Documenti e archivi Documento – è la rappresentazione in forma libera e secondo determinati requisiti di un fatto o di un atto relativo allo svolgimento dell’attività istituzionale, statutaria o professionale di un ente o di una persona. Il documento conservato in archivio può essere: Originale – esemplare compiuto del documento Minuta – l’esemplare del documento che resta nell’archivio del mittente Copia – riproduzione di un documento effettuato ora tramite fotocopiatrice o con lo scanner.

Differenza tra atto e documento Atto e documento normalmente vengono usati come sinonimi. In realtà l’atto – nel contesto tecnico-giuridico – indica il comportamento o la manifestazione di volontà che produce effetti giuridici, mentre il documento è la testimonianza scritta dell’atto. In termini archivistici il documento è l’oggetto in cui l’atto giuridico prende forma, mentre è scrittura la carta scritta priva dei requisiti formali dell’atto giuridico.

Archivi come complessi organici di documenti Qualunque persona, famiglia, ufficio, ente ecc. può custodire per fini pratici o istituzionali i documenti che produce o riceve nel corso della propria esistenza. ARCHIVIO – è la raccolta ordinata degli atti di un ente o di un individuo, che si è costituita durante lo svolgimento degli scopi politici, giuridici o culturali dell’ente o individuo.

I requisiti essenziali di un archivio sono: - l’organicità - il vincolo documentario involontario (cosiddetto vincolo archivistico che lega tra loro le carte). Il vincolo archivistico è testimoniato dalla classificazione e registrazione delle carte ed esiste quando è possibile riconoscere puntualmente la fonte che ha prodotto la documentazione.

Archivi come locali Archivio è anche il locale di deposito in cui i documenti sono custoditi e conservati. In epoca moderna gli enti collocavano le pratiche necessarie alla trattazione degli affari in armadi contigui agli uffici; mano a mano che le pratiche venivano evase i relativi fascicoli passavano in locali appartati.

Dopo un certo numero di anni, quando non erano più necessari alla trattazione, i documenti venivano destinati alle sezioni degli archivi storici, oppure spostati in istituti creati appositamente per la concentrazione e la conservazione degli archivi destinati alla consultazione. La prima soluzione è prevista per gli enti pubblici, la seconda è prevista per gli uffici statali, che versano periodicamente gli archivi storici negli archivi di Stato.

Fondi documentari Il fondo documentario è un complesso di documenti che si trova all’interno di un archivio di Stato o in qualsiasi istituto dove sono collocati archivi di diversa provenienza. Deve avere però un carattere di unitarietà.

Il fondo documentario indica: - un normale archivio prodotto da un ente; - un insieme di documenti prodotti da enti diversi che siano poi confluiti per varie ragioni in un unico ente che ha provveduto a versarli o a depositarli; - un complesso di documenti che si è creato per accorpamenti, riordinamenti o suddivisioni; - miscellanee o raccolte.

Criteri per la classificazione degli archivi Archivi morti o chiusi o definiti Sono quelli non suscettibili di accrescimento perché appartenenti ad enti cessati; Archivi vivi o aperti o in formazione Sono quelli suscettibili di accrescimento perché prodotti da enti ancora operanti.

Tali archivi si distinguono in: Archivi correnti – i cui atti si riferiscono ad affari in corso (es. archivi delle prefetture, universitari ecc.) Archivi di deposito – i cui atti si riferiscono a pratiche esaurite, che però possono essere ancora consultati per operare raffronti e ricerche Archivi storici – in cui si raccolgono tutti gli atti che pur non avendo più valore amministrativo conservano interesse documentario per motivi di studio.

Per quanto riguarda lo stato giuridico degli archivi essi si distinguono in: - archivi pubblici – che appartengono ad un organismo statale o a un ente pubblico - archivi privati – che sono prodotti da individui, famiglie, imprese private ecc. Sulla base della loro natura e delle finalità dell’ufficio possono essere archivi amministrativi, finanziari, politici, notarili, giudiziari, ecclesiastici.

