CORSO PER AUDITOR AMBIENTALE INTERNO ISO 14001 Santa Croce sull’Arno, 15 Giugno 2010 Renato Cascino renato.cascino@ergosrl.net

Che cosa sono i sistemi di gestione ambientale Standard di riferimento esistenti, differenze e livelli di diffusione Focus specifico su EMAS: differenze ISO 14001-EMAS Introduzione all’analisi ambientale iniziale Elementi costitutivi di un sistema di gestione ambientale Le tecniche di audit Gli auditor, caratteristiche e competenze Documentazione di supporto Riunione di chiusura e scrittura delle evidenze 2

Cosa è un SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE?

Sistema di gestione Ambientale E' parte del sistema complessivo di gestione di un'organizzazione comprendente la struttura organizzativa, le attività di pianificazione, le responsabilità, le pratiche, le procedure, i processi e le risorse per sviluppare, mettere in atto, realizzare, riesaminare e mantenere la politica ambientale. 4

Perché un SGA? aumenta la conoscenza aziendale (qual è l’impatto sull’ambiente delle nostre attività?) l’azienda è gestita in modo più efficiente (gli obiettivi sono più chiari, le responsabilità meglio definite, le procedure più semplici) migliora il rapporto con il pubblico (la comunità locale, le autorità, i clienti...) aumenta la competitività dell’azienda (soprattutto nei mercati esteri) 5

La norma ISO 14001 E’ uno standard mondiale E’ una norma di natura privatistica Nasce all’interno della normazione volontaria Lo standard è disponibile dal settembre 1996, sostituendo gli standard preesistenti (BS 7750, .........) La UNI CEI EN 45020:1998 ci da la definizione di “norma”: “Documento prodotto mediante consenso e approvato da un organismo riconosciuto, che fornisce, per usi comuni e ripetuti, regole, linee guida o caratteristiche, relative a determinate attività o ai loro risultati, al fine di ottenere il miglior ordine in un determinato contesto.” 6

La norma ISO 14001 “Le norme internazionali di gestione ambientale hanno lo scopo di fornire alle organizzazioni i fondamenti di un sistema efficace di gestione ambientale, che, integrati con le altre esigenze di gestione, aiutino le organizzazioni a raggiungere i loro obiettivi ambientali ed economici… E’ redatta in modo da essere applicata a organizzazioni di ogni tipo e dimensione e si adatta alle differenti situazioni geografiche, culturali e sociali”. 7

Il principio del miglioramento continuo 4.2 Analisi Ambientale Programma Ambientale Politica Ambientale 4.6 A P Riesame della Direzione 4.3 Pianificazione Sistema di Gestione Ambientale C D Controlli e Azioni correttive Attuazione e funzionamento Manuale, Procedure, .. 4.5 Registrazioni, audit, .. 4.4 8

Il principio del miglioramento continuo Attività, prodotti e servizi 4.3.1 Aspetti ambientali Conformità Legislativa 4.3.2 4.3 Pianificazione Obiettivi e Traguardi 4.3.3 4.3.4 Programma Ambientale 9

aggiornato con Regolamento CE n° 761/2001 e successivamente con il Reg. CE n°1221/09 EMAS: Eco - Management and Audit Scheme “sull’adesione volontaria delle organizzazioni (imprese del settore industriale) a un sistema comunitario di ecogestione e audit”. 10

“Organizzazione” e “Sito” Organizzazione: società, azienda, impresa, autorità o istituzione, o parte o combinazione di essi, con o senza personalità giuridica o privata, che ha amministrazione e funzioni proprie Sito: tutto il terreno, in una zona geografica precisa, sotto il controllo gestionale di un’organizzazione che copra attività, prodotti e servizi; esso include qualunque infrastruttura, impianto e materiali N.B.: l’entità da registrare deve essere approvata dal verificatore… non deve in ogni caso superare i confini di uno Stato… in circostanze eccezionali può essere inferiore a un sito 11

Tipologia di “organizzazioni” Organizzazioni che operano in un unico sito; Organizzazioni che, in alcuni casi, potrebbero registrare un’entità più piccola di un sito; Organizzazioni che operano in più siti Con prodotti/servizi identici o simili; Con prodotti/servizi diversi; Organizzazioni per le quali non è possibile definire un sito in modo specifico; Organizzazioni che controllano siti temporanei; Organizzazioni indipendenti da registrare come un’org. Comune Piccole imprese che operano in un grande territorio determinato e producono prodotti/servizi identici o simili; Autorità locali e istituzioni governative 12

Tipologia di “organizzazioni” Organizzazioni che operano in un unico sito Esempi positivi a) un’azienda che opera in un sito dove produce sia tubi sia radio potrà registrare soltanto uno dei 2 rami d’attività; b) la mensa di un sito che produce abbigliamento potrà essere registrata a parte;   Esempi negativi a) un ditta farmaceutica non potrà registrare soltanto la parte dello stabilimento dove produce il prodotto destinato al consumatore, escludendo il processo produttivo industriale di base che tratta le sostanze intermedie 13

Tipologia di “organizzazioni” 2. Organizzazioni che, in alcuni casi, potrebbero registrare un’entità più piccola di un sito Può essere registrata separatamente se: La suddivisione ha chiaramente definito i prodotti, i servizi o le attività proprie e gli aspetti ambientali. La suddivisione ha funzioni amministrative e di gestione proprie, tali da garantire che essa è abilitata a organizzare e controllare il suo sistema di gestione ambientale, i suoi impatti ambientali e a intraprendere azioni correttive circa le proprie responsabilità. Alla suddivisione incombono precise responsabilità di conformità ai requisiti in materia di autorizzazioni/licenze ambientali ad essa rilasciate    Il sito non può essere suddiviso se: L’entità separata copre soltanto parti delle operazioni sul sito che non sono rappresentative degli aspetti e degli impatti ambientali di tutte le attività sul sito;   Non è possibile capire dall’esterno quale parte delle attività sul sito è gestita dal sistema di gestione ambientale (EMS) e i motivi precisi per cui questa parte è stata separata dalle attività sul sito. 14

Tipologia di “organizzazioni” 3. Organizzazioni che operano in più siti Con prodotti/servizi identici o simili; Con prodotti/servizi diversi; a. Se le attività sul sito presentano aspetti ambientali simili, sono soggette ad un SGA simile, funzionano all’interno delle stesse strutture, diventa possibile verificare alcuni dei vari siti su base selettiva, in modo da garantire comunque la responsabilità locale (es. banche, agenzie di viaggio, catene di vendita al dettaglio, consulenti …). Occorre seguire le buone pratiche nella selezione delle tecniche di campionamento e i verificatori devono tenere conto di alcuni fattori nella scelta dei siti da inserire nel programma di verifica (politica, programmi, complessità SG, opinione delle parti interessate, ecc.). Nell’arco di un periodi di cicli di verifica si devono coprire tutti i siti.   15

Tipologia di “organizzazioni” 3. Organizzazioni che operano in più siti Con prodotti/servizi identici o simili; Con prodotti/servizi diversi; b) In questi casi non è possibile per il verificatore usare tecniche di campionamento in quanto le procedure operative e gli impatti di ciascun sito sono differenti (es. produzione di energia, aziende chimiche, smaltimento rifiuti, fabbricazione pezzi meccanici, …). Spetta all’organizzazione decidere se intende registrare ciascun sito separatamente ovvero se vuole registrare i suoi siti sotto un numero di registrazione comune. Rischio in questo 2° caso: perdita della registrazione comune in caso di violazione regolamento su un unico sito.   16

Tipologia di “organizzazioni” 4. Organizzazioni per le quali non è possibile definire un sito in modo specifico; Devono essere chiaramente definite la sfera di funzionamento e l’infrastruttura, devono essere altresì integrate nel SG e descritte nella DA (Es. distribuzione servizi (gas, acqua, calore), trasporti, raccolta rifiuti, telecomunicazioni…). Poiché operano generalmente su vaste zone, l’organizzazione deve dimostrare di avere: considerato i rischi per l’ambiente e per la popolazione; adottato opportuni piani di informazione per la popolazione sul comportamento da tenere in casi di emergenza; preparato informazioni sistematiche sul livello di inquinamento; l’infrastruttura sotto il suo controllo.   17

Tipologia di “organizzazioni” 5. Organizzazioni che controllano siti temporanei; Il verificatore controllerà il SG dell’organizzazione su siti temporanei selezionati rappresentativi della capacità di gestione ambientale dell’organizzazione (es. imprese di costruzioni, di pulizia, società di servizi, circhi, imprese risanamento aree contaminate…) . L’organizzazione dovrà dimostrare che sono in atto le procedure e le tecnologie adatte ai siti specifici in cui opera temporaneamente queste procedure devono includere: AAI delle attività, tecnologie e formazione opportune, analisi delle conseguenze ambientali legate a future attività, informazione alla popolazione residente e alle autorità locali, piani di recupero per migliorare la zona a fine operazioni.   18

