Il Servizio archivistico dott. V. Pavone Belluno, 17 maggio 2010 A.N.A.I. - Regione Veneto

Larchivio NON E un magazzino è un SERVIZIO

Il servizio archivistico PREVISTO DALLART. 61 DEL D.P.R. 445/00 come il fulcro delle attività connesse alla gestione dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi

Dal DPR 445/2000 b Le p.a. sono obbligate a: Realizzare sistemi di protocollo informatico Individuare le Aree Organizzative Omogenee Assicurare criteri uniformi di classificazione e archiviazione Per realizzare questi obiettivi è necessaria la creazione di una struttura competente altamente qualificata

Gli attuali presupposti normativi b D.P.R. 445/00, art. 61Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi 1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dellarticolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.

Gli attuali presupposti normativi b D.P.R. 445/00, art. 61Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi 2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

dunque: Listituzione del servizio archivistico è il presupposto per la razionalizzazione delle attività relative alla gestione dei documenti

dal protocollo allarchivio storico IlSERVIZIOARCHIVISTICO dovrebbe avere una visione della gestione documentale a 360°

Che cosa si intende per servizio? Il concetto di servizio ha una duplice connotazione: è inteso nel linguaggio organizzativo-gestionale è inteso nel linguaggio burocratico-amministrativo

Il servizio archivistico A livello organizzativo- gestionale è il servizio è unentità che mette a disposizione know- how e soluzioni

Il servizio archivistico A livello burocratico- amministrativo è il servizio è un organismo gerarchica- mente posizionato tra il livello della direzione e il nucleo più ristretto dellufficio

Altre caratteristiche del servizio archivistico: 1 è servizio trasversale con funzioni gestionali di supporto allattività amministrativa 2 è servizio altamente automatizzato nel quale i documenti, i dati e le informazioni servono allEnte per migliorare lefficienza e lefficacia della sua azione 3 gestisce e coordina tutte le attività legate alle diverse fasi della vita del documento, dal protocollo allarchivio storico

Compiti del Responsabile del Servizio previsti dal DPR 445/00, art. 61 Il servizio... a) attribuisce il livello di autorizzazione per laccesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;

... c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53; d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;...

... f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69; g) autorizza le operazioni di annullamento di cui allarticolo 54; h) vigila sullosservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

Compiti del Responsabile del Servizio previsti dal DPCM 31 ottobre 2000 Art. 4. …le p.a. provvedono a definire le attribuzioni del responsabile del servizio in modo da assicurargli, in particolare, il compito di: b b predisporre lo schema del manuale di gestione … b b proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche di cui allart. 3, comma 1, lettera d), (= eliminazione dei protocolli diversi da quello informatico);

Compiti del Responsabile del Servizio previsti dal DPCM 31 ottobre 2000 b b predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso, conservazione dei documenti informatici dintesa con il responsabile dei sistemi informativi automatizzati e con il responsabile della sicurezza dei dati personali

Dunque, che cosa deve fare il Responsabile del Servizio? þ coordinare e gestire la produzione dei documenti, organizzandone la sedimentazione ordinata (utilizzo degli strumenti archivistici) þ coordinare tutti gli attori coinvolti nel processo

Inoltre... þ produzione e conservazione del registro di protocollo þ controllo sul corretto utilizzo degli strumenti archivistici þ elaborazione ed aggiornamento degli strumenti

Il servizio archivistico Si inserisce in una serie di attività previste dal D.P.R. 445/00 è individuazione dellA.O.O. è introduzione del protocollo informatico è approvazione del manuale di gestione

Che cosè una A.O.O. A.O.O. = insieme di U.O. dellam- ministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali. Una U.O. associata ad una A.O.O. è un utente dei servizi messi a disposizione dalla A.O.O. stessa

I presupposti organizzativi: la definizione dellA.O.O. è Un solo protocollo è una sola struttura di riferimento è eliminazione della frammentazione è miglioramento dellefficienza e della speditezza nella gestione e trasmissione dei documenti

