La biblioteca come sistema Visione diversa e innovativa rispetto al passato, in cui le varie componenti non sono slegate fra loro, ma sono interdipendenti e contribuiscono ciascuna ad attuare in modo efficace la missione della biblioteca.

La biblioteca come sistema Le tre funzioni fondamentali della biblioteca sono 1- sviluppo e conservazione delle raccolte 2 - mediazione attraverso la costruzione del sistema catalografico 3 - diffusione delle informazioni A realizzare queste tre funzioni concorrono varie componenti, da quelli logistici (ambienti, loro disposizione e attrezzature), a quelli umani (le singole professionalità e l'organizzazione del lavoro), le collezioni, gli strumenti tecnici e così via.

La biblioteca come struttura di servizio Potremmo definire la biblioteca di per se stessa come struttura di servizio; l’esistenza di collezioni librarie, anche ben organizzate non definisce di per sé una biblioteca, occorre che ci siano attività e strumenti che ne consentano l’uso, tanto più oggi che le biblioteche oltrepassano la dimensione fisica dei loro edifici e delle loro raccolte, per mettere a disposizione dei propri utenti le informazioni remote, reperibili ad esempio in rete.

Vincoli amministrativi Le biblioteche in Italia sono ancorate al concetto di bene culturale, il che comporta che le relative raccolte siano assimilabili ai beni patrimoniali, da tutelare e da conservare. In realtà non tutto ciò che la biblioteca gestisce ha questo rilievo: una biblioteca pubblica dovrebbe poter alienare e dismettere ciò che non serve più alla sua struttura di servizio; diverso è ovviamente il discorso per una biblioteca nazionale. La soluzione sarebbe poter introdurre le due categorie di beni patrimoniali e beni strumentali.

Vincoli amministrativi Invece anche il nuovo codice dei beni culturali e del paesaggio (2006) ingessa le biblioteche nella gabbia dei beni culturali e mortifica la loro vera natura Da sempre conservazione e uso sono stati gli estremi dell’azione della biblioteca: si conserva per poter concedere l’uso in un tempo indefinito e dilatato, ma se l’uso non c’è non ha neppure senso la conservazione.

Nuova visione dei servizi Dall’approccio lineare e quello circolare: ogni tappa ed ogni procedura devono tenere presenti ed hanno una relazione con quelle che seguono, perché tutte concorrono al servizio della biblioteca progressivo spostamento dell’attenzione dal libro al lettore, che è divenuto la chiave di interpretazione di lettura di tutte le attività della biblioteca, che ruotano appunto intorno ai suoi bisogni e alle sue esigenze

Nuova visione dei servizi Negli ultimi tempi le sempre più scarse risorse economiche ed umane spingono verso l’adozione di pratiche organizzative che sembrano in contraddizione con questa interpretazione circolare: l’esternalizzazione la cooperazione

Nuova visione dei servizi In ogni caso anche in presenza di situazioni del genere sarà sempre opportuno tenere sullo sfondo la necessità di ricondurre all’interno del cerchio i risultati: nel caso dell’esternalizzazione, esercitando un forte controllo sulla qualità del risultato prodotto da attività esterne, ma anche sulla sua coerenza e integrazione con quanto svolto all’interno della biblioteca; nel caso della cooperazione, ad esempio nel caso della catalogazione centralizzata o partecipata, la biblioteca dovrà sempre prevedere un intervento per rispondere ad esigenze specifiche del proprio servizio.

Progettare il servizio Il servizio complessivo di una biblioteca deve essere attentamente progettato, aggiornato nel caso di cambiamenti possibili nel corso del tempo, modificato per renderlo più idoneo ad esigenze nuove o non prese in considerazione al momento della prima progettazione, ma soprattutto adeguatamente comunicato a chi frequenta la biblioteca stessa, in modo trasparente.

Progettare il servizio Nell'elaborazione del progetto dovranno essere prese in considerazioni entità diverse: il fine istituzionale (che comunque non può essere definito esclusivamente sulla base della sua appartenenza amministrativa), il profilo della comunità da servire, la tipologia di bisogni che si intendono soddisfare e l’ambito che si intende coprire.

