Corso Regionale di Biblioteconomia di base Gilberta Pezzin Vicenza, 12 novembre 2008 Sviluppo delle raccolte Acquisizioni, iter del libro: dall’acquisto allo scarto Acquisizioni coordinate bacini bibliografici SBPV Gestione coordinata delle raccolte Revisione Svecchiamento raccolte

“Libraries are for use” Premessa “Libraries are for use” La gestione delle raccolte documentarie di una biblioteca è orientata alla produzione di servizi per l’utenza

Circuito del documento

Introduzione L’espressione “sviluppo delle raccolte” risale alla metà degli anni Settanta (del ‘900) nella letteratura professionale americana e si consolida negli anni Ottanta in tutte le tipologie di biblioteche. Lo sviluppo delle raccolte è un processo continuo, permeato da una visione della raccolta documentaria come insieme coerente, da trattare nella sua totalità e unitarietà. Il concetto di sviluppo delle collezioni si estende oltre il semplice momento della selezione e acquisizione. Alla base del processo c’è una accurata attività di programmazione, un’enfasi nuova attribuita alle esigenze dell’utenza, un’apertura alle politiche di cooperazione, l’introduzione del concetto di revisione e di valutazione dell’efficacia delle scelte.

La fruizione dei documenti Per favorire la fruizione dei documenti posseduti è necessaria un’efficace gestione delle collezioni affinché la biblioteca possa proporsi ed essere percepita come una realtà viva, attuale, partecipata, sempre in crescita, capace di rispondere ai bisogni dei propri utenti compresi quelli latenti o insorgenti. I documenti devono risultare in equilibrio rispetto alle sezioni in cui è organizzata la biblioteca, rispetto alle varie fasce di età (bambini, ragazzi, adolescenti, adulti) ed alle varie tipologie di utenza. La potenzialità informativa della biblioteca, se associata in sistema, è data dalla sommatoria: -del patrimonio posseduto -del patrimonio di accesso coordinato delle varie biblioteche della Rete -delle informazioni remote reperibili in cooperazione (Nerio Agostini - Fabio Metitieri – Riccardo Ridi - Giovanni Solimine).

Fasi della gestione delle collezioni Progettazione Piano di sviluppo annuale Procedimento amministrativo Acquisizioni Trattamento fisico Trattamento biblioteconomico Collocazione Promozione Monitoraggio e valutazione Revisione

Progettazione La biblioteca deve darsi un progetto attraverso il quale definire e ridefinire la propria politica di costruzione e di sviluppo delle collezioni, per questo è necessario: 1) avere chiari alcuni elementi: la fisionomia documentaria di base della biblioteca ruolo che intende svolgere nel sistema bibliotecario eventuali fondi speciali esistenti e che intende incrementare eventuali specializzazioni che già la caratterizzano target di utenza che intende soddisfare 2) dotarsi di uno strumento di gestione consapevole e trasparente: la Carta delle collezioni, un documento programmatico e quindi di gestione, che può essere adottato dal responsabile del servizio come parte o allegato alla Carta dei servizi comunali.

contenuti della Carta delle collezioni finalità della biblioteca - mission profilo di comunità di riferimento caratteristiche delle collezioni, grado di copertura, tipologia criteri e modalità di conservazione modalità di incremento (criterio acquisti, doni, scambi) interventi di revisione e scarto risorse da destinare, modalità di reperimento monitoraggio e valutazione scelte di cooperazione ruolo e responsabilità di chi acquista

Carta comune i limiti oggettivi non devono scoraggiare il bibliotecario del piccolo centro e farlo propendere per la non fattibilità di questo strumento, ma devono portarlo ad adottare una carta comune tra le biblioteche del sistema di appartenenza; vedi esempio bozza per SBPV (allegato A). i limiti oggettivi non devono scoraggiare

La sezione locale La raccolta locale è una importante sezione che ogni biblioteca gestisce con caratteristiche diverse. Essa è un progetto culturale, è il prodotto delle scelte bibliografiche e biblioteconomiche compiute da ciascun bibliotecario ai fini del recupero, del mantenimento e della comunicazione, dell’eredità e dell’identità culturale della comunità e del territorio attuata attraverso la raccolta, la conservazione e la valorizzazione dei documenti che ne testimoniano la storia e la cultura. E’ costituita da pubblicazioni, fotografie, materiali minori di ogni genere, manoscritti, dattiloscritti, registrazioni sonore, opuscoli, manifesti, carteggi, oggetti. La sezione separata d’archivio: Legge regionale 5 settembre 1984, n. 50 (BUR n. 41/1984)

