LA RIUNIONE COME LUOGO DI MEDIAZIONE E NEGOZIAZIONE Dott LA RIUNIONE COME LUOGO DI MEDIAZIONE E NEGOZIAZIONE Dott. Enrico Flavio Giangreco Docente di Formazione Giornalista Professionista

Obiettivi di apprendimento Identificare la comunicazione come leva di superamento dei conflitti La comunicazione come strumento di mediazione per lavorare in team Comunicare in una riunione per negoziare: un approccio assertivo per essere persuasivi Utilizzare in modo appropriato le strategie negoziali nel governo di una riunione

Gli assiomi della comunicazione Non si può non comunicare. Ogni messaggio presenta un aspetto di contenuto e uno di relazione. Il significato di una sequenza di informazioni scritte è dato dalla punteggiatura. Esistono relazioni simmetriche e relazioni complementari. È gratuito supporre che l'altro colga le stesse informazioni e le elabori nello stesso modo.

I Conflitti e le Obiezioni

Il conflitto Di valori; Scontro tra personalità; Discussioni di merito.

Le strade per tentare di uscire da un conflitto LA METACOMUNICAZIONE; RIVOLGERSI AD UN TERZO; DISARMO UNILATERALE; LA RISTRUTTURAZIONE.

La gestione delle obiezioni Ci possono essere diversi tipi di bisogni: Bisogno di sicurezza; Bisogno di qualità; Bisogno di novità; Bisogno di tranquillità; …………..

Possibili risposte alle obiezioni RINVIARE "Mi dà l'opportunità di parlarne dopo?" RIDURRE "Tenendo conto di tutte queste osservazioni quale è la più importante dalla quale partiamo?" AMPLIARE "C'è qualcosa d'altro che vuole dirmi?” ISOLARE "Rispondendo a queste domande soddisfo tutti i suoi bisogni? TRASFORMARE IN ARGOMENTO Dare la spiegazione tecnica. CONTRODOMANDARE Rilevare la fondatezza dell'opinione

Il Gruppo

I requisiti di un gruppo Almeno tre persone; Obiettivo comune interrelato; Contiguità fisica periodica.

Team building Gruppo di lavoro: Committenza organizzativa Obiettivo chiaro e condiviso Analisi delle risorse e dei vincoli (R.U./Tecnologia/Tempo/Budget)

Le dinamiche di gruppo: le regole All'interno di un gruppo è necessario concordare una serie di regole FONDAMENTALI. Gli scopi di tali regole sono: stabilire un codice di comportamento comune durante le riunioni e le altre interazioni; offrire ai membri del team un quadro di riferimento per affrontare il comportamento reciproco, senza che l'interazione rischi continuamente di diventare una questione personale.

Le dinamiche di gruppo: le regole Perché funzionino, le regole devono: essere prese di comune accordo da tutti i componenti del Team; essere sufficientemente specifiche da essere pratiche; crescere insieme al Team. Non devono, al contrario: essere d'ostacolo alla creatività del Team; essere usate come un'arma contro i singoli di fronte ai colleghi.

Le dinamiche di gruppo che influenzano le decisioni Alcune dinamiche portano i membri di un gruppo a prendere sovente delle decisioni che individualmente non prenderebbero (la logica del gregge).

Le dinamiche di gruppo che influenzano le decisioni Altre dinamiche spingono alcuni individui a esprimere opinioni estreme che non prenderebbero se non fossero sfidati o sollecitati da interlocutori in disaccordo (la logica del campanile);

Le dinamiche di gruppo che influenzano le decisioni Altre dinamiche nei gruppi riguardano i gruppi eccessivamente coesi, i quali spesso sono più interessati a mantenere un livello di coesione e consenso interno alto, piuttosto che individuare la migliore delle soluzioni. (la logica della banda).

Un approccio adeguato alle decisioni Favorire il dissenso nel gruppo, quindi, può, in qualche modo, stimolare lo spirito critico.

La struttura del gruppo La dimensione psicologica della struttura di gruppo è costituita da: Rapporti di amicizia Simpatia / Antipatia Aggressività Competizione / Collaborazione  Preferenze Rifiuti Associazione di persone Frequenza Qualità delle relazioni

Le forze in un gruppo L’attrazione interpersonale; L’influenza sociale; Le regole; Il conformismo.

Ruolo Posizione di un membro rispetto agli altri componenti di un gruppo: Compiti; Funzione; Reazioni Comportamentali Ipotizzabili.

Il gruppo e la soddisfazione dei bisogni LEADERSHIP: Bisogno di equilibrio. MEMBERSHIP: Bisogni dell’individuo. GROUPSHIP: Bisogni del gruppo.

La Comunicazione Assertiva per la Riunione

L’assertività L'ASSERTIVITA' SI BASA: Sul senso di responsabilità personale. Sulla consapevolezza dei diritti altrui.

L’assertività L’assertività significa: Essere onesti con se stessi e con gli altri. Avere la capacità di comunicare direttamente quale è la cosa che vogliamo, di cui abbiamo bisogno o che proviamo, ma NON a spese del prossimo. Avere fiducia in se stessi. Tenere un atteggiamento positivo. Comprendere il punto di vista degli altri. Comportarsi in modo razionale e adulto. Riuscire a negoziare e a raggiungere un compromesso realizzabile. Avere rispetto per se e per gli altri.

L’assertività L’assertività NON significa: Fare di testa propria e vincere sempre. Imparare a pappagallo una serie di tecniche e trucchetti prestabiliti da utilizzare ogni volta che si presenta una soluzione difficile. Manovrare e controllare gli altri in modo da averla sempre vinta.

L’assertività L’assertività permette: Di avere molte più possibilità di ottenere ciò che si vuole. Di accettare positivamente se stesso e il proprio comportamento.

Le tre fasi dell’assertività Per acquisire assertività vi sono tre semplici fasi: FASE 1 ASCOLTATE ATTIVAMENTE QUELLO CHE VIENE DETTO, POI MOSTRATE ALL'ALTRA PERSONA CHE AVETE SENTITO E CAPITO. FASE 2 DITE COSA PENSATE O COSA PROVATE. FASE 3 DITE COSA VOLETE CHE ACCADA.

Tecniche chiave dell’assertività Linguaggio del corpo. Tecnica del disco incantato. Dire NO. Compromesso realizzabile. Annebbiamento. Dialoghi interiori. Affermazione di sentimenti negativi. Affermazioni di disaccordo.

Comunicare per negoziare: diventare assertivi per essere persuasivi Migliorare il modo di comunicare, combattere l’ansia, in una parola, padroneggiare la situazione, significa diventare assertivi. Diventare assertivi consente il creare un “potere positivo”, l’esercitare una leadership attiva, l’avere credibilità e, quindi, l’essere persuasivi.

Comunicare per negoziare: diventare assertivi per essere persuasivi Per far questo è necessario superare: il rifiuto psicologico del potere e, quindi, delle responsabilità; il rifiuto, a priori, delle situazioni conflittuali; l’eccessiva importanza data al “giudizio” degli altri; l’incapacità di “fidarsi” degli altri; la paura di non “riuscire”; l’anticipo mentale delle “conseguenze negative” e, quindi, l’inibizione dell’immaginazione positiva; lo scarso livello di “speranza” nel futuro; l’impossibilità di credere alle proprie capacità di “influenzare” gli altri.

Comunicare per negoziare: diventare assertivi per essere persuasivi E’ bene tenere, sempre, presente che ognuno possiede delle risorse e delle potenzialità, che può utilizzare meglio e valorizzare, che possono diventare i punti di forza di un proprio “stile comunicativo” personale e soggettivo. Il comportamento assertivo è una qualità che permette a un soggetto di raggiungere gli obiettivi prefissati senza creare situazioni conflittuali.

I piani della comunicazione assertiva La comunicazione assertiva si esprime su piani differenti che riguardano: il viso (contatto visivo; espressione del viso); il corpo (gesti; posizione del corpo); la voce (tono; inflessione; volume); i tempi (andata; ritorno).

La Riunione

La Riunione: Tipologie e Obiettivi INFORMATIVA CONSULTIVA DECISIONALE Fornire dati preliminari e aggiornare situazioni Esplicitare politiche dell’ente Dare disposizioni e diffondere conoscenze Facilitare l’omogeneità del modo di lavorare Raccogliere pareri Valutare aspetti globali Confrontare competenze specifiche Elaborare alternative e preparare decisioni Approvare una raccomandazione Scegliere tra varie proposte Definire piani d’azione Stabilire responsabilità Avviare nuovi progetti 14

Organizzare una Riunione PRIMA DURANTE DOPO Stabilire obiettivi e durata Comunicare quanto sopra a tutti i partecipanti fornendo il materiale di riferimento Richiedere conferma della partecipazione Verificare il consenso sugli obiettivi Ripartire il tempo a disposizione Nominare un segretario per far rispettare i tempi e far preparare un verbale Distribuire il verbale con le indicazioni su: “chi fa cosa” entro quali tempi con quali risorse scadenze per ulteriori incontri o verifiche 14

