GESTIONE E RENDICONTAZIONE DEL PROGETTO DELL’UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI FIRENZE DI CUI ALLA DGR n. 366/2007 e DD n.3162/2007 P.O.R. TOSCANA 2000-2006 - Misura C 3 1. La normativa di riferimento: DGR 569/2006 2. Voci di spesa e documentazione a supporto: analisi di casi relativi ai Progetti presentati dalle Facoltà 3. Preparazione e raccolta dei giustificativi di spesa: buone prassi e criticità Dr.ssa Concetta De Vitto ISRI - Istituto di Studi sulle Relazioni Industriali Università degli Studi di Firenze 13.09.2007

Regole generali e principali adempimenti previsti dalla DGR 569/2006 PARTE I Regole generali e principali adempimenti previsti dalla DGR 569/2006

LA NORMATIVA DI RIFERIMENTO per interventi a valere sui fondi del POR Toscana Ob.3 2000-2006 Regolamento 1260/ 99 – Reg. generale sui Fondi strutturali Regolamento 1784/99 - Fondo sociale europeo (FSE) Regolamento 448/2004 - Spese ammissibili ai fondi strutturali DGRT 569/2006 come modificata dalla DGRT 220/2007 – “Procedure per la progettazione, gestione e rendicontazione degli interventi formativi ex art. 17 L.R. n° 32/2002” DGRT 239/2007 – Approvazione del Complemento di programmazione POR 2000-06 DGRT 366/2007 - Affidamento alle Università della realizzazione di interventi a sostegno della didattica e della ricerca e assegnazione risorse DD 3162/2007 - approvazione progetti di intervento e dello schema di convenzione, impegno di spesa Convenzione e Progetto dell’Università allegato alla convenzione e relativo PED Eventuali dispositivi di attuazione specifici (Regione)

LA DGR 569/2006 E IL PROGETTO UNICO DI ATENEO Tirocini formativi curriculari Tirocini di orientamento: visite in aziende/enti, partecipazioni a seminari, brevi stage Laboratori didattici e partecipazione a lezioni fuori sede: piccoli stage disposizioni/regole generali applicabili a tutti i progetti formativi (alcune innovative rispetto alla precedente normativa DGR 870/03) disposizioni specifiche relative a “stage” non disciplina le borse di studio Azione 1: Azione 2: Borse di studio per dottorandi Cofinanziamento per la mobilità dei dottorandi Spese per la gestione amministrativa e organizzativa

PROGETTO Nel progetto devono essere chiaramente definiti: SOGGETTI: soggetto attuatore (SA), ev. soggetto terzo delegato, ev. partner sostenitori, ruoli/attività dei partner CONTENUTI DEL PROGETTO: azioni da realizzare, destinatari, obiettivi, durata, le risorse umane e strumentali TIPOLOGIE DI SPESE PREVISTE: costi ammissibili e quantificati (PED) in base alle attività

SOGGETTO ATTUATORE Singolo soggetto, ATI-ATS, Consorzio Progetto di Ateneo: SA singolo (Università) Principali adempimenti del S.A operare a costi reali = rendicontazione puntuale di spese effettivamente sostenute, ammissibili e imputabili al Progetto adottare un sistema contabile-amministrativo che consenta l’individuazione delle spese effettivamente sostenute e imputabili al Progetto tenuta registri obbligatori selezionare i destinatari con modalità trasparenti, pari opportunità di accesso rispettare gli obblighi in materia di informazione e pubblicità (Reg.1159/00) alimentare il SI della Regione con dati finanziari e fisici relativi al Progetto

SOGGETTI TERZI DELEGATI DIVIETO DI DELEGA : divieto di affidamento a soggetto terzo, diverso da persona fisica, di attività caratteristiche (progettazione, docenza, tutoraggio, coordinamento, direzione e gestione amministrativa) Progetto di Ateneo: non è prevista delega Possibile DEROGA al divieto se ricorrono tutte le condizioni previste DGR 569/06: prevista nel progetto o successivamente autorizzata necessità di specifiche competenze non reperibili con incarico a persona fisica solo per progettazione e docenza ed entro limiti % di costo del progetto (per la progettazione max 50% della categoria B.1.2; docenza max 30% del tot.) possesso documentato di requisiti scientifici e competenze specialistiche - compenso commisurato a qualità/quantità del servizio (max personale esterno)

