LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E LE NUOVE OPPORTUNITÀ DEL CODICE DELLA PA DIGITALE DAL PROTOCOLLO INFORMATICO ALLA GESTIONE DOCUMENTALE E DEI FLUSSI DOCUMENTALI ESPERIENZE, RIFLESSIONI E STRATEGIE DEL COMUNE DI PADOVA Ing. Francesco Manzoni Comune di Padova

Struttura informatica Il Comune di Padova Superficie: ………………….. 9300 Ha Abitanti: ……………………….. 209.621 Dipendenti: ……………………….. 2003 Bilancio: ……………. € 290.000.000 Spesa ICT: € 5.500.000 Struttura informatica n. 40 addetti n. 1700 posti di lavoro n. 45 servers n. 35 sedi collegate in rete n. 140 applicazioni n. 2000 telefoni n. 10 centralini interconnessi

DI UNA NUOVA PROCEDURA INFORMATICA ADOZIONE NEL 2003 DI UNA NUOVA PROCEDURA INFORMATICA Le condizioni contingenti: L’insostenibilità dell’architettura client-server. Le scadenze del D.P.R. 445/2000 e la necessità di avere una applicazione informatica ad esso coerente. Gli obiettivi di fondo Operare un cambiamento per: recuperare una corretta cultura di protocollazione e archivistica. impostare correttamente le premesse per una efficace gestione dei documenti e dei procedimenti.

Protocollo Identificazione Gestione documentale Reperibilità LA STRATEGIA REALIZZATIVA PERCORSI E OBIETTIVI L’amplificazione successiva del controllo sul documento Protocollo Identificazione Gestione documentale Reperibilità Gestione dei flussi documentali Tracciabilità Controllo del procedimento

LE CRITICITÀ CONCETTUALI La cultura della corretta protocollazione cosa protocollare, cosa non protocollare … i protocolli interni … i repertori speciali … La cultura della corretta classificazione prerequisito per una corretta archiviazione: il nuovo Titolario il manuale di Gestione La cultura della corretta generazione dei documenti … il fascicolo comprende i documenti prodotti nel corso del trattamento di un unico affare ... la monotematicità come prerequisito per: l’efficacia dell’azione organizzativa l’efficacia della attività di archiviazione.

LE SCELTE ORGANIZZATIVE INIZIALI Tracciamento del documento fino al punto d’inizio del procedimento. Contestualmente alla fase di registrazione e segnatura di protocollo, si eseguono anche le operazioni di classificazione del documento e di assegnazione al settore di competenza. Il percorso del documento viene quindi tracciato dall’ufficio protocollo alla segreteria del settore di competenza. ( … solo alcuni settori più “organizzati e sensibili” tracciano anche la successiva assegnazione al responsabile del procedimento amministrativo …) Le motivazioni contenere il numero degli attori partecipanti per meglio gestire l’avviamento del processo di gestione documentale mantenere il paradigma della “posta che arriva in segreteria e viene assegnata dal caposettore” per offrire un percorso di evoluzione graduale senza traumi e soluzioni di continuità verso la gestione documentale

GLI INTERVENTI FORMATIVI EFFETTUATI N.1 incontro con i dirigenti per sensibilizzare sulla necessità di dotarsi di razionali sistemi per la gestione e conservazione dei documenti e per il miglioramento della complessa organizzazione del Comune. Serie di corsi di 30 ore su archivio e protocollo per 170 dipendenti. N.17 corsi di 4 ore sulla applicazione informatica per 215 dipendenti. N.1 incontro con i dirigenti preliminare all’avviamento della applicazione.

LE CRITICITÀ ORGANIZZATIVE E APPLICATIVE AFFRONTATE La protocollazione in giornata: il registro di emergenza; la raccolta dei plichi fuori orario d’ufficio. La gestione dei documenti informatici: chi provvede all’accertamento di autenticità e integrità; come farli circolare all’interno dell’Ente. Le dotazioni tecnologiche individuali: aggiornamento dei browsers; requisiti per dotarsi anche di una stampante di etichette di segnatura. Le applicazioni gestionali che utilizzano il dato “numero di protocollo”: quando serve integrare; quali le modalità di integrazione.

LE CRITICITÀ ORGANIZZATIVE E APPLICATIVE ANCORA APERTE La gestione di un organigramma che cambia … - ruoli e persone. La fascicolazione: - convivenza di un’ottica archivistica con le esigenze di una gestione documentale al servizio delle business rules dei processi aziendali; - documenti presenti in più fascicoli (documenti con “competenze multiple” …); - documenti con classificazione diversa da quella del fascicolo; - effettuata solo da alcuni settori più “organizzati e sensibili” che ne hanno la cultura. La dematerializzazione del documento: - acquisizione ottica dell’immagine dei documenti: - perché, quando, da parte di chi, cosa acquisire con uno scanner; - il codice dell’amministrazione digitale, art.38 c.1-2: 1. Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente decreto e le regole tecniche di cui all’art.72. 2. Fermo restando quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell’economicità. - la strategia adottata.