I presupposti organizzativi: ladozione di misure per eliminare la frammentazione b Verifica delle esigenze di certificazione dei documenti interni b necessità di sostituire il tracciamento costituito dalla sequenza di successive protocollazioni tra aree interne con un sistema di workflow più evoluto b valutazione dei volumi trattabili efficientemente

La frammentazione dei registri di protocollo b sviluppo di sistemi federati, maggiormente settorializzati allinterno di una organizzazione b ridondanza della registrazione dovuta alla mancanza di coesione interna b necessità di far interagire le diverse postazioni di protocollo

I presupposti per lapplicazione del p.i. Valutazione del contesto ambientale: b livello di informatizzazione b grado di cultura informatica b clima interno b resistenza al cambiamento

I presupposti per lapplicazione del p.i. à clima interno à resistenza al cambiamento sono fattori meno definibili, anche in termini di costi, e difficilmente quantificabili, ma incidono fortemente sul come viene affrontato il cambiamento

Centralizzare il servizio archivistico b Farne struttura trasversale b punto di riferimento dellattività di tutti gli uffici … di fatto tale riferimento è già in atto per le attività che riguardano larchivio già formato, e dovrebbe essere estesa alle attività legate allarchivio in formazione, dalla registrazione a protocollo, vissuta come parte dellattività amministrativa

Strumenti: il protocollo informatico è Sistema di registrazione di tutti i documenti in entrata e in uscita è registro pubblico è funzione giuridico-probatoria e funzione gestionale è funzionalità di accesso e controllo di gestione

Strumenti archivistici è Titolario di classificazione è prontuario di classificazione e smistamento è repertorio dei fascicoli è piano di conservazione è mezzi di corredo (censimenti, guide, inventari, elenchi…)

Strumenti gestionali: b Regolamento del Servizio archivistico: strumento che definisce principi e regole generali e fondamentali b Manuale di gestione: insieme delle regole e delle procedure operative che lEnte stabilisce

Manuale di Gestione b è obbligatorio (art. 5 D.P.C.M. 31 ottobre 2000) b è atto di organizzazione (deve essere formalmente istituito con Deliberazione di Giunta) b strumento nel quale trovare le risposte a tutti i problemi legati alla formazione, gestione e conservazione dei documenti b è lo strumento nel quale trovare le risposte a tutti i problemi legati alla formazione, gestione e conservazione dei documenti

I contenuti del Manuale di gestione Ambito di applicazione e definizioni b Premessa: che cosè il manuale di gestione (= insieme di regole e procedure stabilite dal produttore) b Individuazione dellArea Organizzativa Omogenea (AOO) b obiettivo del manuale (= risolvere problematiche e casistiche relative alla gestione dei documenti) b descrizione delle fasi operative, individuazione dei responsabili e indicazione degli strumenti b definizioni

I contenuti del Manuale di gestione Ambito di applicazione e definizioni b Individuazione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR) b Istituzione del Servizio archivistico comunale: compiti e strutture ad esso funzionali b Individuazione del responsabile b Introduzione del protocollo informatico unico b Individuazione degli strumenti: titolario, indici, repertorio dei fascicoli, prontuario di smistamento, piano di selezione

I contenuti del Manuale di gestione I documenti b Contenuto dei documenti b Tipologia dei documenti (in arrivo, in partenza, interni) b Trattamento delle differenti tipologie di documenti b Forme dei documenti (analogica, digitale) b Modalità di trasmissione dei documenti

I contenuti del Manuale di gestione Descrizione dei flussi documentali nellarchivio corrente b Documenti in entrata: come e dove avviene la ricezione dei documenti, loro trattamento b Elementi informativi essenziali dei documenti in uscita, redazione, gestione e trasmissione b Documenti interni di preminente carattere informativo e di preminente carattere giuridico-probatorio

