1 ORGANIZZARE UN EVENTO DI SOLIDARIETA Docente: Piergiorgio Greco giornalista e responsabile Area Comunicazione Csv Pescara Pescara, 9 e 10 novembre 2010 Corso di formazione specialistica

2 PERCHÉ QUESTO CORSO È la continuazione dei tre corsi di formazione sulla comunicazione che ho tenuto negli anni scorsi: Comunica la gratuità (2007) Comunica la gratuità (2007) Organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato (2008) Organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato (2008) Organizzare i contenuti del sito internet (2009) Organizzare i contenuti del sito internet (2009) Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

3 IL METODO Questo corso, come i precedenti, è una riflessione sullesperienza personale: non teorie, dunque, ma una conoscenza che muove dalla mia professione di giornalista e dal lavoro di comunicazione che dal 2007 svolgo presso il Csv Pescara. Meglio un dialogo che una lezione! Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

4 LA STRUTTURA DEL CORSO 9 NOVEMBRE Lideazione e la progettazione di un evento Lideazione e la progettazione di un evento La fase intermedia di realizzazione La fase intermedia di realizzazione 10 NOVEMBRE La fase esecutiva di realizzazione La fase esecutiva di realizzazione La comunicazione La comunicazione Aspetti contabili e legali Aspetti contabili e legali Domanda: avete spento i cellulari? Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

5 INTRODUZIONE ORGANIZZARE in generale, vuol dire fare in modo che ogni minimo dettaglio concorra al raggiungimento dellobiettivo che ci si pone in generale, vuol dire fare in modo che ogni minimo dettaglio concorra al raggiungimento dellobiettivo che ci si pone programmare i tempi programmare i tempi assegnare le responsabilità assegnare le responsabilità coordinare il tutto: limportanza di un maestro dorchestra! coordinare il tutto: limportanza di un maestro dorchestra! Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

6 INTRODUZIONE EVENTO qualcosa di eccezionale, unico, irripetibile qualcosa di eccezionale, unico, irripetibile alternativa: iniziativa, incontro, appuntamento alternativa: iniziativa, incontro, appuntamento non abusiamo della parola evento, perché altrimenti si corre il rischio della favola di Esopo, nella quale il pastore grida Al lupo! Al lupo! non abusiamo della parola evento, perché altrimenti si corre il rischio della favola di Esopo, nella quale il pastore grida Al lupo! Al lupo! da questa distinzione dipendono alcuni fattori decisivi, come le risorse da destinare allevento da questa distinzione dipendono alcuni fattori decisivi, come le risorse da destinare allevento gli eventi sono strumenti al servizio di obiettivi precisi, che si stabiliscono allinizio dellanno gli eventi sono strumenti al servizio di obiettivi precisi, che si stabiliscono allinizio dellanno Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

7 INTRODUZIONE SOLIDARIETÀ parliamo di solidarietà perché questo corso è destinato prevalentemente alle organizzazioni di volontariato, ma le regole che riguardano lorganizzazione di un evento sono sempre le stesse parliamo di solidarietà perché questo corso è destinato prevalentemente alle organizzazioni di volontariato, ma le regole che riguardano lorganizzazione di un evento sono sempre le stesse rischio: impostare una comunicazione dellevento esclusivamente su elementi emozionali e non sulla coscienza del valore per tutti di quello che si propone rischio: impostare una comunicazione dellevento esclusivamente su elementi emozionali e non sulla coscienza del valore per tutti di quello che si propone Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

8 Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010 LE FASI DELLORGANIZZAZIONE 1. preliminare 2. intermedia 3. esecutiva 4. finale

9 FASE PRELIMINARE Serve a: Ideare e progettare Ideare e progettare stabilire il budget stabilire il budget individuare la sede individuare la sede decidere la data decidere la data stabilire compiti, responsabilità e tempi stabilire compiti, responsabilità e tempi affrontare i primi aspetti organizzativi affrontare i primi aspetti organizzativi richiedere i patrocini richiedere i patrocini individuare eventuali sponsorizzazioni individuare eventuali sponsorizzazioni Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

10 FASE PRELIMINARE La distanza di questa fase dallo svolgimento dellevento dipende da: 1. complessità e autorevolezza dellevento 2. risorse umane ed economiche a disposizione 3. il tempo minimo necessario comunque è di almeno un mese, per un evento di piccola portata Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

11 FASE PRELIMINARE Questa fase deve caratterizzarsi per: 1. Capacità di analisi e di decisione 2. Adeguata velocità di esecuzione Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

12 IDEARE E PROGETTARE Ideare e progettare un evento vuol dire: 1. delineare gli obiettivi 2. analizzare lo scenario 3. Impostare tutto il lavoro fino a dopo lo svolgimento dellevento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