Il governo della Riunione: le Strategie Negoziali

La Riunione: Caratteristiche delle Strategie Negoziali (1) FATTORI Obiettivo del comportamento Strategia Espressione degli obiettivi Strategia Competitiva Collaborativa Subordinata Persegue obiettivi a spese dell’altra parte Nasconde le proprie carte: alta fiducia in se stessi e bassa nell’altro Comprende ma distorce i propri obiettivi sostenuti in comune con l’altra parte Esprime i propri pensieri e emozioni con fiducia e schiettezza: ascolto attivo ed esplo- razione comune delle alternative Comprende e rappresen- ta accuratamente i propri bisogni Consciamente subordi- na i propri obiettivi per evitare il conflitto con la controparte Completamente aperto nell’esprimere le proprie debolezze e vulnerabilità alla controparte Preoccupato dei bisogni dell’altro, reprime i propri bisogni 10

La Riunione: Caratteristiche delle Strategie Negoziali (2) FATTORI Prevedibilità Condivisione di informaz. Comportamento di ricerca Strategia Competitiva Collaborativa Subordinata Azioni imprevedibili; mescola strategie e sorprese per sotto- mettere l’altro Utilizza minacce e bluff; cerca di predominare Trova maniere di apparire impegnato su una posizione; manipola in modo distruttivo l’altra pos. Azioni prevedibili; comportamento flessibile e senza sorprese Condivide le informazioni ed è onesto; tratta l’altro con comprensione e integrità Trova soluzioni ai pro- blemi soddisfacenti per entrambi va incontro comple- tamente all’altra parte Rinuncia alla propria posizione per ammorbidire la posizione della controparte Trova modi di adattarsi alla posizione dell’altra 11

La Riunione: Caratteristiche delle Strategie Negoziali (3) FATTORI Strumenti per avere successo Estremo negativo Attitudine chiave/comp. Affrontare l’impasse Strategia Competitiva Collaborativa Subordinata Crea una cattiva immagine dell’altro; ignora le logiche altrui; aumenta l’ostilità Ritenere che il suo obiettivo sia quello di impedire alla controparte di raggiungere l’ob. “Io vinco, tu perdi.” Ricorrere ad un mediatore/arbitro Evita i cattivi stereotipi; Considera le idee in base al merito; non induce ostilità Confondere la propria identità e quella della controparte “Qual è il miglior modo di soddisfare gli obiettivi di entrambe le parti ?” Utilizzare un facilitatore esperto in dinamiche di gruppo Minimizza o evita il conflitto e placa Diventa uno zerbino della controparte “Tu vinci, io perdo.” Utilizzare formazione sull’assertività o psicoterapia 12

La Riunione: le Tattiche Negoziali (1) TIPO DI NEGOZIATORE TATTICHE UTILIZZATE Dall’Apertura Aggressiva Dai Lunghi Silenzi Il Beffardo Mette a disagio le controparti facendo commenti taglienti sulle loro prestazioni precedenti, i loro numeri, la loro irragionevolezza, od ogni altra cosa possa essere utilizzata per insinuare che non vale la pena parlare con le controparti Ascolta le controparti ma non risponde in modo immediato alle loro proposte e affermazioni, quanto piuttosto sembra lasciar loro molto tempo, con il risultato che i lunghi silenzi hanno lo scopo di fare in modo che chi gli è di fronte si scopra di più Deride e schernisce le proposte dell’opposizione al fine di mettere quest’ultima così in tensione da dire qualcosa di cui, poi, doversi pentire 14

La Riunione: le Tattiche Negoziali (2) TIPO DI NEGOZIATORE TATTICHE UTILIZZATE Interrogator Dall’Infida Ragionevolezza Divide et impera Affronta tutte le proposte con meticolosità, sollecitando domande in modo tale da indurre la controparte a ritenere che non abbia fatto attentamente il lavoro. Affronta ogni risposta evidenziando i problemi e chiede all’opposizione di spiegare in modo più approfondito cosa intende Sembra disposto ad accettare ed è di aiuto, mentre pone domande impossibili allo scopo di conquistare l’amicizia e la confidenza dell’opposizione Crea dissenso tra l’opposizione in modo che debba stare attenta al disaccordo interno. Si allea con una persona del team e cercare di condizionarlo contro gli altri membri del gruppo 15

“Più l’uomo dà agli altri, più possiede se stesso” Lao-Tze La metodologia didattica che verrà adottata nel seminario è altrettanto importante per realizzare gli obiettivi di apprendimento proposti.