Analisi di comunità Profilo geografico ambientale Profilo economico-produttivo Servizi culturali per il tempo libero Mobilità Profilo demografico

Definizione del contesto Biblioteca universitaria Popolazione di riferimento (docenti, studenti, laureandi, dottorandi, etc.) Offerta didattica Tipologia prevalente di tesi Ricerche in corso etc. Verifica esterna (altre biblioteche presenti sul territorio)

Analisi interna L’analisi interna si concentrerà invece sulle risorse della biblioteca, ovvero quantità e qualità delle proprie collezioni personale, spazi, attrezzature, tipologia dell’utenza che già frequenta la biblioteca, la collocazione istituzionale e la vocazione (mission) fino a quel momento seguita, i vincoli imposti dal bilancio.

Progettare il servizio Analisi Stesura del progetto di servizio Predisposizione degli strumenti per valutare periodicamente i risultati raggiunti ed evidenziare criticità, aggiornare i dati raccolti e modificare di conseguenza anche il progetto generale Comunicazione delle scelte fatte all’esterno.

La comunicazione del progetto I regolamenti sono uno strumento tradizionale, con caratteristiche fortemente normative e prescrittive. Solitamente nei regolamenti precede la descrizione delle caratteristiche dell’istituzione, la descrizione dei servizi e le modalità con cui sono erogati, comprese restrizioni e divieti, la precisazione dei requisiti necessari all’ammissione in biblioteca, le regole comportamentali che gli utenti devono seguire e le eventuali sanzioni per comportamenti non adeguati.

Carta dei servizi La carta dei servizi costituisce una sorta di patto che regola i rapporti fra chi offre e chi domanda un servizio, nella quale chi eroga il servizio dichiara le prestazioni che si impegna ad assicurare, il loro livello di qualità, le modalità di fruizione, ma anche le forme di controllo messe a disposizione dell'utente e la relativa tutela.

Carta dei servizi La carta dei servizi dovrebbe prevedere i seguenti punti dichiarazione dei principi generali e dei fini istituzionali strumenti per l'erogazione del servizio (sede, raccolte documentarie e loro organizzazione, personale) elencazione dei servizi forniti e delle modalità con cui vengono erogati (p. e. orari, ma anche l'indicazione dei tempi di erogazione) diritti e doveri dei soggetti coinvolti nell'organizzazione e nella fruizione dei servizi (p.e. limiti e doveri nei confronti del prestito) tutela dei diritti degli utenti (p. e. reclami)

Attività e servizi della biblioteca Possono dividersi in attività di tipo tecnico-biblioteconomico, quindi attività che sono specifiche della biblioteca ed attività gestionali e generiche, cioè quelle attività che sono necessarie alla gestione di una qualunque struttura, ma che sono comunque indispensabili.

Attività tecnico-bibliotecomiche Il primo gruppo può essere ulteriormente diviso in due segmenti le attività che sono indispensabili alla fornitura dei servizi i servizi veri e propri.

Attività tecnico-bibliotecomiche l'acquisizione e la gestione delle raccolte l'allestimento dei cataloghi la gestione fisica delle raccolte (collocazione, ma anche conservazione delle singole unità fisiche) gestione di alcune tipologie di materiale particolarmente complesse, come i periodici.

I servizi veri e propri I servizi veri e propri tendono ad assicurare la disponibilità delle risorse documentarie presenti, ma anche remote, nonché l'accesso all'informazione.

I servizi veri e propri In parte sono servizi che la biblioteca ha tradizionalmente assicurato come la lettura e la consultazione in sede, il prestito locale e interbibliotecario, la riproduzione, l' informazione bibliografica e il reference. In parte possono essere nuovi, per le modalità tecniche con cui saranno assicurati (informazioni bibliografiche via e-mail, messa a disposizione di banche dati) ma anche nuovi in senso più ampio, ad esempio servizi pensati per alcune categorie di utenti (bambini e ragazzi,anziani, portatori di handicap, studenti, etc.)

