Lezione “Gli Eventi Culturali” a.a. 2009/10 Università degli Studi di Roma “Tor Vergata” Facoltà di Lettere e Filosofia Lezione “Gli Eventi Culturali” a.a. 2009/10 Prof.ssa Claudia M. Golinelli

Gli eventi tra gli strumenti cognitivi di marketing Passaparola Brand Legame con personaggi simbolo Presenza all’interno di format culturali (libri, film, fiction) Organizzazione di eventi

Il ruolo degli eventi EVENTI Ferrari, 2006 INCREMENTO DEL NUMERO MARKETING URBANO MARKETING TERRITORIALE MARKETING TURISTICO EVENTI INCREMENTO DEL NUMERO DI TURISTI / VISITATORI MIGLIORAMENTO IMMAGINE DIFFUSIONE NOTORIETA’ INCREMENTO DEGLI INVESTIMENTI E DEI FINANZIAMENTI EFFETTI ECONOMICI MOLTIPLICATIVI Ferrari, 2006

Macro-tipologia di eventi Dimensione bacino di mercato Grande Piccola Mega-eventi moderni A Mini-eventi moderni B C Mega-eventi tradizionali D Mini-eventi tradizionali Ideazione recente Origine dell’evento Tradizioni consolidate Ferrari, 2006

Tipologie di eventi Ambito Esempi di eventi Convegnistica Conferenze, congressi, seminari, incontri, panels, meeting, convention Arti Mostre ed esposizioni, installazioni, anteprime, Architettura Inaugurazioni Cinema, video, multimedia Trasmissioni speciali, eurovisioni, premi e media events Letteratura Reading Ambiente Apertura di siti, feste inaugurali e stagionali Marketing territoriale e turistico Sagre, feste popolari e civili, carnevali, capodanni, celebrazioni, inaugurazioni, festival, pirotecnia, rivisitazioni storiche, feste contemporanee, commemorazioni Religione Feste religiose e patronali, processioni, beatificazioni Sport Gare e competizioni, gare amichevoli Storia e politica Firme di accordi, incontri, visite di autorità, investiture Marketing e comunicazione Promozione di prodotti, incentive, viaggi premio, fiere campionarie, eventi speciali Moda Sfilate, anteprime, presentazioni Terzo settore Campagne di fund raising, avvenimenti di sensibilizzazione, feste ed incontri Formazione e didattica Lezioni, seminari, incontri, workshop

Variabili di classificazione RIPETITIVITA’ UNICITA’ CADENZA TEMPORALE TIPO DI PUBBLICO FINALITA’ (PUBBLICA O PRIVATA) IMPATTO SUL TERRITORIO Ferrari, 2006

Variabili di classificazione Cadenza Eventi periodici Eventi unici Periodicità …… Durata e tempi Un giorno Un mese Tipo di giornata/e e orari Bacino di attrazione Locale Regionale Nazionale Internazionale Mondiale Numero di visitatori ……… Tipo di accesso Libero A pagamento Libero ma con biglietto per l’ingresso ad alcune attrazioni Livello di attenzione da parte dei media ALCUNE VARIABILI 1/5 Ferrari, 2006

Variabili di classificazione Target di riferimento Giovani Anziani Single Famiglie con bambini …… Turismo d’affari Turismo culturale …….. Residenti Turisti Esperti Non esperti Visitatori one visit only Visitatori che ritornano Ambiti spaziali di localizzazione Un’area Più aree Aree destinate ad eventi speciali Un quartiere della città ……. Sede Unica Molteplici(eventi itineranti) ALCUNE VARIABILI 2/5 Ferrari, 2006