Tipologia di “organizzazioni” 6. Organizzazioni indipendenti da registrare come un’org. Comune Le imprese indipendenti possono unire le loro risorse per ottenere una registrazione comune a EMAS. Per “organizzazione” si intende infatti anche una combinazione di entità con amministrazione e funzioni proprie (es. piccola zona industriale, complesso turistico, parchi commerciali …) . Le organizzazioni partecipanti devono dimostrare di avere una responsabilità comune per la gestione degli aspetti ambientali significativi e in particolare la fissazione degli obiettivi e target e di azioni correttive. Tutte devono dimostrare di avere ottenuto un miglioramento continuo in linea con politica, target e obiettivi. 19

Tipologia di “organizzazioni” 7. Piccole imprese che operano in un grande territorio determinato e producono prodotti/servizi identici o simili Esse hanno la possibilità di: cercare soluzioni comuni ai problemi ambientali; scambiare esperienze sull’identificazione di aspetti e impatti; elaborare congiuntamente politica e programmi; effettuare a vicenda audit interni; usare le stesse infrastrutture per la gestione dei vari impatti; avvalersi dei servizi dello stesso verificatore: ciò faciliterà la verifica e il processo di convalida e ridurrà i costi corrispondenti; partecipare a progetti ambientali locali come i processi di Agenda 21 (es. zone industriali, aree turistiche, centri commerciali) 20

Tipologia di “organizzazioni” 8. Autorità locali e istituzioni governative Gli aspetti ambientali indiretti, come quelli derivanti dalle politiche adottate, possono essere più importanti (es. Autorità locali, Ministeri, Enti governativi, Agenda 21 locale). Le responsabilità politiche della P.A. sono legate alla gestione del territorio e alla qualità della vita, presente e futura dei cittadini. È possibile procedere alla registrazione separata di parti di tali organizzazioni. 21

Principali elementi costitutivi: Emas ANALISI AMBIENTALE INIZIALE POLITICA AMBIENTALE PROGRAMMA DI MIGLIORAMENTO SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE AUDIT ISO 14001 DICHIARAZIONE AMBIENTALE 22

La diffusione della ISO 14001: 23

ISO: alcuni dei primi nomi in Italia Enichem Bayer Dow Lonza Ciba Montell Rohm and Haas Ici Zanussi Cartiere Favini ABB Marelli Simpro Casarin (trasporti) Nuova Palmentieri Dama Petroli Aziende conciarie 24

EMAS 25

EMAS 26

Le tipologie di organizzazioni EMAS 27

I benefici percepiti 28

I principali attori nel sistema ISO Gli enti di normazione: ISO International Organization for Standardization CEN Comitato Europeo di Normazione UNI Ente Nazionale Italiano di Unificazione Organismo di accreditamento: SINCERT (oggi ACCREDIA) Enti di certificazione: Certieco, DNV, RINA, BVQI, ICILA, ICIM, ecc. 29

I principali attori nel sistema EMAS Organismo competente Ogni Stato membro della CE designa un organismo competente per l’EMAS, a cui devono essere inviate: - le richieste di registrazione delle organizzazioni - le dichiarazioni ambientali convalidate o i documenti ad essa connessi L’Organismo competente è responsabile della registrazione EMAS delle organizzazioni. Esso nel controlla quindi l’inserzione e la permanenza nel registro In Italia è istituito un unico “Comitato per l’Ecolabel e l’Ecoaudit”, diviso in due sezioni autonome. La sezione EMAS svolge sia le funzioni di organismo competente che di accreditamento dei verificatori ambientali, con il supporto tecnico dell’APAT (ISPRA). 30

I principali attori nel sistema EMAS Il verificatore ambientale Il Verificatore ambientale può essere un’impresa, un ente o un singolo soggetto. Deve essere indipendente dall’organizzazione oggetto di verifica e ottenere l’accreditamento. Per ottenere l’accreditamento il verificatore ambientale richiedente deve dimostrare di possedere i requisiti previsti dalle norme pertinenti, in materia di: adeguata competenza del personale a sua disposizione indipendenza e imparzialità procedure di lavoro organizzazione 31

I principali attori nel sistema EMAS Nome Codice Sede CERTIQUALITY srl IT-V-0001 Milano  (MI) RINA spa IT-V-0002 Genova  (GE) Det Norske Veritas Italia srl IT-V-0003 Agrate Brianza  (MI) Ing. Giorgio Penati IT-V-0004 Cabiate  (CO) CSQA Certificazioni srl IT-V-0005 Thiene  (VI) Bureau Veritas Italia S.p.A. IT-V-0006 SGS Italia S.p.A. IT-V-0007 ICIM spa IT-V-0008 TÜV Italia srl IT-V-0009 Sesto San Giovanni  (MI) LRQA Italy srl IT-V-0010 Vimodrone  (MI) CERMET Scrl IT-V-0011 Cadriano Granarolo  (BO) ICMQ spa IT-V-0012 IIP S.r.l. IT-V-0013 Dalmine  (BG) ICILA S.r.l. IT-V-0014 Lissone  (MI) Dott. Francesco Baldoni IT-V-0015 Fano  (PU) I.CE.C. IT-V-0016 32

I principali attori nel sistema EMAS 33

L’iter complessivo 34 Legenda: Organizzazione attori Sito/Parte azioni per l’Italia: Comitato Ecolabel Eco-Audit Organizzazione Sito/Parte dell’organizzazione POLITICA AMBIENTALE DELL’ORGANIZZAZIONE ANALISI AMBIENTALE INIZIALE POLITICA AMBIENTALE DI SITO OBIETTIVI E PROGRAMMI GESTIONE AMBIENTALE AUDIT AMBIENTALE DICHIARAZIONE AMBIENTALE VERIFICA E CONVALIDA Commissione Europea Stati Membri Organismo di Accreditamento Organismo Competente Pubblico ISCRIZIONE NEL REGISTRO Legenda: attori azioni APAT Arpa e altri enti di controllo sul territorio CONSULTAZIONE Verificatore accreditato DOMANDA DI REGISTRAZIONE ACCREDITAMENTO ISTRUTTORIA ISTITUZIONE DISPOSIZIONI 34

4. REQUISITI DEL SGA 4.1 Requisiti generali 4.2 Politica Ambientale 4.3 Pianificazione 4.3.1 Aspetti ambientali 4.3.2 Prescrizioni legali e altre prescrizioni 4.3.3 Obiettivi, traguardi e programma/i 4.4 Attuazione e funzionamento 4.4.1 Risorse, ruoli, responsabilità e autorità 4.4.2 Competenza, Formazione e consapevolezza 4.4.3 Comunicazione 4.4.4 Documentazione 4.4.5 Controllo dei documenti 4.4.6 Controllo operativo 4.4.7 Preparazione e risposta alle emergenze 4.5 Verifica 4.5.1 Sorveglianza e misurazione 4.5.2 Valutazione del rispetto delle prescrizioni 4.5.3 Non conformità, azioni correttive e azioni preventive 4.5.4 Controllo delle registrazioni 4.5.5 Audit interno 4.6 Riesame della direzione

4.1 Requisiti generali “L’organizzazione deve stabilire, documentare, attuare, mantenere attivo e migliorare in continuo un sistema di gestione ambientale in conformità ai requisiti della presente norma internazionale e determinare come esso soddisfi tali requisiti. L'organizzazione deve definire e documentare il campo di applicazione del proprio sistema di gestione ambientale.”

4.1 Requisiti generali REQUISITI Definizione di un Sistema di Gestione Ambientale documentato conforme ai requisiti della norma e mantenimento dello stesso mediante ciclo PDCA Definizione del campo di applicazione del sistema di gestione, ovvero dei limiti dell’organizzazione a cui si applica il sistema di gestione ambientale.

4.2 Politica Ambientale 4. REQUISITI DEL SGA 4.1 Requisiti generali 4.3 Pianificazione 4.4 Attuazione e funzionamento 4.5 Verifica 4.6 Riesame della direzione

4.2 Politica Ambientale L’alta direzione deve definire la politica ambientale dell’organizzazione e assicurare che, all’interno del campo di applicazione definito per il proprio sistema di gestione ambientale, essa: sia appropriata alla natura, alla dimensione e agli impatti ambientali delle proprie attività, prodotti e servizi; includa un impegno al miglioramento continuo e alla prevenzione dell’inquinamento; includa un impegno al rispetto delle prescrizioni legali applicabili e delle altre prescrizioni che l’organizzazione sottoscrive, che riguardano i propri aspetti ambientali; fornisca il quadro di riferimento per stabilire e riesaminare gli obiettivi e i traguardi ambientali; sia documentata, attuata e mantenuta attiva; sia comunicata a tutte le persone che lavorano per l'organizzazione o per conto di essa; sia disponibile al pubblico

ANALISI AMBIENTALE INIZIALE Analisi Ambientale Iniziale: “esauriente analisi iniziale dei problemi, dell’impatto e delle prestazioni ambientali connesse all’attività di un’organizzazione” 40

Qualche definizione utile… Aspetto Ambientale : “elemento delle attività, dei prodotti o dei servizi di un’organizzazione che può interagire con l’ambiente” Impatto Ambientale : “qualsiasi modifica all’ambiente, positiva o negativa, derivante in tutto o in parte dalle attività, dai prodotti o dai servizi di un’organizzazione” Prevenzione dell’inquinamento : “impiego di processi, procedure, pratiche, materiali o prodotti che evitano, controllano o riducono l’inquinamento” 41

