Il Sistema Integrato AMbiente E SIcurezza SIAMESI M. LITIDO, R. ADAMOLI, G. CAROPRESO FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

Inizio progetto SIAMESI TRISAIA: 28/01/2003 Gruppo di progetto: RESP. AMBIENTE: M. Litido, PROT RESP. SICUREZZA: R. Adamoli, PROT-TRARIF RESP. FORMAZIONE: G. Caropreso, PROT AUDITOR AMBIENTALE: M. Galatola, PROT-STP Fine progetto: dicembre 2004 FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

RAPPORTI CON IL TERRITORIO IL CENTRO RICERCHE Centro Ricerche TRISAIA LABORATORI IMPIANTI ATTIVITÀ GESTIONALI Nel Centro di TRISAIA si realizzano attività di ricerca applicata, la cui funzione, cioè, è stabilire, nel medio periodo, un ponte tra la produzione di conoscenza e le sue possibili applicazioni ai vari settori dell'economia I settori di competenza presenti nel Centro sono: ingegneria avanzata per lo sviluppo ecosostenibile, servizi tecnico-scientifici avanzati e centri di innovazione integrata. Dunque, nel centro convivono impianti e laboratori specificamente attrezzati, a supporto dei progetti di ricerca e unità gestionali che esplicano tutte le attività necessarie alla vita del centro stesso. Da sempre, inoltre, il Centro mantiene forti rapporti con il territorio dovuti storicamente alla presenza di un impianto di riprocessamento del combustibile nucleare, ma anche, dopo la riconversione delle attività, all'obiettivo di creare e intensificare le relazioni con il naturale destinatario dei risultati delle ricerche svolte nei vari settori (nuove fonti di energia, agrobiotecnologie, trattamento rifiuti, ecc.). RAPPORTI CON IL TERRITORIO FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

Il livello culturale alto IL CONTESTO Richiesta “forte” di assicurare modalità lavorative sempre più sicure per il personale e per la popolazione presente sul territorio Presenza di una attenzione verso l’ambiente diffusa anche se “generica” Il livello culturale alto Le attività di Ricerca sono Non standard Non ripetitive Poco codificate e codificabili Poco controllabili operativamente Quali sono le motivazioni che hanno indotto a Direzione del Centro ad avviare il progetto SIAMESI? Le attività di ricerca sono, per definizione, non standard e non ripetitive e, di conseguenza, poco codificate e codificabili, da un lato, e poco controllabili operativamente, dall'altro. D’altro canto, il Centro è caratterizzato da un livello culturale alto e questa caratteristica produce due effetti: una richiesta “forte” che siano assicurate modalità e condizioni operative sempre più sicure, da un lato, per il personale che opera nel Centro e, dall’altro, anche per la popolazione presente sul territorio; attenzione e sensibilità diffuse nei confronti del rispetto per l’ambiente, anche se spesso queste hanno caratteristiche di “genericità”, nel senso che non necessariamente producono un comportamento che, per ogni attività, tenga in debito conto le corrette modalità operative atte a migliorare le performance ambientali. FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

SIAMESI è INTEGRATO Un Sistema di Gestione Integrato (SGI) produce consistenti vantaggi: assicura unicità di gestione ottimizza in modo sinergico attività e risorse riduce i costi produce un unico sistema documentale e di gestione dati I vantaggi attesi dalla scelta di implementare un Sistema integrato sono: integrazione delle attività di gestione del sistema; ottimizzazione delle risorse necessarie e maggiore efficienza nello svolgimento delle attività; conseguente riduzione dei costi, sia di gestione sia di vera e propria certificazione; diminuzione dell’”apparato documentale” e gestione integrata di tutte le informazioni e i dati necessari. FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

