Giorgetta Bonfiglio-Dosio Università degli Studi di Padova Il titolario come strumento di organizzazione dell’archivio corrente (Belluno, 6 maggio 2010) GBD titolario

Titolario di classificazione Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimenta-zione ordinata. GBD titolario

Il titolario = piano di classificazione È uno degli strumenti per la gestione dell’archivio corrente da solo non basta: Va usato nel contesto di una politica gestionale precisa La teoria ne ha confermato la necessità La tecnologia informatica ne ha evidenziato l’assoluta necessità GBD titolario

Uno strumento antico Che conosce una nuova vita Connesso al modo di essere dello Stato Risente dei cambiamenti di mentalità “politico-amministrativa” Deve tener conto dei cambiamenti istituzionali (numero monografico di “Archivi per la storia” XVIII/1 del 2005 dedicato ai titolari) GBD titolario

La stagione dei nuovi titolari Nel corso degli anni Novanta, in concomitan-za con le innovazioni istituzionali e tecnologi-che sono stati predisposti alcuni nuovi titolari: Università Comuni Province Consigli regionali Giunte regionali Camere di commercio «Archivi & Computer», XVII/2-3 (2007) GBD titolario

La storia degli archivi ci insegna: C’è un legame profondo tra la struttura dello Stato e l’organizzazione degli archivi Epoche di grandi riforme istituzionali sono accompagnate e supportate da radicali riorganizzazioni degli archivi: Concezione della funzione degli archivi all’interno della società Ideazione e utilizzo di specifici strumenti di gestione, ma soprattutto di governo degli archivi GBD titolario

Attività amministrativa e documenti archivistici ARCHIVIO strumento e residuo dell’attività istituzionale di un soggetto giuridico

STRUMENTO RESIDUO Conoscenza Ricostruzione dei precedenti Attività amministrativa Certezza del diritto Autodocumentazione “allargata” RESIDUO Conoscenza Ricostruzione dei precedenti Ricostruzione storica GBD titolario

Records management Work-flow management risorsa e strumento gestione documentale = risorsa e strumento per una amministrazione di qualità GBD titolario

Il paradosso Archivio = instrumentum regni: questione di vertice; potente strumento di governo, al quale chi detiene il potere spesso rinuncia In Italia in particolare leggi all’avanguardia nel decennio 1990-2000, ma con scarse ricadute La gestione ordinaria è trascurata, non organizzata, affidata a personale non specializzato, disancorata dal concetto di sistema, incapace di usare al meglio le tecnologie GBD titolario

in effetti Manca la coscienza della funzione dell’archivio all’interno di una struttura amministrativa Manca la coscienza che tutti i componenti di un’organizzazione sono coinvolti – con funzioni differenti – nella progettazione, realizzazione, gestione, mantenimento di un sistema di gestione dei documenti archivistici, all’insegna del rispetto delle regole GBD titolario

A che cosa serve l’archivio? Conoscere in modo autentico le situazioni e i precedenti amministrativi Programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse Verificare i risultati raggiunti Provare diritti nel contesto della certezza del diritto Conservare la memoria dei singoli e della collettività GBD titolario

DPCM 28 ott. 1999 (Direttiva D’Alema) Nelle premesse chiarisce: Che cosa si deve intendere con l’espressione di protocollo informatico Con quali finalità è stato introdotto nella prassi della pubblica amministrazione, soggetta a un radicale processo di riforma innescato dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 = strumento per realizzare le riforme GBD titolario

Innovazione tecnologica Nel processo di generale e continua trasfor-mazione delle pubbliche amministrazioni Fattore di sviluppo e di razionalizzazione Fattore di contenimento dei costi di funzionamento [non di conservazione] Fattore di miglioramento dei servizi resi al cittadino-utente GBD titolario

Che cosa serve per ottenere effettivi risultati? Infrastrutture evolute Azione di coordinamento Sul piano amministrativo-organizzativo Sul piano tecnico-informatico Direttive e indirizzi Regole tecniche comuni e aggiornate Azioni formative mirate GBD titolario

Che cos’è un sistema? GALILEO GALILEI (1623) «Pluralità di elementi materiali coordinati tra loro in modo da formare un complesso organico soggetto a date regole» GBD titolario

sistema = insieme di entità connesse tra di loro tramite reciproche relazioni visibili o definite dal suo osservatore Per quanto riguarda gli archivi La definizione di Galileo è assolutamente assonante con i principi archivistici

