1 COME ORGANIZZARE LUFFICIO STAMPA DI UNASSOCIAZIONE DI VOLONTARIATO Docente: Piergiorgio Greco giornalista e responsabile Area Comunicazione Csv Pescara Pescara, 6 ottobre – 3 novembre – 1 dicembre 2008 Corso di formazione specialistica

2 LA STRUTTURA DEL CORSO Che cosè lufficio stampa e chi sono i suoi clienti (6 ottobre) Che cosè lufficio stampa e chi sono i suoi clienti (6 ottobre) Gli strumenti dellufficio stampa (3 novembre) Gli strumenti dellufficio stampa (3 novembre) Gli strumenti dellufficio stampa (ripresa) - Correzioni dei compiti a casa (1 dicembre) Gli strumenti dellufficio stampa (ripresa) - Correzioni dei compiti a casa (1 dicembre) Due giornalisti raccontano la loro esperienza Due giornalisti raccontano la loro esperienza Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

3 LA LEZIONE DI OGGI Introduzione: breve ripresa delle prime due lezioni Introduzione: breve ripresa delle prime due lezioni Prima parte: la testimonianza di un cliente di un ufficio stampa Prima parte: la testimonianza di un cliente di un ufficio stampa Seconda parte: gli strumenti dellufficio stampa – la conferenza stampa – restituzione dei compiti a casa Seconda parte: gli strumenti dellufficio stampa – la conferenza stampa – restituzione dei compiti a casa Una domanda prima di proseguire: avete spento i cellulari? Una domanda prima di proseguire: avete spento i cellulari? Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

4 INTRODUZIONE Breve ripresa delle prime due lezioni Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

5 LA COMUNICAZIONE Comunicare significa mettere in comune qualcosa: far sì che un pensiero, unattività, unesperienza che faccio e che mi appartengono possano diventare anche tuoi Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

6 LA COMUNICAZIONE Interpersonale Interpersonale Strategica Strategica Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

7 LUFFICIO STAMPA Lufficio stampa è larea della comunicazione esterna che, su input e comunque sempre di comune accordo con i vertici dellassociazione, mira a far giungere un determinato messaggio ad un ampio numero di destinatari mediante uno specifico strumento: la stampa. Primi destinatari della comunicazione di un ufficio stampa, dunque, sono i giornalisti, con i quali ci si deve rapportare da collaboratori Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

8 LA NOTIZIA ENTRA IN REDAZIONE Gli uffici stampa Gli uffici stampa Le agenzie di stampa Le agenzie di stampa Le forze dellordine: il giro di nera Le forze dellordine: il giro di nera I singoli giornalisti I singoli giornalisti Gli informatori Gli informatori Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

9 CHI SELEZIONA LE NOTIZIE? Struttura gerarchica di una redazione Struttura gerarchica di una redazione Direttore - vicedirettore Direttore - vicedirettore Caporedattore - vicecaporedattore Caporedattore - vicecaporedattore CAPOSERVIZIO – VICECAPOSERVIZIO (tuttologi) CAPOSERVIZIO – VICECAPOSERVIZIO (tuttologi) Redattore (di norma specializzato in qualche cosa) Redattore (di norma specializzato in qualche cosa) Collaboratore Collaboratore Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

10 COME SI SELEZIONANO LE NOTIZIE? - La riunione di redazione - Il direttore ha sempre la libertà di chiedere la pubblicazione di una notizia, in qualsiasi momento della giornata Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

11 IN BASE A QUALE CRITERIO SI SELEZIONANO LE NOTIZIE? La cronaca nera detta legge La cronaca nera detta legge La politica è la vera – e spesso la sola - passione della stampa italiana La politica è la vera – e spesso la sola - passione della stampa italiana La comunicazione sociale è tra le notizie residuali La comunicazione sociale è tra le notizie residuali Se è o meno notizia Se è o meno notizia La vivacità di una notizia La vivacità di una notizia La comprensibilità di una notizia La comprensibilità di una notizia Il rapporto di stima e simpatia con i capiservizio/capiredattori Il rapporto di stima e simpatia con i capiservizio/capiredattori Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

12 IL MESSAGGIO I messaggi inviati da un ufficio stampa si chiamano notizie: i giornalisti si aspettano da un ufficio stampa una notizia Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

