stage 1, stage 2 e la corretta compilazione della modulistica Chiarimenti sulle modalità di audit: stage 1, stage 2 e la corretta compilazione della modulistica Leonardo Froio – Milano 11 e 12 marzo 2009

Modalità di effettuazione dell’audit di certificazione (IST 3.1 ed 13) L’audit iniziale di certificazione viene condotto in 2 fasi: L’audit di stage 1 è finalizzato alla valutazione della documentazione e del grado di preparazione dell’Organizzazione per l’effettuazione dello Stage 2 . 2) Scopo dell’audit di stage 2 è la valutazione dell’attuazione e dell’efficacia del SG dell’Organizzazione.

Modalità di effettuazione dell’audit di certificazione (Reg. 01 p. 5.2 e IST 3.1 ed 13) – UNI EN ISO 9001 Fra le 2 fasi devono intercorrere almeno 5 gg. lavorativi. Eccezione: in caso di Organizzazioni il cui impegno di verifica è pari 1,5 gg/uomo, stage 1 e stage 2 possono essere eseguiti on-site e consecutivamente. In tal caso il valutatore deve predisporre un unico Piano di audit (MOD PRG) che comprenda le attività di stage 1 e 2. Altrimenti sempre 2 PRG separati. - Tra stage 1 e stage 2 non può passare più di 1 anno. - Nel caso di microaziende, lo stage 1 viene effettuato off-site e lo stage 2 on-site. Solo per gli audit off-site non viene inviato il MOD PRG all’Organizzazione ed è svolto presso l’Istituto.

Struttura del Mod Q07 – programma di audit e quadro riepilogativo Lo scopo del modulo è quello di dare evidenza della programmazione triennale e della registrazione sintetica delle risultanze degli audit. Il modulo deve essere predisposto ad ogni certificazione e rinnovo. Suddivisione in 4 sezioni: Sezione 1: Identificazione dell’Organizzazione e del certificato Sezione 2: Processi aziendali Sezione 3: Siti verificati (solo per aziende multisito) Sezione 4: Requisiti della norma

Programma di audit e quadro riepilogativo Degli audit del sistema di gestione aziendale Sez. 2 Processi aziendali – esempio applicativo

Programma di audit e quadro riepilogativo degli audit del sistema di gestione aziendale Sez. 3 Siti verificati – es. applicativo La sezione è da compilare solo per aziende multisito e non per i cantieri e la pianificazione deve comprendere tutto il triennio.

Mod Q07 es. applicativo 4.1 audit programmati

Mod Q07 esempio applicativo 4.2 audit non programmati

Programma di audit e quadro riepilogativo Degli audit del sistema di gestione aziendale Riassumendo: In caso di prima certificazione o di rinnovo, le tabelle: Sez. 2 Processi aziendali Sez. 3 Siti verificati (solo per aziende multisito) Sez. 4 requisiti della norma (punto 4.1) devono essere compilate, dal TL in tutte le colonne con la pianificazione di tutto il triennio. Occorre riferirsi ai processi aziendali indicati nel Manuale.

Programma di audit e quadro riepilogativo Degli audit del sistema di gestione aziendale Mod Q07 Si raccomanda di rispettare i “simboli” indicati nella legenda: Si raccomanda la coerenza fra le tabelle, in particolare Sez. 1 (processi) e 4.1 (punti della norma)

Piano di audit – Mod PRG – considerazioni generali Il piano di audit deve comprendere i seguenti requisiti: Certificazione, rinnovo, estensione e reintegro: tutti quelli applicabili. Mantenimento: oltre naturalmente al requisito 7.5, sono da valutare sempre i requisiti 4, 5, 8.2.2, 8.4, 8.5 e quelli oggetto di Non conformità. Addizionale e Suppletiva: quelli da valutare in riferimento agli specifici casi. Ricordarsi che i requisiti non valutati nella prima verifica di sorveglianza dovranno obbligatoriamente essere verificati in quella successiva. Indicare con chiarezza i siti o cantieri che saranno sottoposti ad audit. Fornire evidenza dell’invio del programma entro i tempi stabiliti. Il manuale qualità deve essere sempre valutato prima di ogni verifica.

