Università degli Studi di Pisa Facoltà di Ingegneria a.a. 2006/2007 Business Process Management & Business Process Mapping Progetto di mappatura dei processi del Gruppo Boehringer Ingelheim Italia tramite il tool ARIS Laurea Specialistica in Ingegneria Informatica per la Gestione d’Azienda Candidato: Mantione Alessandro Relatori: Prof. Chiavaccini Roberto Prof.ssa Lazzerini Beatrice

Business Process Management Business Process Design Mappare i processi Analizzare i processi Identificare i potenziali miglioramenti Change Management Porre al centro le persone Accompagnare i cambiamenti Vincere le resistenze Business Process Monitoring Monitorare i processi Misurare le performance Calcolare i KPI Business Process Design Business Process Monitoring Change Management Business Process Strategy Business Process Strategy Definire i Fattori Critici di Successo Sviluppare la strategia Identificare gli obiettivi Business Process Implemen- tation Business Process Implementation Implementare le nuove soluzioni Allineare i sistemi al business

Ragioni per un progetto di BPM Normative Adeguamento leggi e certificazioni (IAS-SOX-ISO) Alto turnover Bassa motivazione Formazione Personale Organizzazione Allineare strategia con livello operativo Fusioni, acquisizioni riorganizzazioni Maggiore flessibilità Introduzione nuovi sistemi Disallineamento dai bisogni del business Information Technology Efficienza interna Bassi livelli qualitativi Maggiore controllo dei processi Costi fuori controllo Clienti Incremento customer satisfaction Riduzione time to market, incremento livelli di servizio

Il Gruppo Boehringer Ingelheim Strategia Corporate sul BPM finalizzata a: Promuovere l’approccio per processi Formalizzare le attività e renderle più trasparenti Confrontare i processi fra le varie OPU condividendo le best practices #14 Industria farmaceutica nel mondo Fatturato 10 mld (400 mln Italia ) ICS Direzione trasversale 37.500 dipendenti (1.100 Italia) BITSpA IDA srl Bidachem SpA 3 Divisioni commerciali

strumenti informatici Il Progetto ITALIA Scelta funzione IS: Mappare i processi delle aree M&S - Finance - Operation per: Identificare criticità e opportunità di miglioramento Ridurre gli sprechi Allinearsi alle norme IAS, GMP e ISO 9000 Training del personale Valutare allineamento IT - Business Conoscenza strumenti informatici Visione trasversale dell’azienda

ARIS Tool scelto per la mappatura: Si basa su una metodologia di BPM Function View Process/Control View Data View Organization View Product/Service View O. U. 1 O. U. 2 O. U. 3 Role 1 operating figures Tool scelto per la mappatura: Si basa su una metodologia di BPM Favorisce l’analisi Scalabile DB centralizzato Diversi livelli di dettaglio Rappresentazione delle informazioni su viste separate

Generazione delle mappe dettagliate Evento scatenante Output Input Ordine Cliente Ricevuto Form richiesta ordine Ricevuta ordine Verificare Informazioni Ordine cliente Customer Support Center Siebel CRM Unità Organizzativa Applicazione di supporto Ordine Confermato Attività Evento risultante

Analisi Processi Rappresentati Processo: BITSpA O2C/01 Create and Maintain Customer Info Punti di forza (Strengths): Comunicazioni variazioni anagrafiche riportate in automatico agli agenti Bassa possibilità di errori nella gestione dell’anagrafica clienti Punti di debolezza (Weaknesses): Stesse informazioni ripetute su due sistemi, BPCS e BIO Stesse informazioni inserite sia dalle Divisioni che dalla Distribuzione Opportunità (Opportunities): Eliminare il doppio inserimento Integrare le informazioni anagrafiche dei clienti su un unico sistema Automatizzare ed integrare in un unico canale la segnalazione di modifica dell’anagrafica. Minacce – Rischi (Threads): Disallineamento fra le informazioni dell’anagrafica clienti in BIO e in BPCS Ritardi nell’evasione dell’ordine a causa di inserimenti e verifiche ripetute

Integrazione Processi/Applicazioni Realizzazione secondo 2 prospettive: Processi Sistemi Prototipo per integrazione in ARIS di portofolio applicativo e rappresentazione applicazioni/processi

Conclusioni Identificazione criticità e opportunità di miglioramento Formazione nuovi collaboratori, consulenti esterni Audit Corporate Condivisione conoscenza fra OPU Valutazione impatto nuove applicazioni