10 aprile 2003 Modulo di Comunicazione Mirko Tavosanis

Oggi Posta elettronica e destinatari Regole tipografiche: caratteri diversi e posta elettronica Regole tipografiche: gli standard italiani

Scegliere il destinatario Le regole sono sempre le solite

Oltre al destinatario Con la posta elettronica, linvio di più copie di un messaggio è molto facilitato rispetto alla posta su carta. I modi possibili sono 3: 1.destinatario; 2.copia carbone; 3.copia carbone nascosta.

Servono le copie? Sì, sono utilissime

Destinatario e copia carbone Sono quasi equivalenti in quasi tutti i programmi di posta. Danno comunque informazioni al vostro corrispondente umano.

Copia carbone e copia carbone nascosta Un destinatario di copia carbone nascosta non è visibile ai destinatari A: e Cc:, né agli altri destinatari in Ccn. Non compare neanche quando si risponde a tutti (ne riparleremo)

Due consigli (seguiti da qualche esempio)

Primo consiglio Rispettate la separazione tra destinatario principale e copia carbone.

Perché? I vostri interlocutori capiscono meglio a chi è rivolta la comunicazione. Anche voi capite meglio a chi rivolgervi. Molti interlocutori sono sensibili alle gerarchie.

Secondo consiglio Se utile, combinate questa distinzione con il vocativo dinizio o con informazioni date nella lettera.

Perché? I vostri interlocutori capiscono meglio a chi è rivolta la comunicazione. Anche voi capite meglio a chi rivolgervi. Molti interlocutori sono sensibili alle gerarchie.

Quando è inutile il secondo consiglio? Quando è chiaro il rapporto tra i destinatari. Quando produrrebbe confusione inutile.

Esempio 1 A: Tizio Cc: Sempronio Caro Tizio, potresti spedirmi, per favore…

Esempio 2 A: Tizio Cc: Sempronio Caro Tizio, potresti spedirmi, per favore… Mando questo messaggio in copia anche a Sempronio.

Esempio 3 A: Tizio, Sempronio Cc: Cari Tizio e Sempronio, potreste spedirmi, per favore…

Sbagliato! A: Tizio, Sempronio Cc: Caro amico, potresti spedirmi, per favore…

Figuriamoci nelle mailing list… 1.Gli errori sul destinatario e sul mittente sono molto comuni. 2.Se la lettera fa capire chiaramente a chi si rivolge, possono essere evitate situazioni imbarazzanti.

Quando usare la copia carbone nascosta? 1.Quando ce nè bisogno. 2.Soprattutto, quando si vuole distribuire un messaggio a una lista di utenti senza rendere visibili e riutilizzabili tutti gli indirizzi.

Consigli americani Se inserite destinatari multipli nei campi, metteteli in ordine alfabetico per cognome. Attenzione alle copie carbone nascoste. Usarle è un po come dire che state tramando alle spalle di qualcuno… quindi attenzione alluso che ne fate (e a chi le mandate)! (David Angell e Brent Heslop, The Elements of Style, Reading, Addison-Wesley, 1994, p. 18)

E le informazioni? Niente corsivi, niente grassetti, ecc. Ma potete usare comunque dei trucchi

Il tutto maiuscole Pro Mette in risalto punti determinati Contro Dà effetto di urlato È molto meno leggibile dellalternanza maiuscole / minuscole

Per esempio: Ho bisogno che sul computer che userò per la presentazione siano installati Word e Power Point. Sei sicuro che ci sia anche il lettore di CD? HO BISOGNO CHE SUL COMPUTER CHE USERO PER LA PRESENTAZIONE SIANO INSTALLATI WORD E POWER POINT. SEI SICURO CHE CI SIA ANCHE IL LETTORE DI CD?

Quindi: Usate il tutto maiuscole solo per brevi sezioni di testo (tre, quattro parole al massimo). Non date limpressione di alzare la voce

Esempio negativo: Ho BISOGNO che sul computer che userò per la presentazione siano installati Word e Power Point. SEI SICURO che ci sia anche il lettore di CD?

In più: Marcate sezioni di testo con righe di asterischi o simili. Se gli interventi richiedono assolutamente formati particolari, mandate un file in allegato.

Nota storica: Immagini in ASCII Tabulazioni Taglia qui

Due tipi di carattere Proporzionale (libri, giornali, Times, Arial, posta elettronica con formati…) A spaziatura fissa (macchine da scrivere, terminali VT100, Courier, posta elettronica solo testo…)

Con la spaziatura fissa… 1.A tutti i caratteri viene assegnato lo stesso spazio 2.Quindi era (è) possibile costruire tabelle basate unicamente sul numero dei caratteri

La differenza mano lido mano lido

E oggi? 1.Nella maggior parte dei casi quello che scrivete viene visualizzato con caratteri proporzionali 2.Quindi, se volete mettere delle tabelle, inseritele in file in allegato

Ciao, \ "La risposta e' dentro di te… Gregorio --| : ) o |...MA E' SBAGLIATA!!!" / Ciao, \ "La risposta e' dentro di te... Gregorio --| : ) o |...MA E' SBAGLIATA!!!" /

Per informazioni: