Sistemi di elaborazione delle informazioni Microsoft Excel Nozioni di base Luca Bortolussi

SOMMARIO Introduzione Interfaccia Excel Celle Immissioni dati Formattazione Gestione fogli di lavoro Formattazione del foglio di lavoro Formule errori Riferimenti Funzioni Manipolazione dei dati Elenchi

Introduzione Cos’è Excel? Excel è uno spreadsheet: Consente di effettuare calcoli e analisi sui dati, e rappresentare graficamente le informazioni in vari tipi di diagrammi. Supporta l’utente nelle operazioni di: Modellazione di formule complesse Rappresentazione grafica avanzata Ordinare e filtrare elenchi di informazioni Importazione/esportazione per lo scambio di dati con database etc.

Introduzione Interfaccia di Excel Barra dei menu Barra degli strumenti Barra del titolo (cartella di lavoro) Cella attiva Foglio attivo Barra di stato Altri fogli disponibili

Introduzione Foglio di lavoro Composizione: celle disposte in 256 colonne e 65.536 righe. Identificativi colonne: A…Z, AA…ZZ, BA…BZ, …, IA…IV. Identificativi righe: 1…65.536 Indirizzo di cella: combinazione di una lettera di colonna e di un numero di riga. Cenni: Inserire, rimuovere, scoprire, nascondere, ridimensionare righe e colonne  pop-up Menu, o Inserisci, o Formato

Exempla docet. Se ascolto, dimentico. Se vedo, ricordo. Se faccio, capisco. Molinari Create una cartella sul desktop ‘nome_corso_excel’ Esempio luca_infermieristica_excel Andate sul sito del corso e, dalla sezione materiali, esercizi, prelevate il file “Esercizio1.xls”,salvatelo sulla cartella appena creata. Apritelo.

Introduzione Immissione dei dati Barra della formula: assiste l’utente nella creazione di funzioni. Si attiva ad ogni immissione di dati in una cella. Numeri: Excel usa automaticamente la notazione scientifica per visualizzare i numeri troppo lunghi perché la cella possa contenerli per intero. Se anche la notazione scientifica è troppo estesa, il valore viene sostituito con una serie di simboli di numero o cancelletto. Oltre le 11 cifre, Excel converte il numero in notazione scientifica e regola la larghezza della colonna di conseguenza. Testo: quando un numero deve essere interpretato come testo è sufficiente digitare un apostrofo prima del numero. Date/Orari: Excel converte l’informazione in numero progressivo, indicante il tempo che separa la data o l’ora dall’inizio del secolo. L’uso di questi numeri progressivi permette al programma di effettuare qualsiasi calcolo sulle date e gli orari immessi. I numeri progressivi sono mantenuti in background dal programma, che invece visualizza sul foglio le date e gli orari corrispondenti nel formato scelto Numeri: Excel usa automaticamente la notazione scientifica per visualizzare i numeri troppo lunghi perché la cella possa contenerli per intero. Se anche la notazione scientifica è troppo estesa, il valore viene sostituito con una serie di simboli di numero o cancelletto. Oltre le 11 cifre, Excel converte il numero in notazione scientifica e regola la larghezza della colonna di conseguenza. Testo: quando un numero deve essere interpretato come testo è sufficiente digitare un apostrofo prima del numero. Date/Orari: Excel converte l’informazione in numero progressivo, indicante il tempo che separa la data o l’ora dall’inizio del secolo. L’uso di questi numeri progressivi permettte al programma di effettuare qualsiasi calcolo sulle date e gli orari immessi. I numeri progressivi sono mantenuti in background dal programma, che invece visualizza sul foglio le date e gli orari corrispondenti nel formato scelto

Formattazione del foglio di lavoro Cella [1/4] Formati numerici: menu Formato/Celle, scheda Numero Cenni: Pulsante unisci celle

Formattazione del foglio di lavoro Cella [1/4] Formati numerici: menu Formato/Celle, scheda Numero Pulsante Effetto Valuta Aggiunge al numero il simbolo di valuta ed i separatori delle migliaia Euro Aggiunge al numero il simbolo di valuta in euro Stile percentuale Applica al numero il formato percentuale Stile separatore Aggiunge al numero i punti di separazione delle migliaia Aumenta decimali Aggiunge una cifra decimale Diminuisci decimali Elimina una cifra decimale Cenni: Pulsante unisci celle

Formattazione del foglio di lavoro Cella [2/4] Orientamento del testo: orizzontale, verticale, o qualsiasi rotazione intermedia. Bordi: vari tipi di contorno da applicare alle celle.