Obiettivi della AAI 1 Individuare, valutare e documentare gli aspetti ambientali rilevanti connessi con le attività svolte 2 Studiare l’interazione tra tali aspetti e l’attuale assetto organizzativo e gestionale dell’organizzazione 3 Predisporre un quadro completo del contesto territoriale ambientale dove opera l’organizzazione 42

Obiettivi della AAI 3 Verificare l’ottemperanza a requisiti legislativi e regolamentari 4 Costruire una gamma di indicatori sulla base dei quali misurare le prestazioni ambientali 5 Fornire una base informativa sulla quale individuare gli obiettivi ed elaborare il programma ambientale 43

La fotografia delle prestazioni ambientali Attività Interviste Ispezioni Registrazioni … Screening per aree o per processi Legislazione Analisi Benchmarking … Aspetto ambientale identificazione della relazione Indagine Impatto ambientale classificazione Diretti e Indiretti; Positivi e Negativi; condizioni Normali-Eccezionali-Emergenza valutazione significativo non significativo 44

Prima di partire… …l’organizzazione deve prendere in esame: I propri processi produttivi e/o le tipologie di servizi che svolge Le materie prime, i semilavorati e i servizi che utilizza I prodotti e i servizi che fornisce Il sistema dei portatori di interesse che gravitano intorno all’organizzazione (clienti / fornitori, cittadini, istituzioni, organi di controllo …. ) 45

…poi raccoglie dati su: Attuale assetto societario e organizzativo (comprese le relazioni con qualsiasi eventuale organizzazione madre) e la sua evoluzione Assetto impiantistico e infrastrutturale attraverso il quale essa opera (es: stabilimenti produttivi, struttura della rete di distribuzione ….) Contesto ambientale di riferimento, caratterizzandolo dal punto di vista territoriale, urbanistico, insediativo, paesaggistico, economico – sociale ed ambientale (geologia, idrografia…) 46

Identificazione, analisi e valutazione Un’organizzazione deve considerare tutti gli aspetti delle sue attività e dei suoi prodotti e servizi e decidere, sulla base di criteri da essa definiti, quali aspetti abbiano un impatto importante e da lì muovere per stabilire i suoi obiettivi e target. Un’organizzazione prende in considerazione gli aspetti ambientali sia diretti che indiretti delle sue attività, prodotti e servizi. 47

Le tipologie di aspetti ambientali Aspetti Ambientali Diretti : sono quelli che si trovano sotto il totale controllo gestionale (management control: nel senso di governo, guida) dell’organizzazione. Aspetti Ambientali Indiretti : sui quali l’organizzazione NON può avere un controllo gestionale totale. Questi si manifestano anche per il contributo (più o meno consapevole) di un soggetto intermedio, esterno all’organizzazione, con cui questa condivide il controllo gestionale 48

È necessario indagare: Possono quindi esser ricreate le relazioni aspetti-impatti a seconda delle condizioni operative nelle quali questi si manifestano: Condizioni operative normali: sono quelle legate alla routine delle attività programmate dall’organizzazione Condizioni operative eccezionali : sono quelle che utilizzano risorse differenti rispetto alle condizioni normali, ma rimangono comunque prevedibili Condizioni operative di emergenza: sono quelle per le quali non è possibile ipotizzare le risorse utilizzate e che non possono esser pianificate 49

Misurare gli aspetti ambientali: gli indicatori Le organizzazioni li usano per dimostrare che: le organizzazioni sono a conoscenza dell'impatto ambientale provocato dalle proprie attività, prodotti o servizi, esse prendono opportuni provvedimenti per garantire una gestione degli aspetti ambientali associati agli impatti ambientali, la gestione degli aspetti ambientali migliora le prestazioni ambientali. NOTA: presupposto essenziale della comparabilità dei dati ambientali è il ricorso ad un metodo di elaborazione unico e comune fra organizzazioni diverse. Le organizzazioni devono conoscere i parametri di riferimento stabiliti e scegliere i propri indicatori in modo da garantire la comparabilità dei loro dati con questi parametri. 50

Misurare gli aspetti ambientali: gli indicatori L’utilizzo degli indicatori: Analisi della tipologia di dati disponibili Analisi delle serie storiche di dati disponibili per ogni tipologia Analisi dei possibili benchmark Scelta dell’indicatore/set di indicatori più appropriato Costruzione del trend di indicatori Analisi e commento del trend di indicatori 51

Gli aspetti ambientali indiretti Elenco (non esaustivo) all’All.VI: questioni relative al prodotto (tutto il ciclo di vita: progettazione, sviluppo, imballaggi, trasporto, uso, recupero/smaltimento rifiuti) investimenti, prestiti e assicurazioni (con politiche di credito agevolato “verdi”, politica investimenti) inserimento di un prodotto su nuovi mercati scelta e composizione dei servizi (trasporti, ristorazione) decisioni amministrative e di programmazione (per P.A.) assortimento dei prodotti (preferenza a prodotti che possano essere ritirati a fine ciclo dal produttore) comportamenti di (sub) appaltatori e fornitori 52

Perché gli aspetti ambientali indiretti? L’allargamento di Emas ai nuovi settori ha comportato alcune innovazioni: da “sito” a “organizzazione”, “servizio” accanto a “prodotto” Fra queste l’introduzione degli aspetti “indiretti”, con riferimento a quelle realtà settoriali in cui essi sono preponderanti rispetto a quelli “diretti” (P.A., imprese di servizi…) Ma c’è almeno un’altra ragione (che coinvolge soprattutto i settori industriali): l’estensione delle responsabilità del produttore sul ciclo di vita del prodotto / servizio 53

I soggetti intermedi i consumatori per le aziende della grande distribuzione, le imprese-clienti per le banche, i cittadini per le istituzioni, i fornitori e i trasportatori per le aziende produttrici, le strutture residenti e i turisti per un ente gestore di un parco naturale, gli ospiti per una struttura ricettiva turistica (es. hotel) ….. 54

Il controllo gestionale Totale = l’aspetto è diretto Controllo diretto esercitato a livello elevato, ma non “totale” Esercitato condizionando i comportamenti o gli aspetti diretti dei soggetti “intermedi” attraverso la definizione di regole (es.: leggi, contratti, ecc.) Esercitato rendendo possibile il corretto comportamento dei soggetti “intermedi” (ad es: eliminazione di vincoli) Esercitato incentivando il comportamento corretto (ad es.: economicamente) Esercitato sensibilizzando o informando i soggetti “intermedi” 55

I criteri di significatività I criteri di significatività sono definiti dalla singola organizzazione; tuttavia nell’All. VI, punto 6.4, sono individuati alcuni elementi di cui l’organizzazione deve tenere di conto: Informazioni sulla situazione dell’ambiente dove svolge l’attività l’organizzazione (dati raccolti a livello d’area, campagne di monitoraggio, rapporti stato dell’ambiente) Dati (anche relativi a più anni) dell’organizzazione su materiali utilizzati, energia, rifiuti, emissioni e scarichi Opinioni dei soggetti interessati (raccolta opinioni dei dipendenti, della comunità locale, delle associazioni ambientaliste, delle istituzioni locali) (…continua….) 56

I criteri di significatività (…continua…) Attività ambientali dell’organizzazione già disciplinate (analisi di leggi e regolamenti, accordi volontari, standard interni) Progettazione, sviluppo, fabbricazione, distribuzione, manutenzione, uso, riutilizzo e smaltimento dei prodotti dell’organizzazione (LCA, criteri per assegnazione dei marchi ecologici, informazioni da progettisti, fornitori, clienti e utilizzatori finali) Attività dell’organizzazione con i costi ambientali e i benefici ambientali più elevati (Contabilità ambientale, Life Cicle Costing) 57

Alcuni aspetti significativi parametri di misurazione degli aspetti ambientali frequentemente (o costantemente) vicini ai limiti di legge trend delle prestazioni ambientali in progressivo peggioramento analisi ambientale ha evidenziato situazioni di fragilità a livello locale, regionale o globale legate ad un certo aspetto caratteristiche dell’organizzazione che la inducono a porre attenzione a certi possibili impatti ambientali (vicinanza a centri abitati, utilizzo di particolari sostanze pericolose..) segnalazioni da parte degli interlocutori (P.A., dipendenti, comunità locale..) su specifici impatti riconducibili all’organizzazione previsione di normative più restrittive su certi aspetti 58

Es. di metodologia di valutazione diretti Per ogni aspetto ambientale si può valutare, attraverso check-list: RILEVANZA (benchmark esterni, limiti di legge, livello di reversibilità dell’impatto associato, ...). E’ legata con la quantità e la pericolosità intrinseca dell’aspetto, indipendentemente dalla sensibilità dei target. EFFICIENZA (esistenza di procedure gestionali, trend delle prestazioni, utilizzo delle migliori tecnologie, effettuazione di formazione ai dipendenti, comunicazione interna, capacità di controllo, ...). E’ un parametro di valutazione relativo alla capacità dell’organizzazione di gestire l’aspetto ambientale. 59