Tariffazione dei servizi Un terreno di dibattito vivace in questi anni è stato la possibile tariffazione dei servizi, ovvero la possibilità di offrire alcuni servizi a pagamento, in un contesto che vedeva progressivamente ridursi le risorse a disposizione delle biblioteche

Servizi in sede e servizi remoti In realtà la biblioteca ha sempre offerto servizi anche ad utenti che non vi si potevano recare. Oggi le nuove tecnologie offrono molte più opportunità Servizi remoti possono essere considerati anche quei servizi ideati per portare libri a quanti non possono accedere in biblioteca, o non sono abituati a farlo, andando quindi a cercare nuovi lettori (carceri, ospedali, frazioni mal collegate, ma anche supermercati o spiagge, come a Viareggio).

Lo spazio in biblioteca La biblioteca è un sistema di comunicazione, che si pone e vive come organizzazione spaziale di oggetti (documenti) portatori di segni atti a trasmettere ai destinatari informazioni in forma prevalentemente scritta

Lo spazio in biblioteca La soluzione che la biblioteca individua e applica per risolvere il problema spazio-documento ha ricadute anche nel rapporto fra chi utilizza la biblioteca e i documenti stessi. In altre parole il modo con cui un documento si colloca fisicamente nello spazio-biblioteca avrà ricadute preciso nel suo utilizzo da parte del lettore, inducendolo a comportamenti variabili a seconda delle scelte fatte

Lo spazio in biblioteca L’esistenza o meno di uno spazio dedicato alla funzione centrale, quella della lettura e della consultazione ha una ricaduta importante sull’organizzazione fisica delle raccolte e sul funzionamento della biblioteca. Giuocano ovviamente anche altri elementi: la quantità ad esempio di libri, la maggiore o minore circolazione di essi, e di conseguenza l’esistenza di centri di produzione libraria esterni alla biblioteca, il numero dei lettori.

Lo spazio in biblioteca Oggi sostanzialmente convivono i due modelli, scaffale chiuso e scaffale aperto, e corrispondono a tipologie bibliotecarie diverse: grandi biblioteche generale, di antica formazione, in cui prevalgono esigenze di tutela e di conservazione al primo; biblioteche pubbliche e biblioteche universitarie al secondo.

Lo spazio in biblioteca L’interpretazione dello spazio è oggi funzionale ai compiti e agli obiettivi della singola istituzione, per cui possiamo trovarci di fronte anche a soluzioni integrate in cui convivono scaffali aperti e magazzini, oppure in cui lo spazio viene segmentato in aree destinate a valorizzare aspetti o funzioni diverse della biblioteca, fino ai più recenti modelli della reference library o della biblioteca tripartita a cui abbiamo accennato proprio all’inizio del corso.

Lo spazio in biblioteca L’adozione dell’uno o dell’altro modello di organizzazione spaziale implica la scelta di tipi di collocazione diversa. Il criterio direttivo nella scelta del tipo di collocazione per le raccolte organizzate a scaffale chiuso è il formato.

Lo spazio in biblioteca Obbligatoria per lo scaffale aperto è invece l’adozione di un sistema di classificazione che collochi il libro all’interno di ripartizioni disciplinari, pena la non funzionalità della scelta che punta all’accesso diretto nei limiti del possibile del lettore al libro, anche se spesso continua ad essere necessaria la mediazione catalografica.

Lo spazio in biblioteca Nel linguaggio comune collocazione e segnatura sono spesso usati come sinonimi: in realtà per collocazione si intende la logica dell’organizzazione dei libri nello spazio bibliotecario, mentre la segnatura è un simbolo alfanumerico che indica la precisa posizione di ciascun libro, è il simbolo che troviamo sui cartellini incollati sul dorso dei libri e che viene riportato nelle schede.

Lo spazio in biblioteca In realtà tutte le espressioni che noi possiamo reperire possono essere ricondotte a pochi criteri di collocazione, che si basano sulla tipologia editoriale che abbinano formato e tipologia sul solo formato sistematico (con schemi espliciti o impliciti).

