Monitoring and Evaluation in Humanitarian Aid: Quality Procedures PROJECT – STRAND 1 – Training and Capacity Building

ANNEX II Budget in collaborazione con

I formati del Budget

Il Budget TIPOLOGIE DI FINANZIAMENTO DI ECHO ECHO finanzia due tipologie di progetto: Finanziamento totale : ECHO finanzia il 100% del budget richiesto Finanziamento totale : ECHO finanzia il 100% del budget richiesto Co-finanziamento : ECHO co-finanzia il progetto con altri donor Co-finanziamento : ECHO co-finanzia il progetto con altri donor

Il Budget Il Budget: Si articola su tre tipologie di formati differenti Si articola su tre tipologie di formati differenti Presenta delle differenze significative rispetto allFPA precedente (ha una nuova concezione) Presenta delle differenze significative rispetto allFPA precedente (ha una nuova concezione) Sparisce il concetto di lumpsum (eccetto per i costi indiretti e leventuale Riserva) Sparisce il concetto di lumpsum (eccetto per i costi indiretti e leventuale Riserva) E suddiviso in Titoli, Capitoli, Articoli ed Elementi E suddiviso in Titoli, Capitoli, Articoli ed Elementi

Il Budget Budget: le tre tipologie dei Formati Budget per Financial Request e Interim Financial Report Budget summary (a cura della CE) Budget per Final Financial Report Non presenta i dettagli Unità, Quantità e Costo Unitario Presenta solo le voci per Titoli e Capitoli Contiene i dettagli Unità, Quantità e Costo Unitario

Richiesta iniziale e Interim Richiesta finale Il Budget

FORMATO PER FASI DEL BUDGET DI ECHO Interim Financial Report Pre-final Narrative Report (> 6 mesi, eccetto Primary Emergency e Emergency) Final Financial Report Budget Breakdown Budget Summary and Financial Plan PRIMA FASE: FINANCIAL REQUEST SECONDA FASE: INTERIM REPORT TERZA FASE: FINAL REPORT

Il Budget DIVISIONE DEL BUDGET IN TITOLI Titolo 0.3. Indirect costs Titolo 0.4. Contingency reserve – pro memoria Titolo 0.1. Goods and services delivered to the beneficiaries Titolo 0.2. Supporting costs COSTI DIRETTI COSTI INDIRETTI IMPREVISTI (RESERVE) La divisione del budget in titoli è strutturata utilizzando una ripartizione tra costi diretti, costi indiretti e imprevisti:

Il budget è strutturato secondo codici a 2, 4, 6, 8 cifre che devono essere seguiti in fase di presentazione del budget e di rendicontazione Il Budget

Costi Eleggibili, NOVITA La nuova concezione permette leleggibilità di costi prima non eleggibili: Costi degli Uffici in loco (affitto e office consumable & supplies) Costi degli Uffici in loco (affitto e office consumable & supplies) Personale di sede (direttamente collegato alle operazioni) Personale di sede (direttamente collegato alle operazioni) Personale di sede negli studi di fattibilità (da concordare con ECHO) e nelle valutazioni Personale di sede negli studi di fattibilità (da concordare con ECHO) e nelle valutazioni I costi per la sensibilizzazione delle operazioni nella UE I costi per la sensibilizzazione delle operazioni nella UE

Il Budget Costi Non Eleggibili, NOVITA In base alle nuove norme finanziarie UE già dal 1 Gennaio 2003 non sono più eleggibili: I costi calcolati a forfait (eccetto i costi indiretti e leventuale Riserva) I costi calcolati a forfait (eccetto i costi indiretti e leventuale Riserva)

Applicazioni pratiche del budget

Applicazioni ANNEX II SOMMARIO 1.Principi di flessibilità del Budget e procedure di Amendment 2.Tempistiche richieste per la presentazione dei Report Finanziari (Financial Request, Interim Financial Report, Pre-Final Narrative Report e Final Financial Report) 3.Modalità richieste per la presentazione dei Report Finanziari 4.I punti sensibili e il Trenino: applicazioni pratiche

Applicazioni ANNEX II 1. FLESSIBILITA DEL BUDGET E AMENDMENT A.Modifica unilaterale del budget da parte della ONG con notifica a ECHO B.Scambio di corrispondenza scritta con approvazione da parte di ECHO C.Supplementary Agreement

Applicazioni ANNEX II A. Modifica unilaterale del budget da parte della ONG con notifica a ECHO Quando ? A.Le modifiche di budget introdotte non inficiano un elemento fondamentale del progetto. B.Limpatto finanziario è limitato ad un trasferimento tra il Titolo 01. e il Titolo 02. uguale o inferiore al 15% del totale dei costi diretti eleggibili (Titolo Titolo 02.), indipendentemente dalluso della riserva.