I contenuti del Manuale di gestione Registrazione e segnatura dei documenti I contenuti del Manuale di gestione Registrazione e segnatura dei documenti b Elementi obbligatori della registrazione b documenti sottoposti a registrazione particolare (repertori) b documenti che non vanno protocollati b segnatura dei documenti, modalità di effettuazione delle operazioni ed elementi della segnatura

I contenuti del Manuale di gestione Registrazione e segnatura dei documenti b casi particolari: protocollo differito, protocollo particolare o riservato, annullamenti, telefax, posta elettronica, offerte per gare o domande di concorso che pervengono in busta chiusa e sigillata, documenti pervenuti per errore...

I contenuti del Manuale di gestione Gestione dei documenti e dei flussi b Organizzazione, gestione e strumenti dellarchivio corrente (titolario, fascicoli, serie e repertori, repertorio dei fascicoli) b Organizzazione, gestione e strumenti dellarchivio di deposito b Organizzazione, gestione e strumenti dellarchivio

I contenuti del Manuale di gestione Documenti informatici e interoperabilità b Modalità di ricezione dei documenti informatici b accertamento dellautenticità ed integrità del documento b archiviazione del documento informatico, allegato in chiaro alla registrazione di protocollo e contemporanea produzione di una copia cartacea

I contenuti del Manuale di gestione Accesso e privacy b Riferimento alla normativa vigente in materia di accesso e di tutela del dati personali e sensibili b modalità di esercizio dei diritti e casi di consultazione (interna allente, di terzi per fini amministrativi, di terzi per fini di ricerca storico-scientifica) b eccezioni alla libera consultabilità b riferimento al codice deontologico degli archivisti

I contenuti del Manuale di gestione Sicurezza e sistema informatico b Piano di sicurezza e obiettivi b controllo del rischio: misure di sicurezza organizzative, logiche e fisiche b codici identificativi personali e protezione degli elaboratori b misure di sicurezza legate allattività di protocollazione

I contenuti del Manuale di gestione Sicurezza e sistema informatico b altre misure di protezione nella procedura di registrazione (annullamento, protocolli riservati) b ruolo del responsabile b abilitazioni allaccesso b controllo della sessione di lavoro b tracciatura delle operazioni b regole per la tenuta del protocollo di emergenza

Gli allegati al Manuale di Gestione b Gli Allegati contengono le specificazioni di ciascuna attività descritta nel manuale o strumenti operativi b soggetti ad aggiornamento e revisione più frequente e meno formalizzata (può farlo il responsabile del Servizio)

Il ruolo del Manuale di gestione nellambito dellattività del servizio archivistico b Spinta alla sua condivisione b soluzione omogenea dei casi da parte dellamministrazione b riferimento immediato nei casi dubbi

Il ruolo del Servizio e il coinvolgimento nelladozione del protocollo informatico b Rispetto allamministrazione (leadership, coordinamento e sponsorizzazione da parte dei vertici) b Rispetto alla struttura organizzativa le modalità di gestione adottate devono essere coerenti con la struttura dellente e integrate con i processi e le procedure di lavoro

Il coinvolgimento dellamministrazione Nel predisporre i progetti e le attività legate alladozione di nuovi sistemi, occorre è uno sforzo organizzativo, professionale e culturale nel passare dalla concezione tradizionale di sistema informatico a quella di sistema informativo è la piena responsabilità e sensibilità da parte degli organi di vertice per attuare soluzioni che incidono sul tessuto organizzativo è interventi di riqualificazione e formazione professionale

Definizione del livello realizzativo Domanda: quali funzionalità si vogliono realizzare? è Nucleo minimo protocollo è Gestione documentale è Workflow documentale è BPR (business process reengeneering)

Protocollo Informatico secondo le linee guida di GE.DOC del CNIPA Nucleo minimo protocollo Gestione documentale Gestione dei procedimenti Riorganizzazione dei processi

Nucleo minimo protocollo b Registrazione informatica del documento b segnatura del documento b classificazione darchivio ed eventuale smistamento

