STATISTICHE PMV IN SOL DOTAZIONE DOCUMENTARIA INCREMENTO DELLA DOTAZIONE DOCUMENTARIA A cura dell'Ufficio coordinamento Polo regionale del Veneto Vicenza, 28 settembre 2010

COSA CHIEDE PMV? La dotazione documentaria TOTALE della biblioteca relativamente a libri, video, audio, risorse elettroniche. Chiede inoltre l'incremento annuale della dotazione documentaria in libri, video, audio, risorse elettroniche pervenuta tramite acquisto distinta da quella pervenuta tramite dono/scambio.

Materiale ANTICO Materiale GRAFICO (fotografie, cartoline) Materiale CARTOGRAFICO Materiale musicale A STAMPA (Musica a stampa, libretti musicali ecc.) Se proprio non si e' in grado di distinguere i vari materiali si può fornire il dato complessivo distinto o meno per acquisto e dono/scambio. COSA NON DEVE ESSERE CONTEGGIATO IN PMV?

1. STATISTICA RELATIVA ALLA DOTAZIONE DOCUMENTARIA TOTALE Si tratta di una statistica pesante per le biblioteche che possiedono molti documenti. Bisogna lanciarla in orari adeguati. Diversamente dalle statistiche movimenti, non è possibile lanciarla in modalità differita. Ovviamente riporterà i dati relativi a tutto il posseduto della biblioteca CATALOGATO IN SOL, quindi il dato complessivo richiesto (dotazione TOTALE) può essere ricavato solo se tutto il materiale presente in biblioteca è catalogato in SOL.

La procedura si trova in Catalogo – Statistiche – Statistica volumi. Bisogna impostare solo l'ultima data Al: 31/12/2009 e selezionare dal primo inventario della prima serie all'ultimo dell'ultima serie, poi confermare. TOTALE DOTAZIONE DOCUMENTARIA

In Reports – Statistica volumi verrà visualizzato il risultato ottenuto. Sarà necessario sottrarre eventuali documenti incongruenti (musica a stampa, grafica, libro antico ecc.). Sarà inoltre necessario sottrarre gli inventari relativi ai periodici, la cui dotazione non rientra tra quelle richieste da PMV in questa tabella. Il dato relativo agli inventari assegnati ai periodici si otterrà lanciando la statistica seguente.

DATO RELATIVO AGLI INVENTARI ASSEGNATI A PERIODICI Catalogo – Statistiche – Statistica volumi Impostare solo l'ultima data Al: 31/12/2009 Selezionare natura: S Selezionare dal primo inventario della prima serie all'ultimo dell'ultima serie Totalizzare per: Tipo documento Confermare.

Dopo aver aggregato i dati relativi a tipi documento omogenei e sottratto al totale dei Testi a stampa (moderni) gli inventari legati a Periodici, per una corretta compilazione del PMV bisognerà aggiungere il dato relativo a documenti presenti in biblioteca e non catalogati in SOL, suddivisi per le varie tipologie. SE NON TUTTO IL MATERIALE POSSEDUTO E' PRESENTE A CATALOGO

ESEMPIO E' stata lanciata una statistica per la Biblioteca di Castello di Godego. Il report ottenuto dice che questa biblioteca possiede documenti inventariati in SOL. Di questi, 8 sono relativi al Libro Antico e 1 relativo a musica a stampa, quindi non andranno conteggiati. Dal totale andranno inoltre sottratti tutti gli inventari assegnati ai periodici (in tutto 20), ricavati con una seconda statistica. Gli inventari totali da indicare in PMV saranno quindi

STATISTICA SU TUTTO IL MATERIALE POSSEDUTO NELLA BIBLIOTECA DI CASTELLO DI GODEGO

STATISTICA SU TUTTI GLI INVENTARI ASSEGNATI A PERIODICI NELLA BIBLIOTECA DI CASTELLO DI GODEGO

Poiché l'ultimo inventario assegnato in questa biblioteca è nell'ordine dei , è lecito supporre che molti documenti manchino all'appello: in questo caso, per risalire alle risorse documentarie complessive si rende necessario integrare in qualche modo i dati ricavati da SOL. Se si è già compilato il PMV lo scorso anno, il nostro consiglio è di non effettuare questa statistica ma di basarsi sui dati già inseriti lo scorso anno e integrarli.

Infatti, nel caso siano già stati forniti i dati relativi alle risorse documentarie totali lo scorso anno, sarà sufficiente limitarsi a sommare il dato relativo agli ACQUISTI e DONI/SCAMBI del 2009 (che comunque viene richiesto da PMV) al dato già ricavato nel Il dato relativo alle nuove accessioni 2009 verrà ricavato attraverso il lancio di una serie di procedure, con le modalità che spiegheremo nelle prossime slides.

