La gestione documentale aperta e flessibile dellASL 20 di Alessandria e Tortona Convegno: Dal Protocollo alla Conservazione Sostitutiva: la gestione efficace dei contenuti e dei processi Bari, 20 novembre 2007

Profilo dellASL comuni 2 distretti 2 presidi ospedalieri dipendenti Circa utenti

Profilo dellASL 20 I distretti si propongono quali centri di garanzia e di controllo dei livelli assistenziali per i cittadini del proprio ambito geografico e come sede di erogazione dei servizi territoriali, integrando sanità ed assistenza

Esigenze e requisiti Normativi Di progetto Vedi presentazione: Lazienda aveva due esigenze fondamentali: gestire a livello informatico la documentazione per le procedure amministrative (sia il ciclo passivo che quello attivo) e contemporaneamente le cartelle cliniche dei pazienti, riportando i documenti contenuti nel sistema IBM Visual Info, utilizzato dallASL 20 sin dal 1994 nella nuova soluzione. Il tutto in un ottica di gestione di dematerializzazione, seguendo i dettami del CNIPA.

Esigenze e requisiti Introdurre la gestione documentale per le procedure amministrative ciclo passivo ciclo attivo Riportare nel nuovo sistema documentale i dati delle cartelle cliniche. La precedente procedura di gestione è stata avviata 13 anni fa (1994, IBM Visual Info) Gestire la smaterializzazione a norme CNIPA Integrare lambiente applicativo con il documentale

Obiettivi di progetto: Risolvere le esigenze Gestione delle Cartelle Cliniche Procedure dellAmministrazione Ripresa dati e passaggio tecnologico dei dati relativi alle vecchie cartelle. La precedente procedura di gestione è stata avviata 13 anni fa (1994) Dotarsi di una infrastruttura documentale flessibile ed efficace, scalabile nel tempo

Cambio di paradigma Realizzare il passaggio tecnologico Da : Gestione della conservazione certificata dal supporto fisico (CD Worm) A: Gestione della conservazione certificata tramite lapplicazione e consistente con le norme vigenti

La soluzione adottata Integrazione con le procedure gestionali (ciclo passivo e attivo) Gestione elettronica dei documenti Integrazione con le procedure di gestione cartelle cliniche Configurabilità processi di approvazione / gestione Firma digitale per responsabilità gerarchica Conservazione sostitutiva a norme CNIPA

Le tecnologie a supporto della soluzione IBM ECM – Gestione contenuti e processi Componenti di integrazione applicativa del System Integrator Soluzione di firma digitale e di conservazione sostitutiva del System Integrator Ambiente preesistente: piattaforma i- Series Ambiente attuale: misto i-Series / Windows

La motivazione della scelta tecnologica Garanzia di continuità e ripresa dati Struttura tecnologica estremamente flessibile ed adattabile anche a esigenze future capacità di crescere ed evolvere nel tempo Costi contenuti Tempi di progetto brevi Approccio molto più duttile rispetto ad un progetto ERP System Integrator BP IBM competente ed affidabile

I benefici ottenuti Miglioramento di tutti i processi di gestione; Significativi risparmi in termini di archiviazione e document management; Accresciuta facilità nella gestione dei processi e nella reperibilità della documentazione. La ASL 20 ha quindi ora a disposizione una soluzione di gestione documentale aperta e scalabile, sicura ed affidabile, a norma CNIPA, e che supporta la firma digitale in ogni fase del processo documentale, in particolare nella fase della conservazione sostitutiva.

Progetti futuri Integrazione completa della documentazione già disponibile elettronicamente nelle cartelle cliniche (RIS, PAC, analisi, ecc.) Affinamento dei processi aziendali con disegno ed introduzione di nuovi workflow Pubblicazione dei contenuti allesterno per migliorare il servizio agli utenti