SOGGETTI TERZI FORNITORI DI BENI E SERVIZI DI SUPPORTO Per le attività di supporto (≠ caratteristiche) si configura acquisto da fornitori specializzati di beni e servizi ausiliari per la realizzazione del progetto (Non è delega) OBBLIGO DI TRE PREVENTIVI di fornitori specializzati scelta di quello economicamente più vantaggioso (≠ dal più conveniente) Progetto di Ateneo: es. acquisto materiali DEROGA all’obbligo se ricorre 1 dei casi previsti dalla DGR 569/06, es: - acquisti inferiori a 500 € (N.B.divieto di frazionamento dell’acquisto) comprovata l’impossibilità di acquisizione (es. beni/servizi soggetti ad esclusiva)

SOGGETTI PARTNER SOSTENITORI Non attuano alcuna attività formativa/orientativa né altre specifiche attività a cui corrispondano quote del finanziamento assegnato NO spese da rendicontare sul progetto Presenza facoltativa SOGGETTI OSPITANTI STAGE/TIROCINI Azienda o altro organismo pubblico o privato Convenzione con il SA del progetto (Università) NO spese da rendicontare sul progetto (salvo casi particolari)

CONTENUTI DEL PROGETTO AZIONI DA REALIZZARE, DESTINATARI, OBIETTIVI, DURATA, RISORSE adeguata descrizione coerenza interna: tra attività, risorse umane e strumentali, tipo spese, ecc. coerenza esterna: con la misura POR di finanziamento del Progetto, normativa comunitaria, nazionale, regionale TIPOLOGIE DI SPESE PREVISTE: costi ammissibili

PED – PIANO ECONOMICO DI DETTAGLIO esposizione analitica dei costi previsti per la realizzazione del progetto piano finanziario unico del progetto costruito in parallelo con definizione delle attività / progetto (formulario), tenendo conto degli atti/indirizzi della Regione , delle attività e obiettivi del progetto, delle regole di ammissibilità delle spese per la sua costruzione occorre che siano stati definiti in modo puntuale i ruoli di ev. partner rispetto limiti % previsti per macrovoce Il PED costituisce la “guida finanziaria” di tutto il progetto e, al termine, rappresenta il documento principale di riferimento per la rendicontazione

ARTICOLAZIONE DEL PED – COMPONENTI A) RICAVI: entrate che si generano durante l’attività del progetto es. corrispettivi dell’eventuale cessione di prodotti realizzati nel corso di esercitazioni svolte presso strutture non produttive B) COSTI DIRETTI E INDIRETTI DI PROGETTO costi diretti: riferibili in maniera esclusiva ad un singolo progetto costi indiretti: inerenza specifica ma non esclusiva al progetto; relativi a più progetti, imputabili al singolo progetto solo in quota parte C) COSTI INDIRETTI DI STRUTTURA (unica voce a preventivo; inerenza generale al progetto; imputati pro quota al progetto)

ARTICOLAZIONE DEL PED – MACROVOCI DI COSTO B) COSTI DIRETTI E INDIRETTI DI PROGETTO tre livelli di aggregazione dei dati MACROVOCI di costo, ciascuna delle quali è costituita da più categorie CATEGORIE di costo, ciascuna delle quali è costituita da più voci VOCI di costo 4 MACROVOCI B.1 PREPARAZIONE B.2 REALIZZAZIONE B.3 DIFFUSIONE B.4 DIREZIONE PROGETTO E VALUTAZIONE

PED - LIMITI %

CONVENZIONE – AVVIO PROGETTO Data di sottoscrizione della convenzione tra SA e Regione = DATA DI AVVIO del progetto ECCEZIONI: In casi particolari la Regione può autorizzare l’anticipazione della data di avvio delle attività su richiesta del SA Il DD 3162/ 2007 di approvazione del progetto dell’Università richiama espressamente tale possibilità per gli interventi rivolti ai dottorandi : data di inizio dell’anno di istruzione 2007 DATA DI CONCLUSIONE: da progetto; 30.04.2008 Progetto di Ateneo Le spese per la realizzazione del progetto devono essere riferite al periodo compreso tra la data di avvio e quella di conclusione e sostenute prima della verifica del rendiconto

CONVENZIONE - EROGAZIONE DEL FINANZIAMENTO Convenzione con Regione ANTICIPO = 40% finanziamento RIMBORSI successivi, su richiesta, delle spese quietanzate fino al 90% (compreso l’anticipo), a condizione che il SA curi: - corretto inserimento e validazione nel SI regionale, alle scadenze trimestrali, delle spese di cui si richiede il rimborso - alimentazione telematica dati di monitoraggio fisico - invio documentazione di attuazione del progetto alle scadenze SALDO, su richiesta, previa: - consegna da parte del SA del rendiconto finale e verifica dello stesso da parte delle RT - inserimento telematico da parte del SA dei dati fisici /finanziari di chiusura del progetto