Come anticipato nelle precedenti slides, in alternativa all'estrazione di tutto il posseduto catalogato e successiva integrazione con quanto non catalogato, per ottenere il totale dei documenti posseduti suggeriamo di estrarre solo il dato relativo alle accessioni del 2009 e sommarlo al dato inserito in PMV l'anno scorso. Sarà quindi necessario ricavare solo la statistica relativa ai nuovi documenti pervenuti in biblioteca per acquisto, dono/scambio, disaggregati per tipologia di materiale così come richiesto da PMV. 2. INCREMENTO DELLA DOTAZIONE DOCUMENTARIA: DOTAZIONE ACQUISTI

COMPILAZIONE CAMPO: TIPO PROVENIENZA Prima di procedere con gli esempi, si ribadisce di nuovo l'importanza di compilare SEMPRE in fase di assegnazione di un inventario il campo Tipo Provenienza: in caso contrario, non sarà possibile estrarre alcun dato significativo dal catalogo: soltanto il numero complessivo delle risorse documentarie inventariate pervenute attraverso le più disparate modalità.

Catalogo – Statistiche - Statistiche volumi Impostare lintervallo di date da 01/01/2009 a 31/12/2009 Inserire n.inv. Da: serie inv. Vuota inv. 0 A: serie inventariale DUP inv Tipo provenienza: ACQUISTO Totale per: TIPO DOCUMENTO Cliccare: Conferma PROCEDURA ACQUISTI

N.B.: Per ottenere un dato congruente bisognerà lanciare tante elaborazioni quante sono le tipologie di acquisto utilizzate dalla biblioteca (per esempio, una statistica per acquisto +una statistica per visione trattenuta, se utilizzata), poi sommare i dati.

PERIODICI Poiché il Tipo documento: Testo a stampa (moderno) contiene anche gli inventari assegnati ai periodici, che per PMV non vanno computati, si rende necessario sottrarre il dato relativo agli inventari dei periodici al totale ricavato con la prima statistica. Bisogna lanciare quindi una seconda statistica, questa volta filtrando anche per natura S (seriale). Anche in questo caso, per ottenere un dato congruente è necessario lanciare tante elaborazioni quante sono le tipologie di acquisto utilizzate dalla biblioteca.

CALCOLO INVENTARI RELATIVI A PERIODICI Catalogo – Statistiche – Statistica volumi: Compilare data da … a Selezionare Natura S (periodico) Compilare n. inv. Da... a.... Selezionare Tipo Provenienza: Acquisto Totalizzare per: Tipo documento Inserire un flag in: Totale per natura Conferma

A questo punto e' necessario sottrarre gli inventari assegnati ai periodici e sommare i materiali omogenei per tipologia Testo a stampa moderno - gli inventari dei periodici = LIBRI Materiale video + materiale multimediale – periodici = VIDEO Registrazione sonora musicale + Registrazione sonora non musicale – periodici = AUDIO Risorsa elettronica - periodici = RISORSE ELETTRONICHE

ATTENZIONE 1. Ove vi siano, come per San Donà di Piave, inventari legati ai periodici relativi a diverse tipologie di documenti (in questo caso, 4 inventari legati a risorse elettroniche), anche questi ultimi vanno sottratti dal conteggio totale del rispettivo Tipo materiale. Si dovrebbe comunque trattare di un caso residuale. 2. Come detto in precedenza, il Tipo documento e' un dato che SOL ricava direttamente dal record bibliografico. Nelle statistiche potrebbero essere indicati tipi documento non previsti dal PMV (libro antico, fotografie, manifesti, musica a stampa). Questi dati non vanno conteggiati.

Il dato relativo all' incremento della dotazione documentaria per la biblioteca di San Donà di Piave, sulla base di quanto ricavato dalle precedenti statistiche, andrà quindi effettuato in questo modo: Testo a stampa (moderno) Testo a stampa (moderno) periodici 349 = ACQUISTI LIBRI 980

Registr. sonora non musicale 10 + Registr. sonora musicale 10 + Registr. sonora musicale 3 = ACQUISTI AUDIO 23 Materiale Video Materiale Multimediale 4 = ACQUISTI VIDEO 275 Risorsa elettronica 10 - Risorsa elettronica (periodici) 4 = ACQUISTI-RISORSE ELETTR. 6

Dotazione – Acquisti - Totale 1284 Acquisti – Libri – Totale 980 Acquisti – Audio – Totale 23 Acquisti – Video – Totale 275 Acquisti – Risorse elettroniche – Totale 6

In alternativa, si può inserire il solo totale complessivo. L'importante è ricordarsi di eliminare, se ve ne fossero, i documenti con tipo materiale non congruente. Nel caso di San Donà, sarà sufficiente sottrarre al totale delle nuove accessioni (1637) il totale dei periodici (353) Dotazione – Acquisti – Totale complessivo1284

continua...