Per progettare un sistema di gestione documentale efficace, efficiente, economico e trasparente Bisogna individuare le entità coinvolte nel sistema le finalità del sistema le regole di funzionamento del sistema i compiti e le responsabilità attribuiti a ciascuna entità gli strumenti più consoni al funzionamento GBD titolario

Oltre alla normativa italiana ISO 15489: 1-2001 Information and documentation - Records management Scopo dichiarato: «Fornire una guida per la gestione dei documenti e degli archivi in organizzazioni pubbliche o private e per l’erogazione di servizi a clienti interni ed esterni per la gestione documentale» GBD titolario

Costituisce una guida: nella determinazione delle responsabilità all’interno delle organizzazioni per definire politiche, procedure, sistemi e processi. per la gestione dei documenti a supporto di un lavoro amministrativo di qualità nel contesto della filosofia delle ISO. per progettare e implementare il sistema di gestione documentale. GBD titolario

è destinato a: dirigenti delle organizzazioni professionisti della gestione di documenti, informazione e tecnologie tutto il personale delle organizzazioni tutte le persone che hanno obblighi di produzione e conservazione di documenti GBD titolario

La gestione documentale in un’organizzazione include alcune attività: Stabilire politiche e standard Assegnare responsabilità e autorità Stabilire e promulgare procedure e linee-guida Prevedere una serie di servizi relativi alla gestione e all’uso dei documenti Disegnare, implementare e amministrare sistemi specializzati per gestire i documenti Integrare la gestione documentale nei sistemi amministrativi e i processi GBD titolario

Entità coinvolte Tutti coloro che lavorano all’interno dell’organizzazione produttrice: l’archivio è di tutti e serve a tutti Tutte le altre organizzazioni che potenzialmente sono in relazione con l’organizzazione produttrice Tutti i cittadini GBD titolario

L’archivio è di tutti e serve a tutti A ciascuno il suo Né imboscati né ghettizzati GBD titolario

Concetto di rete Dal mondo digitale allo scenario organizzativo: lavoro in team > ambiente nel quale ciascuno mette a disposizione dell’organizzazione le proprie conoscenze: learning organization Circolarità delle conoscenze Coinvolgimento di ogni componente dell’organizzazione Forte motivazione delle persone coinvolte Rete esterna alla singola organizzazione GBD titolario

Esigenza di linguaggi comuni e condivisi Manuale di gestione Titolario di classificazione GBD titolario

Finalità del sistema Produrre documenti necessari per l’espletamento dell’attività propria del soggetto produttore [civiltà giuridica del documento scritto] Organizzare i documenti in modo che l’archivio sia effettivamente strumento di governo dell’ente, di gestione amministrativa e di controllo Conservare i documenti prodotti in modo che essi mantengano la loro capacità probatoria e servano alla storia GBD titolario

in un sistema di gestione documentale I documenti sono creati, ricevuti e usati durante lo svolgimento di un’attività istituzionale Costituiscono il supporto all’attività istituzionale Devono essere gestiti per assicurare la conservazione dell’autenticità, la loro affidabilità e la loro “usabilità” GBD titolario

Produzione dei documenti È strettamente connessa con l’attività amministrativa Per evitare ridondanze o lacune: analisi dei procedimenti amministrativi e delle attività extra-procedimentali = predisposizione della tabella > Semplificazione amministrativa Agevolazione del lavoro amministrativo Controllo di gestione Soddisfazione del cliente esterno Percorsi formativi del personale neo-assunto GBD titolario

Ripensare le fasi di vita dell’archivio Proposta di nuovo di nuovo ciclo vitale: Concezione (Progettazione del sistema e definizione dei requisiti essenziali per la gestione, selezione e conservazioni dei documenti) Fase attiva (archivio corrente) Fase semi-attiva (archivio di deposito) Fase di conservazione permanente (archivio storico) Concetto di records continuum = costante convivenza delle diverse attività tipiche di ciascuna fase in ogni momento della vita del documento GBD titolario