Piano di audit – Mod PRG PS: si raccomanda coerenza fra PRG e Q07 Predisporre il piano di audit per processi utilizzando quelli indicati dall’azienda nel Manuale della Qualità. Es. PS: si raccomanda coerenza fra PRG e Q07

Piano di audit – Mod PRG – stage 1 – es. applicativo Valutazione della documentazione predisposta Raccolta informazioni sul sito, campo di applicazione del Sistema di gestione per la qualità, sui processi e sugli aspetti di conformità legislativa Valutazione della pianificazione ed effettuazione degli audit interni e del riesame della direzione

Struttura del Mod RAP stage 1 Suddivisione in 4 sezioni: Sezione A: Dati di Audit; Sezione B: Valutazione Audit Sezione C: Rilievi Sezione D: Conclusioni della verifica

Struttura del Mod RAP stage 1 SEZIONE A: DATI DI AUDIT Sono presenti 6 punti, da A1 a A6: A1: Dati anagrafici dell’organizzazione; A2: Criteri ed altre informazioni relative all’audit; A3: Lista presenze dei rappresentanti alla riunione di apertura; A4: Certificato; A5: In caso di modifiche al piano di audit rispetto a quanto riportato nel Mod PRG indicare le variazioni; A6: Sedi, cantieri, siti temporanei o luoghi di svolgimento attività visitati.

Aspetto critico: Mod RAP Stage 1 sez. A4 - certificato Dati anagrafici del certificato: si raccomanda di precisare la ragione sociale, gli indirizzi delle sedi (compresi i numeri civici) e quant'altro in modo corretto e completo. Si raccomanda di confrontare sempre i dati del PIA e in caso di cambiamenti anagrafici, comunicati in corso di audit, verificare e allegare alla pratica il nuovo C.C.I.A.A.

Struttura del Mod RAP stage 1 SEZIONE B: VALUTAZIONE AUDIT Sono presenti 8 punti, da B1 a B8: B1: Documentazione esaminata; B2: Campo di applicazione ed eventuali esclusioni; B3: Valutazione dei seguenti aspetti: I) capacità dell’organizzazione di individuare i propri processi e di definire obiettivi ed indicatori in relazione alla politica dell’organizzazione; II) capacità di gestione e valutazione degli aspetti legali e regolamentari e relativo livello di conformità B4: Valutazione del livello complessivo di implementazione del sistema di gestione B5: Nota: Applicabile solo per sistemi di gestione ambientale e sicurezza B6: Sono disponibili i documenti autorizzativi afferenti alle attività collegate alla certificazione? B7: E’ stato condotto un ciclo completo di audit interno? B8: Valutazione del riesame della direzione

Aspetto critico: Mod Rap Stage 1 - sez. B1 – documentazione esaminata La documentazione esaminata di cui occorre fornire evidenza in Stage 1 è: Manuale del Sistema di Gestione (da indicare in B1.1) Procedure obbligatorie (*) Altra documentazione ritenuta necessaria (**) Riesame della Direzione (da indicare in B8) Evidenza dell’effettuazione delle verifiche ispettive interne (da indicare B7) Autorizzazioni all’esercizio delle attività (da indicare in B6) * si raccomanda di inserire almeno un commento sulla loro predisposizione. ** es. manuale dell’autista per il settore “trasporti”.

Aspetto critico: Mod Rap Stage 1sez. B2 – esclusioni Se valutate conformi, si raccomanda di essere chiari nelle motivazioni relative alle esclusioni ammesse. Segue es.

Aspetto critico: Mod Rap Stage 1 sez. B6 - Autorizzazioni Diverse attività hanno necessità di autorizzazioni per il loro svolgimento. Per una corretta gestione ed effettuazione dell’audit occorre indicare se queste siano presenti ed eventualmente allegatene fotocopia. Alcuni settori dove è importante segnalare le autorizzazioni in essere sono: alimentare, trasporti, rifiuti, autofficine, sanità. Per questa ragione, in questi settori, sono state predisposte apposite liste di riscontro che trattano la parte di conformità legislativa. La mancanza di autorizzazione comporta lo stop dell’iter di certificazione.

