Corso Base di Formazione per dipendenti e collaboratori di studi professionali Mercoledì 10 ottobre 2012

PROCEDURE AMMINISTRATIVE CONTABILI

A) ACQUISIRE LA DOCUMENTAZIONE DI OGNI FATTO DI GESTIONE B) RISPETTARE GLI OBBLIGHI FISCALI - AMMINISTRATIVI C) TENERE IN ORDINE OGNI DOCUMENTO D) ORGANIZZARE LA DOCUMENTAZIONE PER LA CONTABILITA’ E) CONTABILIZZARE F) ARCHIVIARE

A) ACQUISIRE LA DOCUMENTAZIONE DI OGNI FATTO DI GESTIONE Non si paga se non c’è documento giustificativo Prima di ogni registrazione occorre avere il documento giustificativo

B) RISPETTARE GLI OBBLIGHI FISCALI - AMMINISTRATIVI Ogni fatto di gestione può comportare specifici adempimenti fiscali - amministrativi. Approfondire o consultare il consulente per informazioni in proposito.

A puro titolo di esempio, si ricorda: comunicazione annuale iva e dichiarazione annuale iva Elenchi intrastat Comunicazioni black list certificazioni e mod. 770 - sostituti d’imposta unico (redditi/irap/iva) liquidazioni e versamenti iva mensili/trimestrali versamenti RA lavoratori autonomi/dipendenti/altri versamento contributi inps/inail e relative dichiarazioni versamento acconti e saldi imposte (irap/irpeg/altre) versamento tasse (rifiuti / diritti cciaa / ccgg)

C ) TENERE IN ORDINE OGNI DOCUMENTO Art. 2214 C.C. : L’imprenditore “ deve conservare ordinatamente per ciascun affare gli originale delle lettere, telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite”

 (conformità a disposizioni di legge, ecc.) D) ORGANIZZARE LA DOCUMENTAZIONE PER LA CONTABILITA’ Controllare la correttezza sostanziale dei documenti  (conformità ad ordini, a contratti, ecc.) Controllare la correttezza formale dei documenti  (conformità a disposizioni di legge, ecc.) Controllare che siano fatti tutti gli adempimenti conseguenti (es. versamento delle ritenute, contributi, ecc.)

Alcuni documenti per la contabilità

documenti ai fini IVA : fatture emesse corrispettivi fatture di acquisto importazioni liquidazioni periodiche IVA versamenti IVA dichiarazione annuale IVA

documenti non IVA : paghe e contributi prestazioni occasionali di lavoro autonomo prestazioni di lavoro autonomo coordinate e continuative spese varie non IVA (es. giornali, acquisti di francobolli, ecc.) rimborsi spese con documenti non validi ai fini IVA imposte e tasse pagate - ritenute d’acconto

movimenti di cassa e banche : Cassa (prima nota) Cassa valori bollati (prima nota) Banche (prima nota / estratti conto) Carte di credito (prima nota / estratti conto)

E) CONTABILIZZAZIONE Esempio di alcuni documenti contabili

FATTURE EMESSE 1) Controllare la progressione numerica e cronologica delle fatture emesse comprese le eventuali note di variazione 2) Timbrare 3) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale ed IVA

CONTABILIZZAZIONE FATTURE DI VENDITE

FATTURE EMESSE IN ITALIA _____________________________ ________________________________ CREDITI VCLIENTI a CLIENTI C/ACCONTO Ft. n. …. Del….. Cliente xxx per acconto su fornitura =/= a =/= Ft. n. …. Del….. Cliente xxx per vendita merce CREDITI V/CLIENTI CLIENTI C/ ACCONTO a MERCI C/VENDITE a IVA A DEBITO

FATTURE EMESSE IN ITALIA _____________________________ ________________________________ BANCA C/C a CREDITI V/CLIENTE Saldo ft. n….del ….. cliente xxx con …..