Per la natura giuridica dell’ente gli archivi possono essere: Archivi prodotti da organi centrali e periferici dello Stato Archivi di enti pubblici non statali Archivi privati (di famiglie, persone giuridiche o fisiche). Lo Stato ha piena competenza sugli archivi statali, ha compiti di vigilanza sugli archivi degli enti pubblici e su quelli privati dichiarati di notevole interesse storico.

Organizzazione dei documenti I vari raggruppamenti di documenti in cui si articola un archivio si chiamano serie. Ciascuna serie si compone di fascicoli, ciascuno dei quali è costituito da un insieme di documento riguardanti una determinata pratica, conservati per ordine cronologico dentro una copertina. Le serie possono essere ripartite in sottoserie.

L’unità archivistica può corrispondere o a un singolo documento o a un insieme di documenti collegati che formano un’unità indivisibile. I fascicoli vengono accorpati in buste o cartelle o faldoni, oppure in scatole. In queste ultime sono conservati i documenti disposti in senso orizzontale; le buste in cartone servono per conservare i documenti in disposizione verticale.

Esiste poi il rotolo che è l’unità archivistica costituita da uno o più fogli legati, conservati arrotolati es. le pergamene, le mappe, le piante e i disegni. Per i sigilli, se in cera sono protetti da una teca. Le buste vengono distinte dai volumi e dai registri che sono definiti cartolati se hanno le pagine numerate

Volume – è l’unità archivistica che si crea dalla rilegatura di più fogli Registro – è il volume quando contiene registrazioni, trascrizioni o sunti di atti Filza – è un’unità archivistica costituita da un insieme di documenti sciolti tenuti insieme da due cartoni o da due tavolette di legno legate insieme con lo spago.

Le unità archivistiche vengono contrassegnate con il cosiddetto numero di corda, che corrisponde alla numerazione progressiva e serve per vedere la consistenza di un archivio e per ritrovare i documenti richiesti in consultazione.

Mezzi di corredo Sono quegli strumenti in cui è riassunta in forma analitica o sommaria la descrizione dei pezzi archivistici che costituiscono un fondo.

Essi si suddividono in: Primari – che si riferiscono agli archivi propri (elenchi, guide, inventari) Sussidiari – che si correlano a quelli primari in quanto forniscono un sostegno a livello di gestione (indici, rubriche, repertori) Complementari - quando sono redatti per assolvere funzioni scientifiche attinenti ad altre dottrine come la diplomatica o la paleografia Atipici – quando si riferiscono a raccolte, cataloghi, database - schedari

I mezzi di corredo possono essere compilati contemporaneamente alla redazione dei documenti, al momento del versamento (redatto a cura dello stesso ufficio che versa), o successivamente negli archivi di Stato. Indice – è un elenco di nomi di persona, di ente, di luogo; può essere alfabetico, analogico o cronologico; Elenco – riguarda un fondo non riordinato; è una lista che indica i documenti secondo l’ordine di arrivo in cui sono disposti i singoli pezzi.

Per un elenco analitico si deve indicare per ciascuna unità: - le segnature archivistiche e il titolo originale del fascicolo, qualora dovesse mancare è l’archivista che attribuisce un titolo;

- il numero di corda progressivo per le buste e uno per i fascicoli; - eventuali annotazioni. L’elenco può essere: - di consistenza - di deposito - di versamento

Il primo (di consistenza) indica il numero delle unità raggruppate nelle varie serie di un fondo, per fascicolo, per categoria, per anno, per busta, ecc. Il secondo (di deposito) enumera i documenti depositati da un privato o da un ente presso l’archivio di Stato Il terzo (di versamento) elenca i documenti che, previa operazione di scarto, vengono versati dall’ufficio produttore all’archivio di Stato. Viene redatto dall’ente che versa e sottoscritto dai rappresentanti della Commissione di sorveglianza.

Archivistica e archivisti Archivistica è la scienza che si occupa degli archivi, ne studia l’origine, la formazione e la relativa regolamentazione giuridica. Archivistica elementare Riguarda le nozioni di base di questa materia Archivistica tecnica Tratta dei metodi di classificazione, ordinamento, conservazione e riproduzione degli atti.

