Giovanni Di Brino Verbania 24 Settembre 2008 Digitalizzazione e/o Delocalizzazione Archivi Esperienza presso l’Archivio di deposito del Ministero della Giustizia Giovanni Di Brino Verbania 24 Settembre 2008

Archivio di deposito del Ministero della Giustizia Circa 73 milioni di pagine da “dematerializzare, scannerizzare e indicizzare” Recupero urgente degli spazi

Affidamento in outsourcing del servizio archiviazione documenti Disponibilità di un Centro di Archiviazione attrezzato e conforme alle vigenti norme di sicurezza Verifica, Prelievo e Trasferimento dalla sede attuale della documentazione da archiviare Conservazione dei documenti Disponibilità di una applicazione web per la ricerca della documentazione archiviata Registrazione, sul sistema fornito, dei modelli di codifica e dei dati per la ricerca dei documenti Recapito dei fascicoli o loro digitalizzazione e inserimento nel sistema (a richiesta) Predisposizione dei documenti scaduti per il trattamento di versamento.

Censimento archivio Identificazione delle varie stanze e corridoi dell’archivio con lettere dell’alfabeto Individuazione delle serie archivistiche presenti in archivio (tipologia, unità di archiviazione, dati per la classificazione, date di riferimento) Individuazione dell’ufficio responsabile (nei casi in cui nel corso del tempo fossero intervenute variazioni nell’organigramma, è stato necessario risalire all’attribuzione delle competenze delle attuali strutture)

Presa in carico dei documenti Schedatura della documentazione per unità archivistica o di confezionamento con applicazione di etichette barcode Condizionamento della documentazione schedata all’interno dei contenitori Trasporto dall’attuale sede al Centro di archiviazione Definizione delle coordinate archivistiche e posizionamento a scaffale tramite la scansione delle etichette barcode e associazione automatica tra le locazioni degli scaffali ed i contenitori da archiviare Data – entry dei metadati archivistici rilevati in fase di schedatura e presa in carico

Risultati 9200 contenitori di documenti trasferiti (corrispondenti a circa 400.000 fascicoli) Recuperati circa 5000 metri di spazio nell’archivio di deposito del Ministero Costo complessivo dell’operazione: meno di 70.000 euro Costo annuale del servizio di conservazione 19.000 euro (circa 2 euro per contenitore) Costo per la consegna di un fascicolo: 6 euro Costo per la digitalizzazione di un fascicolo: 4 euro

PROPOSTE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLE PROCEDURE DI ARCHIVIAZIONE Supporto per la definizione di un Piano di classificazione, corredato dai termini di conservazione per ciascuna serie (Piano di conservazione) e dal Manuale di gestione dell’archivo come previsto dalla normativa Predisposizione per ogni ufficio di apposite etichette standard che tengano conto delle serie presenti in ogni ufficio, degli indici di classificazione e dei metadati necessari per l’individuazione dei fascicoli. Ogni ufficio si potrà occupare dell’etichettatura e della schedatura dei fascicoli esauriti (L’etichettatura riguarderà sia l’apposizione delle etichette descrittive standardizzate, sia l’apposizione del codice barcode sul fascicolo e/o sul faldone)

PROPOSTE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLE PROCEDURE DI ARCHIVIAZIONE Presso l’archivio generale di deposito si dovranno apporre sugli scaffali dei codici a barre di riferimento per la lettura ottica delle posizioni d’archivio. L’archiviazione dei documenti potrà quindi avvenire automaticamente tramite la lettura dei barcode dei fascicoli e della dislocazione in archivio I dati verranno registrati sul sistema di gestione d’archivio e quindi disponibili per le ricerche.