Budget aziende di produzione Piano di produzione, rimanenze, budget operativi, analisi scostamenti. Marzo - aprile 2012

Il budget delle vendite (1/3) Normalmente, nelle imprese manifatturiere è il primo budget ad essere elaborato Fondamentale l’accuratezza delle previsioni, in quanto questo budget influenza tutto il processo Il budget delle vendite normalmente viene poi “riclassificato”: per famiglia/linea di prodotti/business unit per area geografica per tipologia di cliente per agente/canale di vendita

Il budget delle vendite (2/3) Massima importanza del legame con strategia e programmi strategici dell’impresa Ampio utilizzo di strumenti tipici del marketing (ricerche di mercato, sondaggi, tecniche di previsione della domanda, ecc.). Il livello di vendite previsto si baserà su: andamento delle vendite nei periodi precedenti andamento generale dell’economia e delle aree di business in cui opera l’impresa risultati delle ricerche di mercato (fondamentali per prodotti nuovi) politiche di pricing profittabilità delle varie linee di prodotto livello di pubblicità/attività di promozione previsti intensità concorrenza qualità della forza vendita capacità produttiva (si veda budget della produzione...)

Il budget delle vendite (3/3) E’ di competenza delle aree di marketing e delle vendite, con supporto del controller Una previsione di vendita è un’ipotesi sulle vendite in determinate condizioni Un budget delle vendite è il risultato della decisione di creare le condizioni che daranno vita a un livello desiderato delle vendite (es. si possono avere previsioni di vendita a vari livelli di pubblicità, ma solo la previsione per il livello che si decide di implementare si traduce in budget) Il budget delle vendite è strettamente collegato al budget dei costi di marketing e vendite (vedi oltre)

Il piano di produzione (budget della produzione a quantità) Una volta identificato il fatturato di budget occorre determinare la quantità di output (Pi) che l’impresa deve produrre per far fronte al piano delle vendite A partire da scorte iniziali (SI, espresse in quantità) e pianificata la quantità di scorte finali (SF, in quantità), si ottiene la quantità di produzione programmata di ciascun prodotto in ciascun periodo di tempo: Pi = Vi + SFi - SIi Per costruire piano di produzione occorre verificare la congruenza fra risorse richieste dal budget e risorse effettivamente disponibili, cioè per ogni risorsa j-esima: Pi*tij ≤ Tj dove tij rappresenta la quantità unitaria della risorsa j-esima richiesta dal prodotto i-esimo e Tj la disponibilità complessiva della risorsa j-esima.

Quali risorse sono necessarie Quali risorse sono necessarie? Il budget dei costi di produzione: budget della produzione a valore Materiali (consumi per la produzione) Lavoro Energia Affitti industriali Assicurazioni industriali Ammortamenti Lavorazioni esterne

Il budget degli approvvigionamenti (acquisti) Può contenere voci relative a: materie prime, WIP, PP.FF. Può ricevere dati di input dal budget delle lavorazioni esterne Nel caso di acquisti di prodotti finiti, si è in presenza di attività di commercializzazione Gli acquisti in genere non coincidono con i consumi perché tengono conto delle scorte In caso di acquisti materie prime la formula è (a valore): Acquisti = consumi per la produzione + rimanenze finali – rimanenze iniziali In caso di attività di commercializzazione di prodotti finiti (a valore): Acquisti = costo articoli venduti + rimanenze finali – rimanenze iniziali

Quale costo? Gli standard di costo Costo standard o programmato è un costo desiderabile attentamente calcolato Gli standard ideali (teorici) sono espressione dei risultati più efficienti possibili nelle migliori condizioni immaginabili. Tali standard non lasciano spazio a sprechi, deterioramento, guasti dei macchinari ed eventi simili Vantaggio: ricordano la necessità di miglioramento continuo in tutte le fasi delle operazioni Svantaggio: effetto negativo sulla motivazione dei dipendenti che li percepiscono come obiettivi irragionevoli Gli standard attualmente raggiungibili sono livelli di rendimento che si possono raggiungere con uno sforzo realistico. Prevedono delle tolleranze per normali mancanze, deterioramenti, sprechi e tempi morti. Normalmente sono affiancati da incentivi che premino io miglioramento continuo.