Archivistica superiore Studia i metodi di ricerca storica sui documenti d’archivio Esiste poi un’altra distinzione: Archivistica pura che concerne la formazione, l’ordinamento, l’inventariazione, la conservazione e lo studio degli archivi

Archiveconomia che si occupa dell’organizzazione fisica degli archivi, della sistemazione del materiale e dell’arredo Legislazione archivistica riguarda le norme che regolano la vita degli archivi.

Le origini dell’archivistica L’archivistica è una scienza: Giuridica – perché la maggior parte degli archivi ha valore giuridico Storica – perché gli archivi costituiscono la fonte primaria per la storia di una comunità o di un individuo. L’archivistica si collega infatti alla storia del diritto e alla storia.

Nasce ufficialmente nella seconda metà del Settecento anche se in Italia le sue radici sono più profonde. Nel XVIII secolo in seguito alle riforme dell’assolutismo illuminato, l’archivistica si trovò di fronte al problema dell’ordinamento da dare ai fondi, quando gli archivi di provenienza diversa vennero concentrati in grandi strutture.

I materiali allora venivano ordinati per materia o per ordine cronologico. Il metodo per materia fu portato alle estreme conseguenze da Luca Peroni, direttore dell’Archivio di stato di Milano dal 1798 al 1832.

Affermazione del metodo storico Successivamente ci fu una forte opposizione all’ordinamento per materia, una nota in Francia prescriveva di non mescolare tra loro documenti provenienti da fondi diversi. Il metodo storico propone di riordinare l’archivio rispettandone il fondo, ricostruendo l’organizzazione originaria delle carte secondo il cosiddetto principio di provenienza

Il principio venne portato in auge da Francesco Bonaini, accolto nel 1870 dalla Commissione Cibrario e sancito a livello legislativo dal R.D. n. 2552 del 1875. La figura più importante di archivista in Italia fu Eugenio Casanova, che fondò la prima rivista italiana di archivistica a livello nazionale (Gli archivi italiani), promosse la costituzione di un’associazione italiana di archivisti, introdusse l’archivistica nell’insegnamento universitario.

Altri nomi importanti sono Giorgio Cencetti che ha lavorato presso l’Archivio di Stato di Bologna ed ebbe la cattedra di paleografia e diplomatica a Bologna.

La figura dell’archivista L’iter formativo degli archivisti è affidato alle scuole di archivistica, paleografia e diplomatica esistenti presso gli archivi di Stato, oppure a corsi di specializzazione esistenti presso le università. Oltre all’archivistica si studiano le seguenti materie: - diplomatica – che studia le parti in cui è strutturato il documento

Sigillografia o sfragistica – che studia i sigilli che venivano apposti sui documenti antichi per la convalida Araldica – che studia gli stemmi di famiglie gentilizie, di congreghe religiose, di gruppi politici ecc. Paleografia – studio delle scritture antiche Cronologia – che studia i sistemi di datazione in uso in varie epoche e in vari paesi.

Il personale archivistico è composto: - da personale archivistico con la laurea e la specializzazione - da personale con il diploma di scuola superiore - da impiegati di quadro esecutivo - da personale addetto ai depositi - da personale tecnico e amministrativo

Il lavoro di competenza degli archivisti di Stato prevede: - l’ordinamento dell’archivio e la elaborazione di strumenti di ricerca - la conservazione dei documenti, coadiuvato da personale tecnico addetto al restauro e alla riproduzione - confronto con l’utenza, con gli studiosi, con i privati, con gli uffici pubblici e istituti privati.

Prevede inoltre i rapporti con l’amministrazione attiva per quanto riguarda gli archivi correnti e la didattica e le attività promozionali. I profili professionali sono: - Conservatore di un archivio notarile che deve essere laureato in giurisprudenza e avere la specializzazione in archivistica Archivista di stato deve essere laureato in lettere o in giurisprudenza e avere il diploma di specializzazione universitario o della scuola di archivistica.