Titolo IV° e Titolo V° Biblioteche Art. 28 - (Organizzazione delle biblioteche) curare la raccolta e la conservazione delle pubblicazioni prodotte in ambito locale; Titolo IV Art. 30 -(Raccolta pubblicazioni ufficiali) I Comuni devono depositare nelle proprie biblioteche copia delle pubblicazioni da essi curate. Le Province sono tenute a inviare copia delle loro pubblicazioni ufficiali alle biblioteche dei comuni del proprio territorio e dei comuni capoluogo di ciascuna provincia del Veneto Titolo V Art. 39 - (Compiti degli Enti locali) Gli Enti locali provvedono alla corretta formazione dei loro archivi e ne promuovono la più ampia consultabilità, secondo quanto disposto dal DPR 30 settembre 1963, n. 1409. Gli Enti locali, osservate le norme di cui al DPR 30 settembre 1963, n. 1409, provvedono a trasferire nei loro archivi i documenti posseduti una volta che siano scaduti i termini per la loro conservazione negli uffici. Le sezioni di archivio ordinate e inventariate possono trovare collocazione nei locali della biblioteca, qualora ciò risulti opportuno allo scopo di agevolarne la consultazione e assicurarne la conservazione. Presso la biblioteca dell’Ente locale sono comunque depositati gli inventari delle sezioni separate dall’archivio dell’Ente, mentre nella biblioteca centro del sistema sono depositati gli inventari di tutti gli archivi degli Enti aderenti al sistema. Presso il Dipartimento regionale competente per materia sono depositati gli inventari di tutti gli archivi di Enti locali della Regione.

Piano di sviluppo annuale Il piano degli acquisti, per quanto le risorse finanziarie siano spesso limitate, deve sempre basarsi su due principi imprescindibili: -garanzia delle condizioni minime di mantenimento delle collezioni -assicurazione di un incremento e sviluppo mirato e programmato Le difficoltà oggettive nel reperimento di fondi per gli acquisti possono trovare solo in parte (si sottolinea solo in parte) soluzione nell’ambito della cooperazione interbibliotecaria. Le dimensioni minime del patrimonio documentario devono sempre essere garantite con le risorse dell’ente, con adeguata previsione di bilancio.

Acquisizioni Le acquisizioni possono avvenire per: Acquisto; dono , scambio, diritto di stampa. Le acquisizioni devono essere coerenti in quantità e qualità con le raccolte della Biblioteca e quindi è opportuno adottare un piano annuale degli acquisti. No a criteri di casualità e discrezionalità o a personalizzazioni. Professionalità (chi acquista?), autonomia operativa. Gli acquisti sono una competenza tecnica del bibliotecario che non può subire ingerenze di carattere politico o pressioni di tipo commerciale. Evidentemente neanche il responsabile degli acquisti deve mettere in atto alcuna forma di censura ideologica, politica o religiosa rispetto ai contenuti dei documenti da acquisire, ma deve piuttosto saper esprimere consapevolezza deontologica ed una preparazione culturale che sono frutto di un continuo aggiornamento in campo editoriale. Standard minimi di riferimento: In alcuni casi sono le leggi regionali a fissarli o a fornire delle indicazioni, non quella del Veneto. Per la nostra rete sono auspicate “almeno 100 nuove unità documentarie l’anno ogni 1000 abitanti” (vedi testo convenzione in atto tra i comuni di SBPV e quello di Vicenza), nonché “la continuità nell’acquisto di novità librarie anche tramite i gruppi settimanali di SCA…” Tradotto in termini monetari possiamo ipotizzare 1500 € ogni 1000 ab.

Qualità delle collezioni La qualità complessiva del patrimonio documentario si misura dalla sua aderenza alla mission della biblioteca e sul grado di soddisfazione degli utenti. Proposte di metodo Cos’è la “griglia” di Whittaker Scambio di esperienze (proposta di dibattito) La qualità complessiva del patrimonio documentario si misura dalla sua aderenza alla mission della biblioteca e sul grado di soddisfazione degli utenti. Proposte di metodo. Cos’è la “griglia” di Whittaker Scambio di esperienze (proposta di dibattito)

Selezione coordinata degli acquisti Lo sviluppo delle collezioni in ottica di cooperazione, perché? Obiettivi e vantaggi: -favorire l’applicazione di una gestione consapevole delle raccolte nelle biblioteche pubbliche di base -costruzione di un patrimonio collettivo equilibrato, complementare ed efficace -ottimizzazione della dotazione e dell’utilizzo delle collezioni -presenza in tutte le biblioteche di novità significative -professionalità condivise e a confronto -utilizzo degli stessi fornitori: vantaggi economici, rapidità delle forniture

