Lezione 21 Riccardo Sama' Copyright  Riccardo Sama' Outlook

La finestra principale di outlook ● La finestra principale di outlook e' divisa in due parti: la parte sinistra elenca le cartelle disponibile e la parte destra mostra il contenuto della cartella selezionata ● I pulsanti della barra degli strumenti di outlook variano a seconda della cartella che e' attiva (in realta' ogni cartella corrisponde ad una attivita') ● Le cartelle presenti nella parte sinistra della finestra di outlook sono divise in categorie alle quali e' associato un pulsante

La finestra principale di outlook ● I pulsanti sono 3: – Collegamenti ad outlook (contenente tutti i componenti di outlook) – Collegamenti (contenente le cartelle di posta elettronica) – Altri collegamenti (contenente le cartelle di sistema del computer) ● Per accedere ad una cartella cliccare sul pulsante del gruppo e poi sulla cartella stessa

La finestra principale di outlook ● Per visualizzare l'elenco delle cartelle di outlook selezionare “visualizza” - “elenco cartelle” ● Alcuni componenti di outlook hanno lapossibilita' di essere visualizzati in modo diverso (per esempio il calendario e' visualizzabile per giorno, settimana, mese, ecc...) per cambiare la visualizzazione si puo' utilizzare il menu “visualizza” o i pulsanti nella barra degli strumenti

La finestra principale di outlook ● La cartella “outlook oggi” contiene link ad altri elementi di outlook, essa infatti riassume tutte le attivita' associate al giorno corrente ● Nella sezione dei contatti e' possibile ricercare un contatto scrivendo il nome nella casella “trova” nella barra degli strumenti e premendo di seguito il tasto invio ● Per default outlook all'avvio apre la cartella posta in arrivo. E' possibile fare in modo che si apra la cartella outlook oggi selezionando “personalizza outlook oggi” dalla visualizzazione “outlook oggi” ed impostando “all'avvio vai nella cartella outlook oggi”

Fissare un appuntamento ● Nella cartella calendario e' possibile annotare appuntamenti, eventi e quant'altro. E' anche possibile impostare allarmi in modo tale da non dimenticarsi gli appuntamenti ● Aprite la cartella calendario ● Selezionate una data nel riquadro col calendario ● Fate dippoi click in corrispondenza dell'orario in cui cade l'appuntamento (nella parte gialla relativa al giorno selezionato)

Fissare un appuntamento ● A questo punto non resta che inserire i dati dell'appuntamento: oggetto, luogo, ora inizio, ora fine, l'eventuale promemoria, ecc... ● Cliccate sul pulsante “salva e chiudi” nella barra degli strumenti ● ATTENZIONE: outlook attiva i promemoria solo se e' attivo nel momento della scadenza dell'appuntamento, quindi se il pc e' spento o se e' acceso ma non e' apero outlook, il promemoria non funziona!!

Impostare un appuntamento ricorrente ● Per impostare un appuntamento ricorrente: – Scrivere l'appuntamento come se ricorresse una sola volta – Cliccare sul pulsante “ricorrenza” – Compilare i dati riguardanti l'orario – Specifitare il tipo di ricorrenza – Specificare l'intervallo di durata della ricorrenza – Cliccare su “ok” e in seguito su “salva e chiudi” ● Per modificare un appuntamento (ricorrente o no) baste fare doppio click sull'appuntamento stesso

Programmare eventi ● Un evento e' un appuntamento che dura una giornata intera o piu' (viene visualizzato nel calendario con una campanellina) ● La procedura per inserire questo tipo di eventi e' identica a quella per inserire un appuntamento normale, unica differenza e' che bisogna spuntare l'opzione “giornata intera” ● E' possibile impostare una ricorrenza anche per questo tipo di eventi

Pianificare una riunione ● Se si utilizza outlook in rete e' possibile utilizzare la funzione “pianifica riunione” per programmare riunioni con i vostri colleghi. ● Per organizzare la riunione selezionare “azioni” - “pianifica riunione”. Nella finestra che appare bisognera' inserire l'elenco dei partecipandi (sulla sinistra), la data e l'ora della riunione (sulla destra). Una volta inseriti i dati cliccare su “organizza riunione”

Pianificare una riunione ● Apparira' un modulo simile a quello per gli appuntamenti. Compilare eventualmente il modulo con altre informazioni. ● Potrete ora cliccare su “invia” per inviare ai partecipanti, via posta elettronica, gli inviti per la riunione. Cliccare su “salva e chiudi” per uscire dalla pianificazione e salvare la riunione ● E' possibile tenere traccia delle risposte dgli invitati aprendo l'appuntamento-riunione e selezionando la scheda “disponibilita' partecipanti”. Qui potete cliccare su “mostra stato partecipanti”

Creare una nuova attivita' ● Un'attivita' e' un promemoria per qulche cosa che dobbiamo fare ● Per inserire una nuova attivita' cliccare sul pulsante “nuovo” nella barra degli strumenti se ci si trova nella cartellina attivita', altrimenti cliccare sulla freccina di fianco al pulsante nuovo e selezionare “attivita'” ● Inserire oggetto, data di inizio, scadenza, stato dell'attivita', priorita', percentuale di completamento ed eventuali note, infine cliccare su “salva e chiudi”