Continuità e innovazione Il momento più importante è quello della concezione del sistema < Leopoldo Sandri «le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nell’archivio in formazione» Applicazione all’archivio in formazione, anzi al progetto di archivio, di metodiche e standard finora tipici della fase conservativa > oculata scelta dei supporti e dei formati GBD titolario

Operazioni e strumenti archivistici dell’archivio corrente Registrazione > registro di protocollo Segnatura > timbro di protocollo Classificazione > titolario di classificazione Costituzione dei fascicoli e delle altre aggregazioni di documenti> repertorio dei fascicoli e repertori specifici GBD titolario

PROTOCOLLO Funzione giuridico-probatoria La registrazione a protocollo: Attesta l’esistenza all’interno dell’archivio di un determinato documento Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L. 241/1990 GBD titolario

PROTOCOLLO Funzione gestionale La registrazione a protocollo Serve a gestire i flussi documentali, in rapporto ai flussi di lavoro: -smistamento del singolo documento alla UOR di competenza -assegnazione del medesimo al RPA Serve a monitorare in qualsiasi momento la collocazione del documento GBD titolario

Art. 55 Segnatura di protocollo = apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa Va effettuata contestualmente alla protocollazione. GBD titolario

Elementi della segnatura __________________________________________ Comune di . . . . . . . . . . . . – Registratura Anno . . . . Titolo . . . Classe . . . Fascicolo . . . N. . . . . . . giorno mese anno UOR CC RPA ______________________________________   GBD titolario

Perché classificare? organizzare logicamente i documenti La registrazione a protocollo dà la sequenza cronologica e consente di monitorare i flussi Ma è necessario organizzare logicamente i documenti GBD titolario

Attività di classificazione TUDA art. 52, comma f) «garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato» TUDA art. 56 … le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni GBD titolario

Organizzazione dei documenti Deve essere funzionale allo svolgimento “ordinato” delle attività istituzionali Deve essere stabilita a priori: piano di classificazione (NB è solo uno degli elementi del sistema) Deve essere costantemente monitorata > ruolo della formazione continua Deve applicata praticamente > fascicolazione (costituzione delle aggregazioni documentali) GBD titolario

Finalità della classificazione (Direttiva D’Alema) Definizione dei criteri di formazione e organizza-zione dei fascicoli, dei dossier e delle serie dei do-cumenti tipologicamente simili (circolari, verbali, registri contabili, etc.) Reperimento dei documenti in relazione all’insieme della produzione documentaria riferita ad una specifi-ca attività o ad un procedimento amministrativo Realizzazione delle operazioni di selezione dei do-cumenti archivistici ai fini della loro conservazione ovvero della loro distruzione GBD titolario

Caratteristiche del titolario È atto di organizzazione > va deliberato dall’organo o ufficio preposto all’organizzazione Attiene alla sfera amministrativo-gestionale Non può essere retroattivo È ricavato dall’analisi delle funzioni Ha carattere di astrattezza Prevede il può esserci > è generale, ma non generico GBD titolario

Sempre sul titolario Si sviluppa su più livelli: titolo, classe, sottoclasse, categoria, sottocategoria Si consiglia di arrivare al massimo a tre livelli Costituisce un’operazione di reductio ad unum Deve essere omnicomprensivo Deve essere stabile, ma dinamico (quindi va modificato, sempre con atto di organizzazione, ogni volta che variano le funzioni dell’ente) GBD titolario

Il titolario è obbligatorio? Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì DPR 445/2000: art. 50 Ciascuna amministrazione deve stabi-lire un piano di classificazione GBD titolario

Criteri per la redazione del titolario Funzione primaria-costitutiva (Mission/ Statuto/ funzioni trasversali) Funzioni gestionali (organi di governo, gestione, consulenza, garanzia) Funzioni finali (funzioni operative nell’ambito della funzione primaria) Funzioni strumentali e di supporto (personale, servizi, beni mobili e immobili) GBD titolario

D. lgs. 29/93 > D. lgs. 165/2001 Art. 5 Criteri di organizzazione Le amministrazioni pubbliche sono ordinate secondo i seguenti criteri: a) Articolazione degli uffici per funzioni omogenee, distinguendo tra funzioni finali e funzioni strumentali o di supporto GBD titolario