13 LA NOTIZIA Domanda: quando un fatto diventa notizia? Domanda: quando un fatto diventa notizia? Platea ampia Platea ampia Carica di novità e singolarità Carica di novità e singolarità Importanza pratica nella vita delle persone Importanza pratica nella vita delle persone La vicinanza La vicinanza Drammaticità Drammaticità Lo sviluppo che un avvenimento promette Lo sviluppo che un avvenimento promette Il carattere di esclusiva Il carattere di esclusiva Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

14 IL COMUNICATO STAMPA: DEFINIZIONE Il comunicato stampa è un documento redatto dalladdetto stampa in collaborazione con i vertici dellassociazione, destinato a giornalisti, contenente una notizia in forma scritta con un linguaggio e una forma tipicamente giornalistici Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

15 PRIMA PARTE La testimonianza di un cliente di un ufficio stampa: Patrizia Pennella Il Tempo Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

16 SECONDA PARTE Gli strumenti dellufficio stampa: conferenza stampa Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

17 LA SCELTA DELLO STRUMENTO Il comunicato stampa: annuncio o resoconto di una notizia di normale importanza, limitata territorialmente Il comunicato stampa: annuncio o resoconto di una notizia di normale importanza, limitata territorialmente La conferenza stampa: annuncio di una notizia di eccezionale importanza, complessa e di ampio respiro La conferenza stampa: annuncio di una notizia di eccezionale importanza, complessa e di ampio respiro Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

18 LA CONFERENZA STAMPA: DEFINIZIONE La conferenza stampa è un incontro convocato per divulgare a tutta la stampa una notizia di portata particolare, al fine di dare alla stessa una enfasi speciale Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

19 LA CONFERENZA STAMPA: CONDIZIONI Notizia eccezionale Notizia eccezionale Notizia complessa Notizia complessa Notizia di ampio respiro Notizia di ampio respiro Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

20 LA CONFERENZA STAMPA: PRIMO COROLLARIO Se non cè almeno una di queste condizioni è un errore convocare una conferenza stampa perché gli organi di informazione vogliono essere convocati solo per notizie di una certa rilevanza. Se non si sta al metodo della stampa, si rischia di compromettere un rapporto Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

21 LA CONFERENZA STAMPA: MODALITÀ Incontro: quale schema? Incontro: quale schema? Convocazione Convocazione Svolgimento Svolgimento Come si può collaborare con i giornalisti Come si può collaborare con i giornalisti Dopo la conferenza stampa Dopo la conferenza stampa Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

22 LA CONFERENZA STAMPA: UN INCONTRO Dove? Dove? Quando? Quando? Chi? Chi? Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

23 LA CONFERENZA STAMPA: UN INCONTRO – DOVE? Nella sede dellassociazione: sì se… Nella sede dellassociazione: sì se… In una sede istituzionale: ok In una sede istituzionale: ok Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

24 LA CONFERENZA STAMPA: UN INCONTRO – QUANDO? Regola della doppia possibilità Regola della doppia possibilità Mattina: nella fascia oraria che va dalle 10 alle 13 Mattina: nella fascia oraria che va dalle 10 alle 13 Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

25 LA CONFERENZA STAMPA: UN INCONTRO – RELATORI? Presidente Presidente Persona connessa con la notizia da divulgare Persona connessa con la notizia da divulgare Qualche partner (cautela!) Qualche partner (cautela!) Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

26 LA CONFERENZA STAMPA: CONVOCAZIONE Chi si invita Chi si invita Cosa si dice nellinvito Cosa si dice nellinvito Quando si invita Quando si invita Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

27 LA CONFERENZA STAMPA: CONVOCAZIONE – CHI? Tutta la stampa, in particolare tv, radio e agenzie Tutta la stampa, in particolare tv, radio e agenzie Anche contatti dellassociazione ai quali far conoscere in anteprima la notizia Anche contatti dellassociazione ai quali far conoscere in anteprima la notizia Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

28 LA CONFERENZA STAMPA: CONVOCAZIONE – COSA? Invito scritto, inviato via mail e via fax Invito scritto, inviato via mail e via fax Giorno della conferenza stampa Giorno della conferenza stampa Luogo Luogo Orario Orario Contenuto Contenuto Relatori Relatori Materiale eventualmente distribuito Materiale eventualmente distribuito Contatti per la stampa Contatti per la stampa Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

29 LA CONFERENZA STAMPA: CONVOCAZIONE – QUANDO? Due giorni prima Due giorni prima Invito da inviare entro le Invito da inviare entro le Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