Definizione degli standard di costo Il costo standard dei materiali diretti è la somma dei costi standard dei materiali/componenti necessari per realizzare il prodotto. Riferendosi ad un materiale/componente i-esimo il costo standard è esprimibile come: Cstd = qstd (i)*pstd (i) dove: qstd rappresenta la quantità del componente i-esimo necessaria (consumata) per la produzione di un’unità di prodotto finito in condizioni standard, pstd il suo prezzo standard La quantità standard viene ricavata sulla base dei dati di progetto, forniti dall’ingegneria di prodotto, il prezzo standard degli input viene fornito dall’unità responsabile degli acquisti

Definizione degli standard di costo Il costo standard del lavoro diretto viene determinato come il prodotto tra il tempo standard necessario per svolgere le operazioni del ciclo produttivo per unità di prodotto finito e il costo standard orario del lavoro diretto Il tempo standard viene determinato dai responsabili dell’ingegneria di prodotto e di processo, attraverso ad esempio il cronometraggio Il costo orario del lavoro viene fornito dall’ufficio del personale Il costo standard dei costi indiretti di produzione (overhead) può seguire due logiche distinte: per i costi che non sono influenzati dal livello di attività (fissi): si definisce a priori il costo totale che il costo dovrebbe assumere nell’esercizio (es. ammortamento di un macchinario) la quota di costi indiretti attribuita ad ogni prodotto viene determinata proporzionalmente definendo una base di allocazione standard e un coefficiente di allocazione standard

Definizione degli standard di costo Nel caso dei costi indiretti variabili come l’energia (il cui costo totale varia al variare delle ore di funzionamento dell’impianto o di altro fattore detto di “collegamento”, ad esempio ore di lavoro diretto): si definisce a preventivo un costo standard per ora di funzionamento dell’impianto o altro fattore di collegamento (ore manodopera) sulla base di un’analisi ingegneristica del funzionamento degli impianti a ciascun prodotto viene associato un costo pari a Cstd = (costo standard energia/h di funzionamento impianto)* tempo standard di occupazione dell’impianto da parte del prodotto

Il budget delle scorte finali di prodotto finito Per l’elaborazione di questo budget, è necessario conoscere la configurazione di costo standard prescelta (direct/variabile vs full costing), il che porta a determinare un costo variabile o pieno di prodotto che viene “applicato” alle unità in scorta per determinarne il valore A seconda della configurazione variabile o piena prescelta, si determina di conseguenza anche un costo variabile e pieno del venduto

Il budget del costo del venduto Costo del venduto = acquisti materie prime + costi di conversione + RI – RF (materie prime, semilavorati, prodotti finiti) ovvero il valore di tutte le risorse consumate per i prodotti venduti = consumi materie prime per la produzione + lavoro + energia + ammortamenti + altri costi fissi di produzione + rimanenze iniziali – rimanenze finali (prodotti semilavorati e prodotti finiti), valorizzate a costo variabile o pieno Se è stato calcolato il costo di produzione unitario (CU), variabile o pieno: Costo del venduto = CU * quantità vendute Esercizi di riferimento: Vitale e Ramix

Il budget dei costi di marketing e vendita Normalmente si distingue tra costi variabili e costi fissi (o semi-variabili) di marketing a) costi variabili (con livello vendite): provvigioni di vendita sconti sul listino prezzi o sul prezzo di offerta (espliciti) costi di trasporto prodotti finiti a clienti (se a carico impresa) royalties bonus/incentivi b) costi tendenzialmente fissi: costi legati alla struttura, e/o alle infrastrutture di distribuzione/vendita: pubblicità/promozione acquisizione/evasione ordini magazzini P.F.: ammortamento, affitti, manutenzione, energia, stipendi personale, ecc. movimento merci stipendi dirigenti e altro personale quota ammortamento stabili e attrezzature uffici