13 Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010 È il momento più importante e delicato di tutta lattività organizzativa perché senza lindividuazione di un obiettivo non ha senso nemmeno lorganizzazione. Un cammino ha senso se cè una meta da raggiungere. PREMESSA Levento non è qualcosa che si progetta in astratto ma deve inserirsi in una programmazione più ampia dellorganizzazione di volontariato, almeno annuale, nella quale sono inseriti obiettivi di massima DELINEARE GLI OBIETTIVI

14 Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010 SCELTA DELLEVENTO Solo dopo aver individuato gli obiettivi a monte si può stabilire che tipo di evento si presta meglio al loro raggiungimento: - conferenza? - spettacolo? - manifestazione sportiva? - iniziativa complessa? NB: è questo il momento in cui si dà il titolo allevento. DELINEARE GLI OBIETTIVI

15 Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010 Stabilita la funzionalità di un evento rispetto ad una progettazione annuale, si passa alla definizione degli obiettivi dellevento stesso: 1. lobiettivo non deve essere troppo generico: organizzo questo evento perché… 2. Meno sono gli obiettivi primari, meglio riesce levento 3. Dallobiettivo primario discendono gli obiettivi secondari, che devono essere subordinati al primo DELINARE GLI OBIETTIVI

16 Approfondita ricognizione iniziale per comprendere le caratteristiche del fenomeno (argomento) che si intende proporre, al fine di individuare le strategie idonee. Elementi da tener presente: 1. oggetto/tema che si intende comunicare 2. eventuali sovrapposizioni con altri eventi simili 3. pubblico di riferimento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010 ANALIZZARE LO SCENARIO

17 FASE PRELIMINARE IL BUDGET Tutti gli eventi, di qualsiasi tipologia essi siano, comportano costi di organizzazione e gestione. Poiché il budget è la benzina senza la quale il motore non funziona, allinizio del viaggio bisogna fare le valutazioni al riguardo. Per la definizione del budget, è importante rispondere alle seguenti domande: 1. è levento più importante nel corso dellanno o è una delle tante attività? Dalla risposta a questa domanda dipende lintero ammontare del budget 2. quanto è ambizioso questo evento che vogliamo organizzare? Dalla risposta a questa domanda dipende lammontare della voce comunicazione nellambito del budget. 3. A questo punto si fanno i preventivi per tutte le voci, compresi anche eventuali imprevisti Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

18 FASE PRELIMINARE IL BUDGET Ogni evento ha voci diverse, ma ci sono alcune comuni a tutti Location: affitto affitto service audio e luci service audio e luci assicurazione assicurazione allestimento (sedie) allestimento (sedie) abbellimenti abbellimenti custodia custodia Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

19 FASE PRELIMINARE IL BUDGET Protagonisti: gettone di presenza gettone di presenza ingaggio ingaggio vitto e alloggio vitto e alloggio spostamenti spostamenti spese di viaggio spese di viaggio Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

20 FASE PRELIMINARE IL BUDGET Comunicazione: - ideazione e realizzazione grafica - stampa materiali (manifesti e inviti) - affissioni - postalizzazione - ufficio stampa - spot e pagine pubblicitarie Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

21 FASE PRELIMINARE IL BUDGET A questo punto è indispensabile rispondere a queste domande: 1. Stabilita limportanza dellevento e preventivati i costi, quanto si vuole spendere? 2. Il budget disponibile è sufficiente a coprire lintero ammontare dei costi? Individuazione di altre entrate. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

22 FASE PRELIMINARE LA SEDE È buona norma individuare una sede adeguata: facilmente raggiungibile facilmente raggiungibile opportunamente attrezzata (auditorium, sale workshop, area ristorazione) opportunamente attrezzata (auditorium, sale workshop, area ristorazione) vicina ad alberghi per eventuali relatori vicina ad alberghi per eventuali relatori presenza degli impianti e delle dotazioni audio – video, eventualmente da noleggiare se non attrezzata presenza degli impianti e delle dotazioni audio – video, eventualmente da noleggiare se non attrezzata rispetto delle normative antincendio, ecc. rispetto delle normative antincendio, ecc. non dimenticare di stipulare un contratto di locazione con la sede non dimenticare di stipulare un contratto di locazione con la sede Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

23 FASE PRELIMINARE LA DATA È importante scegliere la/le giornata/e a seconda del pubblico che si intende coinvolgere e degli argomenti da trattare ma, soprattutto, provando ad evitare sovrapposizioni con altri eventi: limportanza di aggiornarsi su quello che succede in città. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

24 FASE PRELIMINARE TRE DOMANDE 1. Che cosa cè da fare? 2. Chi deve farlo? 3. Entro quando va fatto? Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

25 FASE PRELIMINARE CHE COSA CÈ DA FARE? 1. Occuparsi di obiettivi e contenuti dellevento 2. Occuparsi del programma dellevento (orari, relatori, attori, concomitanze, sovrapposizioni) 3. Occuparsi del budget: monitorare la compatibilità tra entrate ed uscite, segnalando tempestivamente eventuali scostamenti 4. Occuparsi della compatibilità finanziaria: se il budget assegnato allevento e quello necessario per il raggiungimento degli obiettivi fissati non coincidono, è necessario trovare nuove fonti di entrata Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