Struttura del Mod RAP stage 1 Sez. C SEZIONE C: Rilievi C1: Carenze In questa Fase, laddove riscontrate, non vengono formalizzate delle NC ma delle carenze. Carenze: problematiche evidenziate nel corso dello stage 1 che, se non vengono adeguatamente gestite dall’Organizzazione, potrebbero essere classificate come NC nello stage 2. (Def. IST 3.1 ed 13)

Approfondimenti Mod RAP stage 1 Sez. D SEZIONE D: Conclusioni della verifica D1: Conclusioni della verifica di stage 1 E’ lo scopo dello stage 1 poiché: l’insieme delle risultanze deve portare il GVI a formulare un giudizio sul livello di preparazione dell’Organizzazione per l’effettuazione dello Stage 2 e sull’adeguatezza dei tempi e delle risorse definite per l’effettuazione dello stage 2.

Struttura del Mod RAP stage 2 Suddivisione in 5 sezioni: Sezione A: Dati di Audit Sezione B: Valutazione Audit – Parte Generale Sezione C1: Valutazione di audit – Parte SGQ Sezione D: Rilievi Allegato 1: Proposta all’Istituto – Riservata a CQY

Struttura del Mod RAP stage 2 SEZIONE A: DATI DI AUDIT Sono presenti 6 punti, da A1 a A6: A1: Dati anagrafici dell’organizzazione; A2: Criteri ed altre informazioni relative all’audit; A3: Lista presenze dei rappresentanti dell’organizzazione alla riunione di apertura; A4: Certificato; A5: Sedi, cantieri, siti temporanei o luoghi di svolgimento attività visitati; A6: In caso di modifiche al piano di audit rispetto a quanto riportato nel MOD PRG indicare le variazioni.

Mod RAP Stage 2 - sez. A4 certificato Oggetto del certificato: si raccomanda un maggiore attenzione alla definizione dell’oggetto del certificato nel modo più chiaro ed aderente a quanto fatto realmente dall’azienda e a quanto verificato. In certificazione quello che viene indicato nel Mod Pia e’ una bozza e puo’ o deve essere modificato al fine di renderlo più chiaro o più aderente. Se vi sono parti aggiuntive contattate immediatamente Certiquality per un immediato riesame del contratto

Mod RAP Stage 2 – Sez. A 5 Sedi, cantieri, siti temporanei o luoghi di svolgimento attività visitati La tabella A5 richiede di indicare anche le unità operative, non solo i cantieri/siti temporanei.

Struttura del Mod Rap Stage 2 SEZIONE B: VALUTAZIONE AUDIT – PARTE GENERALE Sono presenti 10 punti, da B1 a B10: B1: Eventuali cambiamenti organizzativi dall’ultimo audit (es. Modifiche all’organizzazione o ai processi operativi); B2: Aggiornamento della documentazione (ad es. rispetto ad eventuali cambiamenti organizzativi e/o normativi); B3: Verifica delle segnalazioni contenute nel piano di audit B4: Verifica dell’attuazione e dell’efficacia del PAC e della gestione delle raccomandazioni a seguito dell’audit precedente; B5: Esclusioni (Nota: Applicabile solo il sottopunto B5.1) B6: Verifica del corretto utilizzo del marchio; B7: L’azienda ha in corso procedimenti giudiziari o amministrativi? B8: L’azienda ha richiesto finanziamenti in relazione alla certificazione in oggetto? B9: Capacità di gestione degli aspetti cogenti; B10: Valutazione complessiva sulla conformità ed efficacia del sistema di gestione aziendale anche in relazione ai risultati dell’audit precedente.

Mod RAP Stage 2 – Punto B 10 Sottopunto IV Sottopunto IV): occorre fornire un giudizio sull’andamento di aspetti di Sistema relativamente agli audit effettuati in precedenza (prestazioni in relazione al miglioramento continuo). Segue es.

Struttura del Mod Rap Stage 2 SEZIONE C1: VALUTAZIONE AUDIT – PARTE SGQ Sono presenti 7 punti, da C1a a C1g: C1a: valutazione della struttura organizzativa C1b: elenco dei processi dell’organizzazione C1c) processi affidati in outsourcing e loro controllo; C1d) sintesi della conformità del sistema ai requisiti della norma di riferimento C1e) sintesi e commento dei reclami e segnalazioni; C1f) da utilizzare per le multisito quando non è possibile verificare tutti i siti. C1g) richiesta riguardo la transizione alla norma UNI EN ISO 9001:2008

processi affidati in outsourcing e loro controllo Mod RAP Stage 2 – Punto C1c processi affidati in outsourcing e loro controllo Si raccomanda di quantificare sempre l’incidenza dell’outsourcing. Segue es.

