Soluzioni per la Pubblica Amministrazione Locale L’infrastruttura tecnologica di IBM ECM per gestire documenti e procedimenti Soluzioni per la Pubblica Amministrazione Locale Giorgio Sicurella, IBM Italia Bari, 20 novembre 2007

Agenda La Pubblica Amministrazione Locale: problemi all’ordine del giorno Tecnologia IBM ECM Contenuti Procedimenti Federazione Posta elettronica Soluzioni Conservazione sostitutiva Protocollo

La Pubblica Amministrazione Locale Problematiche tecnologiche e organizzative Gestione di documenti non strutturati, informazioni vitali alla gestione della Pubblica Amministrazione Locale Richieste di informazioni, Pagamenti, Ricerche di Identità, Pratiche amministrative, Nazionalizzazioni, Ordini, Gestione Fornitori, Gestione ciclo passivo fatture, Dematerializzazione, Archiviazione sostitutiva, Fax e corrispondenza, Gestione eMail e Posta Certificata, etc... Difficoltà nella ricerca e reperimento delle informazioni I sistemi informatici aziendali devono spesso fare a meno di informazioni rilevanti perché queste si trovano altrove Ogni impiegato deve passare buona parte del suo tempo lavorativo nella ricerca o nell’attesa di informazioni essenziali al suo lavoro Questo grava sull’efficienza interna e sui costi di gestione Sicurezza, controllo e garanzia sulla tracciabilità di accesso al patrimonio informativo Fruibilità dei contenuti attraverso una molteplicità di canali Predisposizione dei contenuti “nel contesto” dei procedimenti

Cosa si intende per “contenuto” e gestione del contenuto? Web Pages Forms Documenti elettronici Creare Print Output Accedere Collaborare Ricercare Foto, Grafici, Video Documenti cartacei & Files Gestire il ciclo di vita Gestire la sicurezza Enterprise Applications (Fatture, etc.) Email Archiviare Fax Meta Dati

Gestione documentale: benefici Risparmio di costi per la gestione dei documenti: Carta, Stampati, Fotocopie,Telefono,spazio adibito all’archiviazione Eliminazione del rischio derivante da errata riclassificazione del documento Maggiore efficienza nella gestione delle informazioni : Risparmio di tempo nella ricerca e nello smistamento delle pratiche Consultazione simultanea della stessa pratica da parte di tutti gli interessati Consultazione di documenti di tipologia diversa ma tra loro correlati Consultazione dei documenti di una pratica nella loro giusta sequenza di immissione nel ciclo aziendale Nuove opportunità nella gestione delle informazioni: Possibilità di consultare documenti mediante criteri di selezione nuovi Controllo dell’avanzamento di una pratica ( eliminazione dei tempi morti ) Informazione distribuita a più utenti per gestire la pratica in parallelo Migliore qualità del servizio fornito ai clienti: Rispondere in tempo reale alle richieste di informazioni che arrivano dall’esterno dell’organizzazione Definire una libreria WEB come mezzo pubblicitario o comunque aperta all’utenza esterna

Business Process Manager IBM ECM Portfolio CLIENTS LOB & ISV Solutions Desktop Applications INTEGRATION Portals & Web Apps Email clients Capture Scan and fax solution OmniFind Search & Discovery Email Manager Archiviazione email OnDemand Report Management Records Manager eForms form management ERP SERVICES Content Manager Business Process Manager CRM @ Content Engine Process Engine EMAIL SERVER IBM Information Integration Content Edition (IICE) Federation/Integration LEGACY REPOSITORIES IBM CM Repositories IBM FileNet Image Services SharePoint Repositories Other Repositories

Content Management | Caratteristiche Classificazione e archiviazione dei contenuti Modifica dei contenuti (check-out, check-in) versioni a due livelli Ciclo di vita Sicurezza sui singoli documenti e cartelle Funzioni di ricerca avanzate proprietà contenuti (full-text) Relazione logiche tra documenti Funzionalità di auditing, tracciamento degli accessi

Content Management | Classificazione e archiviazione Definizione di classi documentali Ereditarietà delle proprietà (sottoclassi) Gestione folder virtuali Archiviazione RDBMS File system device ottici/magnetici esterni (HSM, NAS, SAN, Jukebox)

Content Management | Sistema a oggetti ed eventi Notifica dei cambiamenti Approvazione Revisione, & Pubblicazione Aggiornamento dei records Notifica email Portale L’evento gioca un ruolo chiave Creazione, update, check-out, check-in, cancellazione dei contenuti Riconoscimento dell’evento e “attivazione” dei processi o applicazioni Elimina latenza dei processi

Business Process Management | Caratteristiche Gestione procedimenti (processi) Disegno, automazione, integrazione e ottimizzazione dei processi Nativa integrazione con moduli elettronici Nativa integrazione tra processi e contenuti Tracciamento dei processi in uso Strumenti di analisi e simulazione dei processi

Business Process Management | Gestione forms Sviluppo “Drag & drop” Soluzione creata per un rapido deployment di forms elettroniche Fedeltà di rappresentazione Facilità di accettazione da parte degli utenti Web / XML based Gestione a più pagine Compliance con standard di mercato Archiviazione diretta in Content Manager Integrazione diretta con BPM Funzionalità di calcolo Integrazione con Database (HTTP/JDBC)