Variabili di classificazione Pacchetto di attrazioni offerte Un unico evento Un evento fondamentale e un insieme di eventi minori e di altre attrazioni Più eventi minori …………. Servizi offerti Informazioni Prenotazioni Trasporti Accoglienza Ristorazione Sicurezza Sanità Altri eventi per intrattenimento o per scopi di apprendimento o per socializzazione o altro Tipologia Celebrativa Culturale Ricreativa Folkloristica Lavorativa Religiosa Sportiva Commerciale Politica Fundraising Altra ALCUNE VARIABILI 3/5 Ferrari, 2006

Variabili di classificazione Scopo principale Crescita di flussi turistici Raccolta di fondi Intrattenimento Promozione commerciale Miglioramento dell’immagine della località Incoraggiamento della partecipazione locale ad un tipo di attività Filantropico Sociale ………………. Tema ………… Iniziativa ed ownership Soggetti promotori, ideatori, titolari dei contenuti e del marchio Tipo di organizzazione e soggetti coinvolti a vario titolo Volontari Professionisti Enti pubblici Più soggetti (pubblici e privati) Sponsor Aziende fornitrici ALCUNE VARIABILI 4/5 Ferrari, 2006

Variabili di classificazione ALCUNE VARIABILI 5/5 Principali fonti di risorse finanziarie Pubbliche Sponsorizzazioni Bigliettazione Altre Genere Fiera Festival Congresso Concerto Competizione sportiva Mostra Meeting Festività religiosa Expo Commemorazione Altro Ferrari, 2006

Fonti di finanziamento PUBBLICHE -Patrocini -Finanziamenti ad hoc -sovvenzioni PRIVATE -sponsorizzazioni -cessione marchi -diritti d’immagine FONTI DI FINANZIAMENTO BIGLIETTAZIONE -per singola attrazione -per l’intero evento MECENATISMO -donazioni -sovvenzioni Ferrari, 2006

Fase 0: Percorso Ideativo 1. Ricerca dei materiali 2. Catalogo e Agenda 3. Primo Scenario (simboli e nodi in forma di appunti) 4. Drammaturgia dell’evento: - tempo: unicum / ricorrenza tradizionale o nuova / appuntamento singolo in una stagione / continuum - spazio: luoghi culturali/non culturali; scena frontale/circolare/itinerante 5. Memo Finale (che cosa/con chi/perché/per chi/come/dove/quando) 6. Idea-Progetto 7. Link con Altre Componenti (progettazione/mktg/comunicaz.)

Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 1 Ideazione Fase 2 Attivazione Fase 3 Pianificazione Fase 4 Attuazione Fase 5 Completamento Fase 6 Valutazione

Soggetti coinvolti nel project management di un evento culturale Altri eventi Sponsor locali Altre strutture Media nazionali Media locali Interesse locale Governo locale Proprietari delle strutture Promotore Governo nazionale Interesse nazionale Sponsor nazionali

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 1 Ideazione 1. Definizione ruolo strategico evento Origini, premesse, esigenze di partenza Missione Traguardo finale / Vision Obiettivi (SMART) principali e collaterali Risultati attesi Stakeholders Target Contesto di riferimento Coerenza con il profilo strategico del committente

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 1 Ideazione 2. Analisi del contesto e dell’arena competitiva 3. Palinsesto delle attività Evento “X” Roma, 15 giu 2009 - Protomoteca del Campidoglio Pax: 200 seduti Quando Cosa Dove Ore 9.00 Saluto del Sindaco Protomoteca Ore 9.30 Inizio lavori “ Ore 11.00 Coffee Break Spazio antistante la Protomoteca Ore 11.30 Ripresa lavori Ore 13.00 Chiusura lavori Ore 13.30 Lunch Terrazza Caffarelli

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 2 Attivazione 2. Analisi di fattibilità Organizzativa Idee creative realizzabili? Risorse (quantità e skills) coerenti con le idee creative Forniture disponibili? Timing Tecnico-logistica Disponibilità location Set-up location Impatto ambientale Sicurezza Logistica evento (ricettività, trasporti, ecc.) Economico-finanziaria Costi/ricavi/BEA Struttura finanziaria Tipologia di ricavi/costi Marketing Target Prodotto/Prezzo Stakeholders Comunicazione Politiche/strumenti