FATTURE EMESSE IN ITALIA Se dovessero essere fattura per provvigioni occorrerà all’incasso rilevare le ritenute d’acconto subite / enasarco _____________________________ ________________________________ CREDITI V/ CLIENTI a =/= Ft. n. …. Del….. Cliente xxx per provvigioni periodo a PROVVIGIONI ATTIVE a IVA A DEBITO

_____________________________ ________________________________ =/= a CREDITI V CLIENTE Saldo ft. n….del ….. cliente xxx con ….. BANCA C/C RITENUTE DI ACCONTO SUBITE RITENUTE ENASARCO

Nelle ditte individuali e nelle società di persona le ritenute di acconto e di enasarco subite dovranno essere imputate ai soci quando verranno utilizzate con un giro conto, Nelle società di capitali le ritenute di acconto si scomputeranno direttamente nel conteggio delle imposte di fine anno. Quindi ricordarsi che nel conto di credito per ritenute di acconto subite e ritenute enasarco ci sarà il progressivo dell’anno

FATTURE DI ACQUISTO 1) Ordinare le fatture e le eventuali note di variazione in base alla data di ricevimento. (N.B. : - per le bollette telefoniche conservare la copertina contenente il dettaglio IVA, - per le importazioni occorre bolla doganale, fattura fornitore estero e fattura dello spedizioniere - per le schede carburanti controllare che siano relative ad automezzi dell’azienda o in leasing) 2) Controllare l’intestazione, la data e gli altri elementi obbligatori della fattura (controllo formale del documento) 3) Controllare la conformità del documento agli accordi contrattuali (controllo sostanziale del documento) 4) Numerare progressivamente 5) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale ed IVA 6) Registrare su scadenziere (per pagamento della fattura e dell’eventuale R.A.) 7) Registrare sul libro dei cespiti ammortizzabili (non più obbligatorio, ma consigliabile )

CONTABILIZZAZIONE ACQUISTI

ACQUISTI IN ITALIA _____________________________ ________________________________ =/= a DEBITI V/ FORNITORE Ft. n. …. Del….. Fornitore xxx per acquisto merce MERCI C/ACQUISTI IVA A CREDITO DEBITI V/ FORNITORE a BANCA Saldo ft. n….del ….. fornitore xxx con ….. Att.ne : quando si registra la fattura verificare anche la corretta applicazione dell’IVA

ACQUISTI IN ITALIA con RA _____________________________ ________________________________ =/= a DEBITI V/ FORNITORE Ft. n. …. Del….. Fornitore xxx per consulenze CONSULENZE IVA A CREDITO DEBITI V/ FORNITORE a =/= Saldo ft. n….del ….. fornitore xxx con ….. a BANCA a ERARIO C/ R.A. LAV.AUT.

IN ITALIA - acquisto cespiti _____________________________ ________________________________ =/= a DEBITI V/ FORNITORE Ft. n. …. Del….. Fornitore xxx per mobili MOBILI E ARREDI IVA A CREDITO A fine anno tra le altre scritture di rettifica e assestamento occorrerà provvedere al conteggio degli ammortamenti (come per tutte le altre immobilizzazioni immateriali e materiali ) e rilevarli con il seguente un articolo : AMM.TO MOBILI a FONDO AMM.TO MOBILI Amm.to

ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI 1) Raccolta documenti : Fattura fornitore comunitario Verificare il codice identificativo del fornitore comunitario tramite la procedura VIES

ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI 2) Registrazioni contabili: a) La fattura del fornitore comunitario si registra in contabilità IVA e in contabilità generale (con codice operazione apposito) non è più obbligatoria la doppia annotazione (sia nel registro delle fatture di acquisto sia nel registro delle fatture emesse) sebbene debba essere rilevato nella liquidazione periodica IVA sia il debito che l'eventuale credito di IVA. b) La fattura ricevuta del fornitore intracomunitario va integrata con: - data e n. di protocollo della registrazione - aliquota IVA del bene in Italia e relativa imposta (o titolo di esenzione/esclusione/non imponibilità)

ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI _____________________________ ________________________________ =/= a =/= Ft. n. …. Del….. Fornitore UE per acquisto……. MERCI C/ACQUISTI IVA A CREDITO CEE a DEBITI V/ FORNITORE a IVA A DEBITO CEE _____________________________ ____________________________

ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI 3) Elenco INTRASTAT: occorre predisporre l'elenco intrastat riguardante il periodo di riferimento (MENSILE o TRIMESTRALE)

ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) 1) Raccolta documenti: fattura fornitore estero bolla doganale fattura dello spedizioniere

ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) 2) Registrazioni contabili: a) La fattura estera si registra solo in contabilità generale (con codice apposito) _____________________________ ________________________________ MERCI C/ ACQUISTI a DEBITIV/FORNITORE ESTERO ft. n….del ….. fornitore ESTERO $......... X cambio €

ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) b) La bolla doganale si registra in contabilità iva e in contabilità generale (con codice apposito) _________________________________ ________________________________________ =/= a DEBITI V/FORNITORE ESTERO (dogana) IMPONIBILE-FORNITORE ESTERO IVA A CREDITO ONERI DOGANALI _____________________________ ___________________________________

ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) c) La fattura dello spedizioniere si registra in contabilità IVA e in contabilità generale (con codice operazione apposito) _________________________________ ________________________________________ =/= a DEBITI V/FORNITORE ESTERO (dogana) PRESTAZIONI - IMPONIBILE IVA A CREDITO PRESTAZIONI – NON IMPONIBILE ANTICIPAZIONI DEGLI ONERI DOGANALI (art.15 dpr 633/72) _____________________________ ___________________________________

ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI ( IMPORTAZIONI ) - Registrare in contabilità generale i pagamenti dei fornitori estero _________________________________ ________________________________________ =/= a =/= FORNITORE ESTERO DIFFERENZA PASSIVA SU CAMBIO a BANCA C/C a DIFFERENZA ATTIVA SU CAMBIO _____________________________ ___________________________________

SPESE VARIE NON IVA 1) Controllare che i documenti giustifichino opportunamente le spese  non c’è spesa se non c’è documento giustificativo 2) Ordinare i documenti 3) Timbrare 4) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale

di € 1000 – 200 di ra = netto pagato 800 Esempio: Ricevimento di ricevuta per lavoro occasionale di € 1000 – 200 di ra = netto pagato 800 _____________________________ ________________________________ COSTO …….. a =/= Pagato compenso a ………………….per prestazioni occasionali ………... a BANCA c/c a ERARIO C/ R.A. LAV.AUT. Attenzione: spesso le ricevute contengono l’indicazione della RA sbagliata in quanto conteggiata sul netto e non sul compenso lordo.

CASSA 1) Le aziende dovrebbero tenere il libro cassa o predisporre foglio di excel con p.n. 2) Far annotare giornalmente i movimenti in entrata e in uscita di cassa specificando causali ed importi 3) Far verificare giornalmente: - la consistenza fisica iniziale della cassa - la consistenza fisica finale della cassa 4) La cassa non può MAI andare in rosso

BANCHE a) Tenuta libro banca : 1) Creare un libro banca per ogni c/c 2) Annotare giornalmente movimenti in entrata e in uscita di banca 3) Fare periodicamente prospetto di riconciliazione con c/c bancari b) Creare un dossier per la tenuta della documentazione relativa ai movimenti di banca

di tutti questi rapporti occorre avere la documentazione BANCHE I rapporti con le banche spesso vanno al di là del semplice rapporto di conto corrente in quanto le aziende possono fare anticipi fattura, richiedere anticipazioni bancarie, contrarre mutui, ecc…. di tutti questi rapporti occorre avere la documentazione per rilevare correttamente debiti e oneri

Riconciliazione banca ……………..… Al ………… saldo su e/c banca + / - movimenti contabilizzati ma non ancora su e/c + / - movimenti su e/c ma non ancora contabilizzati Saldo contabilità

Spesso nella riconciliazione di fine anno ci sono le competenze bancarie di fine trimetre/anno rilevate al 31/12 in co.ge., ma indicate in e/c bancario a gennaio _________________________________ ________________________________________ =/= a =/= SPESE BANCARIE INTERESSI PASSIVI RITENUTE DI ACCONTO SUBITE SU INT.ATT.BANC. a BANCA C/C a INTERESSI ATTIVI BANCARI _____________________________ ___________________________________

PAGHE E CONTRIBUTI 1) Inserire tra le fatture di acquisto la fattura del consulente del lavoro 2) Farsi dare dal consulente del lavoro : - cedolino paga - riepilogo mensile delle paghe (per rilevare i contributi a carico azienda) - fotocopia del versamento dei contributi e dell’IRPEF lavoratori dipendenti mod. F24 - fotocopia dei versamenti INAIL – conteggi inail 3) Fare registrazioni in contabilità

CONTABILIZZAZIONE PAGHE E CONTRIBUTI

_____________________________ ________________________________ =/= a DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI Rilevazione degli stipendi lordi STIPENDI SALARI INPS a DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI Rilevazione A.N.F. / CIG / indennità malattia DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI a INPS Rilevazioni contributi a carico dipendenti

_____________________________ ________________________________________ _____________________________ ________________________________________ =/= a =/= Pagamento delle retribuzioni nette DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI DIPENDENTI C/ARROTONDAMENTI a CASSA / BANCA a ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - IRPEF a ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. REG. a ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. COM. a DIPEND. C/ ARROTOND. _____________________________ _________________________________________

