Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Una volta definito il profilo istituzionale della biblioteca e presa consapevolezza del contesto allinterno del quale operare, il passo successivo consiste nellanalisi delle raccolte che si sono stratificate allinterno della biblioteca. Lobiettivo è quello di valutare la copertura delle risorse di cui già disponiamo, sia in senso tipologico, che in quello tematico, cronologico, bibliografico, etc.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Si tratta cioè di rispondere ad una serie di domande: quello che abbiamo, che tipo di bisogni e/o interessi copre? la documentazione posseduta è sufficientemente aggiornata? è in grado di sostenere le funzioni che crediamo appropriate per la nostra biblioteca? che cosa manca? in che ambito?

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Lanalisi delle raccolte prevede due momenti, il primo teso a recuperare informazioni soprattutto di carattere quantitativo, il secondo in cui si cercherà di ricavare, attraverso una scomposizione delle raccolte, una, per così dire, fotografia più esatta e precisa di quanto possediamo, dal punto di vista soprattutto della copertura tematica.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Analisi quantitativa Sono possibili due approcci: centrato sul posseduto ; centrato sullutente Lanalisi quantitativa centrata sul posseduto serve a ricavare dati numerici relativi a tutte le raccolte, ad esempio:

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti numero dei titoli; presenza e quantificazione delle varie tipologie documentarie e delle varie tipologie di supporti (libri, audio/videoregistrazioni, seriali, risorse elettroniche, etc.) numero delle acquisizioni età delle raccolte numero degli scarti effettuati Unindagine del genere è possibile, senza eccessivo dispendio di forze e di risorse, solo in presenza di un catalogo informatizzato, che sia interrogabile in modo flessibile e che contenga anche informazioni di carattere amministrativo (ad esempio libri scartati).

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti La valutazione delletà delle raccolte deve essere fatto con prudenza e consapevolezza: non necessariamente letà del documento indica obsolescenza. Per alcune tipologie di biblioteca può essere irrilevante (biblioteche di conservazione), ma anche nelle biblioteche pubbliche è in certi casi auspicabile un certo livello di conservazione, soprattutto per la documentazione locale.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Unindagine sulletà delle raccolte è più corretta se condotta su segmenti disciplinari e tematici, perché la rapidità di invecchiamento è diversa per i vari ambiti disciplinari. Ci sono vari metodi per ricavare il dato numerico relativo alletà dei documenti posseduti: in linea di massima qualunque metodo scegliamo i dati più interessanti si ricavano applicandolo ad insiemi logici (per disciplina, o gruppi di discipline; secondo la funzione e/o destinazione: consultazione, libri per ragazzi, etc.).

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Età mediana Consiste nel fissare per ogni ambito disciplinare il valore che si colloca al centro dellinsieme documentario. Esso sarà perciò diviso in due parti, metà più vecchio, metà più recente. Un procedimento del genere assicura una scansione più analitica dividendo il segmento invece che in due parti in quattro. Questa informazione risulta utile a valutare ad esempio laggiornamento del segmento utilizzato rispetto a quanto prodotto nello stesso ambito.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Età modale E espressa dallanno in cui si concentrano più documenti allinterno di ogni sezione considerata. Questo valore cambia sensibilmente e acquista significati diversi a seconda del segmento considerato.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Unetà modale anteriore a due nella sezione informatica indica sicuramente un invecchiamento, mentre unetà modale anteriore anche a cinque anni per la sezione filosofia non ha lo stesso significato.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Età media Si calcola addizionando le date e dividendo la somma per il numero dei documenti: ci può dire qualcosa in generale sul segmento di collezione analizzato, ma non ci dice nulla sugli ultimi aggiornamenti.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti I dati numerici più interessanti ricavabili da unanalisi quantitativa centrata sullutente, sono quelli relativi alla circolazione e al prestito dei documenti, sia ricavando dati grezzi (numero complessivo dei prestiti) sia elaborati (indice di circolazione = numero totale dei prestiti in un certo periodo, diviso per il numero totale dei documenti posseduti).

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Ai dati relativi al prestito, occorrerebbe, per avere un quadro più completo, aggiungere quelli relativi alla lettura in sede (rilevamento più semplice, se lutente deve fare una richiesta scritta, più complesso nelle biblioteche a scaffale aperto).

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Analisi qualitativa Anche per lanalisi qualitativa si può procedere con i due approcci visti prima. Se prendiamo come punto di osservazione il posseduto, possiamo avere dei dati utili a valutare la qualità delle nostre raccolte, ad esempio semplicemente

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti scorrendo gli scaffali (libri maggiormente usurati, perché usati, o libri praticamente nuovi), oppure con interventi più complessi sovrapponendo il posseduto in alcune aree con bibliografie specializzate, oppure ancora confrontando il posseduto con quello di biblioteche simili.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Se invece prendiamo come punto di osservazione lutente, dovremmo necessariamente allestire delle indagini a campione, per ricavare dati circa la soddisfazione degli utenti, o per far emergere bisogni e interessi soddisfatti o meno dalla biblioteca.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Analisi come quelle che abbiamo descritto fino ad ora possono darci una conoscenza generale delle raccolte nel loro insieme, utile comunque come punto di partenza, che comunque può essere approfondita attraverso processi più complessi, sostenuti comunque da metodologie consolidate.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Destratificazione Il processo di destratificazione è sostanzialmente unanalisi storica delle raccolte, volto ad enucleare fondi storici o raccolte particolari che si sono sedimentate nel tempo, che possono essere anche incoerenti con la fisionomia attuale della biblioteca, ma che chiaramente sono il risultato della storia della biblioteca.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti E chiaro che il processo di destratificazione interessa prevalentemente lambito della storia delle biblioteche (utilizzo di cataloghi fuori uso, fonti archivistiche, etc): è un momento fondamentale per chi intende ricostruire la storia di una biblioteca, ma come dicevamo prima ha importanza anche sul versante biblioteconomico, perché consente di pianificare meglio e con maggior consapevolezza la politica documentaria.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Segmentazione Con la destratificazione noi otteniamo una proiezione diacronica delle raccolte, possiamo cioè ricostruire le tappe e le caratteristiche più importanti della loro formazione; invece lobiettivo del processo di analisi che si fonda sulla segmentazione è quello di scomporre le raccolte in macroaree disciplinari, oppure funzionali (consultazione, periodici, audiovisivi, ragazzi, etc.), ciascuna delle quali sarà sottoposta ad una misurazione e ad una valutazione approfondita, per stabilirne il grado di copertura, la fisionomia, le potenzialità di uso, etc.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti Tale analisi per segmentazione può essere condotta in modo diverso e con strumenti diversi, ma una delle metodologie più accreditate e sicuramente più diffuse a livello internazionale (adesso anche in Italia) è il progetto Conspectus.