PREPARAZIONE STAGE/TIROCINI Attività prevista nell’ambito dell’AZIONE 1 del Progetto di Ateneo ricerca delle aziende, enti pubblici o privati, disponibili ad accogliere tirocinanti stipula convenzione con il soggetto ospitante contenente almeno: - la tipologia e le modalità dello stage/tirocinio, laboratorio (durata, frequenza, orario) -il nominativo del partecipante/i e le mansioni attribuite - i diritti e gli obblighi delle parti - il nominativo del/i tutor e del/i tutor aziendali individua i tutor responsabili dell’elaborazione, svolgimento e verifica finale del lavoro del tirocinante informa dell’inizio la Regione e altri organismi secondo legge X verifiche e ispezioni sull’effettiva e regolare attività ( competente ufficio INAIL , Ispett.Lavoro)

SELEZIONE DEI DESTINATARI (1) Le modalità di accesso dei destinatari delle azioni devono garantire: trasparenza, pari opportunità di accesso (Reg. 1159/00) La non corretta pubblicizzazione può determinare il non riconoscimento delle relative spese massima pubblicizzazione degli interventi loghi obbligatori (avviso, manifesti, ecc.): logo del FSE, del Ministero del Lavoro, della Reg.Toscana (v. sito Internet della Regione) riferimenti specifici al progetto FSE negli atti rivolti ai destinatari

SELEZIONE DEI DESTINATARI (2) dettagliate informazioni su: requisiti minimi di accesso e modalità/criteri di selezione numero di destinatari previsti contenuti e durata dell’intervento condizioni per l’erogazione delle somme termini di scadenza per la presentazione delle domande rispetto ev. ulteriori specifiche per la pubblicità date dalla Regione coerenza dei criteri/modalità di selezione con la tipologia di intervento conservare la documentazione relativa al processo di selezione inserire le informazioni sui partecipanti nel SI regionale

REGISTRI OBBLIGATORI registro di stage registro didattico registro di carico e scarico registro protocollo, registro di beni prodotti Registro didattico e registro di stage (fogli o schede di presenza) preventivamente vidimato, da tenere nella sede di svolgimento dell’attività distinto per ciascuna azione completo di tutti gli elementi previsti (rif. Progetto, attività, partecipanti, ecc.) correttamente compilato e firmato necessaria per documentare attività docenti e tutor e relativa spesa Registro di carico e scarico se scorte di materiali acquistati in precedenza, non rendicontati su altri progetti, utilizzabili per il progetto annotazione di materiali acquistati/prelevati dalle scorte e distribuiti ai partecipanti e/o utilizzati per esercitazioni collettive consegna di materiali ai partecipanti: schede controfirmate dai partecipanti

ATTIVITA’ DEL PERSONALE NON DOCENTE obbligo di relazioni / report indicanti, in forma cronologica, le attività svolte adeguata descrizione delle attività effettivamente svolte, con riferimenti ai tempi di impegno attività / impegni coerenti con quanto previsto dal progetto “ “ “ l’incarico dato al personale per il progetto da conservare nella sede del SA e fornire per i controlli fa parte della documentazione necessaria a corredo della spesa

VARIAZIONI IN CORSO DI ATTUAZIONE Modifiche ai contenuti, alla durata e all’articolazione del progetto approvato possibili a condizione che: non sia stato superato il 70% della durata del progetto (calcolata in gg solari complessivi dalla data di avvio del progetto alla data di conclusione prevista) siano fatti salvi gli elementi caratterizzanti Variazioni subordinate ad autorizzazione Variazioni per cui è sufficiente la comunicazione

PRINCIPALI VARIAZIONI OGGETTO DI COMUNICAZIONE numero e nominativi partecipanti (aggiornamento del SI) sede di svolgimento attività, a parità di caratteristiche calendario delle attività nominativi del personale docente e tutor o di altre figure professionali coinvolte a parità di requisiti (curricula)

PRINCIPALI VARIAZIONI SUBORDINATE AD AUTORIZZAZIONE PREVENTIVA DELLA REGIONE durata, articolazione, contenuti progetto purché salvi gli elementi caratterizzanti PED: quantificazione di una voce di spesa non prevista nel preventivo approvato PED: variazione che comporti uno scostamento dalle % minime previste sede di svolgimento attività, personale docente e tutor o altre figure prof. se cambiano caratteristiche/ requisiti) delega