Es. di metodologia di valutazione diretti SENSIBILITA’ (dimensione spaziale del fenomeno, lamentele esterne, criticità del territorio, indagini sulla percezione popolazione locale, …). Mira a valutare la vulnerabilità ambientale e la percezione sociale locale, affiancando ad una logica naturalistica (confronto con le criticità ambientali locali), una chiave di lettura antropica (confronto con ciò che è percepito come maggiormente critico) PROBABILITA’ DI ACCADIMENTO – può essere utilizzata come ponderazione per la valutazione delle situazioni di emergenza in quanto in queste, in analogia con l’approccio classico per la valutazione dei rischi industriali, la significatività può ritenersi espressa da una magnitudo dell’evento (es. calcolo dell’asse “rilevanza” ponendosi nelle condizioni di emergenza) moltiplicata per la sua probabilità di accadimento. 60

Es. di metodologia di valutazione diretti Rilevanza Sensibilità Efficienza Frequenza Check-list quali-quantitativa Punteggio Punteggio Punteggio Punteggio Algoritmi di calcolo Punteggio in condizioni N, E, e Confronto con i range di significatività 61

Es. di metodologia di valutazione diretti NOTA: La valutazione in condizioni anomale e di emergenza si applica soltanto agli aspetti ambientali identificati in tali fasi! … 62

La valutazione degli aspetti ambientali indiretti La valutazione di significatività degli aspetti ambientali indiretti si basa su due assi principali: valutazione gestionale e valutazione intrinseca.   VALUTAZIONE GESTIONALE Potenziale controllo gestionale La valutazione gestionale si basa sul livello di controllo gestionale che può essere esercitato dall’organizzazione sull’aspetto ambientale indiretto in questione. Le tre diverse modalità di interazione tra l’azienda e i soggetti intermedi coinvolti nella gestione dell’aspetto corrispondono a: alto: l’organizzazione può introdurre regole oppure effettuare sorveglianza, supervisione e verifica dell’attività del soggetto intermedio e quindi dei relativi impatti ambientali medio: si basa sulla possibilità di intervenire o di incentivare che l’organizzazione ha nei confronti dell’attività del soggetto intermedio basso: l’influenza che l’organizzazione esercita nei confronti del soggetto intermedio si limita soltanto alla informazione e sensibilizzazione. 63

La valutazione degli aspetti ambientali indiretti Valutazione Intrinseca Si riferisce alla valutazione intrinseca dell’aspetto ambientale in questione: in questo caso si possono identificare 3 sottocriteri.   - Presenza di limite normativo. Questo criterio prevede l’attribuzione di un valore in base alla presenza di un limite di legge o di vincoli gestionali stringenti riconducibili agli aspetti ambientali diretti originati dagli aspetti indiretti. - Numerosità degli aspetti ambientali diretti connessi. Questo criterio prevede l’attribuzione di un valore di significatività proporzionale al numero degli aspetti diretti connessi alle attività dei soggetti intermedi coinvolti nella gestione dell’aspetto indiretto. - Frequenza dell’aspetto Tale criterio si basa sulla frequenza con cui si manifesta l’aspetto ambientale indiretto in questione. 64

La valutazione degli aspetti ambientali indiretti   Dal valore emerso dalla media tra la valutazione gestionale e quella intrinseca, si dedurrà la significatività del singolo aspetto e si individuerà il soggetto intermedio su cui l’azienda dovrebbe concentrare i propri sforzi per ridurre l’intensità dell’aspetto generato.    Nel caso in cui gli aspetti risultino significativi l’azienda valuta le misure più opportune da applicare, in termini di azioni gestionali (procedure per controllo preliminare, sorveglianza, …) e/o in termini di obiettivi di miglioramento all’interno del Programma Ambientale. 65

Relazione di sintesi della AAI Il rapporto di AAI sintetizza le evidenze emerse durante le precedenti fasi di analisi Il rapporto di AAI non è un documento pubblico, ma viene letto dal verificatore per valutare la correttezza delle analisi svolte Un buon rapporto di AAI è una ottima base di partenza per la redazione della Dichiarazione Ambientale … 66

La AAI agli occhi del verificatore Quando interviene il verificatore: Obiettivo della verifica è assicurarsi che il rapporto di analisi contenga tutti gli elementi necessari a rispondere ai requisiti della norma ISO 14001 e del Regolamento Emas. Viene analizzata la coerenza fra gli aspetti ambientali identificati e valutati e il conseguente sviluppo del sistema di gestione. Nelle verifiche molta importanza è data alla verifica della conformità normativa elemento essenziale per l’ottenimento della registrazione. Una volta garantita la conformità alle leggi, lo stato dei vari aspetti ambientali non influisce sull’esito della verifica. 67

La AAI agli occhi del verificatore Elementi normativi o di gestione operativo che emergono con maggiore frequenza: In relazione al monitoraggio delle emissioni per lo stabilimento di XXX si rileva quanto segue (NC): Nei certificati di analisi relativi al monitoraggio dell’emissione E49 i limiti di riferimento riportati nella scheda riassuntiva risultano diversi da quelli riportati nell’autorizzazione n°71 del 27/7/XX; inoltre in riferimento a quanto previsto al punto 11 dell’Allegato A dell’autorizzazione sopracitata, l’azienda non ha evidenza che le emissioni E50 e E51 rispettano i valori limite indicati nell’Allegato 3 della circolare IV.A/17539 del 12.07.XX della Regione XXXX. I certificati relativi alle analisi effettuate presso il camino dell’impianto essiccazione fanghi riportano un valore limite diverso da quello riportato nell’ordinanza sindacale n° 126 del 26/6/XX (150 mg/Nmcubo contro 20 mg/Nmcubo); inoltre in detta ordinanza è fissato un limite di portata (50.000 Nmcubi/h) diverso da quello rilevato nelle analisi del Dicembre 20XX 68

La AAI agli occhi del verificatore In relazioni alle modifiche di processo effettuate, l’azienda non ha effettuato alcuna comunicazione alle autorità competenti del mutato quadro delle emissioni esistenti in data successiva al 26/8/19XX (NC) In relazione alla gestione delle acque emunte, al momento della verifica non sono visibili tutte le concessioni originarie o intervenute, rilasciate a favore delle precedenti ragioni sociali In riferimento al serbatoio interrato utilizzato per trasferimento di olio combustibile, di volume pari a 50 mc, non è visibile alcun documento attestante la buona tenuta dello stesso e, per l’effetto, tale da escludere uno stato di contaminazione del terreno, ovvero un pericolo concreto e attuale in tal senso, alla tregua dell’art. 17, c. 2, D.lgs. n. 22/1997, e art. 4, c. 1, D.M. n. 471/1999 In riferimento all’ultimo report di analisi semestrali con allegato rapporto prova n. 221/XX del XX non risulta identificato il parametro “temperatura” sì come previsto ex nota 1, tab. 3, allegato V, D.lgs. n. 152/1999. 69

La conformità legislativa Le organizzazioni devono poter dimostrare di: aver identificato e conoscere le implicazioni di tutte le pertinenti normative ambientali provvedere ad essere conformi alla normativa ambientale aver predisposto procedure che consentano all’organizzazione di mantenere nel tempo questi requisiti 70

Il registro delle prescrizioni normative Del documento originale (autorizzazione, testo di legge) Riferimento normativo/ Provvedimento attuativo Adempimenti amministrativi ed autorizzativi Responsabilità Scadenza Riferimenti utili Luogo di archiviazione Note EMISSIONI IN ATMOSFERA DPR 203/’88 Autorizz. art. 15 nuovi impianti RSGA = = Aut.n°32/01 Prov. LI SGA Arpat 12/09/02 (…) …. SCARICHI IDRICI D.Lgs.152/’99 Si riferisce agli adempimenti amministrativi con i termini di rinnovo di autorizzazioni e concessioni Info aggiuntive Descrizione degli adempimenti cui sottostare definiti da quella legge Può essere utile ad uso interno: n° protocollo interno n° autorizzazione Data rilascio Ente competente Definizione dei soggetti responsabili per l’aggiornamento normativo e il monitoraggio Indicazione leggi e regolamenti con i relativi provvedimenti attuativi e distinti per aspetto ambientale di riferimento 71

Indicatori e Registro degli aspetti ambientali E’ richiesto all’All.VII, punto 7.2: “… aspetti ambientali…compilazione di un registro di quelli individuati come importanti” L’obiettivo del Registro è permettere all’organizzazione di seguire nel tempo l’evoluzione degli impatti ambientali e rappresentare uno strumento essenziale per valutare il miglioramento continuo dell’efficienza del SGA (prestazioni ambientali dell’organizzazione). 72

Registro degli aspetti ambientali Il Registro è opportuno che contenga: Aspetto considerato Attività, processo o prodotto cui è riconducibile Condizioni di funzionamento impianti (N, Ecc., Em.) Parametro oggetto di misura relativo all’aspetto Unità di misura del parametro Dati ambientali negli anni di riferimento Variazione % negli anni Tipo di rilevazione del dato (misura, stima, calcolo) La fonte del dato Sistemi di monitoraggio 73

Dati e indicatori ambientali Gli indicatori devono: fornire una valutazione accurata delle prestazioni essere comprensibili e privi di ambiguità consentire un confronto intertemporale sulle prestazioni ambientali dell’organizzazione consentire confronti a livello settoriale, regionale, nazionale, ecc. consentire confronti con requisiti normativi 74

I principali indicatori di prestazione ambientale basati sulla comparazione con parametri esterni riguardano: ·   confronti temporali; ·   confronti con i limiti di legge; ·   confronti con benchmark esterni (ad es.: aziende concorrenti con performance eccellenti) · confronti con medie settoriali (ad es.: tratte dal rapporto ambientale di settore) confronti con gli obiettivi di miglioramento prefissati dalla stessa azienda.

