Documentazione digitale a scuola La semplificazione del linguaggio. Dal cartaceo al web, dalla lettera all’e-mail a cura di Alberto Ardizzone novembre 2008

Buona comunicazione nella pubblica amministrazione Comprensibile chiara, semplice, vicina ai bisogni del cittadino Universale senza barriere all’accesso 1993. Codice di stile 1997. Manuale di stile 2002. Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi (Direttiva Frattini) – progetto Chiaro 2003. Manuale di scrittura amministrativa 2005. Direttiva Baccini 2004. Legge 4/2004 (Legge “Stanca”) 2005. DM 8 luglio 2005 I requisiti tecnici 2006. Codice amministrazione digitale

Comunico per farmi capire… semplificazione del linguaggio vicino alla lingua parlata dei cittadini testi pensati e scritti per essere compresi trasparenza dell’azione amministrativa La comunicazione delle pubbliche amministrazioni deve soddisfare i requisiti della chiarezza, semplicità e sinteticità e, nel contempo, garantire completezza e correttezza dell’informazione. (dalla Direttiva sulle attività di comunicazione delle PA 7 febbraio 2002) efficacia legittimità chiarezza piano giuridico piano comunicativo

… da tutti eliminazione delle barriere all’accesso prima di scrivere, penso accessibile universalità legittimità chiarezza

La comunicazione a scuola alcuni degli strumenti più utilizzati Comunicazione interna Personale scolastico: circolare, email Studenti: circolare, documento, presentazione, materiale didattico Comunicazione esterna sito web, documentazione allegata, presentazione Verso un modello integrato di comunicazione nelle strategie nelle azioni … ma anche nel metodo: il documento chiaro, riconoscibile e ora anche universale

Documenti chiari per tutti come fare? investire tempo ed intelligenze nella formazione dei docenti alla relazione significativa ed universale con il cittadino partendo dal ruolo esercitato dal docente (la didattica) lavorare sul linguaggio (la semplificazione del linguaggio amministrativo) intendere/diffondere la cultura dell'accessibilità a 360°: sito web, documentazione, presentazione, relazioni quotidiane

Documenti chiari per tutti le chiavi di volta rispetto degli standard web e delle regole di accessibilità come educazione al pensiero accessibile nel web e come prerequisito alla corretta formazione del documento dai documenti ben formati al pdf accessibile dal pdf accessibile alla cura della documentazione digitale (rif. Decreto 30 aprile 2008) dai principi di accessibilità nel web all'approccio inclusivo in qualsiasi relazione comunicativa (dal colloquio con genitori e studenti alla presentazione; dalla cura degli aspetti ambientali alla cura della distribuzione dell'informazione)

Regole di comunicazione 1 Avere (e rendere) sempre chiaro il contenuto del testo Individuare sempre il destinatario Individuare le singole informazioni e inserirle nel testo in modo logico Individuare e indicare i contenuti giuridici del testo Individuare la struttura giuridica più efficace per comunicare gli atti Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

Regole di comunicazione 2 Verificare la completezza delle informazioni Verificare la correttezza delle informazioni Verificare la semplicità del testo Usare note, allegati e tabelle per alleggerire il testo Rileggere sempre i testi scritti Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

Frasi brevi Scrivere frasi brevi Le ricerche dicono che frasi con più di 25 parole sono difficili da capire e ricordare. Ogni frase deve comunicare una sola informazione. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

Parole comuni Usare parole del linguaggio comune L’Ufficio Trattamento Economico in indirizzo, cesserà la corresponsione degli emolumenti a decorrere dal 1° maggio 2001. Dal 1 maggio 2001 il nostro Ufficio sospenderà i pagamenti. Le ricerche dicono che frasi con più di 25 parole sono difficili da capire e ricordare. Ogni frase deve comunicare una sola informazione. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

Termini tecnici all’osso Usare pochi termini tecnici e spiegarli In media, in un testo amministrativo le parole tecniche sono meno di cinque su cento. Usare solo quelle necessarie e spiegarle in una nota oppure in un glossario. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

Attenzione alle sigle Usare poco abbreviazioni e sigle Limitare abbreviazioni e sigle: ovvie per chi scrive ma non capite da chi legge. Se ci sono scriviamole per esteso. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

Forma attiva Usare verbi nella forma attiva e affermativa Non volendo disconoscere a codesto ufficio il diritto di non ingerenza, viene tuttavia fatta richiesta che siano comunicati gli esiti della Commissione. Vi chiediamo di comunicarci i risultati dei lavori della commissione. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002 Il testo con il verbo attivo e in forma affermativa è più incisivo, le frasi sono più brevi, la lettura più rapida.