PRINCIPI GENERALI PER L’AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE Le spese devono essere: 1. effettivamente sostenute 2. imputabili allo specifico progetto approvato 3. riferibili al periodo di vigenza del finanziamento 4. comprovabili 5. legittime 6. contabilizzate 7. correttamente classificate 8. contenute nei limiti autorizzati

1. SPESE EFFETTIVAMENTE SOSTENUTE pagamenti realmente effettuati (COSTO REALE) corrispondenti a movimentazioni di denaro (mandati emessi e spese quietanzate) deroga: ammortamento (pagamenti la cui evidenza economica non è allineata nel tempo alla movimentazione di denaro) limiti ai pagamenti in contanti: singoli pagamenti inferiori a 500 € entro max 3.000 € per ciascun progetto

2. SPESE IMPUTABILI AL PROGETTO APPROVATO previste e coerenti con le attività svolte (se possibile riferimenti al progetto nella documentazione a supporto della spesa) SPESA COMUNE A + PROGETTI: imputata al singolo progetto solo una quota parte del costo, che va estrapolata da documenti contabili di portata più ampia l’intero costo che ha costituito la base di calcolo deve essere documentato con giustificativo in originale il metodo utilizzato per determinare la quota di costo imputabile deve essere dettagliatamente esplicitato a rendiconto la normativa regionale fornisce un possibile metodo di calcolo mandato di pagamento riferito a + fatture: indicare nella causale estremi delle fatture/ importi a cui è riferito il pagamento (o quietanza dettagliata con fattura/importo)

3. RIFERIBILI AL PERIODO DI VIGENZA DEL FINANZIAMENTO comprese tra la data di avvio e quella di conclusione del progetto, salvo eccezioni AVVIO: Data stipula convenzione Università-Regione eccezioni: spese di progettazione che possono essere sostenute in data antecedente spese per attività approvate e avviate, su autorizzazione della Regione, prima della convenzione CONCLUSIONE: 30.04.2008 eccezioni: - spesa per il personale amministrativo nei 60 gg. successivi al termine dell'attività finanziata = 30.06.2008 termine presentazione del rendiconto finale

Tre tipologie di documenti da presentare a rendiconto: 4. SPESE COMPROVABILI la prova della spesa è data dalla fattura quietanzata o documento probatorio equivalente (reg. 448/04) LA NORMATIVA REGIONALE IMPONE LA PRESENZA DI ULTERIORE DOCUMENTAZIONE PER ASSICURARE LA ‘TRACCIABILITA’’ DELLA SPESA Tre tipologie di documenti da presentare a rendiconto: 1. documenti che danno origine a prestazioni o forniture lettera di incarico per personale esterno ordine di servizio per “ interno ordine di fornitura

4. COSTO COMPROVABILE (2) 2. documenti che descrivono le prestazioni o forniture notula/ parcella con descrizione attività - personale esterno no IVA prospetto paga (cedolino) dichiarazione attività svolta rilasciata da personale interno fattura con descrizione attività svolta o fornitura effettuata rilasciata da personale esterno soggetto IVA o da fornitori 3. documenti che attestano l'avvenuto pagamento ricevuta di c/c postale ricevuta di bonifico bancario o estratto conto dichiarazione di quietanza in caso di pagamento in contanti TUTTA LA DOCUMENTAZIONE DEVE: essere conservata in originale contenere il riferimento al progetto approvato essere in regola dal punto di vista fiscale e previdenziale

5. SPESE LEGITTIME 6. SPESE CONTABILIZZATE conformi alla normativa europea in materia di Fondi strutturali e del Fondo Sociale Europeo, alle altre norme comunitarie e nazionali, alla normativa regionale 6. SPESE CONTABILIZZATE registrate nella contabilità secondo le disposizioni di legge in materia, nonché alle specifiche prescrizioni in materia impartite dalla Regione imputate nel SI regionale timbrate (documento originale) x imputazione importo totale/quota al progetto rintracciabili (codifica)

7. SPESE CORRETTAMENTE CLASSIFICATE imputate a rendiconto alla voce di spesa corrispondente (PED) imputate a voci di spesa previste nel PED approvato In caso di classificazione errata, il controllore del rendiconto provvederà alla riclassificazione alla verifica del rispetto delle % previste sul rendiconto riclassificato