Unità di misura(esempi) Tipologia Unità di misura(esempi) Quantità di rifiuti totale annua ton/a Disaggregazioni per tipologia (in valore assoluto o in percentuale sul totale) ton/a - (%) Disaggregazioni per destinazione (in valore assoluto o in percentuale sul totale) Disaggregazioni per pericolosità (in valore assoluto o in percentuale sul totale) Quantità di rifiuti per unità di output ton/prod Quantità/percentuale recupero su rifiuti prodotti kg/kg - (%) Quantità/percentuale materia recuperata su quantità utilizzata Rifiuti prodotti su materiale acquistato

Quantità di energia consumata totale annua kWh/a-J/a-tep/a   Tipologia Unità di misura (esempi) Quantità di energia consumata totale annua kWh/a-J/a-tep/a Disaggregata per fonte di approvvigionamento (in valore assoluto o in percentuale sul totale) kWh/a - (%) Disaggregata per tipologia di fonte (rinnovabile o non rinnovabile) Disaggregata per forma di utilizzo (es.: usi produttivi, riscaldamento, condizionamento, illuminazione) Disaggregata per fase di processo/attività/reparto Quantità di energia consumata per unità di output kWh/prod.

Obiettivi traguardi e programmi Nel processo di pianificazione, l’organizzazione definisce gli obiettivi e i traguardi per soddisfare gli impegni di politica ambientale stabiliti e conseguire una base sistematica per migliorare la prestazione ambientale in alcune aree. Obiettivo ambientale: fine ambientale complessivo, coerente con la politica ambientale, che un’organizzazione decide di perseguire. Traguardo ambientale: requisito di prestazione dettagliato, applicabile all’intera organizzazione o ad una sua parte, derivante dagli obiettivi ambientali e che bisogna fissare e realizzare al fine di raggiungere tali obiettivi Prestazione ambientale: risultati misurabili della gestione dei propri aspetti ambientali da parte di un’organizzazione Nel contesto dei sistemi di gestione ambientale, i risultati possono essere misurati rispetto alla politica ambientale, agli obiettivi ambientali, ai traguardi ambientali e agli altri requisiti di prestazione ambientale dell’organizzazione.

Programma/i per raggiungere obiettivi e traguardi L’organizzazione deve elaborare un programma per il conseguimento dei propri obiettivi e traguardi ambientali. Tale programma deve coprire ruoli, responsabilità, processi, risorse, tempi, priorità e azioni necessarie per conseguire gli obiettivi e i traguardi ambientali. Dovrebbero essere stabiliti degli indicatori misurabili della prestazione ambientale, obiettivi, verificabili e riproducibili esempio….

4.4.1 Risorse, ruoli, responsabilità e autorità REQUISITI Definizione e documentazione dei compiti, delle responsabilità e delle autorità per tutto il personale coinvolto nella gestione ambientale L’Alta Direzione deve assegnare uno o più rappresentanti o funzioni con sufficiente autorità, consapevolezza, competenza e risorse per: Assicurare che il SGA sia stabilito, attuato e mantenuto attivo a tutti i livelli applicabili dall’organizzazione e Riferire all’Alta Direzione le prestazioni del SGA e le sue opportunità di miglioramento

4.4.2 Competenza, formazione e consapevolezza “L’organizzazione deve assicurare che qualsiasi persona che esegua, per l’organizzazione stessa o per conto di essa, compiti che possono causare uno o più impatti ambientali significativi identificati dall'organizzazione, abbia acquisito la competenza necessaria mediante appropriata istruzione, formazione o esperienza e deve conservarne le relative registrazioni.

4.4.3 Comunicazione “L’organizzazione deve, in relazione ai propri aspetti ambientali ed al proprio sistema di gestione ambientale, stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per: a) assicurare la comunicazione interna fra i differenti livelli e le diverse funzioni dell’organizzazione; b) ricevere, documentare e rispondere alle richieste pertinenti provenienti dalle parti interessate esterne. L’organizzazione deve decidere se comunicare all’esterno riguardo ai propri aspetti ambientali significativi e deve documentare la propria decisione. Se l’organizzazione decide di comunicare all’esterno, essa deve stabilire ed attuare uno o più metodi di comunicazione esterna.”

Esempio: strumento di comunicazione interna Il Modulo di Segnalazione, è lo strumento per mezzo del quale tutti i dipendenti possono segnalare al loro diretto superiore o direttamente a RSGA le situazioni che possono determinare un impatto ambientale o contribuire con i loro suggerimenti alla risoluzione di problematiche ambientali.

Comunicazione esterna “L’organizzazione deve decidere se comunicare all’esterno riguardo ai propri aspetti ambientali significativi e deve documentare la propria decisione. Se l’organizzazione decide di comunicare all’esterno, essa deve stabilire ed attuare uno o più metodi di comunicazione esterna.” I metodi di comunicazione esterna possono essere di diverso tipo: discussioni informali, giornate a porte aperte, gruppi di interesse, dialogo con le comunità locali, partecipazione ad eventi locali, siti web e posta elettronica, comunicati stampa, pubblicità, rapporti annuali, ecc.

4.4.4 Documentazione “La documentazione del sistema di gestione ambientale deve comprendere: a) la politica ambientale, gli obiettivi e i traguardi; b) la descrizione del campo di applicazione del sistema di gestione ambientale; c) la descrizione dei principali elementi del sistema di gestione ambientale e delle loro interazioni, nonchè il riferimento ai documenti correlati; d) i documenti, comprese le registrazioni, richiesti dalla presente norma internazionale; e) i documenti, comprese le registrazioni, che l’organizzazione ritiene necessari per assicurare una pianificazione, un funzionamento ed un controllo efficaci dei processi relativi ai propri aspetti ambientali significativi.”

Il sistema documentale del SGA

4.4.5 Controllo dei documenti “I documenti richiesti dal sistema di gestione ambientale e dalla presente norma internazionale devono essere tenuti sotto controllo. Le registrazioni sono documenti di tipo particolare e devono essere tenute sotto controllo in conformità ai requisiti indicati nel punto 4.5.4.

4.4.5 Controllo dei documenti L’organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per: a) approvare i documenti ai fini della loro adeguatezza prima dell'emissione; b) riesaminare e, qualora necessario, aggiornare e riapprovare i documenti; c) assicurare che le modifiche e lo stato di revisione corrente dei documenti siano identificati; d) assicurare che le edizioni appropriate dei documenti applicabili siano disponibili in tutti i luoghi d'uso; e) assicurare che i documenti rimangano leggibili e facilmente identificabili; f) assicurare che i documenti di origine esterna, che l'organizzazione ritiene necessari per la pianificazione e il funzionamento del sistema di gestione ambientale, siano identificati e che la loro distribuzione sia tenuta sotto controllo; g) impedire l'uso involontario di documenti obsoleti e applicare ad essi un'adeguata identificazione se per una qualsiasi ragione vengono conservati.”

4.4.6 Controllo operativo “L’organizzazione deve identificare e pianificare le operazioni che sono associate agli aspetti ambientali significativi identificati, in conformità alla propria politica ambientale, ai propri obiettivi e ai propri traguardi, al fine di assicurare che siano condotte nelle condizioni specificate: a) stabilendo, attuando e mantenendo attive una o più procedure documentate per tenere sotto controllo situazioni in cui l’assenza di procedure documentate potrebbe portare a difformità rispetto alla politica ambientale, agli obiettivi e ai traguardi; b) elaborando, nella/e procedura/e, i criteri operativi; c) stabilendo, attuando e mantenendo attive le procedure concernenti gli aspetti ambientali significativi identificati dei beni e dei servizi utilizzati dall’organizzazione e comunicando ai fornitori, compresi gli appaltatori, le procedure e i requisiti ad essi applicabili.”