Un esempio/percorso significativo due titolari per i comuni italiani a distanza di oltre un secolo Titolario Astengo: Circolare del Ministero dell’interno 1° marzo 1897, n. 17100/2: 15 categorie Titolario del gruppo di lavoro: 14 titoli GBD titolario

Titolario Astengo Che cos’è? Una circolare del Ministero dell’interno Funzione del Ministero rispetto ai Comuni: Ministero cui faceva capo l’amministrazione archivistica Ministero di riferimento per l’organizzazione e il funzionamento dei Comuni in un contesto statale ben definito e diverso dall’attuale GBD titolario

Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell’archivio per gli uffici comunali (circolare n. 17100/2 del 1° marzo 1897) Art. 1. Ogni atto che perviene all’Ufficio, o ne parte, deve essere assegnato ad una categoria d’archivio e registrato nel protocollo Art. 2. Gli atti sono classificati, come dall’annessa tabella mod. A, per categorie, le categorie si dividono in classi, le classi in fascicoli. Le categorie sono quindici; non si può diminuirne il numero né variarne la materia. Si possono aggiungere nuove categorie quando occorressero necessità nuove e gli affari relativi non trovassero sede relativa nelle prime quindici nemmeno per analogia. GBD titolario

Le 15 categorie dell’Astengo Amministrazione Opere pie e beneficenza Polizia urbana e rurale Sanità ed igiene Finanze Governo Grazia, giustizia e culto Leva e truppe Istruzione pubblica Lavori pubblici, poste-telegrafi, telefoni Agricoltura, industria e commercio Stato civile, censimento, statistica Esteri Varie Sicurezza pubblica GBD titolario

Nuovo titolario I Amministrazione generale III Risorse umane II Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia III Risorse umane IV Risorse finanziarie e patrimonio V Affari legali VI Pianificazione e gestione del territorio VII Servizi alla persona VIII Attività economiche IX Polizia locale e sicurezza pubblica X Tutela della salute XI Servizi demografici XII Elezioni ed iniziative popolari XIII Affari militari XIV Oggetti diversi GBD titolario

Come è cambiato il Comune negli ultimi cento anni? In particolare dal 1990 c’è stata una radicale trasformazione e i compiti dei Comuni si sono rapidamente … modificati evoluti ampliati GBD titolario

Duplice aspetto della trasformazione le nuove funzioni di cui diviene titolare il comune incidono sulle modalità di organizzazione della struttura e dei documenti archivistici si instaura un diverso rapporto con i cittadini (trasparenza, partecipazione) GBD titolario

Leggi che hanno contrassegnato la trasformazione L. 142/90 Ordinamento delle autonomie locali L. 241/90 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto d’accesso ai documenti amministrativi GBD titolario

Aspetti fondamentali della L. 142/90 autonomia statutaria e finanziaria titolarità di funzioni proprie e delegate ridefinizione dei compiti di sindaco, giunte e consigli separazione dei compiti di indirizzo da quelli di gestione ./. GBD titolario

autonomia organizzativa funzionalità ed economicità di gestione partecipazione dei cittadini diritto di accesso difensore civico unioni di comuni GBD titolario

Aspetti fondamentali della L. 241/90 Censimento dei procedimenti e determinazione dei tempi per ogni procedimento Confermata la partecipazione dei cittadini Obbligatorietà della comunicazione dell’avvio del procedimento Ribadita la possibilità dell’autocerti-ficazione Diritto di accesso ai documenti per garantire la trasparenza e l’imparzialità GBD titolario

Altre leggi D. Lgs. 29/93 Razionalizzazione dell’organizzazione delle amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di pubblico impiego L. 81/93 Elezione diretta del Sindaco, del Presidente della Provincia, del Consiglio Comunale e del Consiglio Provinciale GBD titolario

Aspetti fondamentali del D. lgs.29/93 Accentuazione della separazione tra indirizzo e gestione Viene confermato il potere di organizza-zione delle amministrazioni pubbliche Viene confermata l’autonomia organizzativa Istituzione degli URP GBD titolario

Aspetti fondamentali della L. 81/93 modifica dei rapporti con l’elettorato: introduzione dell’elezione diretta del sindaco si creano nuove aspettative al comune viene richiesto di rispondere a tutte le esigenze e alle istanze più varie. GBD titolario