Formattazione del foglio di lavoro Cella [3/4] Stili: registrare tutti i formati applicati ad una cella o intervallo. Creazione: Selezionare l’intervallo da formattare. Menu Formato/Stile, pulsante Modifica Selezionare i formati desiderati sulle singole schede Dalla finestra di dialogo principale, deselezionare le caselle di controllo che non sono di interesse Assegnare un nome allo stile

Formattazione del foglio di lavoro Cella [4/4] Esempio pratico Formattazione del foglio di lavoro Cella [4/4] Formattazione automatica: applicare i formati predefiniti ad un gruppo di dati disposti in forma tabellare. Le celle su cui applicare la formattazione condizionale possono contenere formule, oltre che valori. Es. 1. Immettere in colonna i valori 2000, 3500, 2750, 3800 e 1900 2. In A6 inserire la somma dei valori immessi da A1 ad A5 3. Attivare A6 e applicare la formattazione condizionale in modo da essere avvertiti quando il valore è < 12000 4. Scegliere un formato per tale evento

Formattazione del foglio di lavoro Cella [4/4] Esempio pratico Formattazione del foglio di lavoro Cella [4/4] Formattazione condizionale: monitorare i dati immessi ed avvertire l’utente quando i valori digitati in un certo intervallo non soddisfano i criteri impostati precedentemente. Le celle su cui applicare la formattazione condizionale possono contenere formule, oltre che valori. Es. 1. Immettere in colonna i valori 2000, 3500, 2750, 3800 e 1900 2. In A6 inserire la somma dei valori immessi da A1 ad A5 3. Attivare A6 e applicare la formattazione condizionale in modo da essere avvertiti quando il valore è < 12000 4. Scegliere un formato per tale evento

Formattazione del foglio di lavoro Gestione dell’area di lavoro [1/2] Esempio pratico Formattazione del foglio di lavoro Gestione dell’area di lavoro [1/2] Disposizione delle cartelle di lavoro: Menu Finestra/Disponi Spostamento e copia dei fogli di lavoro: Menu Modifica/Sposta o Modifica/Copia Rapidi: Spostamento: drag & drop con il pulsante sinistro del mouse Copia: CTRL + drag & drop con il pulsante sinistro del mouse Salvataggio dell’area di lavoro: vengono salvate le singole cartelle di lavoro, le informazioni sui file aperti e sulle posizioni delle finestre. Quando si apre il file di un’area di lavoro, tutte le cartelle di lavoro e le finestre sono aperte e disposte come nell’area di lavoro salvata.

Formattazione del foglio di lavoro Gestione dell’area di lavoro [2/2] Esempio pratico Selezione e modifica su fogli multipli: inserire le stesse informazioni, applicare lo stesso formato. Aprire una nuova cartella di lavoro Cliccare sulla scheda del primo foglio da modificare Tenere premuto SHIFT e cliccare sulla scheda dell’ultimo foglio da modificare; per i fogli non adiacenti tenere premuto CTRL anziché SHIFT Collegamenti ipertestuali Menu Inserisci/Collegamento ipertestuale ES. Selezionare i fogli, immettere e modificare dati, modificare larghezza colonne, etc.