26 FASE PRELIMINARE CHE COSA CÈ DA FARE? 5. Occuparsi della logistica: rapporti con chi gestisce la location, i fornitori (es. sedie, gazebo) 6. Occuparsi dei protagonisti dellevento (relatori, attori ecc.): prenotazioni, esigenze particolari 7. Occuparsi della comunicazione: rapporti con il grafico, tipografia, uffici pubbliche affissioni, stampa, radio, siti internet, al fine di garantire una omogeneità in termini di comunicazione 8. Occuparsi del recall 9. Occuparsi dellaccoglienza Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

27 FASE PRELIMINARE CHI DEVE FARE CHE COSA? Limportanza di stabilire un buono STAFF ORGANIZZATIVO occorre individuare le risorse umane di cui si può disporre al fine di valutare la necessità di rivolgersi anche a collaborazioni esterne. Nel mettere a punto lo staff operativo, vanno individuati: 1. i tempi operativi e le scadenze 2. un organigramma dettagliato, con ruoli e funzioni, consente di verificare il corretto operato di ognuno rispetto alla tabella di marcia Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

28 FASE PRELIMINARE LO STAFF ORGANIZZATIVO Due regole: 1. Le responsabilità devono essere chiare: chi fa che cosa 2. Serve un responsabile ultimo, che oltre ai suoi compiti, interviene laddove altri non sono intervenuti o lo hanno fatto in maniera inefficace Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

29 FASE PRELIMINARE LO STAFF ORGANIZZATIVO Chi fa che cosa? 1. Occuparsi di obiettivi e contenuti dellevento: questa mansione spetta rigorosamente alla governance (presidente e direttivo) 2. Occuparsi del programma dellevento (orari, relatori, attori, concomitanze, sovrapposizioni): questa mansione spetta alla governance ma, più spesso, al responsabile dellevento (direttore o altra persona individuata) 3. Occuparsi del budget: monitorare la compatibilità tra entrate ed uscite, segnalando tempestivamente eventuali scostamenti: di questa mansione si occupa il responsabile dellevento (direttore o altra persona individuata) 4. Occuparsi della compatibilità finanziaria: se il budget assegnato allevento e quello necessario per il raggiungimento degli obiettivi fissati non coincidono, è necessario trovare nuove fonti di entrata. Di questa mansione si occupa la governance (presidente e direttivo) o una persona da questa delegata Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

30 FASE PRELIMINARE LO STAFF ORGANIZZATIVO Chi fa che cosa? 5. Occuparsi della logistica: rapporti con chi gestisce la location, i fornitori (es. sedie, gazebo) 6. Occuparsi dei protagonisti dellevento (relatori, attori ecc.): prenotazioni, esigenze particolari 7. Occuparsi della comunicazione: rapporti con il grafico, tipografia, uffici pubbliche affissioni, stampa, radio, siti internet, al fine di garantire una omogeneità in termini di comunicazione 8. Occuparsi del recall 9. Occuparsi dellaccoglienza Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

31 FASE PRELIMINARE ENTRO QUANDO VA FATTO? È decisivo fare un cronoprogramma a ritroso, vale a dire a partire dallevento e tornando indietro con le varie fasi dellorganizzazione. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

32 FASE PRELIMINARE ASPETTI ORGANIZZATIVI Sin dalla fase preliminare, è importante fare una ricognizione dei dettagli che poi rendono un evento senza disguidi. Due regole: 1. i tempi della burocrazia non sono i nostri tempi 2. i cosiddetti tempi tecnici non vanno mai calcolati al minuto Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

33 FASE PRELIMINARE PATROCINI In relazione alla tipologia dellevento e dei suoi contenuti può essere importante valutare lopportunità di chiedere patrocini e contributi di Regione, Provincia, Comune o anche Università o altre istituzioni. In relazione alla tipologia dellevento e dei suoi contenuti può essere importante valutare lopportunità di chiedere patrocini e contributi di Regione, Provincia, Comune o anche Università o altre istituzioni. Patrocini onerosi e non onerosi Patrocini onerosi e non onerosi Le richieste vanno indirizzate ai presidenti o agli assessorati interessati, o ai presidi delle Facoltà ed enti interessati Le richieste vanno indirizzate ai presidenti o agli assessorati interessati, o ai presidi delle Facoltà ed enti interessati Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

34 FASE PRELIMINARE SPONSORIZZAZIONI 1. Meglio individuare in questa fase eventuali sponsorizzazioni che completino le entrate. 2. È una ricerca molto difficile, che chiede tempi anche lunghi, per cui è meglio intraprenderla subito, anche per inserire gli sponsor nella realizzazione grafica. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

35 I MIEI RECAPITI Piergiorgio Greco Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

36 A DOMANI! Organizzare i contenuti del sito Internet Pescara, 12 novembre 2009