Intranet e community professionali Superare il GAP per entrare nella terza fase

- Intranet, ovvero? - Che cos’è una intranet? Spazio di comunicazione Community Giornale online Archivio documentale Bacheca Spazio di lavoro Un sito web Forum Che cos’è una intranet? Applicativi Informazioni Dei PC collegati tra loro Una piattaforma Se ci chiediamo cosa sia una intranet abbiamo subito un insieme di risposte molto diverse, tutte a loro modo corrette In realtà è un insieme di queste cose, che a volte si sovrappongono Per questo la intranet è un oggetto molto “plastico” che non ha una formula definita, poiché varia a seconda delle realtà in cui i cala, e anche a seconda del tipo di utilizzatori che possono variare molto anche all’interno dell’azienda stessa, anche se vi sono delle tipicità. Questo fatto, naturalmente, incide anche nella progettazione, che ne deve fare un oggetto flessibile, aperto ai cambiamenti, scalabile Certo è un oggetto che ha a che fare con il lavoro, anche se non è propriamente un applicativo. E’ uno spazio di comunicazione che supporta le persone nel ,loro lavoro. Notate che ho detto persone, non dipendenti, c’è una grande differenza Aiuta nei processi Un servizio ai dipendenti Servizi on line Spazio di autoformazione Efficienza

- Quali obiettivi? - Fare formazione Fare community Condividere le conoscenze Intranet “bottom up” e profilate Automatizzare delle attività Velocizzare dei processi interni Fornire servizi online Intranet “top down” e generaliste (simil house organ) Informare i dipendenti Distribuire documentazione

- Quali contenuti? - Spazi autogestiti Gruppi di lavoro virtuali My page Blog tematici Bacheche Forum tecnici Concorsi interni Documentazione condivisa Brainstorming Spazi ludici e di espressione Accesso agli applicativi Collaborazione Forum tematici Cercapersone Organigramma online Formazione Prenotazioni online Modulistica online Informazione e Comunicazione Statino paga Rassegna stampa Videolezioni Segnalazioni Tutorial Notizie Filmati Documentazione di base Utility Applicazioni Piattaforme e-learning Link utili Biblioteche online Informazioni aziendali

L’utente in intranet non è un fruitore, ma un “partecipante” - La partecipazione come ingrediente di base - La intranet è fatta grazie alla partecipazione delle persone L’utente in intranet non è un fruitore, ma un “partecipante” Risorse organizzative Risorse umane (competenze) Risorse tecnologiche Redazione allargata Sponsorship Politica di alleanze strategiche Partecipazione alla progettazione Partecipazione alla generazione dei contenuti Partecipazione alla gestione operativa La intranet è fatta per consentire la partecipazione delle persone

- Dalle interviste di Giuseppina Pellegrino - “E’ stata scarsamente pubblicizzata. L’idea era quella di qualcosa che stava nascendo e al quale si poteva contribuire, non come qualcosa di già fatta, già pronto, già in linea.” “(…) Avevamo chiesto uno spazio nostro e non ci è stato dato perché dovevano gestirla loro (i sistemisti). Quindi che ci vai a fare? (…)” “Non vedo una grande partecipazione (…). Se l’obiettivo è quello di coinvolgere e far crescere le persone sulle nuove tecnologie ci vuole un coinvolgimento più diretto, le persone devono farle le cose.”

- Le community in intranet - distribuita Community progettuale Community Community “classica” Lavoro di analisi collettivo Lavoro di progettazione partecipata Redazione allargata e publishing distribuito Referenti e sensori distribuiti Rete di “appassionati” Questionari e indagini di feed-back Comunità di pratica

- Gli oggetti delle community - Voti alle notizie Musica Bacheche Eventi Commenti alle notizie Cinema Tagging Libri Forum sulla “vita d’azienda” Form di feed-back Fotografia Articoli dai colleghi Instant poll Viaggi Segnalazioni Community Sezioni e pagine gestite dai colleghi “Classica” Forum tecnici Esperto in linea Distribuita Blog di settore Di pratica “Intranet answer” Gruppi di lavoro virtuali PC Help Wikipedia interna

- Intranet: errori tipici - Considerare la intranet solo come un’ulteriore strumento broadcast (TV) o come una vetrina autopromozionale Errore del Vertice Affidarsi troppo al solo artefatto tecnologico e non al modello editoriale e di governance Errore dell’informatico Limitare la produzione dei contenuti a pochi enti “certificati” e competenti (marketing, relazioni esterne, uffici stampa…) Errore del giornalista Controllare eccessivamente la produzione di contenuti e la libera discussione dei dipendenti sullo spazio del sito Errore dell’uomo H.R. Non tenere conto delle esigenze operative, dei vissuti, delle pratiche preesistenti e delle diverse culture organizzative dell’azienda Errore del “teorico” dell’intranet

