La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Parte 1 Area Sistemi Dipartimentali e Documentali – Università di Bologna Alessandra Citti – alessandra.citti@unibo.it Orietta Bonora – orietta.bonora@unibo.it

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Funzioni per gli operatori Sostituisce lo schedone amministrativo Permette la registrazione dei fascicoli mediante la lettura dei codici a barre SICI ed EAN 13 add on 5 Permette di individuare i fascicoli da sollecitare in modo automatizzato Permette di generare l’elenco dei fascicoli inviati al rilegatore Permette di generare l’elenco dei fascicoli doppi

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Funzioni per gli operatori Individua le annate complete/incomplete Individua i fascicoli “scomparsi” Permette di elaborare l’elenco dei periodici per anno di competenza e il relativo valore Permette di elaborare la lettera di rinnovo degli abbonamenti attivi Permette di effettuare lo scarto dei fascicoli Permette di elaborare l’elenco delle annate registrate per ogni titolo

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Funzioni per gli operatori Statistiche Conteggio abbonamenti e fascicoli per anno: conteggio degli abbonamenti registrati in un determinato anno ripartiti in nuovi/rinnovati e rinnovati/interrotti + fascicoli attesi/ricevuti Conteggio fascicoli aggiunti/modificati per anno: conteggio dei fascicoli inseriti/modificati in un determinato anno anno ripartiti per mese e anno di uscita Dettaglio abbonamenti: elenco degli abbonamenti registrati in un determinato anno

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Servizi per gli utenti Visualizza quali fascicoli sono arrivati in biblioteca

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Servizi per gli utenti Consente la visualizzazione degli indici di ciascun fascicolo

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Il programma del corso: 1° giorno Gestione degli abbonamenti (attivazione, rinnovo, interruzione, cancellazione) Gestione dei fornitori (ricerca e inserimento dei fornitori) Gestione dei fascicoli (ricevimento, sollecito, smarrimento, prestito, previsione manuale, rilegatura, archiviazione, scarto)

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Il programma del corso: 2° giorno Previsioni automatiche dei fascicoli attesi Report Solleciti (automatici, manuali) Rinnovo abbonamenti Elenco abbonamenti Abbonamenti senza previsione Inventario abbonamenti Scheda ricevimento Annate complete/incomplete Fascicoli doppi

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Il programma del corso: 2° giorno Report Fascicoli dal rilegatore Posseduti 0001-/0005- Fascicoli “missing” Fascicoli smarriti Annate titoli Statistiche Conteggio abbonamenti e fascicoli per anno Conteggio fascicoli aggiunti/modificati per anno Dettaglio abbonamenti

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Manuali e documentazione

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Accesso

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Accesso Oppure …

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Accesso Per accedere al sistema occorre collegarsi all’URL: http://acnptech.cib.unibo.it/cib/ (indirizzo valido sia per l‘ambiente di prova sia per l’ambiente di produzione) Inserire username e password Selezionare l’ambiente di prova o di produzione Cliccare su

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Accesso L’ambiente di prova è contrassegnato da Per scollegarsi dal sistema cliccare su (chiudendo il browser o visitando un altro sito non ci si scollega dal sistema)

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Abbonamenti La gestione degli abbonamenti è preliminare a qualunque attività di gestione amministrativa. Per attivare un abbonamento la rivista deve risultare posseduta dalla biblioteca in ACNP. L’allineamento fra ACNP e la Gestione amministrativa periodici richiede un giorno. Nel momento in cui si attiva l’abbonamento verificare se è variata la periodicità indicata in ACNP. Se è variata correggere in ACNP.

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Codice fornitore Il codice fornitore, costituito da 9 caratteri, deve essere costruito nel modo seguente: 2 caratteri Nazione (codici ISO) Es.: IT (per Italia) Provincia, se straniero città Es.: BO (per Bologna), OX (per Oxford) 1 carattere Tipo fornitore E editore commerciale (Feltrinelli) F fornitore (commissionaria) G editore non commerciale (es.: l’ente autore sul frontespizio) H fornitore non commerciale (es.: la prefettura nel diritto di stampa) L libraio 4 caratteri Primi 4 caratteri significativi della ragione sociale Es.: PATR per Patron

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Codice fornitore - Esempi EBSCO Italia Corso Brescia, 75 10152 Torino Codice fornitore: ITTOFEBSC ma American Association for Clinical Chemistry 2101 L Street, NW, Suite 202 Washington, DC 20037-1526, USA Codice fornitore: USWAEAACC e Nome fornitore: American Association for Clinical Chemistry - AACC

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Stato del fornitore Lo stato indica una situazione amministrativa (tenere sempre presente che il data base è comune) Attivo: fornitore corrente Bloccato: sono stati interrotti i rapporti con il fornitore Chiuso: non esistono più abbonamenti nuovi con questo fornitore (ad es. non esercita più) Temporaneo: quando non sono disponibili tutti i dati per la creazione; può successivamente passare allo stato Attivo

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Maschera della funzione Ricevimento

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Ricevimento: es. 1 Rivista mensile, 2011, vol. 118 Se uscisse un numero supplementare in maggio …

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Ricevimento: es. 2 Rivista trimestrale, 2008, vol. 46, 4 fascicoli

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Ricevimento: es. 3 2001, vol. 49, 20 fascicoli in un anno Rivista mensile più un ulteriore fascicolo in gennaio, febbraio, aprile, maggio, giugno, agosto, settembre e ottobre.

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Ricevimento: es. 4 Rivista bimensile, 2001, vols. 264-274 Variazioni nella numerazione durante l’anno e numero speciale Vol. 264, n. 1, 1 February Vol. 264, n. 2, 15 February Vol. 269, nos. 1-3, 1 July 2001

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Ricevimento: es. 4.1 Numero speciale di indici vols. 261-270 in agosto

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Ricevimento: es. 5 Rivista trimestrale, 2008, vol. 42, nos 3-4

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Ricevimento: es. 6 Rivista bimestrale, 2006, vol. 33, 6 fascicoli + supplementi

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Ricevimento: es. 6.1

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Ricevimento: es La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Ricevimento: es. 6, visualizzazione in Opac

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Previsioni “manuali” Consistono nella preparazione della griglia dei fascicoli previsti mediante la duplicazione parziale di informazioni presenti nei fascicoli già ricevuti

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Previsione manuale: es. 1 Rivista trimestrale, vol. 133, no. 1, January-March, 2006

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Previsione manuale: es. 2 Rivista bimestrale, vol. 11, 2011, 6 fascicoli

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Previsione manuale: es. 3 Vol. 15, no. 8, September 2001 10 numeri in un anno (non esce in aprile e in novembre)

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Ricevimento tramite lettura del codice SICI e del codice EAN 13 add on 5 Leggere il codice a barre SICI o EAN 13 add on 5 del periodico con un apposito lettore ottico, corrisponde a digitare il titolo della rivista e i dati di numerazione, e a confermare il ricevimento del fascicolo. Il ricevimento tramite lettura del codice SICI può essere effettuato sia nel caso in cui siano state effettuate le previsioni sia nel caso in cui non siano state effettuate. Il ricevimento tramite lettura del codice EAN 13 add on 5 è possibile solamente se sono state effettuate le previsioni automatiche dei fascicoli ed è stata specificata la struttura delle informazioni nelle ultime 4 cifre del codice.

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Il codice SICI Serial Item Contribution Identifier Standard ANSI/NISO Z39.56 -1996 (R2002)

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Il codice SICI Volume 15, number 10, December 2001

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Ricevimento tramite lettura del codice SICI Il codice identifica il vol. 15, n. 10, dic. 2001, della rivista Journal of chemometrics, ISSN 0886-9383

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Il codice EAN European Article Number E’ un formato di codice a barre utilizzato per l’identificazione univoca di prodotti destinati alla vendita al dettaglio In Italia l’uso del codice EAN è gestito dall’associazione Indicod – Ecr, l’associazione italiana che si occupa della diffusione degli standard adottati a livello mondiale e del suo segno più conosciuto: il codice a barre. http://www.indicod-ecr.it/ Per ulteriori informazioni vedi: Manuale delle Specifiche Tecniche GS1, versione 13, edizione 1, gennaio 2013, par. 2.1.2.1.6

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP La struttura del codice EAN 13 add on 5 nei periodici EAN (1-3) 977 prefisso per identificare i periodici EAN (4-10) primi 7 numeri del codice ISSN del periodico EAN (11-12) codice di variante del prodotto, le testate normali hanno valore di variante uguale a 00 EAN (13) cifra di controllo Prefisso Codice ISSN senza la cifra di controllo Variante Check digit 977 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 Informazione supplementare N14 N15 N16 N17 N18 L’informazione, che può essere codificata in un simbolo Add-On a cinque cifre, include la data di uscita della pubblicazione al fine di differenziarla dalle uscite successive

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Il codice EAN 13 add on 5 sui periodici: esempi Codice EAN del quotidiano la Repubblica del 16 aprile 2010 Codice EAN del quotidiano Corriere della sera dell’8 maggio 2010

La gestione amministrativa dei periodici in ACNP Parametri di previsione per il ricevimento dei fascicoli tramite lettura del codice EAN 13 add on 5 In base ai parametri impostati il sistema elabora le informazioni che consentono di effettuare il ricevimento dei fascicoli tramite lettore ottico

Area Sistemi Dipartimentali e Documentali Alessandra Citti Orietta Bonora Area Sistemi Dipartimentali e Documentali http://www.biblioteche.unibo.it/acnp