ALLA FINE DEL 2004 DOPO 18 MESI ... L’applicazione era avviata; i “soliti” problemi di adozione erano stati rimossi. Era anche attiva una sorta di interoperabilità con un altra applicazione. I cosiddetti protocolli di settore erano stati completamente eliminati. Si assisteva piuttosto ad un aumento dei documenti protocollati (da una previsione di 300.000, a 500.000) molto probabilmente per i seguenti motivi: la nuova e più corretta “sensibilità” alla protocollazione determinata dalla attività di formazione. E, nel dubbio se protocollare o meno, magari si esagera per eccesso … il permanere all’interno del Comune di quelle “consuetudini” e “comportamenti” che, se acriticamente conservati, determinano un aumento inutile della attività di protocollazione. Tali criticità sono attenuabili con opportuni interventi di formazione e di semplificazione dei procedimenti interni.

Il sistema di gestione documentale Persone Competenze Ruoli Attività Procedimenti Fascicoli Documenti Norme Ente Cittadini Tecnologia Astrazione Modellazione Il sistema di gestione documentale

CHE COSA ABBIAMO INVECE CAPITO L’universo dei documenti di un Ente non è costituito solo da documenti protocollati cioè da: documenti in entrata ed uscita dall’Ente documenti a circolazione interna con valenza giuridico-amministrativa ma anche da: documenti dei repertori speciali documenti senza valenza giuridico-amministrativa ma comunque necessari (… o utili …) per lo svolgimento del procedimento. Il protocollo informatico mappa solo un sottoinsieme dei documenti interessati dalla gestione documentale.

CHE COSA ABBIAMO INVECE CAPITO Occorre un sistema per la gestione documentale al quale possa anche essere integrato un sistema di protocollazione per i documenti che lo necessitano. Il sistema di gestione documentale deve segnalare dove è il documento, chi è in possesso del documento, in quale fascicolo si trova. La fascicolazione è propria della gestione documentale e non della protocollazione. E la gestione dei flussi documentali come accede correttamente e univocamente ai documenti? Che attributi vi deve trovare per collocarli correttamente all’interno di un procedimento? Il documento deve quindi essere accessibile secondo vari punti di vista.

CHE COSA ABBIAMO INVECE CAPITO Occorre forse un approccio top-down e non bottom-up? Quanto finora esposto non assomiglia a una specie di DATAWAREHOUSE? Proviamo a sostituire nella definizione di datawarehouse del Gartner Group la parola dati con documenti e la parola decisioni con procedimenti. “Una piattaforma sulla quale vengono archiviati e gestiti documenti provenienti dalle diverse aree dell’organizzazione; tali documenti sono aggiornati, integrati e consolidati dai sistemi di carattere operativo per supportare tutte le applicazioni di supporto ai procedimenti” CHE VE NE PARE?

CHE COSA ABBIAMO FATTO NEL 2005 IL PRODOTTO Ricerca di mercato di opportune soluzioni di gestione documentale coerenti con le caratteristiche e le esigenze illustrate (… che cosa abbiamo capito…). Ne abbiamo identificate alcune (meno delle dita di una mano ,,,) e a breve le metteremo in competizione. LA GESTIONE DOCUMENTALE La gestione documentale è un’esigenza prioritaria: quindi si deve procedere all’ estensione della gestione documentale a tutto l’organigramma. LA DEMATERIALIZZAZIONE Temporaneo accantonamento della identificazione di corrette modalità e soluzioni per la scansione dei documenti; la carta va eliminata non con la scansione, ma forzando all’origine la generazione informatica dei documenti e considerando un’eccezione la scansione.

ALTRI COMMITMENTS ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA Outsourcing? GESTIONE DEI FLUSSI PROCEDIMENTALI Pianificazione dell’evoluzione alla Gestione dei Flussi Procedimentali attraverso la formazione ad una corretta cultura di fascicolazione Temporaneo accantonamento della identificazione di una precisa soluzione perché: le procedure gestionali più importanti e strategiche dell’Ente sono già informatizzate e di fatto ne gestiscono già il flusso (le regole del procedimento sono già cablate nelle applicazioni informatiche). le rimanenti procedure sono relativamente semplici, anche se numerose (insieme di fasi serializzate, con singoli o pochi operatori che devono approvare…), l’adozione di tecniche di “intelligent document” può essere una soluzione?. PROVOCAZIONE Quanti enti locali (Comuni, Provincie, ecc…) possono permettersi i costi e le risorse umane da formare e da dedicare a un Work Flow Management System?

CONCLUSIONI Avviare il percorso dal protocollo informatico, alla gestione documentale, alla gestione dei flussi documentali è un’operazione delicata e complessa. Va pianificata con gradualità per non mettere in crisi tutto l’Ente. Non è solo una operazione tecnologica, ma un’operazione culturale che deve assegnare alla formazione un ruolo fondamentale. Il protocollo informatico non è una procedura abilitante alla gestione documentale. La gestione documentale non si sviluppa dalla protocollazione. La protocollazione deve essere integrabile con la gestione documentale Entrambe le applicazioni costituiscono un’occasione irripetibile per rivedere e mettere a punto i processi organizzativi dell’Ente e le modalità di archiviazione dei documenti prodotti e/o gestiti.

MESSAGGI DA CONDIVIDERE 1. L’attenzione al presente Per svolgere meglio il proprio ruolo di amministrazione/servizio la P.A. deve stare al passo con la società che cambia. Le tecnologie/metodologie raggruppate sotto il termine di e-government, sono abilitanti alla partecipazione della P.A a una società che evolve rapidamente verso una società digitale. 2. L’attenzione al futuro Per trasferire alle future generazioni una corretta identità e memoria della attuale società, bisogna ri-fondare una corretta cultura della classificazione, della fascicolazione e della archiviazione.

GRAZIE PER L’ATTENZIONE manzonif@tin.it