8. SPESE CONTENUTE NEI LIMITI PREVISTI contenuti nei limiti stabiliti (per natura e/o importo) negli atti amministrativi di finanziamento adottati flessibilità del rendiconto rispetto al PED Consentito scostamento del rendiconto finale delle spese rispetto al PED con unico limite: dovrà essere mantenuta non inferiore al 57% (o al minore valore % approvato) la % delle spese della macrovoce B2 “Realizzazione” e non inferiore al 90% la percentuale della componente B Potranno essere diverse da quelle approvate le % di spesa delle altre macrovoci, nei limiti dell’importo in euro approvato per ciascuna macrovoce di spesa Il controllo del rispetto delle % minime previste è effettuato sulle spese controllate e giudicate ammissibili

PARTE II Voci di spesa previste dal Progetto Unico di Ateneo Criteri di ammissibilità e documentazione di spesa

PROGETTO DI ATENEO PED Voci di spesa previste

PROGETTO DI ATENEO - % SPESE PREVISTE DAL PED Previsti solo costi diretti/indiretti di progetto (B) B2 (realizzazione) > 90%

COSTI AMMISSIBILI - PERSONALE Voci di spesa PED docenza tutoraggio personale tecnico amministrativo rendicontatore progettazione stage informazione/accoglienza partecipanti selezione partecipanti Tipologie PERSONALE INTERNO : rapporto di lavoro dipendente PERSONALE ESTERNO:ogni forma di collaborazione ≠ lavoro dipend.

COSTI AMMISSIBILI - PERSONALE INTERNO (1) Criteri /condizioni di ammissibilità Incarico a svolgere attività relative al progetto atto formale dell’organi di Ateneo competente – ordine di servizio controfirmato per accettazione antecedente l’attività indicante: progetto di riferimento attività da svolgere, corrispondenti alle funzioni abitualmente espletate e all'esperienza professionale monte ore di impegno costo orario

COSTI AMMISSIBILI - PERSONALE INTERNO (2) Criteri /condizioni di ammissibilità 2. Calcolo del costo da imputare al progetto costo del lavoro da calcolare con riferimento alla retribuzione annuale che il dipendente percepisce da contratto retribuzione annuale lorda: stipendio + retribuzioni aggiuntive (13°, 14°…) + retribuzione differita (TFR) + contributi previdenziali e assistenziali + tributi costo orario il costo del lavoro annuo (o mensile) il monte ore annuo  (o mensile) costo imputabile al progetto costo orario X numero ore di attività che il dipendente svolge nell’ambito del progetto

COSTI AMMISSIBILI - PERSONALE INTERNO (2) Criteri /condizioni di ammissibilità 3. Documentazione completa e corretta a dimostrazione della spesa (da produrre per i controlli a rendiconto e in itinere) Gli importi imputati al progetto (prospetto) devono trovare riscontro con impegni da timecard e registri (docente-tutor), registrazioni a libro paga e con i documenti attestanti l'avvenuto versamento dei contributi sociali e fiscali Se personale impegnato in + progetti: ordine di servizio con ore/gg per i singoli progetti ordine di servizio con quantificazione globale di ore/gg di impegno necessario indicare il criterio di ripartizione e prospetto individuale di calcolo

RETRIBUZIONI PERSONALE INTERNO documentazione di spesa atto d'incarico completo di tutti gli elementi indicati prospetti di calcolo delle competenze per le prestazioni eseguite timbrato e firmato da chi lo ha elaborato busta paga con imputazione al FSE (timbro) per intero o in quota parte, codice progetto, indicazione dell’importo (se quota parte), la voce di costo e il trimestre di riferimento registro didattico, registro di stage firmati da docente/cod, tutor, studenti documentazione comprovante il pagamento: mandato di pagamento, quietanza documenti di versamento degli oneri sociali e fiscali: mandato F24, dichiarazione di pagamento cumulativo F24, quietanza dichiarazione a firma dell'interessato con gg/ore d'impegno + Timecard Relazione attività svolte (personale non docente)

COSTI AMMISSIBILI - PERSONALE ESTERNO (1) Criteri /condizioni di ammissibilità collaborazione prevista nel progetto regolare contratto sottoscritto (lettera d’incarico e accettazione), prima dello svolgimento attività: tipo di prestazione prevista in riferimento al progetto obiettivi periodo di svolgimento e durata in ore/giornate compenso complessivo e compenso orario/giorno tempi e modalità del pagamento se contratto a progetto: contenuti (legge) corrispettivo e criteri per la sua determinazione: il compenso previsto deve essere proporzionato a quantità /qualità della prestazione compenso orario/giorno è indicativo (compenso “ a risultato”)