Formule e Funzioni Creazione di formule e funzioni Le formule sono equazioni che eseguono calcoli sui valori contenuti nel foglio di lavoro. È necessario che il primo carattere della formula sia un segno di uguale (=). Ordine di priorità degli operatori: Elementi fra parentesi – Potenze – Moltiplicazioni – Divisioni – Somme – Sottrazioni ES. Calcolare il valore di un incremento del 10% per uno stipendio di L. 2.000.000 1. In A2, digitare 2000000, riattivare A2, cliccare sul pulsante Valuta 2. In B2, digitare il 10% 3. In C2, digitare =A2*B2 ES. Esempio di funzione semplice: visualizza “Eccedenza budget” se il valore immesso è <1000, altrimenti “OK” 1. In A10, digitare 1005 2. In B10, digitare =SE(A10>1000; “Eccedenza budget”; “OK”) ES. Esempio di funzione complessa: =SE(A20>=9; “A”; SE(A20>=8; “B”; SE(A20>=7; “C”; SE (A20>=6; “D”; “F”)))) Altri esempi: vedere Guida Esempi di formule comuni

Formule e Funzioni Errori legati alle formule [1/2] Errore #####: si verifica quando la cella contiene un numero, una data o un'ora che non rientra nella cella oppure quando contiene una formula di data e/o di ora che genera un risultato negativo. Correzioni: Ingrandimento della larghezza della colonna Applicare un formato numerico differente Accertarsi che le formule di data e di ora siano corrette È possibile ridimensionare la colonna trascinando il bordo che si trova tra le intestazioni di colonna. Applicare un formato numero differente   In alcuni casi è possibile cambiare il formato numero della cella per adattare il numero alla larghezza della cella. È ad esempio possibile diminuire il numero di cifre decimali dopo la virgola. Accertarsi che le formule di data e di ora siano corrette   Quando si sottraggono date e ore, accertarsi che la formula sia definita correttamente. Se si utilizza il sistema di data 1900, è necessario che le date e le ore siano valori positivi. Di conseguenza, se si sottrae una data o un'ora da una precedente, verrà restituito l'errore #####. Per utilizzare il sistema di data 1900, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, fare clic sulla scheda Calcolo, quindi deselezionare la casella di controllo Sistema data 1904. Se la formula è corretta, benché il risultato sia un valore negativo, sarà possibile visualizzare il valore utilizzando nella cella in formato diverso dal formato data o ora. Scegliere Celle dal menu Formato, fare clic sulla scheda Numero, quindi selezionare un formato differente dal formato data o ora.

Formule e Funzioni Errori legati alle formule [2/2] Messaggio Significato #DIV/0! La formula contiene una divisione per zero #N/D! Uno dei valori della formula non è disponibile #NOME? Nella formula è stato usato un nome di intervallo non riconosciuto #NULLO! La formula contiene un riferimento di cella non valido #NUM! La formula contiene un numero non corretto #RIF! La formula contiene un riferimento non valido ad una cella o intervallo #VALORE! La formula contiene un argomento o un operatore non valido

Formule e Funzioni Riferimenti di cella e intervallo [1/2] Operatori: Due punti: identifica l’intervallo di celle. Es. A1:A4 Punto e virgola: identifica l’unione di celle Es. A1;A4 Spazio: identifica l’intersezione di due intervalli Es. A1:A4 A1:C4 I riferimenti possono essere estesi anche ad altri fogli della stessa cartella di lavoro: Es. =Foglio3!A1 a fogli di altre cartelle di lavoro: Es. =‘C:\dirname\filename.xls’!A1

Formule e Funzioni Riferimenti di cella e intervallo [2/2] Stile A1: impostazione predefinita Riferimento ad una cella: lettera della colonna seguita dal numero di riga. Riferimento ad un intervallo: riferimento della prima cella nell’angolo superiore sinistro, seguito da :, seguito dal riferimento della cella nell’angolo inferiore destro.

Formule e Funzioni Creazione di formule e funzioni Esempio pratico Formule e Funzioni Creazione di formule e funzioni Esempi Creare una formula semplice: =128+345 Fare clic sulla cella in cui si desidera immettere la formula. Digitare = (segno di uguale). Immettere la formula. Premere INVIO. Calcolare il valore di un incremento del 10% per uno stipendio di € 1.200 1. In A2, digitare1200, riattivare A2, cliccare sul pulsante Euro 2. In B2, digitare il 10% 3. In C2, digitare =A2*B2 ES. Calcolare il valore di un incremento del 10% per uno stipendio di L. 2.000.000 1. In A2, digitare 2000000, riattivare A2, cliccare sul pulsante Valuta 2. In B2, digitare il 10% 3. In C2, digitare =A2*B2 ES. Esempio di funzione semplice: visualizza “Eccedenza budget” se il valore immesso è <1000, altrimenti “OK” 1. In A10, digitare 1005 2. In B10, digitare =SE(A10>1000; “Eccedenza budget”; “OK”) ES. Esempio di funzione complessa: =SE(A20>=9; “A”; SE(A20>=8; “B”; SE(A20>=7; “C”; SE (A20>=6; “D”; “F”)))) Altri esempi: vedere Guida Esempi di formule comuni