- Intranet non è un nuovo “mass media” - Aepw s- asdlò Intranet Aepw s- asdlò Intranet Aepw s- asdlò Intranet Social media Personal media

- Intranet e “coda lunga” - Convention plenarie, house organ Non poche informazioni per molti utenti, ma molta varietà di informazioni per gruppi di dipendenti La comunicazione si rivolge meno all’Azienda e più a nicchie di dipendenti interessati Vale per tutto: notizie, documenti, spazi di community, servizi in rete Non ci interessa presidiare “la testa” ma aumentare varietà e completezza Intranet

- Vecchia e nuova intranet - Trasversale rispetto all’organigramma Contenuti bottom up Scopi diversificati: notizie, documenti, applicazioni, community, spazi di lavoro Mescolamento tra produttori e consumatori Intranet profilata e personalizzata Apertura ai comportamenti emergenti Classificazioni fluide

- Trasversale rispetto all’organigramma - Canali trasversali Sezioni di dipartimento Sezioni di sottodipartimento Gruppi di progetto Rubriche gestite da colleghi Pagine individuali ? Dipartimenti = Sezioni della intranet

- Top down: il gioco dove tutti perdono - La redazione I dipendenti Raccoglie i contenuti Produce i contenuti Pubblica i contenuti Classifica i contenuti Filtra e valuta i contenuti Leggono Ruolo passivo Le competenze non sono messe in gioco Contenuti poveri, poco aggiornati, inutili

- Bottom up: il gioco dove tutti vincono - I dipendenti La redazione Producono i contenuti Pubblicano i contenuti Classificano i contenuti Arricchiscono e migliorano i contenuti Commentano i contenuti Filtrano e valutano i contenuti Produce ed edita i contenuti Apre nuovi spazi Gestisce le criticità Stimola le discussioni Coinvolge il personale Facilita il coinvolgimento a tutti i livelli Ruolo attivo distribuito Ciascuno dà il meglio rispetto alle proprie competenze Contenuti ricchi, aggiornati, utili

- La nuova frontiera delle intranet collaborative - Nuovi sistemi di auto-publishing (blog – wiki…) Nuovi sistemi di classificazione (Tag - folksonomie - Faccette…) Nuovi sistemi di filtraggio collaborativo (ranking degli utenti – Rss..) Apertura ai comportamenti emergenti (Materiali più visti, più scaricati ecc) Governance distribuita CMS “leggeri” Tassonomie flessibili Contenuti ricchi Partecipazione degli utenti Community diffusa Governance top down CMS “pesanti” Tassonomie rigide Contenuti istituzionali Nessuna partecipazione Nessuna community

G.A.P. - Superare il GAP - 2.0 1.0 Gerarchie Abitudini Paura Intranet Aepw s- asdlò G.A.P. Intranet Aepw s- asdlò Gerarchie Abitudini Paura 1.0

- Gerarchie, abitudini, paura - Troppa gerarchia impedisce la responsabilizzazione diffusa degli attori in gioco e rallenta i processi di innovazione dal basso (“ma questo chi l’ha autorizzato?”) Le abitudini organizzative impediscono di apprezzare il potenziale innovativo (“Si è sempre fatto così, perché cambiare?”) La paura dell’ignoto e dei possibili effetti negativi impedisce di vedere e apprezzare gli effetti positivi (“E se poi ci criticano o scrivono cose “inesatte”?”)

- Lavori in corso per superare il GAP - Gli informatici dovranno progettare sistemi facili da usare anche per i non addetti ai lavori Gli uomini H.R. dovranno imparare a passare da una logica di controllo a una logica di governo, tollerando e gestendo eventuali “off topic” I comunicatori dovranno imparare ad ascoltare, a capire le micro-culture organizzative a fare da facilitatori e a “lasciare emergere” i contenuti Tutti i colleghi dovranno cambiare un po’ le loro abitudini imparare che condividere aiuta innanzitutto loro stessi I manager dovranno avere più fiducia nell’innovazione locale e prodotta “dal basso”

- Come misurare il successo nella nuova intranet? - “ Visto l’avvicinarsi della pensione mi chiedevo se sarà possibile da casa accedere al sito e continuare a seguire e interagire con quanto di interessante state facendo. Complimenti e buon lavoro. “

- Per concludere… - Di solito le aziende impongono l’intranet dall’alto, per distribuire documenti sulla politica del personale e altre informazioni aziendali che i dipendenti fanno del loro meglio per ignorare. Le intranet emanano noia. Le migliori sono quelle costruite dal basso da singole persone che si impegnano per dare vita a qualcosa di molto più valido: una conversazione aziendale in rete. “Cluetrain manifesto”