ILL/DD intersistemico SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO ILL/DD intersistemico Proposta per relazione del GdL Armonizzazione a cura di Tiziana Morocutti, Ferdinando Calatrone e Carola Della Porta 17 maggio 2010

Parte I Biblioteche coinvolte Vettore Aree disciplinari e scambi Utenza servita Scambi intra-area Scambi inter-area SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Biblioteche coinvolte Biblioteche d’Area Biblioteche di Settore autonomo Adesione al servizio “obbligatoria” Biblioteche di Settore Fondi librari Adesione al servizio “facoltativa” N.B. il servizio è gestito in autonomia da ciascuna biblioteca aderente, anche in presenza di un Centro servizio ILL/DD

Posta interna di Ateneo Vettore Posta interna di Ateneo gestita dall’Ufficio Archivio, Protocollo e Servizio Postale Servizio quotidiano o bisettimanale a seconda delle sedi SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Aree disciplinari e scambi Area biomedica Area scientifica Area umanistica Intra-area: scambi frequenti Inter-area: scambi saltuari SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Utenza servita Modello 1 Area umanistica Modello 2 Area biomedica Docenti Ricercatori Assegnisti Dottorandi Personale T.A. Assimilati Area umanistica Modello 2 Docenti Ricercatori Assegnisti Dottorandi Personale T.A. Assimilati Studenti Area biomedica Area scientifica

Scambi intra-area: Area umanistica – Utenza modello 1 SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Scambi intra-area: Area scientifica – Utenza modello 2 SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Scambi intra-area: Area biomedica – Utenza modello 2 SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Scambi inter-area Negli scambi inter-area il modello di utenza adottato è quello della biblioteca richiedente Criticità: scambi tra aree biomedica e scientifica SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Parte II Prestito intersistemico: parametri Prestito intersistemico: iter delle transazioni Prestito intersistemico: configurazioni SOL Document Delivery: parametri Document Delivery: formato di erogazione SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Prestito intersistemico: parametri Parametri unici per tutte le biblioteche e i modelli di utenza : - quantità: 3 volumi/utente; - durata del prestito all’utente: 20 giorni; - solleciti e sanzioni: parametri prestito locale della biblioteca richiedente; - proroga: non prevista. SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Prestito intersistemico: iter delle transazioni Biblioteca richiedente Biblioteca prestante 1. Richiesta alla biblioteca prestante (invio inventario volume e dati anagrafici utente) 2. Registrazione prestito alla biblioteca richiedente (partenza contatore 1) e invio volume (posta interna) Raccolta e smistamento posta interna 3. Ricezione volume e notifica all’utente Tolleranza ritiro 4. Registrazione prestito utente (partenza contatore 2) 5. Solleciti e sanzioni all’utente (tabella solleciti o tolleranza sollecito biblioteca richiedente) 6. Registrazione rientro del prestito all’utente (chiusura contatore 2) 7. Solleciti e sanzioni alla biblioteca richiedente (tolleranza sollecito biblioteca prestante) 8. Restituzione alla biblioteca prestante (posta interna) 9. Conclusione dell’iter: registrazione rientro del prestito alla biblioteca (chiusura contatore 1) SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Prestito intersistemico: configurazioni SOL Configurazioni utente (durata del prestito): 20 giorni (solleciti e sanzioni sono gestiti dai parametri impostati dalla biblioteca richiedente per il prestito locale). Configurazioni biblioteca (durata max. totale della transazione): 35 giorni di cui: - 10 giorni circa: registrazione prestito alla biblioteca richiedente, recapito del volume mediante posta interna (tiene conto dei fine settimana e delle sedi in cui la posta viene raccolta e recapitata due volte alla settimana); - 5 giorni circa: notifica all’utente e tolleranza ritiro; - 20 giorni: durata del prestito all’utente (la durata del prestito non può superare il periodo accordato alla biblioteca e si riduce proporzionalmente se viene superato il periodo di tolleranza ritiro; viceversa, più è rapida la posta interna, prima viene registrato il prestito). Tolleranza sollecito biblioteca (periodo previsto per riconsegna dei volumi alla biblioteca prestante – posta interna): 15 giorni (la configurazione impedisce che la biblioteca venga disabilitata per un disguido della posta interna). SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Document Delivery: parametri Parametri unici per tutte le biblioteche e i modelli di utenza: - Quantità: 3 documenti/utente; Di fatto, le configurazioni SOL coincidono con i parametri di servizio. SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Document Delivery: formato di erogazione Formato di erogazione: copia cartacea conforme al modello restrittivo adottato ufficialmente dall’Ateneo SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Parte III Accesso al servizio Condizioni e modalità di erogazione Strumenti di gestione Perché no Perché sì Calendario SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Accesso al servizio Personalizzato per biblioteca (SOL area personale, Nilde utenti, form online su sito locale, email, modulo cartaceo, SFX) Condizioni per accesso unico con SOL area personale: Autenticazione di Ateneo Semplificazione area personale Semplificazione scelta della biblioteca Colloquio SOL utente - SFX SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Condizioni e modalità di erogazione Esclusione dei testi per i corsi Prestito a domicilio Consegna all’utente finale: ritiro in biblioteca o invio per posta interna  condizioni della biblioteca richiedente SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Strumenti per la gestione delle transazioni ILL intersistemico  SOL DD intersistemico  SOL e Nilde Criticità: Il colloquio fra SOL e Nilde (problema gestionale) Gli scambi interni SBBL (problema statistico) SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Strumenti per la gestione delle transazioni Criticità del colloquio tra NILDE e SOL: necessità di comunicazioni extra-sistema; anagrafe non condivisa (invio di dati extra-sistema); doppio archivio transazioni > doppia estrazione delle statistiche; difficoltà simulazione richieste inviate e ricevute extra-sistema: - impossibilità in NILDE di simulare le richieste ricevute extra-NILDE; - impossibilità in SOL di gestire unilateralmente le transazioni (rimangono aperte a carico degli utenti finché non vengono chiuse dalla biblioteca fornitrice). SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Perché no Si sottraggono libri agli utenti locali (aumento della circolazione) Aumentano i carichi di lavoro del personale (monitoraggio) Si danno “cattive abitudini” agli utenti (tempi di attesa disincentivanti) Ci sono dei costi vivi (monitoraggio + buste e box riutilizzabili) SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Perché sì Aumenta la vitalità della collezione Si valorizzano i servizi bibliotecari Si introduce un servizio innovativo che favorisce gli utenti (dove non esisteva) SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO

Calendario Discussione nel GdL  relazione finale del GdL Invio della relazione al Capo Divisione  proposta operativa [entro fine maggio] Presentazione della proposta operativa nelle aree e individuazione operatori [entro fine giugno] Formazione operatori [mezza giornata nella prima metà di settembre] Attivazione servizio [metà settembre] Comunicazione/promozione del servizio [settembre/ottobre] SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO