Protocollazione, classificazione e Archiviazione ottica documentale a cura del Servizio Sistema Informativo

La procedura informatizzata consente di gestire ed ottimizzare il flusso dei documenti in entrata ed in uscita dal Comune L’archiviazione documentale su supporto ottico consente inoltre di accedere ai documenti dal proprio Personal Computer collegato alla rete comunale

ARCHITETTURA Archivio Ufficio Generico Pc-client Pc-client Juke-box CD PC-Server Rete locale Stampante laser Pc-client PC-Stazione di acquisizione Scanner

La protocollazione e la classificazione vengono effettuate tramite Personal Computer dagli operatori dell’Archivio

I documenti possono essere catalogati sia secondo le categorie d’archiviazione sia per argomento e materia nella banca dati del Server E’ possibile tenere protocolli correlati

La caratteristica principale di questo software e’ pero’ quella di abbinare un insieme di dati identificativi di un protocollo all’immagine di un documento

I documenti acquisiti tramite scanner vengono archiviati su un Server e periodicamente scaricati su supporto ottico CD

Intranet comunale Una volta protocollato e acquisito con lo scanner il documento e’ visibile all’ufficio generico tramite il proprio PC utilizzando il browser (Netscape, Internet Explorer, etc) ….

…nel rispetto dei vincoli di sicurezza (identificativo e password individuali)

Viene visualizzata la seguente maschera, dove vengono indicati gli estremi della ricerca ...

… selezionando un documento specifico e cliccando sul bottone …

… vengono visualizzati i dati del documento ...

…con la possibilità di stamparli sulla propria stampante tramite il pulsante …oppure visualizzare le immagini associate tramite il pulsante

Il pulsante serve per visualizzare l’iter seguito dal documento ...

Stato dell’arte La Banca dati contiene le informazioni sintetiche degli atti dal 1988 ad oggi In relazione all’intranet comunale e’ stato attivato un sistema di autentificazione individuale per la consultazione degli atti

Cosa bisogna fare : L’acquisizione tramite scanner dei documenti, tramite personale dedicato (1 o 2 unità) Formazione minima del personale di tutti gli uffici abilitati alla consultazione dei documenti