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 2 Attivazione 3. Analisi opzioni strategiche (SWOT) 4. Determinazione Location e Periodo 5. Determinazione Linee Guida produttive 6. Documentazione di Progetto

Documenti di Progetto di un Evento Culturale Destinatari Strumento/Documento Fase progettuale Team Stakeholder (partner, finanziatori) Bozza di progetto Ideazione Team Stakeholder Documento di progetto Attivazione Pianificazione Attuazione Agenzie di comunicazione Brief creativo Stakeholder (media) Dossier stampa Stakeholder (partner, finanziatori) Scheda (rider) tecnica Web site Intranet Kit pubblicitario, promozionale, edizioni Documenti consuntivi e di rendicontazione Completamento Report di valutazione valutazione

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione Idea-progetto Palinsesto delle attività Profilo strategico dell’evento Documento di progetto Piano delle contingenze Attività – azioni operative Tempi - GANTT Risorse umane e tecniche RAM Milestones Piano di produzione Piano dei rischi Piano produz. tecnica Piano delle prove Piano delle burocracies Piano della logistica Piano della comunicaz. Piano Mktg Piano Economico Finanziario Piano di fund raising Budget Piano di tesoreria Relazioni finali Indicatori di valutazione Documenti di valutazione

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 1. Costruzione dell’archivio di progetto 2. Piano di produzione generale (project management)….

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ? Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili ? Passo 3 : RAM – Assegnazione responsabilità Passo 4 : Network – Logica di progetto Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5 Passo 5 : Diagr. di Gantt – Master Diagr. di Gantt - Dettaglio BASELINE Passo 6 : Piano delle risorse Passo 7 : Piano dei costi

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: WBS attività organizzative e di produzione specifica attività di reperimento e gestione economico-finanziaria attività contrattuali attività amministrative attività logistiche attività tecnico-allestitive attività di comunicazione

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: OBS Event Coordinator G.De Leve Organising Secretariat M. Marguglio PROJECT ASSISTANTS Conference Stewards/Hostess team Scientific G. Roccetti Exhibition Manager M. De Vergottini Quality Control Manager M. Liguori Intepreters Sound and IT Technician MANAGEMENT STRUCTURE FOR THE DG RESEARCH EUROPEAN CONFERENCE EXTERNAL WORKFORCE Catering Service

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: RAM La RAM è l’ufficializzazione delle responsabilità di progetto. Nasce dall’incrocio della WBS e della OBS e obbliga ad assegnare una responsabilità univoca e nominale per ciascuno degli elementi di lavoro individuati nella WBS. WBS OBS Matrice delle responsabilità idem

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: RAM Attività RU1 RU2 RU3 RU4 RU5 RU6 Analisi R A I C Definizione   Gestione S Monitoraggio R = responsabile A = approva S = supporta C = consultato I = informato V = verifica

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: GANTT Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto. Mostra la ‘collocazione’ temporale delle attività pianificate Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5 GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 3. Piano economico-finanziario Piano Economico Piano Finanziario Budget Piano di tesoreria Costi Flussi di cassa in uscita Ricavi Flussi di cassa in entrata Piano di Fund Raising

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 3. Piano economico-finanziario: business model Costi Ricavi idea-progetto, artistici, ideazione e contenuti tecnico-allestitivi logistici organizzativi comunicazione funzionamento e spese generali Commerciali finanziamenti pubblici finanziamenti privati finanziamenti internazionali

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3 Pianificazione 4. Piano delle burocracies: - cosa/chi (location, svolgimento evento, permessi di lavoro, movimento merci, comunicazioni/informative di rito) - Action Plan 5. Piano della contingenza: piano dei rischi

Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 4 Attuazione Fase 5 Completamento Fase 6 Valutazione Valutazione verso gli Stakeholder Valutazione verso il Team