Controllo operativo I controlli operativi servono a: gestire gli aspetti ambientali significativi assicurare il rispetto delle prescrizioni legali applicabili e delle altre prescrizioni conseguire gli obiettivi e i traguardi e assicurare la coerenza con la propria politica ambientale evitare o ridurre al minimo i rischi ambientali I controlli operativi possono assumere diverse forma, quali procedure, istruzioni di lavoro, controlli fisici, ecc. Al momento di decidere sull’adeguatezza delle procedure è necessario tenere presente le dimensioni e la complessità dell’operazione, la natura degli impatti ambientali associati all’operazione stessa e la competenza degli operatori incaricati di svolgerla. Semplici diagrammi, schemi e matrici possono rappresentare la soluzione più efficace

4.4.7 Preparazione e risposta alla emergenze “L’organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per individuare le potenziali situazioni di emergenza e i potenziali incidenti che possono avere un impatto sull’ambiente e le modalità di risposta ad essi. L’organizzazione deve rispondere alle situazioni di emergenza e agli incidenti reali e prevenire o mitigare gli impatti ambientali negativi ad essi associati.

4.4.7 Preparazione e risposta alla emergenze L’organizzazione deve periodicamente riesaminare e, allorché necessario, revisionare le sue procedure di preparazione e risposta alle emergenze, in particolare dopo che si sono verificati incidenti o situazioni di emergenza. L’organizzazione deve inoltre sottoporre periodicamente a prova queste procedure, ove possibile.”

CORSO PER AUDITOR AMBIENTALE INTERNO ISO 14001 Pomeriggio Santa Croce sull’Arno, 15 Giugno 2010 Renato Cascino renato.cascino@ergosrl.net

4. REQUISITI DEL SGA 4.5 Verifica 4.1 Requisiti generali 4.2 Politica Ambientale 4.3 Pianificazione 4.4 Attuazione e funzionamento 4.5 Verifica 4.5.1 Sorveglianza e misurazione 4.5.2 Valutazione del rispetto delle prescrizioni 4.5.3 Non conformità, azioni correttive e azioni preventive 4.5.4 Controllo delle registrazioni 4.5.5 Audit interno 4.6 Riesame della direzione

4.5.1 Sorveglianza e misurazione “L’organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per sorvegliare e misurare, regolarmente, le principali caratteristiche delle proprie operazioni che possono avere un impatto ambientale significativo. La/e procedura/e deve/devono comprendere la documentazione delle informazioni che consentono di sorvegliare l’andamento delle prestazioni, dei controlli operativi applicabili e della conformità agli obiettivi e ai traguardi ambientali dell’organizzazione. L’organizzazione deve assicurare che sia utilizzata, e sottoposta a manutenzione, attrezzatura di sorveglianza e misurazione tarata o verificata e deve conservarne le relative registrazioni.”

4.5.2 Valutazione del rispetto delle prescrizioni “4.5.2.1 - Coerentemente con il proprio impegno al rispetto delle prescrizioni, l’organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per la valutazione periodica del rispetto delle prescrizioni legali applicabili. L’organizzazione deve conservare le registrazioni dei risultati delle valutazioni periodiche. La ISO14001 prevede che l’organizzazione sia capace di garantire che la conformità ai requisiti normativi vigenti e applicabili sia periodicamente oggetto di verifica da parte della stessa organizzazione.

4.5.3 Non conformità, azioni correttive e azioni preventive “L’organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per trattare le non conformità reali o potenziali e per intraprendere azioni correttive e azioni preventive. Non conformità: mancato soddisfacimento di un requisito. Azione correttiva: azione tesa ad eliminare la causa di una non conformità rilevata. Azione preventiva: azione tese ad eliminare la causa di una non conformità potenziale

4.5.3 Non conformità, azioni correttive e azioni preventive La/e procedura/e deve/devono definire i requisiti per: a) identificare e correggere le non conformità e intraprendere azioni per mitigare i relativi impatti ambientali; b) esaminare le non conformità, determinarne la/e causa/e e intraprendere azioni al fine di impedirne il ripetersi; c) valutare la necessità di azioni tese a prevenire le non conformità ed attuare le azioni appropriate identificate per impedirne il ripetersi; d) registrare i risultati delle azioni correttive e delle azioni preventive intraprese; e) riesaminare l’efficacia delle azioni correttive e delle azioni preventive intraprese. Le azioni intraprese devono essere adeguate all’importanza dei problemi e agli impatti ambientali fronteggiati. L’organizzazione deve assicurare che alla documentazione del sistema di gestione ambientale siano apportate tutte le modifiche necessarie.”

Non Conformità, azioni correttive/preventive Es. di Non Conformità: mancato rispetto delle prescrizioni legislative difetti o rotture di apparecchiature o di impianti; situazioni di emergenza causa di impatti ambientali; inadeguatezza o incompletezza delle procedure o istruzioni operative; errata definizione di ruoli, compiti o responsabilità; non corretta o completa attuazione delle procedure e delle istruzioni operative; mancato o non corretto uso della modulistica prevista dalle procedure e dalle istruzioni; mancata registrazione e archiviazione della documentazione di sistema; ........

Fasi operative per la gestione di NC/AC Identificazione della non conformità Definizione trattamento Registrazione della non conformità Analisi delle cause Definizione azione correttiva Pianificazione, attuazione, verifica e revisione dell’azione correttiva.

Esempio classificazione di NC 1) Non conformità critiche: Sono le deviazioni che possono causare un rischio reale ed immediato per l’ambiente e che costituiscono gravissime inadempienze alle normative vigenti, alle procedure aziendali e alla politica ambientale dell’azienda. Devono essere risolte immediatamente, a meno che la loro risoluzione non richieda oggettivamente un tempo maggiore. In particolare le NC sono da considerarsi critiche nei seguenti casi: Mancato rispetto delle prescrizioni legislative; Situazioni in disaccordo con i principi enunciati nella politica ambientale dell’azienda; Verificarsi di eventi accidentali, Superamento dei limiti e delle soglie d’attenzione relativi ai parametri ambientali. segue…

Esempio classificazione di NC 2) Non conformità maggiori: Sono gravi inadempienze rispetto a quanto previsto dal SGA e rispetto alle procedure aziendali, ma non rappresentano un rischio reale ed immediato per l’ambiente; il tempo concesso per la loro risoluzione deve essere breve, compatibilmente con le oggettive possibilità. In particolare le NC sono da considerarsi maggiori nei seguenti casi: Non raggiungimento degli obiettivi di miglioramento; Assenza di una procedura richiesta dal SGA; Rilevazione di reclami provenienti da più parti e aventi per oggetto lo stesso aspetto; Rilevazione di numerose non conformità lievi correlate tra loro.

Esempio classificazione di NC 3) Non conformità minori: sono quelle deviazioni che pur non comportando rischi per l’ambiente o inadempienze rispetto alle normative e procedure aziendali, devono essere corrette. Normalmente la loro risoluzione è richiesta entro l’ispezione successiva. In particolare le NC sono da considerarsi minori nei seguenti casi: Inadeguatezza o incompletezza delle procedure del SGA; Non corretta attuazione delle procedure gestionali od operative; Mancata o non corretta registrazione e archiviazione della documentazione del SGA. Sono previste anche le Osservazioni, ovvero rilievi su piccole imperfezioni (ad es. relative ad aspetti documentali) che non necessitano di formalizzazione attraversi i Rapporti di non conformità e la cui risoluzione è verificata nel successivo audit interno riguardante l’area in questione.

4.5.4 Controllo delle registrazioni “L’organizzazione deve stabilire e mantenere attive le registrazioni necessarie a dimostrare la conformità ai requisiti del proprio sistema di gestione ambientale e della presente norma internazionale, e i risultati ottenuti. L’organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per l’identificazione, l'archiviazione, la protezione, la reperibilità, la conservazione e l’eliminazione delle registrazioni. Le registrazioni devono essere leggibili, identificabili e rintracciabili e devono restare tali.”

Esempio di documenti e registrazioni di sistema

Auditor: persona che ha la competenza per effettuare un audit 4.5.5 Audit interno (1/2) “L’organizzazione deve assicurare che siano condotti audit interni del sistema di gestione ambientale a intervalli pianificati, al fine di: a) determinare se il sistema di gestione ambientale: 1) è conforme a quanto è stato pianificato per la gestione ambientale, compresi i requisiti della presente norma internazionale; 2) è stato correttamente attuato ed è mantenuto attivo; b) fornire alla direzione informazioni sui risultati degli audit. Audit interno: processo sistematico, indipendente e documentato atto ad ottenere le evidenze di audit e valutarle in maniera oggettiva, per determinate in che misura i criteri di audit del sistema di gestione ambientale stabiliti dall’organizzazione siano rispettati. Auditor: persona che ha la competenza per effettuare un audit 106

4.5.5 Audit interno (2/2) Uno o più programmi di audit devono essere pianificati, stabiliti, attuati e mantenuti attivi dall’organizzazione, tenendo in considerazione l’importanza ambientale della/e operazione/i esaminata/e e i risultati degli audit precedenti. “Devono essere stabilite, attuate e mantenute attive una o più procedure di audit che indichino: le responsabilità e i requisiti per pianificare e condurre gli audit, per riportarne i risultati e per conservarne le relative registrazioni; la determinazione dei criteri, del campo di applicazione, della frequenza e della metodologia degli audit. La selezione degli auditor e la conduzione degli audit deve assicurare l'obiettività e l'imparzialità del processo di audit.”