Breve storia delle acquisizioni coordinate in Provincia di Vicenza Acquisti centralizzati Il Centro Rete della Biblioteca Bertoliana (anni’70-primi anni ’80) I sistemi bibliotecari di Schio e Thiene anni ’70 – ‘80) Il centro delle acquisizioni coordinate e partecipate presso la Biblioteca Civica di Schio (i pionieri dell’ ”utopia coordinata”) 2000: il passaggio del Centro a Vicenza e la nascita dei bacini bibliografici con relativi centri di Selezione Coordinata Acquisti Provincia di Vicenza: abitanti. 844.375 comuni: 121 biblioteche aderenti a SBPV: 85

Alcuni dati al 31.12.2007: Tot. 75.712 inventari SBPV : 63.064 inventari SB Vicenza: 7340 inventari Bertoliana SBN: 5308 inventari Tot. 75.712 inventari La prime copie, secondo Sebina, sono state 20.546 (monografie e periodici ).

Rete di cooperazione SBPV Carta dei comuni aderenti a SBPV

Bacini bibliografici Suddivisione del territorio provinciale per bacini di comuni contermini. Sono state individuate 5 biblioteche Centri bacino per ospitare la settimanale selezione coordinata degli acquisti documentari. 1) VICENZA Centro acquisizione di riferimento per le biblioteche dei comuni di: Bolzano Vicentino,Bressanvido, Camisano Vicentino, Castegnero, Costabissara, Dueville, Grisignano di Zocco, Grumolo Delle Abbadesse, Isola Vicentina, Longare, Montegalda, Monticello Conte Otto, Noventa Vicentina, Quinto Vicentino, Torri di Quartesolo, Vicenza. Giorno di selezione: Venerdì 2) MONTECCHIO MAGGIORE Centro acquisizione di riferimento per le biblioteche dei comuni di: Altavilla Vicentino, Arzignano, Castelgomberto, Chiampo, Creazzo, Lonigo, Montecchio Maggiore, Orgiano, Sovizzo, Trissino, Zermeghedo, Montorso, Brendola. Giorno di selezione: Giovedì 3) THIENE Centro acquisizione di riferimento per le biblioteche dei comuni di: Breganze, Caldogno, Caltrano, Carre', Chiuppano, Lugo Vicentino, Marano Vicentino, Montecchio Precalcino, Sandrigo, Sarcedo, Villaverla, Thiene, Zane'. 4) SCHIO Centro acquisizione di riferimento per le biblioteche dei comuni di: Schio Arsiero Cogollo Del Cengio Malo Monte Di Malo Piovene San Vito Di Leguzzano Rocchette Santorso Torrebelvicino Valdagno Valli Del Pasubio Velo D'astico Recoaro Terme Posina Tonezza Del Cimone Valdastico Pedemonte Laghi Lastebasse. 5) BASSANO Centro acquisizione di riferimento per le biblioteche dei comuni di: Bassano del Grappa, Cartigliano, Cassola, Lusiana, Marostica, Mussolente, Nove, Pianezze, Romano d'Ezzelino, Rosà, Rossano Veneto, Valstagna.

Gestione amministrativa Procedimento amministrativo Le spese vanno ascritte annualmente al bilancio dell’ente nella parte “spese correnti” e, successivamente, la cifra stanziata va impegnata con un atto del responsabile del servizio, possibilmente cumulativa, non più di due o tre determine l’anno. Massimo snellimento possibile nelle procedure. Vedi es. di determinazione Acquisto libri (Allegato B) Gestione contabile Semplici ma indispensabili esempi di gestione delle forniture (ordini, note di consegna, fatture, liquidazioni). Importanza di una verifica costante del capitolo di spesa.

Trattamento fisico e biblioteconomico Controllo della fornitura, ingressatura (per noi il Centro Catalografico assegna il numero inventario), bollatura, etichettatura, sovracopertinatura, codice a barre ed eventuale sistema antitaccheggio Trattamento biblioteconomico I vantaggi della catalogazione centralizzata: economicità e razionalizzazione dei tempi omogeneità di trattamento catalografico uniformità delle procedure rapidità operativa efficacia informativa verso l’utente.

Collocazione E’ la messa a disposizione dei documenti negli spazi organizzati dalla biblioteca per renderli maggiormente reperibili e fruibili collocazione a scaffale aperto Estrapolazioni dalla C.D.D. (narrativa, guide, …) disposizione logistica differenziata (magazzino) suddivisione in sezioni per temi, fasce d’età, livelli di utilizzo Simboli di genere per la sezione ragazzi

Promozione “La biblioteca è un servizio informativo locale che rende prontamente disponibile ai suoi utenti ogni genere di conoscenza e informazione” dal Manifesto Unesco sulle biblioteche pubbliche Esposizione delle novità per un determinato periodo in appositi spazi organizzati Iniziative tese per la massima pubblicità nella fase di promozione (elenchi, depliant, bollettini, recensioni, vetrine esterne alla biblioteca, gestione di un apposito spazio nell’eventuale sito, newsletter)

Monitoraggio e valutazione Il compito del bibliotecario non può considerarsi concluso dopo la collocazione a scaffale. La gestione delle collezioni comprende un costante lavoro di monitoraggio. Garantire il controllo della fruizione dei documenti posseduti: “indice di circolazione”. Eseguirne il controllo con regolare cadenza su: -tutti di documenti -tutti i documenti acquisiti in un anno -una singola sezione -una singola classe -un singolo soggetto o tematica -una tipologia di supporto (libri, periodici, dvd, cd-rom,…) -La valutazione fornisce elementi in merito all’efficacia del piano di sviluppo adottato ed alla coerenza degli acquisti. (anche il monitoraggio dei prestiti ILL è un interessante suggerimento per l’orientamento delle scelte della singola biblioteca e del bacino.)

Revisione delle raccolte Ricordiamo in premessa le 5 leggi della biblioteconomia di S.R. Ranganathan: 1. I libri sono per l’uso; 2. I libri sono per tutti; a ogni lettore il suo libro; 3. A ogni libro il suo lettore; 4. Risparmia il tempo del lettore; 5. La biblioteca è un organismo in crescita. Il punto di partenza è il concetto di Biblioteca Pubblica, via di accesso locale alla conoscenza, in cui i materiali devono riflettere gli orientamenti attuali e l’evoluzione della società (Manifesto IFLA) un po’ di terminologia dal mondo anglosassone (déserbage, weeding, potatura per i canadesi) La terminologia italiana (revisione, sfoltimento, svecchiamento delle raccolte, deselezione, scarto)

Il ritardo italiano Il ritardo storico dello sviluppo della public library Il peso eccessivo della biblioteca storica e di conservazione La sacralità della raccolta e l’intoccabilità del patrimonio Limiti finanziari L’opinione conservatrice dei soggetti esterni L’enfasi sui numeri (relativi al posseduto anziché ai dati di servizio) Le resistenze dei bibliotecari italiani, troppo bibliofili La mancanza di letteratura professionale in merito

Ragioni e motivazioni L’eliminazione dei documenti inutilizzati, vecchi, superati o deteriorati, è un’operazione costruttiva Guadagno di spazio e di risorse Risparmio di tempo per l’utente e per il personale Miglioramento dell’aspetto generale Attualizzazione del fondo documentario Verifica e riequilibrio della raccolta L’adeguatezza delle raccolte ai bisogni della comunità locale è più importante della loro consistenza

Prassi operativa strumenti griglie di valutazione Iter pratico dello svecchiamento raccolte: eliminazione del record dal Catalogo provvisorio o gestionale: nel campo della segnatura cancellare e scrivere “Opera eliminata”, 2) annotazione nel registro d’ingresso cartaceo: apporre il timbro “ELIMINATO” (anche nel libro, vicino al n.i.) 3) inserire il dato in un elenco “Revisione raccolte” (che andrà allegato all’atto amministrativo) 4) eliminazione fisica del libro 5) Atto amministrativo (allegato C)

Riferimenti bibliografici Shiyali Ramamrita Ranganathan, Library manual (Bombay-London-New York, Asia Publishing House, 1962) Carlo Carotti, Costruzione e sviluppo delle raccolte (Roma, A.I.B., 1997) Carla Basili, La biblioteca in Rete (Milano, Editrice Bibliografica, 1998) Dal libro alle collezioni (Provincia di Milano, Sistemi bibliotecari intercomunali, 2002) Alessandro Augustoni, Lo sviluppo delle collezioni in ottica di rete, intervento (Vicenza, 4 aprile 2005) Loredana Vaccani, Revisione delle raccolte, (Milano, Editrice Bibliografica, 2005) Nerio Agostini, Gestire una piccola biblioteca (Milano, Editrice Bibliografica, 2006) Anna Galluzzi, Biblioteche e cooperazione (Milano, Bibliografica, 2007) Claudio Gnoli, La biblioteca semantica (Milano, Bibliografica, 2007) Carta delle collezioni della Biblioteca Sala Borsa di Bologna: http//www.bibliotecasalaborsa.it/conten/collezioni/presentazione.html