CHE COSA è stato fatto? SGI CERTIFICAZIONE ISO 14001:96 CERTIFICAZIONE Registrazione EMAS SGI SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE (SGA) CERTIFICAZIONE secondo la Norma ISO 14001:96 SISTEMA DI GESTIONE DELLA SICUREZZA (SGS) CERTIFICAZIONE secondo lo Standard OHSAS 18001:99 Stiamo costruendo un Sistema di gestione per l’ambiente conforme ai requisiti della Norma UNI EN ISO 14001: 1996 ed uno per la sicurezza conforme ai requisiti della Norma OHSAS 18001:1999, opportunamente integrati in un solo sistema di gestione, laddove possibile, che intendiamo sottoporre ad un Organismo di terza parte per ottenerne la certificazione secondo le Norme citate. Dopo questo primo risultato, intendiamo proseguire con la redazione della Dichiarazione Ambientale da sottoporre al Comitato EMAS per richiederne la Registrazione. FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

MACRO GANTT Attività \ Mesi (Elapsed time) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 In-Formazione e Comunicazione X AI Ambiente e Sicurezza Politica, obiettivi e programma Sviluppo del Si-stema di Gestio-ne Audit interno Riesame della Direzione escluse le attività certificative (elapsed time stimabile con approssimazione notevole) FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

LE NORME UNI EN ISO 14001 E OHSAS 18001 Politica ambiente e sicurezza Pianificazione A&S aspetti ambientali e di sicurezza prescrizioni legali e altre prescrizioni obiettivi, traguardi e programma Riesame della direzione Miglioramento continuo Verifica sorveglianza e misurazione valutazione rispetto prescrizioni non conformità, azioni correttive e preventive controllo registrazioni audit interno Attuazione e funzionamento risorse, ruoli, responsabilità e autorità competenza, formazione e consapevolezza comunicazione e consultazione documentazione controllo della documentazione controllo operativo preparazione e risposte alle emergenze FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

ANALISI INIZIALE AMBIENTE E SICUREZZA Processo di diagnosi sistematica finalizzato a comporre il quadro di riferimento delle relazioni tra le attività dell’Organizzazione e la realtà ambientale e ad identificare i pericoli e valutare i rischi per la salute e la sicurezza presenti sul luogo di lavoro Oltre alla verifica della conformità legislativa (A&S), aiuta ad individuare: le aree più critiche, le priorità per le azioni di adeguamento, e gli spazi e le direttrici per il miglioramento delle prestazioni della organizzazione FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

ANALISI INIZIALE: TEMPI E RISORSE stima del tempo necessario 20-40% del tempo totale necessario per la preparazione di un SGI dai due ai cinque mesi stima delle risorse necessarie Uno/ due responsabili dedicati in funzione della varietà e complessità delle problematiche Un supporto metodologico standard Banche dati e sistemi informativi Risorse economiche per sostenere eventuali necessità di monitoraggi Disponibilità alla collaborazione delle unità tecniche e servizi interni FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

CONCLUSIONI DELLA ANALISI INIZIALE AMBIENTE E SICUREZZA Indicazioni per la Politica Individuazione degli obiettivi da perseguire (tradotti nel Programma) Progettazione del sistema di gestione Definizione degli Indicatori di prestazione FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

LA POLITICA PER L’AMBIENTE E LA SICUREZZA La Politica integrata è la dichiarazione formale da parte della Direzione dei principi in materia si ambiente e sicurezza ai quali il Centro si ispira nello svolgimento delle sue attività fornisce il quadro di riferimento per la definizione e il riesame degli obiettivi e traguardi include un impegno al miglioramento e alla prevenzione include un impegno al rispetto di leggi e prescrizioni sottoscritte è comunicata a chi opera nel, per o per conto del Centro è resa disponibile al pubblico Impegni Obiettivi A&S FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

SVILUPPO DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTE E SICUREZZA Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Competenza, formazione e consapevolezza Comunicazione Documentazione del sistema (e controllo) Controllo operativo Preparazione e risposta alle emergenze FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