Frasi semplici Legare le parole e le frasi in modo breve e chiaro Costruire il testo in modo semplice e compatto: rendere esplicito il soggetto e ripeterlo quando è necessario. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

Separa le frasi e facilita la lettura Usare in maniera coerente le maiuscole, le minuscole e la punteggiatura “Questi usi sono retaggio di una cultura retorica, appesantiscono lo stile e il tono della comunicazione: essi devono essere eliminati o ridotti quanto più è possibile. La punteggiatura, per contro, suddivide il testo in unità di senso” Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

MAIUSCOLA vs minuscola La pratica consistente nel voler mettere in risalto un termine tramite l’iniziale maiuscola (a volte persino per mezzo dell’iniziale «di rispetto») deturpa, livella e appesantisce la presentazione di un testo NUOVO DIRETTORE ALL’UFFICIO DI COOPERAZIONE Nuovo direttore all’Ufficio di cooperazione Fonte: Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali (Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee)

Scrivi italiano Evitare neologismi, parole straniere e latinismi La gestione di questo servizio sarà affidata a un soggetto esterno. Tale servizio, come è noto, dovrà essere esternalizzato. Le agevolazioni saranno concesse anche ai conviventi more uxorio. Le agevolazioni saranno concesse anche alle coppie conviventi. “È ormai frequente il ricorso a termini tecnici propri della società dell’informazione e dell’elettronica: da evitare se ve ne siano di equivalenti nella lingua italiana” Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

Meglio l’indicativo (a volte) Ove la Commissione potesse riunirsi per tempo, le delibere sarebbero ancora valide. Se la commissione si riunirà per tempo le delibere saranno ancora valide. Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002 L’indicativo rende il testo più diretto ed evita informazioni implicite o ambigue.

Evidenzia, ma con sobrietà Usare in maniera corretta le possibilità di composizione grafica del testo “Neretti, sottolineature, corsivi, caratteri, grandezza del corpo, elenchi sono solo alcuni esempi di tali possibilità e possono aiutare a focalizzare l’attenzione. È bene tuttavia non abusarne e utilizzarli con parsimonia. Il testo sobrio è sempre visivamente leggibile e coerente.” Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002

La concretezza aiuta a capire Le risposte dell’URP sono tempestive. Il nostro URP le risponderà entro 24 ore. Il servizio di lavanderia comprende lavaggio, disinfezione, stiratura, consegna a domicilio. Il servizio di lavanderia è completo. “Non si tratta di eliminare gli aggettivi, ma di non accontentarsi di sciorinarli sulla pagina, anche perché il lettore sarà il primo a non accontentarsi. Meglio sostituire o aggiungere all’aggettivo informazioni concrete.” Fonte: Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere, Apogeo, 2008 (pag. 30)

Linguaggio e web Carta vs web Principi di comunicazione web Semplicità Chiarezza fruibilità Universalità Caratteristiche della comunicazione web Ipertestualità Multimedialità Varietà strumenti (web, allegato, mail, forum, blog,…) Il Ministro della Funzione Pubblica desidera, con questa direttiva, contribuire alla semplificazione del linguaggio usato dalle amministrazioni pubbliche per la redazione dei loro testi scritti. Le amministrazioni pubbliche utilizzano infatti un linguaggio molto tecnico e specialistico, lontano dalla lingua parlata dai cittadini che pure ne sono i destinatari. Invece, tutti i testi prodotti dalle amministrazioni devono essere pensati e scritti per essere compresi da chi li riceve e per rendere comunque trasparente l’azione amministrativa. I numerosi atti prodotti dalle pubbliche amministrazioni, sia interni (circolari, ordini di servizio, bilanci) sia esterni, devono prevedere l’utilizzo di un linguaggio comprensibile, evitando espressioni burocratiche e termini tecnici. Anche gli atti amministrativi in senso stretto, che producono effetti giuridici diretti e immediati per i destinatari, devono essere progettati e scritti pensando a chi li legge. Oltre ad avere valore giuridico, però, gli atti amministrativi hanno un valore di comunicazione e come tali devono essere pensati. Devono, perciò, essere sia legittimi ed efficaci dal punto di vista giuridico, sia comprensibili, cioè di fatto efficaci, dal punto di vista comunicativo.