4.6 Riesame della direzione 4. REQUISITI DEL SGA 4.1 Requisiti generali 4.2 Politica Ambientale 4.3 Pianificazione 4.4 Attuazione e funzionamento 4.5 Verifica 4.6 Riesame della direzione

4.6 Riesame della Direzione (1/2) “L’alta direzione deve riesaminare il sistema di gestione ambientale dell’organizzazione, ad intervalli pianificati, per assicurare che esso continui ad essere idoneo, adeguato ed efficace. I riesami devono comprendere la valutazione delle opportunità di miglioramento e la necessità di apportare modifiche al sistema di gestione ambientale, compresi politica, obiettivi e traguardi ambientali. Le registrazioni dei riesami della direzione devono essere conservate.” 109

4.6 Riesame della Direzione (2/2) “Gli elementi in ingresso per i riesami della direzione devono comprendere: a) i risultati degli audit interni e delle valutazioni sul rispetto delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni che l’organizzazione sottoscrive; b) le comunicazioni provenienti dalle parti interessate esterne, compresi i reclami; c) la prestazione ambientale dell’organizzazione; d) il grado di raggiungimento degli obiettivi e dei traguardi; e) lo stato delle azioni correttive e preventive; f) lo stato di avanzamento delle azioni previste dai precedenti riesami della direzione; g) il cambiamento di situazioni circostanti, comprese le evoluzioni delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni relative ai propri aspetti ambientali; h) le raccomandazioni per il miglioramento.

4.6 Riesame della Direzione (2/2) “Gli elementi in uscita dal riesame della direzione devono comprendere tutte le decisioni e le azioni relative a possibili modifiche alla politica ambientale, agli obiettivi e ai traguardi e ad altri elementi del sistema di gestione ambientale, coerentemente con l'impegno al miglioramento continuo.”

Esempio: indice rapporto di riesame Analisi dello stato di avanzamento delle azioni previste dai precedenti riesami della direzione. Sintesi dei risultati derivanti dall’attuazione del Piano di Audit 2009, e presentazione e approvazione del piano di audit 2010. Analisi dello stato delle azioni correttive e delle azioni preventive. Grado di Raggiungimento degli obiettivi e dei traguardi. Stato di avanzamento del Piano di Miglioramento Ambientale Analisi delle Prestazioni Ambientali Cambiamenti di situazioni circostanti, comprese le evoluzioni delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni relative ai propri aspetti ambientali e ripercussioni dei cambiamenti nel SGA Comunicazioni provenienti dalle parti interessate esterne, compresi i reclami e decisioni in merito a comunicazione verso l’esterno riguardo ai propri aspetti ambientali significativi. Varie ed eventuali

TEST DI VERIFICA DELL’APPRENDIMENTO IN MERITO AI CONTENUTI DELLA NORMA ISO 14001

LE TECNICHE DI AUDIT Definizione di audit: Processo sistematico, indipendente e documentato di verifica per ottenere evidenze (fatti, registrazioni, informazioni) e per valutare con obiettività al fine di stabilire in quale misura i criteri di riferimento (politiche, procedure, requisiti, etc) sono stati soddisfatti.

Altra classificazione: Tipologie di audit Altra classificazione: Prima parte: audit interno, quello che l’organizzazione esegue per valutare le proprie attività e prestazioni; Seconda parte: quando un’organizzazione effettua la stessa valutazione presso terzi, fornitori di prodotti o di servizi (esterno); Terza parte: l’audit effettuato da terzi (ente certificatore, organizzazione o autorità) per valutare la conformità con specifiche richieste (esterno). 115

Motivazioni della diffusione crescente pressione e articolazione della normativa da rispettare necessità di ottenere pareri indipendenti sulle prestazioni dell’azienda (certificazione, interesse di finanziatori/assicurazioni) aumento della sensibilità delle parti sociali (audit come strumento di creazione di consenso) necessità di razionalizzare e riprogrammare le attività aziendali (visibilità del vertice)

Opportunità incrementare il coinvolgimento e la maturazione culturale di tutto il personale fornire una base informativa per la valutazione della completezza e dell’adeguatezza degli strumenti gestionali adottati facilitare il confronto e la circolazione di informazioni tra i siti (per imprese multisito)

L’attività di auditing: indicazioni per le PMI Effettuato da personale interno: vantaggi (crescita culturale, padronanza dei processi, costi,…) svantaggi (scarsa indipendenza, risorse umane dedicate, rapporto con i colleghi,…) Effettuato da personale esterno: vantaggi (professionalità, indipendenza, esperienza) svantaggi (costo, accettazione da parte del personale)

Guida ai principi di audit Gestione dei piani e programmi di audit Riferimenti UNI EN ISO 19011 – Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale OBIETTIVI: Guida ai principi di audit Gestione dei piani e programmi di audit Linee guida QA conduzione audit Rafforzamento integrazione attività Definizione competenze auditor Ribadisce ruolo chiave dell’auditing 119

Principi dell’attività di audit Indipendenza: l’audit è imparziale e le sue conclusioni obiettive Approccio basato sull’evidenza: le conclusioni si basano su evidenze verificabili Comportamento etico: fiducia, integrità, riservatezza. Presentazione imparziale: risultanze e conclusioni riportate fedelmente e accuratamente Adeguata professionalità: possesso delle adeguate competenze 120

Gestione dei Programmi (Capitolo 5) Attività di Audit (Capitolo 6) Fasi esecutive Gestione dei Programmi (Capitolo 5) Attività di Audit (Capitolo 6) Attività preliminari e Inizio dell’audit Conduzione riesame documentale Preparazione Svolgimento dell’audit (compresa chiusura) Reporting Completamento attività Azioni successive (follow-up) 121

Attività preliminari Definizione obiettivi Costituzione del gruppo Presa di contatto con l’organizzazione /area oggetto dell’audit Ricerca della complementarietà nei componenti del gruppo, in modo da assicurare l’adeguata competenza per le attività da svolgere (qualifica) e in tutti gli ambiti (es.: per audit integrati) Valutazione della necessità di integrazione delle competenze (esperti) Il Definizione del campo di audit, come estensione e limiti di interesse per il gruppo di auditor: localizzazioni fisiche; unità organizzative; attività e processi da sottoporre ad audit; periodo di tempo interessato dall’audit. 122

Fattibilità dell’audit Verifica della sussistenza degli elementi in grado di poter consentire la sua effettuazione, prendendo in esame fattori quali: informazioni sufficienti e appropriate per poter fare il piano di audit Adeguata collaborazione da parte dell’organizzazione Tempo e risorse sufficienti a realizzarlo

Contatto iniziale Deve essere stabilito del responsabile del Gruppo di audit formalmente o informalmente al fine di: stabilire canali di comunicazione Fornire informazioni su tempistica e composizione del gruppo di verifica Richiedere accesso ai documenti Prendere accordi logistico-organizzativi

Le Figure dell’auditing Attività preliminari Le Figure dell’auditing Responsabile del gruppo di audit: persona qualificata per dirigere e condurre un audit Auditor: persona che ha la competenza per effettuare un audit; Esperto tecnico: persona che fornisce conoscenze o competenza specifiche al gruppo di audit. n° 1 Responsabile del Gruppo di Audit 1 o più Auditor 1 o più Esperti tecnici 1 o più Osservatori

Competenza auditor (segue) Competenze personali Etica Apertura mentale Diplomazia Rispetto Perspicacia Versatilità Tenacia Decisione Conoscenze professionali Principi di auditing, procedure e tecniche Sistemi di gestione Situazioni organizzative Leggi, regolamenti ed altri requisiti

Requisiti specifici per l’auditor Conoscenze e competenze di team leader pianificare, rappresentare, organizzare dirigere e condurre il team prevenire e risolvere conflitti preparare e completare il rapporto Conoscenze specifiche per QMS Conoscenze specifiche per EMS

Percorso e sviluppo formativo Sono indicate precise caratteristiche di riferimento: Formazione scolastica Esperienza lavorativa Competenza nei sistemi di gestione Formazione in auditing Esperienza in auditing Mantenimento e sviluppo delle competenze Valutazione continuativa Ma in conclusione: La norma lascia alle organizzazioni la libertà di definire con precisione le caratteristiche degli auditor, in base alle esigenze, rifacendosi agli indirizzi elencati in precedenza Tali caratteristiche debbono essere definite in procedure scritte.

Gruppo di audit: mantenimento della qualifica La norma prevede la necessità di valutare le prestazioni degli auditor con : Criteri quantitativi (anni di lavoro, audit eseguiti, ore di formazione) Criteri qualitativi (dimostrare caratteristiche adeguate durante la formazione e/o l’esecuzione) Le valutazioni sono utilizzate dal Responsabile del Programma di Audit per aggiornare l’elenco degli auditor.