_____________________________ ________________________________ =/= a INPS Rilevazione dei contributi a carico azienda CONTRIBUTI

_____________________________ ________________________________ INPS a DEBITI VARI Pagamento dei contributi da parte del consulente del lavoro per ns. conto =/= a DEBITI VARI Pagamento delle ritenute fiscali lavoratori dipendenti dal consulente per ns. conto ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - IRPEF ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. REG. ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. COM. ARROT. PASSIVI

_____________________________ ________________________________ _____________________________ ________________________________ =/= a FORNITORE Ricevuta fattura dal consulente CONSULENZE IVA SU ACQUISTI DEBITI VARI FORNITORE a =/= Pagamento della fattura del consulente a BANCA C/C a ERARIO C/RIT.ACC. LAV. AUTON.

_____________________________ ________________________________ INAIL a DEBITI V/INAIL Contributi inail di competenza ..... DEBITI V/INAIL a BANCA Pagato inail

_____________________________ ________________________________ =/= a DIP. C/ RETRIBUZIONI Rilevazione TFR dipendente cessato TFR maturato nell’esercizio FONDO TFR DIP. C/RETRIBUZIONI a =/= Pagato TFR a BANCA a ERARIO C/ R.A. SU TFR

ATTENZIONE Ogni fine mese i conti di debito, v/ dipendenti e v/ enti previdenziali (inps), avranno, dopo il loro pagamento, un saldo 0: se non fosse così occorre cercare il motivo del saldo diverso da 0.

le imprese edili  occorre gestire la cassa edile Esistono casistiche particolari per i quali ci saranno specifiche rilevazioni contabili come ad esempio: le imprese edili  occorre gestire la cassa edile gli studi professionali  occorre gestire la cadiprof le imprese i cui dipendenti hanno optato ai fondi pensione in luogo del tfr in azienda  occorre gestire i fondi pensione e relativi versamenti

Per quanto riguarda la giusta rilevazione del costo di competenza dei dipendenti a fine anno occorrerà rilevare alcune scritture di rettifica e assestamento (ratei ferie/13.ma/14.ma/p.r./festività - conguaglio inail - Accantonamento tfr)

_____________________________ 31/12 ________________________________ SALARI E STIPENDI a DIP. C/ RETRIBUZIONI Rilevazione ratei ferie, 14.ma, 13.ma, pr, festività maturate _____________________________ ________________________________ TFR a FONDO TFR rilevazione tfr maturato nell’esercizio INAIL a DEBITI V/INAIL conguaglio inail al 31,12,..

Dopo aver fatto tutte le rilevazioni contabili di un periodo occorre procedere ai controlli contabili base per verificare di non aver utilizzato conti sbagliati, aver fatto dei g/c al contrario, aver dimenticato qualche rilevazione contabile………..

quindi stampare una bozza di situazione contabile e….

… e controllare le schede contabili dei principali conti di credito e debito ad esempio: - cassa e cassa assegni - valori bollati - Banche ……..(fare riconciliazione) - Mutui / altri finanziamenti - clienti - fornitori - altri crediti - altri debiti - c/ soci

…..controllare la giusta imputazione nei conti economici c/ economici - ricavi - c/ economici - costi

Dopo aver fatto i controlli contabili base e aver verificato di avere una situazione contabile «pulita»

Si può procedere al conteggio e alla rilevazione delle scritture di rettifica e di assestamento

Principali scritture di rettifica e di assestamento RATEI E RISCONTI FATTURE DA EMETTERE FATTURE DA RICEVERE RIMANENZE AMMORTAMENTI ACCANTONAMENTI

RATEI Un rateo è una quota di entrata o uscita futura che misura ricavi o costi già maturati, ma non ancora rilevati, poiché la loro manifestazione finanziaria avrà luogo in esercizi futuri

Quota interessi di competenza 2012 Esempio di rateo attivo su interessi attivi annuali su cauzione incassati 31/03/2013 1/4/2012 31/12/2012 31/03/2013 ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ RATEI ATTIVI a INTERESSI ATTIVI SU CAUZIONI Rilevazione rateo interessi su cauzione (aggiungo ricavo di competenza 2012) ___________________________ ______________________________ Quota interessi di competenza 2012 Quota interessi comp. 2013