I budget di costi di periodo/discrezionali Budget dei costi di struttura (anche detto budget delle spese generali e amministrative): costi relativi a funzioni di supporto/staff (amministrazione, finanza, controllo, organizzazione, EDP, ecc.) e le spese sostenute dalla direzione generale Include quindi stipendi dirigenti e impiegati in attività non di stabilimento, quote di ammortamento di uffici/attrezzature non produttive, spese telefono/fax, spese postali, consulenze direzionali, cancelleria, mensa, riscaldamento e illuminazione sedi centrali, portineria e vigilanza, ecc. Sono in larga parte costi di personale e, come tali, hanno prevalente carattere di rigidità (sono in larga parte costi fissi) Budget delle spese di R&S: comprende costo personale, ammortamenti attrezzature laboratorio, spese per prototipazione/testing, spese esterne (affitto laboratori, effettuazione prove speciali, consulenze)

Approcci per la determinazione dei budget dei costi di periodo/discrezionali Approccio incrementale: X% di aumento rispetto anno precedente. Problemi: non rileva eventi non-ripetitivi accaduti nell’anno amplificazione degli errori ZBB (Zero Based Budget): si ridefinisce integralmente l’ammontare delle risorse assegnate alle varie attività, distinguendo tra: livello minimo di funzionamento serie di pacchetti incrementali OVA (Overhead Value Analysis): le risorse non vengono assegnate alle singole funzioni/unità, ma ripartite tra processi/progetti (che possono essere anche interfunzionali) sulla base di analisi costi/benefici Budgeting basato sulle attività (Activity based budgeting ABB)

La valutazione e l’analisi dei risultati: le varianze o scostamenti Seconda macrofase del processo di budgeting: rilevazione degli scostamenti tra valori di budget e risultati reali Scostamenti nei costi e nei ricavi Per comprendere le cause delle varianze vengono introdotti dei budget “intermedi”, chiamati “budget flessibili”: questi si ottengono combinando parametri di budget con valori a consuntivo Il budget flessibile assume significato leggermente diverso a seconda che si tratti di costi o di ricavi

L’analisi degli scostamenti per i ricavi BUDGET BUDG. FLEX BUDG. FLEX CONSUNTIVO A MIX STD. A MIX EFF p, volumi totali e p std, volumi tot. p std, volumi tot. p, volumi totali e mix previsti (std) effettivi, mix std e mix effettivi mix effettivi SCOST. QUANTITA’ SCOST. MIX SCOST. PREZZO

Gli scostamenti di 1° e 2° livello per i costi diretti (materiali e manodopera diretta) L’analisi di 1° livello è finalizzata a distinguere tra differenze di costo derivanti da variazioni di livello produttivo (scostamento di volume), generalmente considerate esogene, e scostamenti dovuti a livelli di efficienza produttiva superiori/inferiori a quelli previsti L’analisi di 2° livello distingue invece tra scostamenti dovuti a differente impiego delle risorse (rispetto allo standard previsto in corrispondenza al volume produttivo effettivo) e scostamenti riconducibili a variazioni dei prezzi dei fattori

Gli scostamenti di 2° livello per i costi BUDGET BUDG. FLEX BUDG. FLEX. A CONSUNTIVO CONSUMI EFF. qstd q’std qeff qeff SCOST. IMPIEGO SCOST. PREZZO Gli scostamenti di impiego e di prezzo possono essere così espressi: Vimp =  i pstd (i) [qeff(i) - q’std(i)] Vpr =  i qeff (i) [peff (i) - pstd(i)], ove: qeff= quantità di materiale i-esimo (oppure t unitario di lavorazione) effettivamente consumata, q’std= quantità di materiale che si sarebbe dovuta consumare in corrispondenza ad un livello di efficienza standard ed un livello di output pari a quello effettivo p std = prezzo materiale o costo orario