30 LA CONFERENZA STAMPA: SVOLGIMENTO Limportanza della puntualità Limportanza della puntualità Presentarsi Presentarsi Struttura piramidale: annuncio immediato della notizia, poi eventuali contorni (come comunicato stampa) Struttura piramidale: annuncio immediato della notizia, poi eventuali contorni (come comunicato stampa) Ordine: prima il presidente, poi altri Ordine: prima il presidente, poi altri Cinque minuti a testa, poi spazio a domande Cinque minuti a testa, poi spazio a domande Interviste in conclusione: individuare chi le rilascia e cosa dice Interviste in conclusione: individuare chi le rilascia e cosa dice Buffet finale? Meglio qualche cosa di leggero! Buffet finale? Meglio qualche cosa di leggero! Limportanza dei messaggi mirati e studiati, senza confusione Limportanza dei messaggi mirati e studiati, senza confusione Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

31 LA CONFERENZA STAMPA: CHE FA LADDETTO STAMPA? Deve essere presente Deve essere presente Deve conoscere alla perfezione il contenuto della conferenza stampa, per delucidazioni e approfondimenti Deve conoscere alla perfezione il contenuto della conferenza stampa, per delucidazioni e approfondimenti Deve predisporre in anticipo un comunicato stampa per facilitare il compito dei colleghi Deve predisporre in anticipo un comunicato stampa per facilitare il compito dei colleghi Deve predisporre in anticipo eventuale materiale utile alla visibilità della notizia (es. dvd con immagini) Deve predisporre in anticipo eventuale materiale utile alla visibilità della notizia (es. dvd con immagini) Deve allestire e rendere accogliente la sala, con manifesti, locandine ecc. Deve allestire e rendere accogliente la sala, con manifesti, locandine ecc. Deve agevolare in ogni modo il lavoro dei colleghi Deve agevolare in ogni modo il lavoro dei colleghi Deve monitorare le presenze, le prime volte con un elenco presenze da far firmare Deve monitorare le presenze, le prime volte con un elenco presenze da far firmare Deve realizzare delle foto, da divulgare al termine della conferenza stampa Deve realizzare delle foto, da divulgare al termine della conferenza stampa Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

32 LA CONFERENZA STAMPA: E DOPO? Invia alle testate assenti il comunicato stampa diffuso durante la conferenza stampa con eventuali foto (immediatamente) Invia alle testate assenti il comunicato stampa diffuso durante la conferenza stampa con eventuali foto (immediatamente) Fa la rassegna stampa il giorno stesso (tv, radio, agenzie e siti Internet) e il giorno dopo (quotidiani), inviando il comunicato con le foto a quanti non hanno pubblicato la notizia Fa la rassegna stampa il giorno stesso (tv, radio, agenzie e siti Internet) e il giorno dopo (quotidiani), inviando il comunicato con le foto a quanti non hanno pubblicato la notizia Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

33 GLI ATREZZI DI UN UFFICIO STAMPA Computer con masterizzatore Computer con masterizzatore Fax (ci sono programmi che inviano fax direttamente dal computer!) Fax (ci sono programmi che inviano fax direttamente dal computer!) Fotocopiatrice Fotocopiatrice Telefono con Internet Telefono con Internet Indirizzario aggiornato (mail e cartaceo) Indirizzario aggiornato (mail e cartaceo) Macchina fotografica e telecamera digitale Macchina fotografica e telecamera digitale Archivio fotografico vasto e organizzato: presidente, direttore, momenti dellassociazione, edizioni precedenti dei vari eventi Archivio fotografico vasto e organizzato: presidente, direttore, momenti dellassociazione, edizioni precedenti dei vari eventi Archivio comunicati stampa e conferenze stampa Archivio comunicati stampa e conferenze stampa Archivio documenti importanti dellassociazione Archivio documenti importanti dellassociazione Archivio di materiale in formato digitale (es. manifesti, logo, inviti ecc.) Archivio di materiale in formato digitale (es. manifesti, logo, inviti ecc.) Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

34 PUO BASTARE! Chi vuole le slides deve mandarmi un a Chi vuole le slides deve mandarmi un a 13 dicembre: Volontariamente! 13 dicembre: Volontariamente! Scheda gradimento del corso Scheda gradimento del corso Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008

35 ARRIVEDERCI! Piergiorgio Greco Come organizzare lufficio stampa di unassociazione di volontariato Pescara, 1 dicembre 2008