Quota interessi di competenza 2013 Esempio di rateo passivo su interessi passivi su finanziamento del periodo 1/12/2012 – 28/2/2013 pagato il 28/02/2013 1/12/2012 31/12/2012 31/03/2012 ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ INTERESSI PASSIVI SU FINANZ. a RATEI PASSIVO Rilevazione rateo interessi su finanziamento (aggiungo costo competenza 2012) ___________________________ ______________________________ Quota interessi comp. 2012 Quota interessi di competenza 2013

RISCONTI Il risconto è una quota di costo o di ricavo che hanno già avuto la loro manifestazione finanziaria (quindi già rilevati tra i costi/ricavi), ma che non sono completamente di competenza economica dell’esercizio e che, pertanto, sono da rinviare al futuro.

Esempio di risconto attivo su canoni di leasing finanziario: Normalmente alla stipula del contratto di leasing viene pagato un maxicanone che deve essere «spalmato» per tutta la durata del contratto: per verificare il costo di competenza dell’esercizio occorre conteggiare il costo complessivo del leasing suddividerlo per il n. dei mesi complessivi della durata del contratto (es. 48 mesi) e moltiplicarlo per il n. dei mesi di competenza del periodo (nei periodi intermedi è 12 mesi, nel 1° e ultimo periodo del contratto i mesi di competenza potrebbero essere meno di 12 mesi) ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ RISCONTI ATTIVI a CANONI DI LEASING Rilevazione risconto attivo su canoni di locazioni finanziaria ____________________________ ____________________________

___________________________ 31/12 /12 ____________________________ Esempio di risconto attivo su assicurazione annuale pagata il 1/10/2012 1/10/2012 31/12/2012 30/09/2012 ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ RISCONTO ATTIVO a ASSICURAZIONI Rilevazione risconto attivo su assicurazione (storno quota costo competenza 2013) ___________________________ ______________________________ Quota assicurazione comp. 2012 Quota assicurazione di competenza 2013

Quota affitto di competenza 2013 Risconto passivo su affitto attivo trimestrale anticipato periodo 1/12/2012 – 28/2/2013 1/12/2012 31/12/2012 28/2/2013 ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ AFFITTO ATTIVO a RISCONTO PASSIVO Rilevazione risconto passivo su fitto attivo (storno quota ricavo competenza 2013) ___________________________ ______________________________ Quota affitto comp. 2012 Quota affitto di competenza 2013

FATTURE DA EMETTERE ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ CLIENTI C/FT.DA EMETTERE a RICAVI PER PRESTAZIONI Fattura da emettere al cliente XX – prestazioni effettuate nel mese di dicembre ____________________________ ____________________________

FATTURE DA RICEVERE ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ MERCI C/ACQUISTI a DEB.V/FORN.C/FT.DA RICEVERE Fattura da ricevere dal fornitore XX – consegna merce ddt n. del 20/12/2012 ____________________________ ____________________________ CONSULENZE a DEB.V/FORN.C/FT.DA RICEVERE Ft. da ricevere dall’Avv. /dott. / rag. / ing. / arch. ____________________________ _____________________________

RIMANENZE ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ R.F. PRODOTTI FINITI (s.p.) a VARIAZIONI RIMAN.PROD.FIN. (c.e.) Rilevate Rimanenze finali di prodotti finiti al 31/12/12 ____________________________ ______________________________ LAVORI IN CORSO SU ORD.(s.p.) a VARIAZIONI LAVORI IN CORSO (c.e.) Rilevate lavori in corso su ordinazione al 31/12/2012 ____________________________ _____________________________ Occorre anche rilevare eventuali RF di merci, materie prime, materiale di consumo........

AMMORTAMENTI ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ AMMORTAMENTI a FONDI AMM.TO Rilevato amm.to anno 2012 ____________________________ ______________________________ Occorre fare, sul libro cespiti, il conteggio degli ammortamenti di tutte le immobilizzazioni immateriali e materiali suddivise per categorie omogenee e rilevare i singoli ammortamenti in contabilità generale a fine anno.

ACCANTONAMENTI ___________________________ 31/12 /12 ____________________________ ACCANTONAMENTO AL FONDO SVALUTAZIONE CREDITI a FONDO SVALUTAZ.CREDITI Rilevato acc.to al fondo svalutazione crediti ____________________________ ______________________________ …. ma esistono altri accantonamentti come quelli al fondo per rischi e oneri, al fondo tfr , fondo tfm….ecc.