Altre leggi (le Bassanini) L. 59/97 Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle Regioni ed Enti Locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa L. 127/97 Misure urgenti per lo snellimento dell’attività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo D. Lgs 112/98 Attuazione della delega contenuta nella L.59/97 “Funzioni conferite alle Regioni ed agli Enti Locali”. GBD titolario

Aspetti fondamentali della L. 59/97 si introduce il principio di sussidiarietà richiamo di altri principi : completezza, efficienza ed economicità capovolgimento della vecchia impostazione sui compiti che spettano allo Stato ed agli enti locali GBD titolario

Aspetti fondamentali della L. 127/97 semplificazione delle norme sulla docu-mentazione amministrativa semplificazione complessiva di tutte le procedure il segretario comunale diventa dipendente dell’ente locale viene definitivamente sancita la separa-zione tra organi eletti e dipendenti GBD titolario

Aspetti fondamentali del D. lgs.112/98 si è proceduto, a costituzione invariata, a porre in essere i dettami della L. 59/97 con il conferimento ai comuni di funzioni in vari settori l’attuazione nella sua interezza del decreto viene subordinata all’emanazione di puntuali leggi regionali GBD titolario

Altre leggi T.U. 267/00 Testo unico della legge sull’ordinamento degli Enti Locali. Legge costituzionale 3/2001 Revisione del titolo V, seconda parte della Costituzione. D. lgs. 165/01 Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche. GBD titolario

Le trasformazioni rilevanti ogni ente definisce la propria struttura organizzativa autonomia nell’organizzazione dell’ente > Non sussistevano più le condizioni di contesto della circolare Astengo GBD titolario

Scelte fondamentali del Gruppo di lavoro Creare un titolario condiviso, anche se non obbligatorio (impossibile imporlo) Constatazione che comuni di diverse dimensioni detengono uguali funzioni Definire un sistema di classificazione articolato solo sui due primi livelli: titolo e classe per esigenze di semplicità GBD titolario

Obiettivo del gruppo Predisporre un titolario basato sulle funzioni che la legge affida ai comuni e che sono diverse e più numerose rispetto al passato Tali funzioni saranno ulteriormente implementate a seguito dell’attuazione della riforma del Titolo V della costituzione e del completamento della cosiddetta devoluzione GBD titolario

Riforma del Titolo V Ruolo diverso degli EELL alle Regioni compiti legislativi, di indirizzo e di controllo agli Enti locali tutte le funzioni amministrative GBD titolario

Comune interfaccia di imprese e cittadini Aumenta il rapporto con l’ente locale da parte di cittadini, imprese: implicito riconoscimento di un ruolo il comune diventa sempre più interlocutore unico aspettative legate a questo ruolo GBD titolario

Necessità di disporre di sistemi documentali efficaci Aumentano le esigenze di comunicazione Rapporto corretto tra front-office e back-office Necessità di migliorare l’aspetto probatorio/gestionale della produzione documentale Non appesantimento ma miglioramento nella gestione degli archivi L’archivio a garanzia di efficienza, trasparenza e velocità GBD titolario

Da queste premesse (condivise dall’ANCI) È emersa la necessità di un nuovo titolario per i Comuni Convenzione cattedra di archivistica di Padova e comune di Cadoneghe Prima proposta (1° ediz. 2002; 2° ediz. 2003) Istituzione del Gruppo (2002-2005) GBD titolario

Il Gruppo È stato nominato nel 2002 dal Direttore generale per gli archivi ed è formato da: - Rappresentante del Ministero Bac Soprintendenti e funzionari di alcune Soprintendenze archivistiche (MI, BO, BA, PG, FI, TO) Archivisti e dirigenti di alcuni Comuni (MI, VR, PD, Cerreto Guidi, PG, Foligno, RM, NA, BA) Rappresentante dell’ANCI Docente di archivistica dell’Università degli studi di Padova GBD titolario

Strumenti prodotti dal Gruppo Linee guida per la stesura del Manuale di gestione Nuovo titolario di classificazione Prontuario per la classificazione Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie Piano di conservazione GBD titolario

Esperienza del Comune di Padova Si è tenuto conto della normativa Sono state coinvolte professionalità diverse ma convergenti Si è analizzato il pregresso e non solo l’esistente Si sono evidenziate le criticità Si sono proposti i rimedi possibili (in rapporto alle risorse disponibili e agli obiettivi indispensabili) Si sono utilizzati i risultati del Gruppo di lavoro GBD titolario