Sintesi della conformità del sistema ai requisiti Mod RAP Stage 2 – Punto C1d Sintesi della conformità del sistema ai requisiti Si raccomanda coerenza con i rilievi e le non conformità eventualmente rilasciate in relazione ai requisiti del punto C1d del presente rapporto. In caso di risposta differente da “conforme” rilasciare sempre un chiarimento per l’azienda attraverso un breve commento. Segue es.

richiesta passaggio nuova Iso 9001 Mod RAP Stage 2 – Punto C1g richiesta passaggio nuova Iso 9001 Nel caso l’azienda NON VOGLIA fare il passaggio dovrà dichiararlo durante la riunione di apertura della verifica e sarà cliccato dal valutatore al punto C1g del Rap Stage 2 l’opzione corrispondente. A questo proposito sono inserite anche nel MOD PRG frasi ad hoc. Segue es.

Struttura DEL Mod Rap Stage 2 SEZIONE D: RILIEVI Suddivisioni in 4 punti: D1-D4 D1: Raccomandazioni; D2: Non Conformità; D3: Commenti alle Non Conformità (obbligatorio); D4: eventuale necessità di effettuare un audit suppletivo o addizionale (vedi reg. 01 par. 5.2.6 e 5.3)

Mod RAP Stage 2 – Punti D1 e D2 Raccomandazioni e non conformità Si raccomanda di porre sempre attenzione nella formulazione dei rilievi, vanno al cliente e devono essere chiari. Segue Es. di raccomandazione poco chiara

Mod RAP Stage 2 – Punto D4 eventuale necessità di effettuare un audit suppletivo o addizionale (vedi Reg. 02 par. 5.26 e 5.3) è in questa parte che TL deve riportare, informando l’azienda, che a seguito dell’esito dell’audit, sarà proposta all’istituto la necessità di audit addizionale o suppletivo Il TL deve anche chiarire che la valutazione del GVI non e’ vincolante per l’Istituto ma che sulla base delle risultanze dell'audit e della documentazione presentata, Certiquality esprimerà la propria valutazione e indicherà il termine per l’audit successivo e l’eventuale necessita’ di svolgere un audit suppletivo o addizionale Memo: in caso di certificazione la proposta di audit addizionale non impedisce l’emissione del certificato successivamente ad una positiva delibera della Commissione Tecnica Certiquality, l’audit suppletivo lo impedisce in quanto l’audit è da condurre prima della delibera della Commissione Tecnica.

PROPOSTA ALL’ISTITUTO – RISERVATA PER CQY Struttura All. 1 MOD RAP PROPOSTA ALL’ISTITUTO – RISERVATA PER CQY Sono presenti 4 punti, da E1 a E4: E1: Presentazione dell’organizzazione E2: Verifica dell’adeguatezza del piano di azioni correttive a seguito dell’audit in oggetto; E3: Verifica dell’adeguatezza dei tempi previsti per l’applicazione del piano di azioni correttive; E4: Proposta all’Istituto.

All. 1 MOD RAP – punto E1 In certificazione, soprattutto il punto E1 è fondamentale per L’Istituto per avere un quadro completo del cliente. Segue es.

All. 1 MOD RAP – punto E2 verifica dell’adeguatezza del piano di azioni correttive a seguito dell’audit in oggetto Si raccomanda una maggiore attenzione nella compilazione del punto E2 in quanto a volte si riscontrano piani di azioni correttive non adeguati; per es. confusione fra trattamento della non conformità e azione correttiva da parte delle aziende che non viene rilevata dal valutatore.

All. 1 MOD RAP – punto E4 proposta all’Istituto il Coordinatore deve porre particolare attenzione nel motivare la richiesta di effettuazione di un audit suppletivo (da condurre prima della delibera) o addizionale (da condurre a seguito della delibera al fine di confermare la validità del certificato). Segue es.

ALTRE RACCOMANDAZIONI Invio della documentazione di audit nei tempi indicati dalle procedure (sette giorni lavorativi dalla data di chiusura dell’audit) Al fine di evitare allungamenti nei tempi di consegna si chiede di inviare la documentazione direttamente all’Area interessata (AAS, ACQ).