Formule e Funzioni Riferimenti relativi e assoluti Relativo: conserva la distanza e non la posizione fisica della cella le copie sono aggiornate relativamente alla nuova posizione Assoluto ($): conserva la posizione fisica della cella mantiene invariati i riferimenti di cella nelle formule Passaggio da relativo ad assoluto: Selezionare il riferimento da modificare. Premere F4 per passare ad un diverso tipo di riferimento. Vedere Guida Differenza tra riferimenti relativi e riferimenti assoluti

Formule e Funzioni Funzioni Formule predefinite per il calcolo di espressioni matematiche complesse Sintassi: =Funzione(arg1;arg2;…;argn) Categorie: Finanziarie Data e ora Matematiche e trigonometriche Statistiche Ricerca e riferimento Database Testo Logiche Informative Definite dall’utente

Formule e Funzioni Nomi di cella o intervallo Esempio pratico I nomi consentono di identificare istantaneamente le celle a cui si riferiscono, a differenza dei riferimenti (impersonali e generici). Definizione: Selezionare la cella o l’intervallo Menu Inserisci/Nome/ Definisci

Manipolazione dei dati Elenchi Raccolte di informazioni organizzate per righe (Record) e colonne (Campi). Per creare un elenco trattabile con Excel occorre rispettare alcune semplici regole: un solo elenco per foglio di lavoro inserire le etichette dei campi nella prima riga dell’elenco non inserire righe vuote sotto la prima inserire dati omogenei usare lo stesso formato per tutti i dati di una stessa colonna non inserire spazi davanti ai dati nelle celle

Manipolazione dei dati Elenchi [2/2] Creazione di un modulo per l’inserimento dei record: Definire la riga d’intestazione dell’elenco, con le etichette dei campi Menu Dati/Modulo, inserire i record Ricerca dei record con l’uso dei criteri: Pulsante Criteri Specificare i criteri e avviare la ricerca

Manipolazione dei dati Ordinamento Esempio pratico Ordinare un elenco sulla base di: un campo (pulsanti ) chiavi di ordinamento multiple: Menu Dati/Ordina convenzioni non alfabetiche (es., per i nomi dei mesi) Menu Strumenti/Opzioni, scheda Elenchi Inserire l’elenco delle nuove voci nell’area di testo Voci di elenco

Creare sul desktop la cartella ‘#matricola_excel’ Esercizi Esempio pratico Creare sul desktop la cartella ‘#matricola_excel’ Esempio 876999_excel Nella cartella creare il file excel ‘esercitazione.xls’

Nel Foglio1 inserire i dati relativi alle spese fisse e alle spese ordinarie come mostrato nella tabella sottostante. Calcolare Totale1 come la somma delle spese fisse Calcolare Totale2 come la somma delle spese ordinarie Calcolare Totale Generale come la somma di Totale1 e Totale 2 Calcolare Totale Finale come Totale Generale maggiorato del 10% (K5+K5*$G$15) Calcolare nella riga 13 le medie delle rispettive colonne

Nel Foglio2, data la tabella di sinistra farne una copia (tabella di destra) e ordinarla in base ai seguenti criteri: Per Matricola crescente A parità di Matricola per Voto decrescente A parità di Voto per Esame crescente Allineamento del testo nel titolo tabella: 25 gradi

Nel Foglio 3: Creare un elenco delle regioni italiane come mostrato nella colonna C della tabella Copiare l’elenco nella colonna D e ordinarlo in ordine alfabetico crescente Copiare l’elenco nella colonna E e ordinarlo in ordine alfabetico decrescente

Esercizi Formattare la tabella di prima come illustrato sotto Esempio pratico Formattare la tabella di prima come illustrato sotto