Funzione primaria-costitutiva (Mission/ Statuto/ funzioni trasversali) COMUNE I Amministrazione generale GBD titolario

I Amministrazione generale Legislazione e circolari esplicative Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica Statuto Regolamenti Stemma, gonfalone, sigillo Archivio generale Sistema informativo Informazioni e relazioni con il pubblico Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale Controlli interni ed esterni Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni Area e città metropolitana Associazionismo e partecipazione GBD titolario

Funzioni gestionali (organi di governo, gestione, consulenza, garanzia) II Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia GBD titolario

II Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia Sindaco Vice-Sindaco Consiglio Presidente del Consiglio Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio Gruppi consiliari Giunta Commissario prefettizio e straordinario Segretario e Vice-segretario Direttore generale e dirigenza Revisori dei conti Difensore civico Commissario ad acta Organi di controllo interni Organi consultivi … 16-22 classi dedicate agli organi delle circoscrizioni GBD titolario

Funzioni strumentali e di supporto (personale, servizi, beni mobili e immobili) III Risorse umane IV Risorse finanziarie e patrimonio V Affari legali GBD titolario

III Risorse umane Concorsi, selezioni, colloqui Assunzioni e cessazioni Comandi e distacchi; mobilità Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro Retribuzioni e compensi Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza Servizi al personale su richiesta Orario di lavoro, presenze e assenze Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari Formazione e aggiornamento professionale Collaboratori esterni GBD titolario

IV Risorse finanziarie e patrimonio Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG) Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni) Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento Partecipazioni finanziarie Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi Beni immobili Beni mobili Economato Oggetti smarriti e recuperati Tesoreria Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate Pubblicità e pubbliche affissioni GBD titolario

V Affari legali Contenzioso Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni Pareri e consulenze GBD titolario

Funzioni finali (funzioni operative nell’ambito della funzione primaria) VI Pianificazione e gestione del territorio VII Servizi alla persona VIII Attività economiche IX Polizia locale e sicurezza pubblica X Tutela della salute XI Servizi demografici XII Elezioni ed iniziative popolari XIII Affari militari GBD titolario

VI Pianificazione e gestione del territorio Urbanistica: piano regolatore generale e varianti Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale Edilizia privata Edilizia pubblica Opere pubbliche Catasto Viabilità Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo Protezione civile ed emergenze GBD titolario

VII Servizi alla persona Diritto allo studio e servizi Asili nido e scuola materna Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale Istituti culturali (Musei, Biblioteche, Teatri, Scuola comunale di musica, etc.) Attività ed eventi culturali Attività ed eventi sportivi Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio Informazione, consulenza ed educazione civica Tutela e curatela di incapaci Assistenza diretta e indiretta, benefici economici Attività ricreativa e di socializzazione Politiche per la casa Politiche per il sociale GBD titolario

VIII Attività economiche Agricoltura e pesca Artigianato Industria Commercio Fiere e mercati Esercizi turistici e strutture ricettive Promozione e servizi GBD titolario

IX Polizia locale e sicurezza pubblica Prevenzione ed educazione stradale Polizia stradale Informative Sicurezza e ordine pubblico GBD titolario

Salute e igiene pubblica Trattamento Sanitario Obbligatorio Farmacie X Tutela della salute Salute e igiene pubblica Trattamento Sanitario Obbligatorio Farmacie Zooprofilassi veterinaria Randagismo animale e ricoveri GBD titolario

XI Servizi demografici Stato civile Anagrafe e certificazioni Censimenti Polizia mortuaria e cimiteri GBD titolario

XII Elezioni ed iniziative popolari Albi elettorali Liste elettorali Elezioni Referendum Istanze, petizioni e iniziative popolari GBD titolario

XIII Affari militari Leva e servizio civile sostitutivo Ruoli matricolari Caserme, alloggi e servitù militari Requisizioni per utilità militari GBD titolario