Scrivere per il web, ma non solo 1 Regole per la semplificazione del linguaggio Leggibilità dei testi nel web Piramide rovesciata Uso degli spazi Testi non ravvicinati (interlinea + spazio sotto/sopra paragrafo) Contrasti adeguati Tipo di font, testi ridimensionabili e non piccoli Evitare MAIUSCOLE, centrato, giustificato, sottolineato se non link

Scrivere per il web, ma non solo 2 Struttura dei testi nel web Uso corretto dei marcatori dell’HTML (titoli, paragrafi, liste, tabelle): Titolo 1 Titolo 2 Titolo 3 Caratteristiche degli allegati Formato (pdf) Allegati ben formati Informare del peso degli allegati, evitando file troppo grossi

Tra leggibilità ed efficacia Usare microcontenuti (titoli, abstract, link, …) con non più di 40 – 60 caratteri che abbiano senso anche fuori dal contesto significativi titoli brevi e concreti Suddividere il testo in paragrafi brevi e separati tra di loro aumentare la “percorribilità” del testo caratteri ed interlinea

Metti il testo nel paragrafo Definizione di paragrafo: “Ciascuna delle varie parti, generalmente brevi e dotate di una certa unità di pensiero e di composizione, in cui viene suddiviso un capitolo di un’opera (manuale di studio, trattato scientifico, legge, ordinamento, ecc.), o anche uno scritto in genere” (Treccani) Definizione di frase: “La frase o proposizione è l’unità minima di comunicazione dotata di senso compiuto” (da Luca Serianni, Grammatica Italiana, UTET)

Il paragrafo, quindi Il paragrafo come un elemento autonomo, breve Un paragrafo, tuttavia, può contenere più frasi (che insieme formano un’unità logica di significato) Lettura facilitata se i paragrafi sono distanziati (senza esagerare)

Indice di leggibilità. Flesch-Vacca Considera il numero delle sillabe Adatta all’italiano l’indice inglese di Flesch F>60: alta 50<F<60: media F<40: bassa F = 206 - (0,6 * S) – P 0,6:costante relativa alla lunghezza media delle parole italiane S: numero sillabe in un campione di 100 parole P: numero medio parole per frase in un campione di 100 parole

Indice di leggibilità. Gulpease Considera la lunghezza delle parole Valuta rispetto alla scolarizzazione del lettore G<80 testi difficili per chi ha la licenza elementare G<60 testi difficili per chi ha la licenza media G<40 testi difficili per chi ha un diploma superiore G = 89-LP/10+3*FR LP = (totale lettere*100) / totale parole FR = (totale frasi*100) / totale parole Da Si riporta l'elenco dei siti delle scuole lombarde valutati come "accessibili" o "quasi accessibili" secondo la verifica di conformità tecnica ai Requisiti Tecnici della Legge n. 4 del 9 gennaio 2004. L'elenco di siti è aggiornato a febbraio 2008 e attende aggiornamenti periodici, da comunicare via mail. Molte scuole, infatti, stanno lavorando per completare il percorso verso una più piena accessibilità dei propri siti. Tutti i siti indicati come buone pratiche presentano un codice strict valido e risultano conformi ai requisiti tecnici. Sono state ammesse deroghe limitate, tipo un esiguo numero di errori nella validazione, oppure la mancanza dei salta menu, o la non sempre corretta organizzazione delle intestazioni. In ogni caso, si tratta di sviste o di errori facilmente rimediabili operando sul codice o sull’aspetto redazionale dei contenuti. Tutti i visitatori del sito sono comunque pregati di comunicare via mail eventuali errate segnalazioni, richieste di chiarimenti o indicazioni di nuovi siti scolastici accessibili. (indice 48) a Riportiamo l'elenco dei siti delle scuole lombarde valutati come "accessibili" o "quasi accessibili" secondo la verifica di conformità tecnica ai Requisiti Tecnici della Legge n. 4 del 9 gennaio 2004. L'elenco è aggiornato a febbraio 2008 ed è in continua evoluzione. Molte scuole, infatti, stanno lavorando per completare il percorso dell'accessibilità dei propri siti. Tutti i siti indicati come buone pratiche presentano un codice strict valido e risultano conformi ai requisiti tecnici. Sono state ammesse deroghe limitate: un esiguo numero di errori di codice, la mancanza dei salta menu, la non corretta organizzazione delle intestazioni. Si tratta di sviste o di errori facilmente rimediabili. Chiediamo ai visitatori del sito di comunicare via mail errate segnalazioni, richieste di chiarimenti o indicazioni di nuovi siti. (indice 53) Riportiamo l'elenco dei siti "accessibili" o "quasi accessibili". L'elenco è aggiornato a febbraio 2008 ed è in continua evoluzione. Tutti i siti presentano un codice strict valido e risultano conformi ai requisiti tecnici. Sono state ammesse poche deroghe: qualche errore di codice, la mancanza dei salta menu, lo scorretto uso dei titoli. Usa la mail per segnalare errori o nuovi siti. (indice 63) Fonte: GULP, Gruppo Universitario Linguistico Pedagogico, Università di Roma

quasi incomprensibile GULP fonte: www.eulogos.net Pagina per la valutazione on line dell’indice Gulpease Licenza elementare Licenza media Licenza superiore quasi incomprensibile 0<G<55 0<G<35 0<G<10 molto difficile 55<G<70 35<G<50 10<G<30 Difficile 70<G<80 50<G<60 30<G<40 Facile 80<G<95 60<G<80 40<G<70 molto facile 95<G<100 80<G<100 70<G<100

Ti mando una mail 1 Mittente Oggetto Testo Fonte: Alessandro Lucchini, Business Writing, 2005 Mittente Specifico e preciso (non Direzione, ma Direzione Istituto comprensivo …) Evitare sigle misteriose (non DD, ma Direzione didattica) Oggetto Persuasivo, chiaro, preciso (max 70 battute, no spam, …) Testo Piramide rovesciata Equilibrio tra “cosa” e “come” Elogio della brevità Fonte: Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere, Apogeo, 2008 (pag. 30)

Ti mando una mail 2 Firma Leggi, rileggi, rileggi ancora. Invia No Più firme “quanto ai dott. e agli ing., meglio evitare” Leggi, rileggi, rileggi ancora. Invia Attenzione alla punteggiatura (pause, ritmo) Non abusare del punto esclamativo! No allegati pesanti, testi lunghi, ricevuta di ricezione, nomi in chiaro nelle liste Fonti Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere, Apogeo, 2008 “la firma ci rappresenta, ci racconta, alimenta le agende elettroniche dei nostri interlocutori.” Alessandro Lucchini, Business Writing, 2005

Sitografia Semplificazione linguaggio Scrivere per il web Funzione pubblica – Chiaro Regione Emilia – linguaggio burocratico Università di Padova – linguaggio amministrativo Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee - Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali Scrivere per il web www.mestierediscrivere.com www.palestradiscrittura.it Testi accessibili www.subvedenti.it/Legge9/Legge9.asp#7

Sitografia accessibilità Riferimenti legislativi www.pubbliaccesso.it/ Risorse accessibilità webaccessibile.org/ www.diodati.org/ lau.csi.it/ www.semplicemente.org Accessibilità a scuola www.porteapertesulweb.it/

Bibliografia Semplificazione linguaggio Scrivere per il web Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997 Alessandro Lucchini, Business Writing, Sperling & Kupfer, 2006 Beppe Severgnini, L'italiano. Lezioni semiserie, Rizzoli, 2007 Scrivere per il web Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere. Le parole al lavoro, tra carta e web, Apogeo, 2008 Giovanni Acerboni, Progettare e scrivere per internet, Mc Graw Hill, 2005

Due parole “Le parole sono fatte, prima che per essere dette, per essere capite: proprio per questo, diceva un filosofo, gli dei ci hanno dato una lingua e due orecchie. Chi non si fa capire viola la libertà di parola dei suoi ascoltatori. È un maleducato, se parla in privato e da privato. È qualcosa di peggio se è un giornalista, un insegnante, un dipendente pubblico, un eletto dal popolo. Chi è al servizio di un pubblico ha il dovere costituzionale di farsi capire.” (Tullio De Mauro) Questa presentazione è stata rilasciata sotto la licenza Creative Commons Attribuzione-Non commerciale-Non opere derivate 3.0 Unported. Per leggere una copia della licenza visita il sito web http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/ o spedisci una lettera a Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California, 94105, USA. Diritti, marchi registrati e siti web riportati in immagini e url sono riservati e proprietà dei diretti interessati e relative aziende.