RISORSE, RUOLI, RESPONSABILITÀ E AUTORITÀ La Direzione ha fornito le risorse umane, le professionalità, le tecnologie e le risorse finanziarie necessarie per attuare, mantenere attivo e migliorare il sistema di gestione. Inoltre, ha definito, documentato e comunicato i ruoli, le responsa-bilità e autorità riguardanti la gestione. FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

OUTPUT Organigramma Mansionario FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

COMPETENZA, FORMAZIONE E CONSAPEVOLEZZA Soltanto il coinvolgimento, la condivisione e l’applicazione degli elementi del sistema da parte di tutti i dipendenti generano il suo successo: in tal senso formazione, informazione e addestramento svolgono un ruolo fondamentale Le risorse che svolgono un’attività che può avere un impatto sul SGI devono essere idonee e competenti FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

OUTPUT: PROGRAMMA DI FORMAZIONE e ADDESTRAMENTO Annualmente pianifichiamo gli interventi formativi necessari per accrescere il know-how delle competenze esistenti Identifichiamo le necessità formative, provvediamo alla formazione e ne conserviamo le registrazioni FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

COMUNICAZIONE INTERNA La Direzione ha attuato e mantiene uno scambio attivo di informazioni in tema di Gestione Ambiente - Sicurezza tra tutti i componenti la struttura organizzativa avendo cura di assicurare le comunicazioni interne fra i differenti livelli e le diverse funzioni. Inoltre, in conformità con la legge, sono attuate modalità di consultazione e coinvolgimento del personale nello sviluppo e nel riesame nelle politiche e nelle procedure di gestione. FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

… e tanti incontri con il personale Le riunioni di lavoro del Gruppo di Progetto con Direzione e Funzioni di Centro, collegialmente (1 volta al mese) Singole Funzioni di Centro, Medici, RLS, ecc. (1, 2 volte al mese) Commissione Tecnica SIAMESI (dal 2004 : 1 volta al mese) Responsabili ditte esterne operanti nel Centro (1 riunione collettiva e altre in funzione delle problematiche) … e tanti incontri con il personale FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

LA COMMISSIONE TECNICA SIAMESI i progettisti … ieri La Direzione del Centro con SIAMESI intende migliorare anche il rapporto con il territorio ottenendo il sostegno e l’approvazione della collettività, attraverso: un dialogo più aperto con le autorità competenti, i cittadini e le associazioni, la dimostrazione “oggettiva” del miglioramento delle performance in materia di ambiente e sicurezza. oggi: insieme FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

COMMISSIONE TECNICA SIAMESI COMPITI dei CT: concordare la procedure operative da adottare sugli impianti e nei laboratori di ricerca e, in generale, in tutti gli ambienti di lavoro comunicare le procedure al personale interno e verificarne lo stato di applicazione e l’efficacia proponendo eventuali modifiche o integrazioni in seno alla Commissione FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

COMUNICAZIONE ESTERNA Abbiamo stabilito procedure per: ricevere, documentare e rispondere alle comunicazioni provenienti dalle Parti Interessate esterne riguardanti gli aspetti ambientali e della sicurezza connessi con le sue attività poiché la comunicazione con le P.I. è fondamentale, sono state fissate ed attuate varie modalità di comunicazione esterna FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA Il SGI è stato adeguatamente documentato I documenti chiave del SGI devono essere documentati: Politica Ambiente e Sicurezza Obiettivi (e traguardi) Programma Ambientale FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA Manuale del SGI Rapporto di analisi ambientale Documento di valutazione dei rischi Procedure comprendenti: Procedure di sistema integrato (comuni) Procedure ambiente Procedure sicurezza Istruzioni operative FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

… e i documenti tecnici di progetto Qualche cifra … sulla documentazione di SIAMESI 14 Documenti fondamentali (Manuale, Programmi, ecc.) 20 Procedure gestionali 27 Istruzioni di controllo operativo 25 Moduli di registrazioni di sistema … e i documenti tecnici di progetto FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