FAQ frequently asked questions (molto intense fino a metà 2005) Come classifico il tal documento? > sviluppare l’abitudine e la capacità di capire la sostanza del documento nella sua valenza logica Confusione tra classificazione e smistamento > specificare nel manuale di gestione le competenze dei diversi uffici = prontuario per lo smistamento; individuare le responsabilità di gestione documentale Difficoltà di organizzare le aggregazioni di documenti (fascicoli, serie, repertori) > formazione e assistenza GBD titolario

criticità Gestire il passaggio dal vecchio al nuovo titolario > Insegnare le tecniche di gestione documentale Far adottare formalmente il titolario dai vertici amministrativi del Comune in assenza di coercizione da parte del MiBAC Coordinare il titolario con l’organizzazione locale Fare formazione a tutta la struttura comunale GBD titolario

A proposito di formazione Presidenza del Consiglio dei ministri – Dipartimento della funzione pubblica Direttiva 13 dic. 2001 Formazione e valorizzazione del personale delle pubbliche amministrazioni «La formazione è una dimensione costante e fondamentale del lavoro e uno strumento essenziale nella gestione delle risorse umane» GBD titolario

Forme di aggregazione dei documenti Fascicolo per affare per persona fisica giuridica per attività Serie Repertorio GBD titolario

Il fascicolo: questo sconosciuto La letteratura archivistica ne esalta la funzione strategica e performante, ma non chiarisce metodi e linee-guida applicative La normativa vigente li presuppone, ma non indica le caratteristiche di ciascuna tipologia di fascicolo Esistono ancora, anche tra addetti ai lavori, alcuni punti oscuri, non sufficientemente discussi e chiariti GBD titolario

Come si fascicola di solito? I fascicoli vengono costituiti, ma in modo approssimativo e improvvisato senza una vera progettazione di sistema senza raccordo con il sistema di gestione documentale disancorati dal titolario di classificazione > “non di solo titolario vive l’archivio” in assenza di un censimento dei procedimenti degno di questo nome senza un’autentica coscienza della funzione della costituzione delle aggregazione documentali per il miglioramento della qualità della attività amministrativa al servizio del cittadino GBD titolario

In un sistema coesistono Aggregazioni di documenti riuniti sulla base dell’oggetto (principio di pertinenza): con riferimento al piano di classificazione Aggregazioni di documenti riuniti sulla base della forma e della provenienza (repertori) in sequenza cronologica Aggregazioni di informazioni ricavate dai documenti a cura di pubblici funzionari Le differenti forme di aggregazione vanno regolamentate e coordinate GBD titolario

Manuale di gestione Descrive attività, processi e strumenti «Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzio-namento del servizio» (DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1) Descrive attività, processi e strumenti GBD titolario

Per passare dall’astratto al concreto Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti prodotti dai Comuni italiani in riferimento al piano di classificazione GBD titolario

Titolo I. Amministrazione generale classe 1 Titolo I. Amministrazione generale classe 1. Legislazione e circolari esplicative Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli (uno per ciascun parere) Circolari pervenute al Comune: repertorio annuale, servito da indici Circolari emanate dal Comune: repertorio annuale, servito da indici GBD titolario

Titolo I. Amministrazione generale Classe 2. Denominazione … Denominazione del Comune: fasc. per affare Attribuzione del titolo di città: fasc. per affare Confini del Comune: fasc. per affare Costituzione delle circoscrizioni: un fasc. per ciascun affare Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la toponomastica: repertorio annuale GBD titolario

Titolo I. Amministrazione generale Classe 5. Stemma, gonfalone, sigillo Definizione, modifica, riconoscimento dello stemma: fasc. annuale per attività Definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone: fasc. annuale per attività Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo: fasc. annuale per attività Concessione del patrocinio gratuito e del connesso uso dello stemma del Comune: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili GBD titolario

Titolo V. Affari legali Classe 1. Contenzioso Fascicoli di causa: un fasc. per ciascuna causa (fasc. per procedimento). Ciascun Comune può suddividere, a seconda delle esigenze, la serie dei fascicoli di causa in sottoserie (cause civili, cause amministrative, cause penali, cause tributarie). Ciascun fascicolo può articolarsi in sottofascicoli (fasi della causa, etc.) Classe 2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni Contratti assicurativi: un fasc. per contratto (fasc. per affare) Richieste e pratiche di risarcimento: un fasc. per ciascuna richiesta (fasc. per affare) Classe 3. Pareri e consulenze Pareri e consulenze: un fasc. per ciascun affare GBD titolario

Allora … ... BUON LAVORO ! GBD titolario