Prof. Francesco Filippi Riesame dell'intero flusso del processo tecnico di una commessa di acquisto materiale rotabile (dalla contrattualizzazione per gli aspetti gestionali, definizione delle specifiche, alla gestione / controllo della commessa, alla definizione / gestione delle azioni conseguenti, ecc.) con l’obiettivo di standardizzare i principali strumenti per tenere sotto controllo una commessa Allievo Clemente Guerriero Tutor Aziendale Tutor Universitario Ing. Roberto Canfailla Prof. Francesco Filippi

Comprensione del contesto La GESTIONE DI COMMESSA di acquisto di nuovo materiale rotabile in Trenitalia corrisponde alla “GESTIONE DI PROGETTO” su mercato. La differenza consiste nel fatto che il processo gestito all’interno non prevede la sola fase di “FABBRICAZIONE DEL PRODOTTO” che è demandata al Fornitore. Contrattualizzazione e assegnazione del contratto di acquisto Gestione del progetto Realizzazione del prodotto Pianificazione e coordinamento delle attività interne Organizzazione Monitoraggio Tenuta sotto controllo

Comprensione del contesto TRENITALIA Amministratore Delegato DIREZIONE TECNICA Soggetto Tecnico DIVISIONE COMMERCIALE (DPN/I, DPR, DC) Cliente Interno GESTIONE COMMESSE INVESTIMENTI ROTABILI La Struttura Organizzativa interna per la gestione dei contratti di acquisto di nuovo materiale rotabile C.O. 330/AD del 23/07/2010 GESTIONE COMMESSE ETR e MEZZI LEGGERI 3

Comprensione del contesto di riferimento operativo Interfaccia verso il Fornitore (Fase di gestione) DT Ingegneria DPI Gest RAMS Dir Acquisti Affari Legali Amm Fin Contr RdP PM ASPETTI TECNICI ASPETTI CONTRATTUALI E LEGALI PE ASPETTI ECONOMICI Fornitore Materiale Rotabile 4

Obiettivo del lavoro Riesaminare il flusso di processo, i relativi driver e le modalità di utilizzo degli strumenti implementati al fine di una standardizzazione complessiva in relazione alle mutate esigenze aziendali derivanti dalla liberalizzazione del mercato ferroviario. Individuare possibili strumenti da utilizzare in gestione operativa per un project management efficace in relazione alle nuove logiche di contrattualizzazione. 5

Logica di approccio SVILUPPO ANALISI BENEFICI ATTESI Individuazione di strumenti efficaci già utilizzati in altri settori del mercato Customerizzazione Proposta di implementazione di nuovi / più efficaci strumenti Efficienza delle comunicazioni formali con il Fornitore Team di commessa RdP – PM sinergico ed efficace diffusione dell’informazione interna alle strutture di supporto Stima qualitativa delle risorse da impegnare per l’adozione degli strumenti proposti ANALISI Flusso del processo di commessa Input e output della gestione commessa Norme di liberalizzazione del mercato ferroviario Requisiti del cliente (gestione commessa) Testi e Norme BENEFICI ATTESI Miglioramento dell’efficacia nel ruolo del Cliente v/s il Fornitore esterno Migliore organizzazione per un controllo / monitoraggio sistematico sul Fornitore fondata sul piano di produzione

AS- IS v/s TO-BE Gestione ancora troppo orientata agli aspetti tecnici. Condivisione con il Fornitore di qualche responsabilità sul prodotto Struttura e contenuti di alcune parti del contratto che ancora risentono della precedente impostazione Strumenti di controllo / monitoraggio utilizzati ancora limitati (per numero e tipologia) e non sempre efficaci Cultura della gestione del rapporto Cliente vs Fornitore non ancora diffusa e pienamente acquisita. Organizzazione delle attività (pianificando in maniera spinta) sulla pianificazione del Fornitore con i driver “tempi e costi” Piena responsabilità al Fornitore sul prodotto. Azioni / decisioni sistematiche e strutturate orientate al risultato Introduzione di nuovi / più efficaci strumenti di monitoraggio e controllo Corretta gestione secondo mercato del rapporto Cliente / Fornitore