CONTROLLO OPERATIVO Individuati i processi “critici”: Attività la cui esecuzione non controllata per mancanza di disposizioni potrebbe generare: situazioni di difformità con quanto stabilito nella Politica per il mantenimento della conformità normativa e il miglioramento continuo o uno scostamento dagli obiettivi o dai traguardi FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

OUTPUT: procedure di controllo operativo Definiti i processi “critici”, sono stati individuati i punti di controllo e le modalità operative per garantire che le relative attività si svolgano nel rispetto dell’ambiente e della salute e sicurezza Aspetti trattati: gestione dei processi di ricerca gestione delle sostanze pericolose e dei rifiuti gestione dei fornitori che operano nel sito manutenzioni di impianti e macchinari progettazione di nuovi impianti e attività approvvigionamento FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

PREPARAZIONE E RISPOSTA ALLE EMERGENZE Il Centro ha individuato i possibili rischi e le possibili situazioni di emergenza ambientale e di sicurezza connessi con le proprie attività, allo scopo di predisporre idonee procedure o piani per: intervenire in tempo reale prevenire e mitigare impatti ambientali negativi nel Centro e sul territorio e danni a persone (infortuni o malattie) FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

OUTPUT: Piani e procedure di emergenza Il Centro ha predisposto: un piano generale per la gestione della emergenza nucleare e antincendio secondo i disposti di legge (chi fa che cosa come, modalità di comunicazione, mezzi e materiali) diverse procedure per gestire le piccole emergenze (sversamenti accidentali di gasolio, sostanze pericolose, ecc.) associate ad esercitazioni periodiche di emergenze simulate, con il coinvolgimento, quando necessario e fattibile, dei servizi di emergenza esterna FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

VERIFICA Le attività di sorveglianza di SIAMESI sono costituite da: valutazione del rispetto delle prescrizioni sorveglianza e misurazione gestione delle non conformità, azioni correttive e preventive registrazioni audit interni (norma UNI EN ISO 19011) FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

VALUTAZIONE DEL RISPETTO DELLE PRESCRIZIONI Inoltre, l’organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attiva una procedura che consenta di valutare periodicamente la conformità alle leggi e alle altre prescrizioni che essa sotto-scrive. Le due attività di valutazione possono essere svolte congiuntamente o no. L’organizzazione deve conservare le registrazioni dei risultati delle valutazioni periodiche. FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

SORVEGLIANZA E MISURAZIONI Il Centro ha attuato un sistema di monitoraggio: della conformità dei processi della efficacia del SGI delle prestazioni (ambientali e della sicurezza) dei propri fornitori Tali sorveglianze si concretizzano: nell’impiego di indicatori quantitativi delle performance ambientali e di sicurezza fissati negli audit interni FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

NON CONFORMITÀ E AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE Sono state stabilite, attuate e mantenute attive procedure per trattare le eventuali non conformità che devono essere registrate e “risolte” Esempi: Gestione non conforme dei rifiuti Non conformità di processo Risultati dei controlli operativi Infortuni, incidenti Situazioni di emergenza ambientale Strumentazione per i controlli non tarata Superamento dei limiti di emissione Non conformità a requisiti legislativi FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

NON CONFORMITÀ E AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE Cause fondamentali: incidenti, emergenze, guasti, anomalie non adeguatezza di impianti o sistemi di gestione o di controllo comportamenti non rispettosi delle procedure errori, omissioni, carenze procedurali FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

REGISTRAZIONI Sono state introdotte Registrazioni per dimostrare che sono effettuate le attività pianificate: il registro delle disposizioni normative e delle regole, le registrazioni della formazione del personale, il verbale dei riesami della Direzione, il registro della manutenzione e taratura della strumen-tazione di sorveglianza, il registro degli aspetti ambientali, i rapporti di audit, altre registrazioni eventualmente applicabili. FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