COSTI AMMISSIBILI - PERSONALE ESTERNO (2) Criteri /condizioni di ammissibilità 2. attività prevista coerente esperienza e professionalità (curriculum) 3. costo ora/giornata entro massimali previsti dalla DGR 569/06 per tipologie e fasce (al lordo di IRPEF, al netto di IVA, di IRAP e della quota di contributo previdenziale obbligatorio) 4. documentazione completa e corretta a dimostrazione della spesa (da produrre per i controlli (rendiconto e in itinere)

COMPENSI PERSONALE ESTERNO documentazione di spesa COMPENSI PERSONALE ESTERNO contratti di collaborazione o lettere di incarico sottoscritte dalle parti interessate completo di tutti gli elementi indicati curricula vitae sottoscritti: deve essere chiara la professionalità e l’esperienza maturata , coerenti con funzione e fascia di costo orario attribuita fatture (persone con posizione IVA) con chiara indicazione dell’attività/progetto, imputazione al FSE (timbro) notula/parcella ( per persone esenti o non soggette IVA) con chiara indicazione dell’attività/progetto, imputazione al FSE (timbro) ricevute di versamento dell'IRPEF ( ritenuta d'acconto sui compensi) documento comprovante il pagamento (di solito mandato + quietanza) registro didattico firmato da docente/cod. e studenti dichiarazione a firma dell'interessato con gg/ore d'impegno + Timecard Relazione attività svolte (personale non docente)

DOCUMENTAZIONE DI SPESA: ATTIVITÀ DELEGATE Nel caso in cui sia stata autorizzata la delega di attività (in deroga al divieto generale), il SA deve produrre la seguente documentazione: contratto regolarmente stipulato tra beneficiario e soggetto delegato che dovrà riportare il tipo di prestazione, le ore/giornate complessive previste, il compenso complessivo fatture del delegato (differenti tesi nella pratica corrente; esplicitamente previsto dalla DGR 569/2006) documentazione attestante l’effettivo pagamento (mandato + quietanza) relazioni sull’attività svolta, dichiarazioni di ore/gg di attività svolte, registri didattici (docenza)

Criteri /condizioni di ammissibilità COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEL PERSONALE interno e esterno (1) Criteri /condizioni di ammissibilità ammissibili solo per effettive esigenze didattiche ed organizzative del progetto pers. interno: riconoscibili secondo trattamento previsto dal contratto di lavoro (in assenza: trattamento del dipendente pubblico, max dirigente PA) pers. esterno: è opportuno esplicitare criteri di riconoscibilità nell’incarico - max dirigente PA non ammissibili per personale non docente, salvo deroghe da motivare a rendiconto periodo/date di utilizzo (mezzi di trasporto, alberghi, ristoranti) risultanti da documentazione corrispondenti a gg di attività sul progetto

COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEL PERSONALE interno e esterno (2) ammissibili spese x uso dei mezzi pubblici noleggio se economicità rispetto a mezzo pubblico (es. spostamenti collettivi) non ammIssibili spese di taxi, salvo effettiva necessità, previa autorizzazione SA, o dimostrazione di non potersi avvalere di mezzi pubblici uso mezzi privati: se incompatibilità uso mezzi pubblici con esigenze delle attività motivatamente autorizzate da SA spesa riconoscibile = 1/5 costo medio benzina / Km PASTI: per analogia con disp.allievi: ammissibili se min. 6 ore di attività fuori sede

COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEL PERSONALE interno e esterno (3) documentazione di spesa abbonamenti e/o biglietti (ricevute se acquisti via elettronica) imputati al progetto con timbro FSE prospetto riepilogativo dei viaggi effettuati con mezzo proprio (percorrenze gg A/R, Km, rimborso spettante) + autorizzazione + ricevuta di quietanza+ giustificativi spese parcheggio ricevute/fatture di ristoranti e fatture di alberghi con l'indicazione nominativa del fruitore e del numero di pasti/pernottamenti, imputati al progetto con timbro FSE documento attestante l’effettivo pagamento documentazione che attesta l’avvenuto stage/tirocinio/laboratorio per docenti e tutor di stage

COSTI AMMISSIBILI: PREPARAZIONE STAGES AZIENDALI (1) Criteri /condizioni di ammissibilità solo nell’ambito dell’ azione 1 del Progetto di Ateneo (tirocini/stage) spese di personale, interno/esterno, impegnato nei contatti preliminari con le aziende/enti (retribuzioni/compensi, ev.costi di viaggio, vitto e alloggio) spese per ev. servizi di agenzia specializzata (tre preventivi)

COSTI AMMISSIBILI: PREPARAZIONE STAGES AZIENDALI (2) documentazione di spesa documentazione che attesta la preparazione giustificativi del costo del personale impegnato nell’attività (v. personale) documentazione che attesta l’avvenuto stage convenzione tra attuatore e soggetto ospitante registri o fogli di presenza istituiti ad hoc certificazione della struttura ospitante ( inizio e termine stage, durata tot. in ore, elenco ospitati, nominativo del tutor, programma didattico) giustificativi delle spese sostenute e relative quietanza (fatture, biglietti di viaggio, ecc.)

