataloga automatica i documenti scanditi, i cui dati sono nella videata dei programmi gestionali o nel database ODBC; Elimina l’indicizzazione o la correzione manuale dei dati di catalogazione dei documenti, evitando gli errori e la perdita di tempo necessari a questo Utilizza i dati già presenti nei programmi gestionali che diventano automaticamente chiavi di catalogazione e ricerca, dei documenti. E’ preciso al 100% nell’acquisizione dei dati generati dall’host

Acquisizione documenti 10 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale Acquisizione documenti Da scanner: supporta scanner collegati a dispositivi SCSI, USB e paralleli, con driver TWAIN e quelli professionali con scheda video Kofax, (opzionalmente ISIS) quali Fujitsu, Ricoh, Bell&Howell, Kodak, ecc, con o senza alimentatore automatico (ADF);. Da spool: Il modulo permette di costruire, gestire, automatizzare, archiviare e catalogare automaticamente i documenti provenienti da spool di stampa. (Es. Fatture emesse riepilogative) Comprime in 1 Kb una pagina acquisita da spool Da OLE: Documenti in formato testo e fogli elettronici prodotti con programmi Microsoft® (oggetti OLE2) , quali Word, Excel, archiviati in modo nativo Da pagine WEB: Documenti in formato HTML archiviati in modo nativo Da macchine fotografiche o telecamere digitali TWAIN compatibili, o schede musicali Da fax-modem: per ricevere, trasmettere ed archiviare i fax;

Indicizzazione archivio 11 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale Indicizzazione archivio Manuale, con immissione dati velocizzata; Semiautomatica, con il tasto “Eredita campi” o con l’ausilio di penne elettroniche OCR; Automatica, via video o via ODBC, catturando i dati dal programma gestionale, dalla schermata video o dalla tabella del database SQL ODBC; Automatica, Archiviando files di spool; Automatica, Trasformando il documento in formato testo con l’OCR e catalagando in modalità full-text; Automatica, Trasformando i campi indice in testo, con l’OCR, da documento con modello (form) ricorrente.

Ricerche Gestione Documentale e Archiviazione Digitale 12 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale Ricerche Scegliere la ricerca tra quelle disponibili in una finestra; Eseguire la ricerca sui campi di catalogazione, ad es.: per numero, per data, da data a data, per una parola o parte di essa, utilizzando criteri logici di ricerca (and, or,,,, metacaratteri); Ricercare in modo Full - Text, se i documenti sono in formato testo, si eseguono ricerche su singole parole o frasi presenti in tutto l’archivio. Consultare l’Archivio da Internet/Intranet, mediante Internet Explorer. Ricercare automaticamente i documenti collegati ai dati del proprio programma gestionale, lanciando la ricerca da questo

Architettura del sistema 13 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale Architettura del sistema Sistema Centrale Stazione di Acquisizione Postazione utente Scanner di rete Gateway Fax – EDI e-mail WEB Server Server di rete Server di database CLIENT – SERVER e WEB - SERVER Scanner Juke Boxe ottico

Videate di approfondimento 14 Gestione Documentale e Archiviazione Digitale Videate di approfondimento