Business Process Management | Gestione forms

Federazione / Integrazione dei contenuti | Caratteristiche Interfaccia unificata a molteplici repository documentali Servizi di integrazione Connettori bidirezionali ai principali repository (EMC2 (Documentum), OpenText (Hummingbird), IBM (FileNet, Lotus) Servizi di federazione Ricerche federate, repository virtuale, conversione on-the-fly per visualizzazione, Single Sign-On Servizi di sviluppo Singola interfaccia applicativa di accesso indipendente dal repository (Web components, JSR 168 portlets, Java API, Web Services API)

Gestione e-mail | Caratteristiche Applicazione server per l’archiviazione e gestione delle email Completamente integrato con Microsoft Exchange/Outlook, Domino/Lotus Notes e Groupwise La cattura delle email avviene in maniera automatica e/o manuale, basata su definizioni di Regole e Profili Catalogazione delle email e degli allegati in relazione alle informazioni interne delle email (soggetto, spedito da / a, cc, ecc…) Gli allegati possono essere archiviati come documenti separati Email archiviate come oggetti in Content Manager Sicurezza: le email possono essere lette da utenti non in copia direttamente

Architettura di Riferimento Gestione di contenuti e procedimenti Federation/Integration Content Services Search & Discovery Business Process Management Collaboration & Communication IBM CM Repositories IBM Domino FileNet SharePoint Other REPOSITORIES CLIENTS SERVICES Portals & Web Apps LOB & ISV Solutions Desktop Applications FileNet ECM FileNet BPM Nell’intera Azienda Cattura/Creazione Accessi Ricerche Ciclo di vita Archiviazione Sicurezza Print Forms Web Pages Electronic Documents Paper Documents & Files Fax Databases Photos, Videos eMails Records Revisione dei Contratti Audit Consistenza e Controllo Automazione e Ottimizzazione Simulazione e Analisi Gestione Eccezioni Gestione del Personale Revisione e approvazione contenuti Web Reclami Fatturazione Assistenza agli Utenti

Conservazione Sostitutiva Obiettivo: Mantenere e garantire nel tempo l’integrità, l’autenticità e la leggibilità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente e garantendone la validità legale nel tempo. La soluzione: Progettata interamente per l’ambiente Web Integrata nativamente con le diverse soluzioni di firma digitale e posta certificata Caratterizzata da accessi controllati ai documenti e livelli di sicurezza personalizzabili Integrabile con i sistemi gestionali più diffusi sul mercato e dedicati alla fatturazione (es. SAP) Integrabile con gli altri sistemi IT presenti nell’organizzazione Integrata con il sistema di posta elettronica Localizzabile nativamente in diverse lingue

Protocollo Informatico Obiettivo: Garantire il controllo dei flussi documentali per favorire l’Efficienza organizzativa dell’amministrazione, la Trasparenza interna ed esterna l’Interoperabilità e la cooperazione tra le Pubbliche Amministrazioni La soluzione: Gestione del Protocollo Informatico e gestione Elettronica dei Documenti a valenza legale, realizzata in conformità con le vigenti normative CNIPA. L’applicazione consente la gestione delle attività di protocollazione per più Enti all’interno di una unica installazione. La soluzione risponde alle necessità di catalogazione della documentazione cartacea e non, con registrazione di dati strutturati e immagini dei documenti associati, in entità logicamente centralizzate. Tra le funzioni principali sono previste: autenticazione mittenti e contenuti; protocollazione documenti in entrata e in uscita (segnatura); assegnazione (smistamento); classificazione e fascicolazione; trattamento (procedimenti amministrativi); archiviazione

Protocollo Informatico Modello di Gestione Documentale della PA ARCHIVIO DI LAVORO ARCHIVIO CORRENTE DEPOSITO STORICO Classificazione Versamento Scarto Protocollo

Gestione documentale: tecnologia e normativa

Perchè ECM Perchè IBM ECM Le PA non possono affidare informazioni e processi ad applicazioni ad-hoc o a sistemi non documentali Perchè IBM ECM Profonda conoscenza del mercato e solida strategia Referenze mondiali nel settore pubblico La più ampia offerta per agevolare l’adozione dell’ECM da parte delle Aziende Sicura, Modulare e Scalabile Rete di Business Partner che, oltre alla loro competenza, ha sviluppato un portfolio di applicazioni ECM Strategia di supporto agli open environments Commitment per il supporto delle architetture standard di mercato e la SOA Chiara e consolidata leadership nella gestione dei processi “Content Centric” Chiara e consolidata leadership nella ECM Compliance (Conformità) La forza del supporto e dei servizi di IBM COMMENTI AGGIUNTIVI: Punto 1: Exploit broader set of capabilities without the need to replace existing systems Punto 2: IBM's unique content federation and integration capabilities, and commitment to open standards, mitigate risk and enable a broader range of solutions Punto 3: Continued support for multiple platform options, including IBM, HP, Sun, BEA, Microsoft, Oracle, Linux and multiple storage alternatives Punto 4: Leverage expansive portfolio of existing IBM and FileNet partner business solutions Take advantage of large partner network for implementation assistance and product expertise Deliver higher value business solutions that take advantage of broader combined product portfolio