Esempi di collocazione Tipologia editoriale Coll. 1. 34 Riv. 5 (1973, 1974)

Esempi di collocazione Tipologia editoriale e formato C. a. 35. 27 C. i. 273. 45 Re. 126 O.i. 73. 4

Esempi di collocazione Solo formato (con riferimento alla cronologia d’ingresso) Gen. B. 10. 1273

Sistematico CDD 853.8 Manz. 1954 Cons. Storia 110 T

Lo spazio in biblioteca Oggi si sta affermando la necessità di adottare soluzioni più flessibili, che consentano di adeguare i sistemi di collocazione utilizzati per lo scaffale aperto alle esigenze delle biblioteche e dei rispettivi utenti, ad esempio nelle biblioteche universitarie ricorrendo alla suddivisione in grandi macroaere

Esempio di collocazione sistematica per macroaree Criteri la macro-area pluridisciplinare; le singole discipline che afferiscono a tale area; la natura formale delle varie unità bibliografiche ulteriori articolazioni che rispettino la scansione interna delle varie discipline

Esempio di collocazione sistematica per macroaree C. Lett.it.18. Petr. (1, 2, 3,etc.) C = Area delle scienze letterarie (filologia, letteratura, storia della lingua, etc.) Lett. It. = letteratura italiana 18 = sec. XIV Petr. = Petrarca 1= (indicativo di una specifica opera)

I servizi al pubblico I servizi veri e propri tendono ad assicurare - la disponibilità del documento (non solo di quelli posseduti) l'accesso all'informazione. Essi costituiscono l’insieme delle attività che coinvolgono direttamente i lettori

I servizi al pubblico Quelli che nello specifico sono definiti servizi al pubblico sono: servizi di ammissione e di accoglienza servizi legati alla circolazione del libro, e quindi servizi di lettura in sede e di prestito servizi di prestito interbibliotecario servizi di accesso all’informazione, in particolare il reference.

I servizi al pubblico Ammissione Parlare di ammissione degli utenti, significa che a monte c’è una selezione, cioè l’individuazione di chi può entrare e chi no, se non per motivate eccezioni. Questo può sembrare un paradosso e soprattutto essere in contraddizione con la definizione della biblioteca come servizio pubblico.

I servizi al pubblico Ammissione In realtà è un problema reale anche se molto delicato, perché da una parte un’ammissione indiscriminata può compromettere la reale efficacia del servizio di una biblioteca, che ha una sua particolare fisionomia e si rivolge pertanto ad un particolare segmento di pubblico; dall’altra ogni esclusione che non sia più che giustificata diventa una discriminazione.

I servizi al pubblico Prestito Generalmente il prestito è contraddistinto da una serie di esclusioni: le opere rare; quelle deteriorate; quelle di cui si presuppone una forte e continua richiesta interna (ad esempio in una biblioteca universitaria i testi compresi nelle bibliografie dei corsi); particolari tipologie documentarie, come i periodici ad esempio; le opere di consultazione, che devono sempre essere a disposizione di chi legge e di chi studia in una biblioteca.

I servizi al pubblico Prestito interbibliotecario Con questo servizio la biblioteca consente agli utenti di poter accedere delle raccolte presenti in altre biblioteche e in un regime paritario mette a disposizione le proprie per gli utenti di altre biblioteche.

I servizi al pubblico Prestito interbibliotecario Questo servizio, grazie alle potenzialità delle nuove tecnologie, si sta trasformando in quello che viene normalmente definito document delivery (facilmente traducibile in fornitura o disponibilità dei documenti).

I servizi al pubblico Prestito interbibliotecario Una cosa diversa dal prestito interbibliotecario e quello intrabibliotecario, ovvero la circolazione di documenti fra biblioteche che sono inserite all’interno di sistemi che si fondano costituzionalmente sulla condivisione di risorse, comprese quelle documentarie. In questo caso si tratta piuttosto di prestito locale.