AUDIT INTERNO È stato predisposto un programma di audit ambiente e sicurezza per lo svolgimento delle verifiche periodiche di sistema Obiettivo: Verificare che il sistema sia conforme a quanto stabilito per la gestione ed è correttamente applicato e attivo Fornire i risultati alla Direzione Gli audit possono essere svolti separatamente o con modalità congiunta a seconda della disponibilità degli auditor L’organismo di certificazione li svolge congiuntamente FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

RIESAME DELLA DIREZIONE La Direzione periodicamente valuta il proprio SGI per verificarne il livello di rispondenza alle norme di riferimento e il livello di attuazione operativa valutandone in un’unica sede gli aspetti ambientali e di sicurezza Il riesame consente alla Direzione di individuare le opportunità di miglioramento e le eventuali necessarie modifiche del sistema FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

RIESAME DELLA DIREZIONE Input: Risultati degli audit Risultati dei controlli di processo Stato di azioni correttive e preventive Stato di avanzamento di obiettivi e traguardi Eventi che potrebbero rendere necessarie modifiche al SGI Segnalazioni e informazioni dalle PI Andamento degli indicatori di performance ambientale e della sicurezza Piano di formazione Il verbale del riesame contiene tutte le modifiche che l’Alta Direzione decide di apportare e che possono riguardare: la Politica Ambiente e Sicurezza gli obiettivi e il Programma o altri elementi che caratterizzano il SGI (procedure gestionali, istruzioni operative, struttura organizzativa, documentazione e registrazioni ambiente e sicurezza) FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

Ente di certificazione Azienda Richiesta di certificazione Invio della documentazione: - modulo di domanda - check list - - questionario informativo Compilazione documentazione Esame della Documentazione Invio integrazione richiesta Richiesta eventuale integrazione Accettazione della domanda Pre-Audit e Audit in loco Non Conformità Rilascio del certificato ISO 14001 Rilascio del certificato OHSAS 18001 NO SI Risoluzione delle NC Eventuale attuazione Azioni Correttive FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

I PIÙ “IMPEGNATI” nel Centro …… Servizi Generali (TRI-SER) Infrastrutture e Impianti (TRI-INIMP) Servizio di Prevenzione e Protezione (SPP) Responsabili di contratto con ditte esterne Responsabile del magazzino Amministrazione e Personale (TRI-AMP) Responsabile espletamento gare d’appalto FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

SIAMESI: CHE COSA HA CAMBIATO IDEE E VALORI STRUMENTI RISORSE GESTIONE DEI SERVIZI GESTIONE ASPETTI AMBIENTALI SICUREZZA RAPPORTO TRA UNITÀ GESTIONALI E TECNICHE …. due linee di azione: sensibilizzazione sulle problematiche dell’ambiente e della sicurezza; diffusione della cultura e dei metodi; aggregare le iniziative e migliorare la fattibilità; consulenza sulla pianificazione, sulla convenienza economica e sulle opportunità; assistenza a singoli progetti; supporto alla certificazione. FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

SIAMESI: CHE COSA HA PORTATO Semplificazione delle istruzioni per gli addetti Valorizzazione di aspetti normalmente “ trascurati ” Prevenzione di potenziali conflitti fra i sistemi Sfruttamento delle sinergie : Riduzione di documenti Ottimizzazione delle risorse umane e tecniche Valorizzazione di competenze ed esperienze Efficienza nella gestione degli audit due linee di azione: sensibilizzazione sulle problematiche dell’ambiente e della sicurezza; diffusione della cultura e dei metodi; aggregare le iniziative e migliorare la fattibilità; consulenza sulla pianificazione, sulla convenienza economica e sulle opportunità; assistenza a singoli progetti; supporto alla certificazione. FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE SIAMESI: PIANO 2005 MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE “CRESCITA” DELLE RISORSE INTERNE COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA COMPLETA AUTONOMIA DEL CENTRO FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005

SIAMESI: UN PROGETTO PILOTA SPERIMENTARE IDEE, STRUMENTI, METODOLOGIE CREARE OCCASIONI DI CRESCITA FORUM P.A., ROMA, 12 maggio 2005