COSTI AMMISSIBILI: INFORMAZIONI E ACCOGLIENZA PARTECIPANTI (1) Criteri /condizioni di ammissibilità spese di personale , Interno/esterno, impegnato nell’attività di informazione ai destinatari su modalità di partecipazione e percorso formativo spese di personale , Interno/esterno, impegnato in predisposizione ed effettuazione di ev. prove di selezione studenti documentazione di spesa giustificativi del costo del personale impegnato (v. personale) documentazione del processo di selezione

COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEI PARTECIPANTI Criteri /condizioni di ammissibilità 1. ammissibili per attività di stage/tirocini/laboratori didattici/altre attività formative fuori sede previste dal progetto VIAGGIO mezzi pubblici servizio o noleggio per viaggi collettivi se + conveniente, tre preventivi mezzo proprio del sa se + conveniente mezzo proprio studente, in casi eccezionali motivati, previa autorizzazione del SA viaggio individuale o collettivo per visite guidate di istruzione e nelle sedi di stage VITTO se impegno richiesto > 6 ore /giorno se servizio continuato nel tempo per gruppi di partecipanti, ricorso a convenzioni con i gestori dei servizi (buoni pasto, convenzioni con esercizi di ristorazione) se ricorso a servizi esterni, almeno tre preventivi Inammissibili spese personali ed extra (lavanderia, telefono, frigobar, ecc.)

COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEI PARTECIPANTI (2) contratto del SA con struttura ricettiva 3 stelle (o superiore se costo = o inferiore), 3 preventivi o locazione o struttura del SA se + conveniente documentazione di spesa viaggi individuali: abbonamenti e/o biglietti (ricevute se acquisti via elettronica) imputati al progetto con timbro FSE viaggi collettivi: fatture del vettore (data, tragitto) o del noleggiatore, timbro FSE prospetto riepilogativo tragitto, data, partecipanti prospetto di calcolo dettagliato del costo servizio effettuato dal SA dichiarazione effettivo svolgimento del servizio, sottoscritta dai partecipanti

COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEI PARTECIPANTI (3) ricevute/fatture di ristoranti con l'indicazione nominativa del fruitore e del numero di pasti, imputati al progetto con timbro FSE 3 preventivi, fatture di alberghi con l'indicazione nominativa del fruitore /pernottamenti, timbro FSE convenzione e 3 preventivi, se convenzioni con esercizi di ristorazione o di buoni pasto contratto di locazione, fatture timbro FSE documento attestante l’effettivo pagamento

COSTI AMMISSIBILI: VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO DEI PARTECIPANTI (4) STAGE: convenzioni di stage tra SA ed aziende ospitanti registri di stage degli allievi certificazione della struttura ospitante con inizio e termine dello stage, durata complessiva in ore, elenco degli ospitati, tutor, programma VISITE DIDATTICHE/ALTRE ATTIVITÀ FORM.FUORI SEDE: registri o fogli di presenza istituiti ad hoc certificazione struttura c/o visita (data, durata, tema)

COSTI AMMISSIBILI: MATERIALI (1) Criteri /condizioni di ammissibilità quantità e qualità compatibili con l’attività prevista (materiale didattico, collettivo e individuale, di consumo materiali per esercitazioni, indumenti protettivi) annotazione consegna ai partecipanti di materiale didattico individuale annotazione su registri di carico e scarico (se scorte) 3 preventivi, salvo eccezioni previste

COSTI AMMISSIBILI: MATERIALI (2) documentazione di spesa registro di carico e scarico, bolle di prelievo dal magazzino e fattura (costo originale) fatture e buono d'ordine e di consegna, 3 preventivi elenco riepilogativo del materiale utilizzato (quantità, costi unitari e complessivi) schede individuali di consegna del mat.didattico/indumenti protettivi firmate dai partecipanti documentazione attestante l’effettivo pagamento ev. beni prodotti (esercitazioni): registro ev. verbale di distruzione di beni inutilizzabili e/o di scarti, ricevute cessione gratuita o onerosa (ricavi)