Applicazioni ANNEX II A. Modifica unilaterale del budget da parte della ONG con notifica a ECHO Che tipo di procedura seguire ? Formalizzare lavvenuta modifica nellInterim Report (se previsto) e/o indirizzando una lettera al Field Officer e al Desk Officer di ECHO. Non è richiesta in questo caso laccettazione da parte di ECHO. Formalizzare lavvenuta modifica nellInterim Report (se previsto) e/o indirizzando una lettera al Field Officer e al Desk Officer di ECHO. Non è richiesta in questo caso laccettazione da parte di ECHO. E sempre e comunque consigliato informare previamente ECHO per iscritto, archiviando la relativa corrispondenza. E sempre e comunque consigliato informare previamente ECHO per iscritto, archiviando la relativa corrispondenza.

Applicazioni ANNEX II B. Scambio di corrispondenza scritta con approvazione da parte di ECHO Quando ? A.Se si vuole operare un trasferimento tra il Titolo 01. e il Titolo 02. superiore al 15% del valore originariamente imputato al totale dei costi diretti eleggibili (Titolo Titolo 02.), indipendentemente dalluso della riserva. B.Se si vuole richiedere luso della riserva (nei casi in cui i fondi erano stati stanziati nel Grant Agreement) C.Se s i intenda operare, per ragioni operative e/o di contingenza, un cambiamento che infici un elemento significativo del progetto (luogo, beneficiari, sostenibilit à ); D.Se si vuole richiedere il cambiamento del conto corrente E.Se si modificano gli indicatori e le fonti di verifica

Applicazioni ANNEX II B. Scambio di corrispondenza scritta con approvazione da parte di ECHO Che tipo di procedura seguire ? 1.LONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert [1] ) [1] 2.Attendere la conferma scritta da parte di ECHO per laccettazione o il rifiuto della richiesta (ECHO deve rispondere entro 15 giorni ma in ogni caso non vale il principio del silenzio-assenso) [1] E opportuno in questi casi mantenere unarchiviazione della corrispondenza con i Field Expert e i Desk Officer di ECHO. [1] E opportuno in questi casi mantenere unarchiviazione della corrispondenza con i Field Expert e i Desk Officer di ECHO. [1]

Applicazioni ANNEX II C. Supplementary Agreement Quando ? A.Se lHO vuole richiedere unESTENSIONE del periodo di implementazione del progetto B.Se lHO vuole richiedere un AUMENTO DEL BUDGET giustificato da ragioni operative C.In caso di modifica o inclusione nellagreement dellarticolo 9 specific condition (modifiche o deroghe alle General Condition) D.Per i progetti co-finanziati, quando viene richiesta una MODIFICA DELLA PERCENTUALE della quota di co-finanziamento

Applicazioni ANNEX II C. Supplementary Agreement Che tipo di procedura seguire ? A.LONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert di ECHO) B.In caso di accettazione ECHO informerà per iscritto lONG entro il termine di 15 giorni dalla data di ricezione della richiesta, inviando un Grant Agreement emendato ( ma in ogni caso non vale il principio del silenzio-assenso) C.Il Grant Agreement emendato entrerà in vigore una volta che sarà stato firmato da entrambe le parti (ECHO e ONG) e inviato ad ECHO

ESEMPIO Flessibilità del budget e amendment Budget iniziale Modifica unilaterale del budget con notifica a ECHO

Scambio di corrispondenza con approvazione da parte di ECHO Modifica unilaterale del budget ESEMPIO Flessibilità del budget e amendment

Applicazioni ANNEX II 2. TEMPISTICHE RICHIESTE PER LA PRESENTAZIONE DEI REPORT FINANZIARI A.Progetti di Primary Emergency, Emergency e altri progetti con durata < 6 mesi B.Progetti con durata > 6 mesi

Applicazioni ANNEX II A. Progetti di Primary Emergency, Emergency e altri progetti con durata < 6 mesi DOCUMENTI OBBLIGATORI QUANDO Presentazione della proposta di progetto Budget Breakdown Interim Financial Report (+inventario) Final Financial Report Almeno 1 mese prima della fine del periodo di implementazione, se non diversamente specificato nel Grant Agreement Entro 6 settimane dopo la fine del periodo di implementazione, se non diversamente specificato nel Grant Agreement

Applicazioni ANNEX II B. Progetti con durata > 6 mesi DOCUMENTI OBBLIGATORI QUANDO Presentazione della proposta di progetto Budget Breakdown Interim Financial Report Pre-Final Narrative Report (+inventario) Final Financial Report Normalmente a metà del periodo di implementazione del progetto (la data viene specificata nel Grant Agreement) 1 mese prima della fine del periodo di implementazione del progetto Entro 3 mesi dalla fine del periodo di implementazione del progetto

Applicazioni ANNEX II 1.I Report devono essere presentati usando gli standard form forniti da ECHO, nella stessa lingua del Grant Agreement 2.Tutti i Report devono essere presentati in Euro 3.La UE può richiedere informazioni aggiuntive che devono essere fornite entro 30 giorni dalla richiesta 4.Il mancato rispetto delle tempistiche previste, senza una motivazione adeguata, può comportare la cessazione del Grant Agreement ed è considerato una minaccia alla continuazione del FPA ATTENZIONE

