1 Il sistema di controllo organizzativo 4 marzo 2008 Programmazione e Controllo Università degli Studi di Cagliari

2 Agenda Obiettivo Obiettivo: analisi delle funzioni di programmazione e controllo nelle organizzazioni. Metodologia Metodologia: adozione dei principi, dei modelli e degli strumenti del controllo organizzativo e dellapproccio per processi.

3 Sommario Il sistema di controllo organizzativo. Il sistema centrale di controllo.

4 Il sistema di controllo organizzativo di Flamholtz Ambiente Cultura organizzativa Struttura organizzativa Sistema centrale di controllo

5 Natura e ruolo del controllo organizzativo Influenzare il comportamento delle persone per accrescere la probabilità che indirizzino i loro sforzi verso il raggiungimento degli obiettivi organizzativi. Obiettivi individuali = Obiettivi di gruppo = Obiettivi organizzativi

6 La cultura organizzativa Cultura organizzativa I valori I convincimenti Le regole

7 La struttura organizzativa I ruoli La definizione dei ruoli Struttura organizzativa

8 Il sistema centrale di controllo nelle imprese (A) Sistema della pianificazione 1.1 Fini 1.2 Scopi Operazioni Sistema delle misurazioni 3.1 sistema contabile 3.2 sistema informativo Sistema di valutazione e ricompensa 5.1 val. delle performance 5.2 sistema delle ricompense Decisioni e azioni Risultati Feedback correttivo Feedback valutativo Feedback correttivo

9 PIANIFICARE fini scopi PIANIFICARE significa porre in essere un processo decisionale volto a definire i fini (obiettivi a medio-lungo termine) e gli scopi (obiettivi a breve-medio) dellorganizzazione e le modalità per raggiungerli. Formulazioni ampie di ciò che unorganizzazione vuole raggiungere nelle varie aree. Formulazione quantitativa dei fini pianificati, assegnando alle diverse aree responsabilità e risorse (programmazione). FINI SCOPI La pianificazione

10 PIANIFICAZIONE PROGRAMMAZIONE PROGETTAZIONE ORGANIZZAZIONE BUDGETING Rappresentazione grafica delle attività per determinare le risorse e i tempi necessari per realizzare il processo di creazione di utilità. Attività tesa a quantificare le decisioni assunte in sede di pianificazione, programmazione e progettazione. La pianificazione aziendale Persone e Gruppi con mansioni, ruoli, obiettivi e risorse Sistema di scelte organizzate e tempificate

11 Rappresentano il sistema operativo, ossia linsieme di attività specificate nei ruoli organizzativi e poste in essere per il raggiungimento degli obiettivi organizzativi anteriormente definiti. OPERAZIONI Through Costituiscono il processo che, impiegando certe risorse (input) porta alla produzione di valore (output) per soddisfare i bisogni degli stakeholder (outcome). InputOutputOutcome Le operazioni

12 Processo che consiste nellassegnazione di numeri per rappresentare determinati aspetti del comportamento e della performance organizzativa. La sua funzione (ex-ante, in fieri, ex-post) è quella di provocare efficaci scelte di gestione ed azioni di correzione di decisioni sbagliate e di risultati non conformi agli obiettivi. La misurazione Scarsa funzione informativa della contabilità pubblica. Necessità di individuare nuovi strumenti e criteri (accrual basis).

13 FEEDBACK Effetti sui processi di decisione e di esecuzione delle informazioni prodotte dalla misurazione dei risultati. Correttivo Valutativo Azioni di correzione che modificano i processi esecutivi. Azioni di correzione che modificano i processi decisionali. Il feedback

14 La valutazione e le ricompense è un processo che ha per oggetto la formulazione di giudizi quantitativi e qualitativi della performance degli individui facenti parte dellorganizzazione; gioca un ruolo critico nei controlli ex-ante : è un tentativo di motivare le persone a sforzarsi di raggiungere gli scopi organizzativi prima dellinizio delle attività; gioca un ruolo critico nei controlli ex-post : è un tentativo di influenzare azioni future rinforzando o punendo un comportamento già tenuto; può essere utilizzata in modo strategico per motivare le persone nelle direzioni desiderate; fornisce i dati di base per lamministrazione delle ricompense. VALUTAZIONE La funzione di VALUTAZIONE:

15 1) Valutazioni basate sul giudizio (soggettive): dei supervisori dei pari grado; dei subordinati; del valutato (autovalutazione); degli psicologi o dei centri di valutazione. 2) Misurazioni organizzative (oggettive): misure finanziarie; misure fisiche; misure quantitative esprimenti giudizi di valore. 1)Metodi di classificazione (misure di intervalli); 2)metodi comparativi (misure ordinali o ordini di graduatoria); 3)metodi descrittivi (misure nominali; es. relazioni, liste di controllo, ecc.) La valutazione e le ricompense FONTI METODI

16 La valutazione e le ricompense RICOMPENSA I sistemi di RICOMPENSA, componenti del sistema centrale di controllo, hanno lo scopo di stimolare e motivare le persone affinché tengano comportamenti diretti al raggiungimento degli obiettivi organizzativi (incentivo ex- ante) ovvero di rinforzare certi comportamenti compiuti (incentivi ex-post).

17 La valutazione e le ricompense TIPI Tre TIPI di sistemi di ricompensa: Sistema di retribuzione Sistema di promozione Sistema di apprezzamento Forniscono ricompense tangibili Fornisce ricompense intangibili

18 Criteri operativi e modalità di valutazione delle performance dirigenziali MODELLO METODOLOGIA Modello del Sistema di controllo organizzativo Basare la valutazione sulla sintesi dei risultati del controllo di gestione e sugli aspetti comportamentali.

19 La metodologia Dimensione quantitativa Dimensione qualitativa Giudizio di valutazione

20 Gli strumenti della valutazione (1) 1.Pianificazione annuale e pluriennale 2.Piano degli obiettivi per entità organizzativa 3.Budget economico per entità organizzativa 4.Sistema di misurazioni finanziarie e sanitarie 5.Report dei risultati del controllo di gestione 6.Report dei comportamenti organizzativi

21 Gli strumenti della valutazione (2) 1.Regolamento per la valutazione 2.Manuale di valutazione 3.Relazione annuale del valutando 4.Scheda di proposta di valutazione del superiore 5.Prospetto di determinazione dei punteggi 6.Valutazione del Nucleo di Valutazione

22 La procedura di valutazione 1. Avvio della procedura di valutazione. 2. Redazione della relazione di autovalutazione. 3. Partecipazione del valutando alla valutazione. 4. Proposta di valutazione del diretto superiore del valutando. 5. Formulazione della valutazione da parte del Nucleo di Valutazione. 6. Adempimenti della Direzione.

23 La metodologia (Dimensione quantitativa) Misure del perseguimento degli obiettivi assegnati

24 La metodologia (Dimensione qualitativa) Misure che esprimono le modalità dei comportamenti dirigenziali