Formazione ed esperienze All’interno della 19011 sono riportati diversi livelli di istruzione “consigliati” per l’auditor che conduce audit di certificazione o simili: Istruzione: secondaria Esperienza di lavoro complessiva: 5 anni (1 anno se si è seguito un corso di formazione appropriato dopo istruzione secondaria Esperienza nel campo della gestione ambientale: almeno 2 anni dei 5 precedenti Formazione ed addestramento sull’audit: 40 ore di formazione sull’audit Esperienze di audit: 4 audit completi per un totale di almeno 20 giorni effettuati come auditor in addestramento eseguiti negli ultimi 3 anni

Auditing - Esame documentale preliminare Scopi: Prendere conoscenza delle attività per indirizzare le attività di verifica Valutare la corretta impostazione di massima della parte documentale Individuare le registrazioni di interesse da visionare successivamente Azioni: Raccolta ed esame preliminare della documentazione di interesse, come: manuale del sistema, obiettivi e programmi informazioni generali riguardanti il processo leggi e regolamenti applicabili definizione di competenze e responsabilità 131

Auditing – Preparazione Piano Predisposto dal Responsabile del Gruppo di Audit, indica: Data Ora e durata Area oggetto dell’Audit Auditor coinvolti Personale a disposizione Documenti di riferimento Il piano dell’audit deve essere inviato in anticipo per assicurare la disponibilità del personale da coinvolgere nelle verifiche nei tempi e nei luoghi previsti 132

Auditing – Documentazione di supporto Scopi: organizzare preventivamente l’effettuazione dell’attività di verifica aiutare la memoria del verificatore durante l’effettuazione della verifica facilitare le annotazioni per la successiva stesura del rapporto. 133

Auditing – Documentazione di supporto Azioni: check list - elenco di requisiti da soddisfare in ciascun ambito questionari - serie di domande da porre agli intervistati protocolli - serie di azioni da compiere nell’ambito della verifica

Preparazione di una check list La check list riporta, in forma di domande chiuse, tutti i requisiti di una norma, di una procedura o di una istruzione. Rif. Domanda si no Osserv. 2.1 E’ stato predisposto il Piano annuale di formazione?

Preparazione di un questionario Sulla base delle modalità descritte nella documentazione di riferimento, preparare le domande da porre agli intervistati, per poi verificare la correttezza delle risposte Es:In che modo si procede in caso di sversamenti accidentali di carburante?

Preparazione di un protocollo Es .: EMISSIONI IN ATMOSFERA a) esaminare tutte le domande di autorizzazione in modo da verificare la corrispondenza tra i dati e l’attuale situazione operativa b) verificare che le domande sono state sottoscritte da persone autorizzate e intitolate a effettuare tali operazioni; c) confermare che tutte le sorgenti di emissione sopra identificate siano coperte da adeguati permessi e registrazioni; d) verificare l’adeguatezza globale del sistema in uso per assicurare la corretta gestione del sistema autorizzativo secondo modi e tempi in linea con le richieste legislative applicabili.

Auditing - Lo svolgimento Riunione di apertura del Gruppo di audit con la Direzione e i responsabili delle aree sottoposte a verifica, al fine di: confermare obiettivi, modalità e tempi della verifica da effettuare Offrire l’opportunità di apportare eventuali modifiche al Piano per esigenze specifiche Raccolta delle evidenze Elaborazione delle risultanze Riunione di chiusura 138

Raccolta delle evidenze Esami a campione Per esaminare dati, documenti, quando non è possibile esaminarli tutti. Giudiziale Probabilistico Casuale A blocchi A strati A intervalli

Metodi di campionamento Casuale: identifica campione in modo che ogni elemento abbia uguali probabilità di essere selezionato A blocchi: prende in esame solo gli elementi che corrispondono ad una definizione (ordine alfabetico: tutti quelli che iniziano con “O”, ordine numerico: tutti quelli che vanno da 11 a 20). A strati richiede di classificare la popolazione per categorie (es. basso e alto volume, basso e alto rischio, basso e alto controllo). A intervalli: è basato sulla scelta casuale del primo elemento della serie e individua i successivi in funzione di un prefissato intervallo.

Auditing - Raccolta delle evidenze Durante le attività di audit: interviste con il personale esame dei documenti: procedure, istruzioni, registrazioni osservazioni di attività e di situazioni E anche mediante: l’utilizzo dei questionari la compilazione delle check list lo svolgimento delle verifiche da protocollo Nota Bene Tenere conto dei risultati delle verifiche precedenti. 141

Auditing – Tipologie di evidenze evidenze fisiche - da osservazioni dirette compiute dai valutatori (es.: disordine, sversamenti, rotture, ...) evidenze documentali - emergono dall’analisi della documentazione aziendale (es.. incoerenza tra la descrizione di una attività e la realtà operativa, ...) evidenze conoscitive - emergono dalle interviste e dalla verifica delle conoscenze e dei significati operativi o di sistema (inadeguatezza di un indicatore utilizzato, scarso livello di condivisione della Politica, ...) 142

Auditing - Interviste al personale Riepilogare lo scopo dell’Audit e quindi dell’intervista Mettere a proprio agio l’interlocutore Spiegare sempre le ragioni dell’intervista e i motivi delle annotazioni Porre domande chiare, pertinenti, efficaci, possibilmente non chiuse Evitare le domande “influenzanti”, cioè quelle che guidano la risposta Rispettare una sequenza logica nelle domande Evitare distrazioni o digressioni troppo frequenti Ridurre al minimo l’espressione di propri pareri o di valutazioni personali Al termine dell’intervista riassumere brevemente i risultati Ringraziare sempre per la partecipazione e la collaborazione 143

Auditing - Esame dei documenti L’auditor si muove al fine di trovare evidenze di: verifica dell’adeguatezza e della completezza ricerca di risultati dell’applicazione sistematica dimostrazione del costante aggiornamento segni dell’accessibilità, della conoscenza e della comprensione da parte dei livelli operativi coinvolti verifica della modalità di gestione di tutte le registrazioni 144

Auditing – Consigli pratici La raccolta delle evidenze costituisce l’attività fondamentale e decisiva dell’intero procedimento di audit. E’ allora importante ricordarsi di: Attraverso l’esame documentale, organizzare le priorità di verifica Prevedere il tempo necessario per l’effettuazione Andare sempre a fondo nelle questioni Riassumere spesso quanto si è inteso o capito Non trarre conclusioni affrettate Non generalizzare Cogliere con chiarezza ogni spunto positivo Sottolineare l’importanza dei contributi ricevuti Creare sempre un clima sereno e di massima collaborazione 145

Auditing – Classificazione dei risultati Sono spesso utilizzati livelli diversi di rilevanza: Non conformità: mancato soddisfacimento di un requisito rilevante (per il funzionamento del sistema) Non conformità gravi: mancata considerazione di un paragrafo della norma; persistente violazione di norma/legge, rilevazione di numerose NC lievi correlate fra loro Non conformità lievi: evento accidentale isolato, violazione di norma sporadica con informazione delle autorità e gestione comune delle azioni correttive Osservazione: necessità di rafforzamento di un requisito soddisfatto, ma debole Suggerimento (o raccomandazione): opinione dell’auditor finalizzata al miglioramento 146

Auditing - Riunione di chiusura La riunione di chiusura avvia la conclusione dei lavori poiché permette di: Presentare risultanze e conclusioni dell’audit Condividerne i contenuti Discutere eventuali divergenze 147

Auditing - Reporting Il Rapporto di audit è il documento sottoscritto dal Responsabile del gruppo di audit e dalla Direzione che riassume il lavoro compiuto: Gruppo di Auditor, Aree e funzioni coinvolte Date di esecuzione e di campo di audit Lista di distribuzione e Sommario del processo di Audit Conclusioni e risultati raccolti raggiunte Esso costituisce memoria di Sistema in quanto: Permette la pianificazione delle attività successive Costituisce nel tempo l’esperienza di riferimento E’ strumento di continuità di gestione 148

Auditing – Scrittura delle evidenze I risultati possono esprimere sia punti di debolezza, sia punti di forza del sistema. E’ importante che le evidenze riportate nel Rapporto di Audit siano chiare e circostanziate. In particolare: Non trarre conclusioni non sostanziate Definire con chiarezza ed esattezza la natura e la dimensione dei problemi Evitare le generalità Non trarre conclusioni di natura legale Evitare linguaggi estremi Utilizzare termini conosciuti Non mettere a fuoco critiche su persone o su loro errori Evitare messaggi contraddittori Evitare espressioni indirette

Auditing – Scrittura delle evidenze TITOLO Sintesi dell’argomento dell’evidenza Es.1: Piano delle ispezioni periodiche Es.2: Schede di sicurezza delle sostanze chimiche TESTO Riconoscimento dell’esistente Es.1: Il piano delle ispezioni periodiche in uso presso l’Unità Operativa Es.2: Le SDS utilizzate ed archiviate per la classificazione delle sostanze chimiche presenti in azienda Identificazione elemento di forza o di debolezza Es.1: risulta incompleto riguardo ai monitoraggi sulle emissioni in atmosfera. Es.2: non vengono archiviate secondo le modalità previste dal sistema Oggettivazione dell’evidenza Es.1: come rilevato in 2 punti di emissione su 10 totali Es.2: come riscontrato nell’analisi di 5 su 20 schede Indicazione eventuali riferimenti Es.1: PGA 08, Rif Autorizzazione Es.2:PGS 2 p. 7.2

ESERCITAZIONE PRATICA: 2. Scrittura delle evidenze

FINE renato.cascino@ergosrl.net 152