Applicazioni ANNEX II 3. MODALITA RICHIESTE PER LA PRESENTAZIONE DEI REPORT FINANZIARI A.Progetti di Primary Emergency e Emergency B.Altri progetti con durata 6 mesi

Applicazioni ANNEX II A. Progetti di Primary Emergency e Emergency DEFINIZIONE DEL BUDGET 4 Cifre 6 Cifre 8 Cifre DOCUMENTI OBBLIGATORI Budget Breakdown Interim Financial Report Final Financial Report

Applicazioni ANNEX II B. Altri Progetti con durata 6 mesi DOCUMENTI OBBLIGATORI DEFINIZIONE DEL BUDGET 6 Cifre Budget Breakdown Interim Financial Report Final Financial Report 6 Cifre 8 Cifre

Primary Emergency e Emergency Fase III: Final Financial Report Fase II: Interim Financial Report 4 cifre 4 cifre Usare solo il formato Annex II Usare solo il formato Annex II Non compilare il Budget Summary Non compilare il Budget Summary Usare esclusivamente la colonna INITIAL Budget Usare esclusivamente la colonna INITIAL Budget Non compilare Special Mandates Non compilare Special Mandates 6 cifre 6 cifre Usare solo il formato Annex II Usare solo il formato Annex II Non compilare il Budget Summary Non compilare il Budget Summary Evidenziare i cambiamenti con le colonne INITIAL/MODIFIED Budget Evidenziare i cambiamenti con le colonne INITIAL/MODIFIED Budget Inserire speso e impegno di spesa nella colonna ACTUAL BUDGETInserire speso e impegno di spesa nella colonna ACTUAL BUDGET Almeno 8 cifre Almeno 8 cifre Usare solo il formato Annex II Usare solo il formato Annex II Non compilare il Budget Summary Non compilare il Budget Summary Inserire costo e tipologia Elementi Inserire costo e tipologia Elementi Inserire Accounting Reference N° Inserire Accounting Reference N° Altri Progetti < 6 mesi Fase III: Pre-Final Narrative Report Usare il formato Annex II Interim Financial Report (6 cifre) nel caso in cui si vogliano introdurre modifiche di budget Usare il formato Annex II Interim Financial Report (6 cifre) nel caso in cui si vogliano introdurre modifiche di budget Fase I: Financial Request 6 cifre 6 cifre Usare solo il formato Annex II Usare solo il formato Annex II Non compilare il Budget Summary Non compilare il Budget Summary Usare esclusivamente la colonna INITIAL Budget Usare esclusivamente la colonna INITIAL Budget Non compilare Special Mandates Non compilare Special Mandates Fase IV: Final Financial Report Altri Progetti > 6 mesi DIGIT

Primary Emergency, Emergency, altri < 6 mesi Fase III: Final Financial Report Fase II: Interim Financial Report Presentazione della proposta di progetto Presentazione della proposta di progetto Almeno 1 mese prima della fine del periodo di implementazione (con inventario), Almeno 1 mese prima della fine del periodo di implementazione (con inventario), se non diversamente specificato nel Grant Agreement Entro 6 settimane dopo la fine del periodo di implementazione, Entro 6 settimane dopo la fine del periodo di implementazione, se non diversamente specificato nel Grant Agreement Altri Progetti > 6 mesi Fase III: Pre-Final Narrative Report 1 mese prima della fine del periodo di implementazione del progetto (solo narrativo + inventario) 1 mese prima della fine del periodo di implementazione del progetto (solo narrativo + inventario) Fase I: Financial Request Fase IV: Final Financial Report Normalmente a metà del periodo di implementazione del progetto Normalmente a metà del periodo di implementazione del progetto (la data viene specificata nel Grant Agreement) Entro 3 mesi dalla fine del periodo di implementazione del progetto Entro 3 mesi dalla fine del periodo di implementazione del progettoTEMPISTICHE

Il Trenino

Budget:Strumenti Per agevolare il lavoro è stato creato uno strumento applicativo in materia di budget e rendicontazione delle spese Il Trenino

Strumenti: OBIETTIVO Facilitare la scrittura del budget e agevolare un corretto monitoraggio della rendicontazione delle spese

Strumenti: Il Trenino Cosa Non E 1.Non è uno strumento sostitutivo dei documenti di ECHO 2.Non è uno strumento per la pianificazione e il controllo delle attività 3.Non è uno strumento per controllare le spese effettuate in relazione alle spese programmate 4.Non è uno strumento per integrare i sistemi di contabilità e gestionali adottati dalle singole HO

Strumenti: Il Trenino Contiene 1.Un riassunto per argomenti delle informazioni finanziarie inserite nei diversi documenti del FPA 2.Schede specifiche per ogni Articolo di budget finalizzate a: Fornire informazioni (cfr. guidelines ECHO) Fornire informazioni (cfr. guidelines ECHO) Identificare le spese eleggibili per ogni Capitolo Identificare le spese eleggibili per ogni Capitolo Identificare le pezze giustificative per ogni voce di spesa Identificare le pezze giustificative per ogni voce di spesa

FINEFINE