CONTABILIZZAZIONE DELLE ENTRATE Eventuali introiti generati da un progetto (ricavi) devono essere dichiarate a rendiconto detratte dal finanziamento es. a seguito di commercializzazione dei prodotti realizzati nel corso dell'operazione

TENUTA DELLA DOCUMENTAZIONE La documentazione originale deve essere: tenuta a disposizione della Regione nella sede indicata da SA ordinata e raccolta in fascicoli distinti per voci di costo conservata fino al 31.12.2012

RENDICONTO Termine invio alla Regione: entro 60 gg dalla fine attività scheda PED (stampa da SI) scheda di rendiconto (format su SI, struttura = PED), compilata e sottoscritta, in cui devono essere indicate spese effettivamente sostenute e ev ricavi realizzati elenco dettagliato dei giustificativi suddiviso per voci di spesa copia conforme dei giustificativi di spesa fascicolati per voce di spesa copia conforme del registro didattico e di stage (ev. registro carico e scarico e beni prodotti) copia degli atti relativi alla gestione dei progetti (convenzione, ev. modifiche e autorizzazioni, convenzioni di stage, ecc.) relazione del SA sulle attività svolte e i risultati

CONTROLLO DEL RENDICONTO (1) Fasi del processo di controllo ammissibilità della spesa concordanza tra spese e relativi documenti giustificativi ev. presenza di deroghe e/o autorizzazioni concesse in fase di realizzazione assolvimento degli obblighi derivanti dai verbali delle visite in itinere controllo formale sui documenti rispetto alle normative nazionali richiesta di chiarimenti e integrazioni rispetto del PED approvato, ed in particolare delle percentuali minime previste (previa eventuale riclassificazione di spese inserite in voci di spesa non corrispondenti)

CONTROLLO DEL RENDICONTO (2) 9) riscontro documentazione di spesa presentata in copia conforme e gli originali in possesso SA 10) relazione con esiti 11) ev. contestazioni e controdeduzioni SA 12) esame delle controdeduzioni da parte della Regione e adozione provvedimento di chiusura: pagamento saldo al SA o restituzione da parte del SA di quote di finanziamento (se finanz.erogato > spese ammesse)

PARTE III Preparazione e raccolta dei giustificativi di spesa: criticità e buone prassi

Non corretta classificazione della spesa nella voce di spesa Caso 1 Non corretta classificazione della spesa nella voce di spesa (PED/Rendiconto) - spesa rendicontata non attinente all’attività taglio spese da riclassificare rischio di ev. sforamenti limiti % predisporre format documenti controllare descrizione della fattura (contenuti, date, intestatario) verificare coerenza con criteri di ammissibilità della singola spesa catalogare e registrare tempestivamente il doc. spesa

Caso 2 Timbro imputazione FSE mancata apposizione mancata indicazione importo apposizioni di + timbri e correzioni controllare descrizione della fattura o doc. equivalente (contenuti, date, intestatario) elaborare calcolo quota da imputare dopo controllo della completezza e coerenza documentazione a corredo (es.relazioni personale, timecard, registri) predisporre/aggiornare nota riepilogativa delle quote via via imputate a diversi progetti, nel caso di numerosità timbri o correzioni

Caso 3 Spese di personale: ore di docenza e/o tutoraggio rendicontate superiori alle ore rilevabili dai Registri - ore attività diverse da docenza es. ricevimento studenti controllare corrispondenza tra incarico e attività svolte (registro didattico/stage) verificare che l’incarico ai docenti non preveda monte ore cumulato ma espliciti le ore di docenza

Caso 4 Spese di personale esterno: mancanza delle ore di impiego e del costo orario sulle lettere d’incarico mancanza di curriculum o curriculum non coerente con la fascia di costo attribuita mancanza di relazioni su attività svolta e di prospetti delle ore di attività (time card) predisporre format/vademecum per predisposizione incarichi subordinare la sottoscrizione dell’incarico a preventiva acquisizione curriculum verificare coerenza e adeguatezza del curriculum subordinare il pagamento di pers. esterno alla presentazione della documentazione

Caso 5 Spese di viaggio vitto alloggio di personale e allievi: rimborsi a persone che non hanno svolto attività nel progetto rimborsi per gg in cui non è stata svolta attività rimborsi per spese non ammissibili documentazione giustificativa carente: non chiaro il fruitore del servizio, la data, il progetto predisporre format/vademecum per rimborso spese verificare prima del rimborso spese l’effettivo impegno sul progetto