Nucleo minimo protocollo A questo livello si realizza: è intervento solo nella fase di registrazione dei documenti e della loro organizzazione nel sistema documentario è intervento solo sui documenti protocollati è coinvolgimento solo dellufficio protocollo è accesso telematico alle informazioni ma non ai documenti stessi

Gestione documentale b Registrazione con trattamento delle immagini b assegnazione per via telematica al destinatario b gestione avanzata della classificazione del documento b collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti b realizzazione di un repository documentale per i documenti ad alto contenuto informativo

Gestione documentale A questo livello si realizza: è creazione di un patrimonio informativo è ampliamento dellambito di intervento non solo ai documenti protocollati è coinvolgimento di tutti gli uffici nel processo è possibilità di accesso in via informatica direttamente ai documenti

Workflow documentale b Informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali in entrata/uscita/interni b integrazione con gli altri workflow relativi ai processi primari

Workflow documentale A questo livello si realizza: è lobiettivo della razionalizzazione ed informatizzazione dei flussi documentali è coinvolgimento di tutti gli uffici è possibilità di accesso informatico alle fasi del processo

BPR (Business Process Reenginering) Prevede la reingegnerizzazione di tutti i processi dellente al fine di una loro successiva informatizzazione, realizzata mediante sistemi integrati di workflow

Definizione degli obiettivi a corto, medio e lungo raggio Adempimenti per i quali era prevista la scadenza del 1° gennaio 2004 b Nucleo minimo del protocollo b Istituzione del Servizio e nomina del responsabile b Inserimento del sistema nellorganizzazione dellente

Definizione degli obiettivi a corto, medio e lungo raggio Verifica degli obiettivi raggiunti e attività ancora da realizzare per il loro pieno raggiungimento b Definizione delle linee di sviluppo del progetto b Implementazioni necessarie nei sistemi b ….

Definizione degli obiettivi a corto, medio e lungo raggio b Definizione dei procedimenti amministrativi ai fini della loro automazione b sviluppo di una nuova cultura relativa alla gestione dei documenti b passaggio a scenari tecnologicamente avanzati

Quali problemi emergono? b Definizione dei costi, in riferimento anche alle risorse disponibili b necessità di un contenimento delle spese b livello di condivisione degli obiettivi

obiettivi b Costruzione di un sistema informativo b miglioramento e controllo dei processi interni b automatizzazione dei procedimenti b maggiore efficienza verso lesterno b accessibilità degli archivi

Costruzione di di un sistema informativo Il protocollo informatico deve costituire lossatura di un sistema informativo, strumento condiviso e utilizzato dallintera struttura a scopo organizzativo e giuridico-probatorio

Controllo di gestione possibilità di monitoraggio e controllo costante sulla attività amministrativa attraverso il controllo della produzione documentaria

Automatizzare i procedimenti Automatizzare il flusso dei documenti e razionalizzare la loro gestione per arrivare alla gestione automatizzata dei procedimenti amministrativi Operazione complessa che estende il livello realizzativo raggiunto e che va attentamente valutata

Quando, dove e perché è opportuno automatizzare i processi? Tale operazione va valutata in termini di rapporto costi/benefici in considerazione: è della riduzione dei costi è del miglioramento della qualità del processo

Vantaggi per il cittadino Essere in grado di fornire informazioni sui documenti e procedimenti che li riguardano significa porsi sulla strada di un diverso rapporto con i cittadini, e significa garantire efficacia, efficienza e trasparenza

Recupero di una corretta cultura archivistica Avviare la prassi per una corretta gestione dei fascicoli e per la costruzione di archivi logicamente accessibili, sin dalla loro nascita e non demandandola a posteriori

Recenti evoluzioni: i servizi per il cittadino Nuovi scenari, nuove opportunità e nuovi problemi derivano: è dalle previsioni del codice dellAmministrazione digitale è dallintroduzione della posta elettronica certificata