Il Knowledge Management Corso di Organizazione Aziendale AA 2007/2008 Gorizia, Novembre 2007 PAOLO MARIZZA

Indice Concept L’approccio KM

“La conoscenza è informazione in azione” Ciò che le persone in una organizzazione sanno sui loro clienti, prodotti, processi, errori, successi sia in modo esplicito che implicito

Il Knowledge Management è il sistematico ed esplicito uso della giusta conoscenza alle persone giuste al momento giusto finalizzato al miglioramento delle performance di business Tecnologie Business Info Sys Intranet Videoconferencing Motori di Info retrieval Expert systems HRIS interface ………... I componenti del KM Contenuti Processi di KM Norme, regolamenti... Prassi operative Case studies Informazioni sui clienti Benchmarking/ dati di mercato Competenze Generazione Cattura Strutturazione Condivisione Value adding

Le aziende leader sviluppano strategie di KM per creare/sostenere il proprio vantaggio competitivo Ambiente competitivo Servizio, flessibilità e interazioni intelligenti sempre più importanti La pressione competitiva richiede di porsi domande e di sviluppare migliori risposte più velocemente dei competitors Come posso creare il vantaggio competitivo attraverso la conoscenza? Come posso divulgare la conoscenza per sostenere questo vantaggio? Nuove tecnologie Più velocità per comunicare e collaborare Più efficienza nel creare, strutturare ed integrare conoscenza nei processi di business Knowledge economy Le risorse scarse di oggi sono persone specializzate ed informazioni

Per realizzare una strategia di KM occorre installare un cliclo continuo di generazione, cattura, strutturazione e condivisione della conoscenza. Disseminating Condivisione della conoscenza Structuring Absorbing Codifica Cattura e filtratura della conoscenza in framework strutturati Generazione di nuove idee indotte dall’ utilizzo dei processi di KM Scanning Identificazione di conoscenza interna ed esterna Diffusione

Le strategie di KM tipicamente si focalizzano prima su obiettivi di efficienza... Disseminating Business benefits Riduzione del “costo dell’ignoranza” Permette trasferimento best practice Evita ripetizione errori Evita perdite di tempo e duplicazioni Riduce dipendenza da individui chiave Facilita cattura e trasferimento di nuova conoscenza Abilità decisioni migliori e più rapide Migliora la comucazione EFFICIENZA Codifica Structuring Absorbing Scanning Diffusione

…per poi puntare ad accrescere le capacità di innovazione Disseminating Business benefits Facilita nuovi modelli di business Incrementa impatto degli investimenti di innovazione Abilita migliore comprensione di competenze e posizione competitiva Anticipazione dei bisogni dei customer Codifica Structuring Absorbing INNOVAZIONE Scanning Diffusione

Una volta installato il processo di KM, l’enfasi su innovazione ed efficienza si bilancia in relazione alle specifiche situazioni aziendali. Disseminating EFFICIENZA Tutti e quattro le fasi devono essere attive L’enfasi sulle differenti fasi è legato alle specifiche situazioni aziendali Structuring Absorbing Codifica INNOVAZIONE Scanning Diffusione

Classification of Learning Infrastructure Distinct learning infrastructures support each business objective and opportunity Classification of Learning Infrastructure Codified Processes Expert Based Information Access Managing Risks Managing Costs Codification Personal Leverage Stakeholder Network Unwritten Expertise Adding Value Creating New Businesses Firm’s Individuals Diffusion Industry/ External

Knowledge management strategies start with strategy, not knowledge Business Objectives for Knowledge Management Managing Risks Managing Costs Codified Processes Reducing risks by protecting core intellectual property Giving away to establish standards Enables transfer of best practices of both dynamic and static processes Increasing reuse of stable processes that require functional or technical knowledge Reduces costs of ignorance Increases efficiency and effectiveness of current knowledge Codification Adding Value Creating New Businesses Leveraging competencies integral to the value proposition Adding value to the customer through anticipating needs Sustainable competitive advantage Innovation is major driver - knowledge creation through absorption / scanning processes Finding new and unforeseen opportunities Combining new and existing capabilities to form differentiated competencies Unwritten Expertise Firm’s Individuals Diffusion Industry/ External

Knowledge management projects should address a specific business issue Strategic Issue Key Results Key Measures Projects Illustrative Customers leaving due to late products Client must reduce time to market for new products Design cycle time Prototype time Manufacturing lead time Delivery on time Knowledge management - leverage existing design skills Each project should be business focused rather than technology focused

A range of learning infrastructure is required, both hard and soft Types of Learning Infrastructure Example Codified Processes ‘Explicit’ Expert Based Information Access Dynamic expertise database/yellow pages SOP database Customised external newsfeeds Business patents database Workflow applications Best practices database Electronic communications infrastructure Internal electronic magazines Digital stories/ case studies Online product data/ specification database Network of subject experts Codification Customer database E-commerce “clickstream” data Personal/ online communities of interest On-line problem solving/collaboration applications (e-rooms) Discussion Forums/ bulletin boards Apprenticeship/ Mentoring Creativity/ problem solving tools Personal Network of subject matter experts Stakeholder communities of interest Hard (IT systems) infrastructure Unwritten Expertise ’Tacit’ Customer immersion Personal Leverage Stakeholder Networks Soft (human) infrastructure Industry/ External Individuals Diffusion DMS: Document management system

Learning Infrastructure Six fundamental building blocks must be considered to ensure a successful knowledge management project Business Objectives Content Processes Learning Infrastructure Organisation Culture/ Behavior

The output and content of the knowledge management project is dependent on the business objective Content Formats Video and audio Multimedia presentations Documents Live communications Sample Content Types Documented best practices Case studies and learning histories Customer insights and information Product catalogues Financial information Trade secrets/ patents

Indice Concept L’approccio KM

Knowledge Management organization Global Knowledge Manager KM Core Team KMS Administrator Key Roles within the KM Organization Practice Knowledge Specialist Editor

The process consists of four sub-processes Synthesize, Organize & Codify Identify/ Capture Use, Analyze & Improve Disseminate Explain just briefly at a high level what the processes are, and tell them these processes will be discussed in more detail in Module D that afternoon Again, check with Jema for more/more up to date slides