Gestione Commessa e il processo di acquisto Assegnazione contratto Gestione Operativa ante consegna Consegna nuovi treni Esercizio e gestione garanzia Definizione requisiti contrattuali (atti di gara) Gestione Commessa 8

I/O di gestione commessa nel contratto di acquisto Tenuta sotto controllo dei tempi e dei costi Monitoraggio e controllo del rispetto dei requisiti contrattuali e azioni conseguenti Attività TI per messa in servizio convogli Gestione della garanzia Contratto di fornitura Normativa applicabile Quadro procedurale di riferimento interno (CO, DO, ecc.) Modello organizzativo di TI Esigenze e requisiti del Cliente Interno Norme STI GESTIONE COMMESSA 9

Misura del valore / Variabili da monitorare Proposta di nuovi strumenti per la standardizzazione Benefici attesi Descrizione Misura del valore / Variabili da monitorare Standardizzazione dell’offerta Format per la presentazione dell’offerta in relazione ad un Capitolato Tecnico Prestazionale strutturato secondo una WBS per macro-funzioni Efficacia del processo di consegna rotabili Proceduralizzazione del processo compreso il diagramma di flusso matriciale che ne definisce attività e responsabilità. Gestione efficace e rapida della comunicazione interna Lista di distribuzione standardizzata con indicazione delle strutture interne interessate per ogni argomento contrattuale Miglioramento delle procedure di interfaccia Cliente v/s Fornitore Format standard per la richiesta Cliente  Fornitore e la valutazione / proposta Fornitore  Cliente per le variazioni ai requisiti contrattuali Semplificazione nell’utilizzo della documentazione di gara Struttura degli atti contrattuali che ne faciliti l’utilizzo in relazione alla interconnessione / sinergia / interferenza tra gli argomenti trattati

Misura del valore / Variabili da monitorare Proposta di nuovi strumenti Benefici attesi Descrizione Misura del valore / Variabili da monitorare Gestione efficiente delle comunicazioni formali con il Fornitore Richiesta contrattuale di attivazione di una PEC da parte del Fornitore Tempi di ciclo Costi della comunicazione Miglioramento del monitoraggio / controllo delle attività del Fornitore Programma strutturato di verifiche ispettive, definito in relazione alla pianificazione del Fornitore, con particolare attenzione alle attività poste sul “percorso critico” Azioni preventive v/s azioni correttive Riduzione delle controversie Glossario unico inserito come allegato contrattuale dei termini utilizzati per gli aspetti caratteristici del servizio ferroviario (p. e. “guasto rilevante”, “nulla riscontrato”, ecc.) Livello di conflittualità Cliente/Fornitore Numero e contenuto dei quesiti di tipo Efficacia delle leve contrattuali Algoritmo di simulazione basato su dati storici per definire la percentuale e la progressività delle penali in relazione alla tipologia Efficacia del controllo / monitoraggio Scadenzario periodico per la verifica dell’avanzamento delle attività elementari pianificate dal Fornitore a fronte del quale definire le attività da intraprendere.

Misura del valore / Variabili da monitorare Proposta di nuovi strumenti Benefici attesi Descrizione Misura del valore / Variabili da monitorare Efficacia della gestione operativa Lista delle specifiche tecniche e procedurali di Trenitalia inserite a contratto al fine di monitorarne il rispetto e garantirne la comunicazione al Fornitore in caso di aggiornamento / revisioni Matrice di affinità e interferenza tra i requisiti tecnici e/o gestionali contrattualmente definiti Efficacia / efficienza nella gestione operativa Monitoraggio e controllo del rapporto pianificato / realizzato con riferimento a costi e tempi attraverso opportuni indicatori gestionali BCWS, BCWP, ACWP

Valutazione qualitativa strumenti 13